ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №4. СОЗДАНИЕ ФОРМ, КАК ДИАЛОГОВЫЙ ГРАФИЧЕСКИЙ ИНТЕРФЕЙС ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ ДЛЯ РАБОТЫ С БАЗОЙ ДАННЫХ.

Access предоставляет широкие возможности по конструированию графического диалогового интерфейса пользователя для работы с базой данных. Основой такого интерфейса являются формы.

Формы я вляются основой разработки диалоговых приложений пользователя для работы с базой данных. Через формы может осуществляться первоначальная загрузка данных во взаимосвязанные таблицы БД, просмотр данных, а также их корректировка. Работая с формой, пользователь может добавлять и удалять записи в таблицах, изменять значения в полях, получать расчетные данные. В форме может осуