Из каких основных частей состоит письмо?

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 3Следующая ⇒

1. Вступление
Name of Contact Person
Полное имя адресата ( если известно)
Title, if available
Company Name
Название компании
Consumer Complaint Division
Отдел по работе с клиентами
Street Address
City, State, Zip Code
Адрес компании

Dear (Contact Person):
Обращение

2. Введение, содержащее информацию приобретенном товаре либо услуге.
On (the 1st of July), I (bought, leased, rented, or had repaired) a (name of the product, with serial or model number or service performed) at (location and other important details of the transaction).
1 июля я (приобрел, сдал в наем, арендовал, отремонтировал) ( полное название товара с серийным номером или вид услуги) по адресу … ( далее указывается другая важная информация о совершенной сделке)

I am writing to draw your attention to a problem in your customer service section.
Я пишу, чтобы привлечь ваше внимание к проблеме в отделе по работе с клиентами.

I wish to complaint in the strongest possible terms about the treatment I received from a member of your staff
Я бы хотел выразить претензии к обращению со мной вашего сотрудника.

I am writing to express my strong dissatisfaction with the goods I received this morning.
Я пишу, чтобы выразить недовольство продуктами, полученными сегодня утром.

I am writing to complain about the quality of the product I purchased on-line from your website.
Я пишу, чтобы выразить недовольство качеством продуктов, заказанных на вашем сайте.

I am writing in connection with the negative attitude of a member of your staff.
Я пишу в связи с негативным отношением члена вашей компании.

3. Описание возникшей проблемы
Unfortunately, your product (or service) has not performed well (or the service was inadequate) because (state the problem). I am disappointed because (explain the problem: for example, the product does not work properly, the service was not performed correctly, I was billed the wrong amount, something was not disclosed clearly or was misrepresented, etc.).
К сожалению, ваш товар ( услуга) не отвечает необходимым требованиям, так как (указывается проблема). Я разочарован, поскольку (объясняется ситуация: например, прибор плохо работает некачественно, мне предъявили неправильную сумму к оплате, что-то не было объяснено)

The equipment I ordered has still not been delivered, despite my phone call to you last week to say that it was needed urgently.
Заказанное оборудование все еще не доставлено, несмотря на то, что я уже звонил вам на прошлой неделе и сообщил, что оно требуется немедленно.

To resolve the problem, I would appreciate it if you could (state the specific action you want—money back, charge card credit, repair, exchange, etc.). Enclosed are copies of my records (include copies of receipts, guarantees, warranties, cancelled checks, contracts, model and serial numbers, and any other documents).
Для решения проблемы я был бы благодарен варианту, если бы вы (указываются ваши требования: вернули деньги, кредит, провели ремонт, произвели обмен и т.д.) Копии документов прилагаются ( приложите копии квитанции, гарантийный талон, аннулированые чеки, контракты и другие документы.)

I look forward to your reply and the resolution of my problem, and will wait until (set a time limit) before seeking help from a consumer protection agency or the Better Business Bureau. Please contact me at the above address or by phone at (home and/or office numbers with area code).
Я жду вашего ответа с решением по моей проблеме и буду ждать до ( указывается крайний срок) прежде чем обратиться за помощью в организацию по защите прав потребителей. Свяжитесь со мной по следующему адресу или телефону ( уазывается адрес и номер телефона)

Please deal with this matter urgently. I expect a reply from you by tomorrow morning at the latest.
Пожалуйста, решите эту проблему немедленно. Я жду вашего ответа не позднее завтрашнего утра.

I insist on a full refund otherwise I will be forced to take the matter further.
Я настаиваю на полном возмещении расходов, иначе я буду вынужден …

Unless I receive the goods by the end of this week, I will have no choice but to cancel my order.
Если я не получу данный товар до конца недели, у меня не будет другого выбора, кроме как аннулировать заказ.

I hope that you will deal with this matter promptly as it is causing me considerable inconvenience.
Я надеюсь, вы разберетесь с этим делом немедленно, поскольку это доставляет мне серьезные неудобства.

4. Окончание письма
Yours sincerely/Yours faithfully

Your name

Письмо- принисение извинений

Письмо с извинениями

Письмо с извинениями (Apology Letter) отправляется в ответ на письмо-жалобу (Complaint Letter). Начать следует с выражения сожаления, личной обеспокоенности сложившейся ситуацией. Необходимо объяснить, какие шаги будут/были предприняты, чтобы устранить проблему и избежать ее повторения в будущем. Ниже вы найдете несколько фраз, используемых при написании Apology Letter

Выражение признательности за сообщение о сложившейся ситуации

Thank you for bringing the matter/issue/problem to our attention.
Спасибо, что сообщили нам об этом деле/проблеме.

I appreciated your advising me of this incident…
Для меня очень важно ваше сообщение.

Выражение сожаления.

We are very sorry to hear that…
Нам тяжело слышать об этом..

I am very sorry for this situation…
Я очень сожалею о сложившейся ситуации.

Извинение

We apologise for…
Мы просим прощения за…

Please accept our apologises for…
Примите наши извинения…

Объяснение действий компании

Please be assured that we will…
Будьте уверены, что мы…

You have my assurance that …
Я гарантирую вам…
To compensate for the inconvenience caused…
Для возмещения причиненных неудобств…
We are doing everything we can do to resolve the issue
Мы делаем все возможное для решения проблем
I can assure you that this will not happen again
Обещаю, что это впредь это не повторится
I am trying to sort it out/sort the problem out as a matter of urgency.
Я пытаюсь разобраться с этим/ решить эту проблему немедленно

Please return the faulty goods, and we will refund you/repair them/replace them
Пожалуйста, верните некачественный товар и мы возместим ваши затраты/произведем ремонт/обменяем его.

Напоминание о большой важности для совместного сотрудничества

We value your custom highly
Для нас очень важно сотрудничество с вами.

Your satisfaction is our priorit

Письмо-просьба

Если вы пишете начальнику - будьте предельно вежливы, особенно, если вы не уверены, что он(а) знает ваше имя. Не используйте конструкции, отмеченные ниже значением строгости или настоятельной просьбы. Нейтральным и универсальным вариантом будет:

I would be grateful if…

Просьба, стилистически повышенная и наиболее вежливая, заключается также в выражениях:

Если вам не трудно, дайте, пожалуйста,...
Could you possibly give me/let me have..., please?

Если вас не затруднит, дайте, пожалуйста,...
Can/May I trouble you for sth./to give/hand me..., please?

Сделайте одолжение, дайте, пожалуйста,...
Could you do me a favour and give me/let me have..., please?

He откажите в любезности, дайте, пожалуйста,...
Would you please give me...?

Окажите любезность, дайте, пожалуйста,...
Would you kindly give me..., please?

He сочтите за труд, дайте, пожалуйста,...
Could you possibly give me/let me have,.., please?

Если вы пишете коллеге и он(а) не является вашим другом, выберите нейтральный стиль - средний между формальным и неформальным.

Could you..?

Удобные в этом случае формы с глаголом " хотеть":

Я хочу (хотел бы) попросить...
I'd like (to ask) you to...

Мне хочется (хотелось бы) вас попросить...
Could I ask you to...?

Я хочу попросить вас купить для меня эту книгу.
Could I ask you to buy this book for me?

Мне хочется попросить тебя съездить в воскресенье на дачу.
Could I ask you to go to the country house this Sunday?

Если вы пишете малознакомому человеку - будьте вежливы.

I wonder if you could..?

Здесь будут удобны просьбы, выраженные вопросительным предложением с модальным глаголом " мочь":

Я могу попросить вас...?
Could I ask you to do sth.?

Могу я попросить вас...?
May I ask you to do sth.?

Могу ли я попросить вас...?
Would you please/ kindly do sth.?

Не могу я попросить вас...?
Could you possibly do sth.?

Не могу ли я попросить вас...?
I'd be much obliged if...

Вы можете...?
Can/Could you do sth.?

Вы не можете...?   Вы не могли бы...?
Could you...?

Можете ли вы...?
Can/Could you...?

Не можете ли вы...?
Could you...?

Не могли бы вы...?
Could you...? Would you...?

Если вы пишете работнику другой компании - стиль должен зависеть оттого, знакомы ли вы с ним/ней или обращаетесь впервые.

I would be grateful if… (к незнакомому)
Could you..? (к знакомому)

Здесь может помочь просьба, выраженная вопросительным предложением с частицами " не", " бы", " ли":  

Вам не трудно...?   Вас не затруднит...?
Would you mind doing sth.?

Не трудно ли вам...?   He затруднит ли вас...?
Could you (possibly)..., please?

Если вы пишете вашему подчиненному, который не выполнил каких- либо указаний, то стиль просьбы может стать строгим:

Could I ask you..? (холодная просьба)

Также просьба с оттенком нарочитой строгости может быть выражена фразой:

  Очень (убедительно, настоятельно) прошу вас (тебя)...
Could/Would you..., please...?   Could/Would you kindly...?   Do...   I would appreciate it very much if you would/ could...

Письмо- запрос платежа

В своих первых письмах по поводу неоплаченных счетов следует быть исключительно вежливыми – в них не должно быть идеи, что ваш партнер не хочет платить.
Если вы вынуждены написать серию писем с запросом платежа, каждое последующее можно делать более твердым, но оставаться в рамках вежливости.

Пример

Письмо 1

According to our records, the sum of $4, 500 is still outstanding on your account.
We trust that our service was to your satisfaction, and we would appreciate your cooperation in resolving this matter as soon as possible.

Письмо 2

On [DATE] I wrote to you regarding your company’s unpaid account, amounting to $4, 500.
May we please remind you that this amount is still outstanding. We would be grateful to receive a bank transfer in full settlement without further delay.

Письмо 3

I wish to draw your attention to my previous emails of [DATES] about the overdue payment on your account. We are very concerned that the matter has not yet received your attention.
Clearly, this situation cannot be allowed to continue, and we trust urge you to take immediate action to settle your account.

Письмо 4

Following my emails of [DATES] I must inform you that we have still not received payment for the outstanding sum of $4, 500. Unless we receive payment within seven days we shall have no alternative but to take legal action to recover the money.
In the meantime, your existing credit facilities have been suspended.

Отчёт о встрече

Отчет о встрече состоит из 4 частей:
Introduction – Вступление (предмет отчета, кто его написал и по чьему запросу)
Background - Исходные данные (общее описание имеющейся ситуации, проблемы)
Findings - Полученные данные (возможные пути развития ситуации, решения проблемы)
Conclusion, recommendations - Выводы и рекомендации

Пример Отчета о встрече

Subject: Cost-cutting measures
As requested at the Board meeting of 18 April, here is my report. The full report is attached as a Word document, but I have written a brief summary below.

Introduction
The purpose of the report is to suggest ways to reduce costs across the company. It is based on the figures sent to me by different departments last month. I have divided the report into three sections: background, findings and recommendations.

Background
As can be seen in table 1 in the attached document, demand for our products has been falling over the last year, and sales and profits are both down. This has led a situation where cost-cutting measures are necessary.

Findings

There are three main areas where cost reductions are possible:

The marketing budget is very high. As mentioned above, sales are going down, but we are still spending large sums on magazine advertising and street posters. This is not justified.
Production costs are also high. Table 2 in the report shoes that raw material costs have gone up by 12% over the last year. We must find a way to bring these down.
We may also have to dismiss a small number of administrative staff, which will be very unpopular. See section 4.2 of the full report for suggestions on how to proceed.

Recommendations
In conclusion, I suggest that the company should be able to cut costs significantly by the end of the year. My specific recommendations are as follows:

1. Marketing Dept to make reductions in the advertising budget of 10% or 15%.

2. Production Dept to identify opportunities of using different suppliers to bring down materials costs.

3. Head Office to investigate the possibility for cutting a limited number of jobs, in case the situation deteriorates.

Please have a look at the full report and let me have your comments by 2 June at the latest. This will then be circulated to all departmental managers in time for the meeting on 16 June. Please feel free to contact me if you have any questions.

Оформление электронных писем

Электронная почта стала основной формой общения между представителями различных организаций по самым разным вопросам. Следуйте следующим правилам при общении по электронной почте:

1. Хорошо представьте себе адресата. Оттого, кому вы пишете, будет зависеть стиль письма. Чем ближе отношения - тем меньше формальностей.

2. Сделайте ваше послание по возможности кратким и четким. Это правило распространяется на все виды делового общения, но для электронной почты становится наиболее актуальным, поскольку воспринимать информацию с монитора сложнее, чем с листа. Дайте возможность вашему адресату ответить также коротко. Например, вместо того, чтобы писать: ” Let me know what you think”, лучше поставить вопрос так: ”Is 3 PM or 5 PM best for you? ”

3. Поле “тема” должно быть заполнено так, чтобы четко отражать основную идею письма.

4. Приветствие (Dear Sir/Madam) не обязательно для стандартной переписки, однако в деловых письмах не будет лишним.

5. В первых словах надо сформулировать, в связи с чем вы пишете письмо: вы отвечаете, назначаете встречу или высказываете свои соображения в связи с чем-то. Например: I am replying to your letter dated 15 January 2007 wherein you asked for information concerning our Spring courses on Business Writing.

6. Если в электронном письме вы начинаете слово с заглавной буквы, это означает, что вы хотите выделить его, как наиболее важную мысль.

7. Длина каждой строки не должна превышать 65 знаков, в противном случае текст может исказиться при прочтении письма на другом компьютере.

8. Письмо должно быть хорошо структурировано - вступление, основная часть (факты) и вывод.

9. KISS (Keep it short and simple). Помните, что вероятно ваш адресат получает десяток писем в день, - стоит экономить его время.

10. Использование стандартных сокращений, характерных для повседневной переписки, такие как ”IMHO” ( In My Honest Opinion) также не приветствуются.

11. Тщательно проверьте письмо, изменить или удалить его после отправки уже нельзя.

12. Обратный электронный адрес и имя отправителя лучше написать в конце письма, на случай, если письмо будет выведено на печать.

13. Общение по электронной почте предполагает активное взаимодействие поэтому, получив электронное письмо, на которое вы не можете ответить немедленно, следует отправить сообщение о получении письма и предполагаемом времени отправки полного ответа.

⇐ Предыдущая 123 Следующая ⇒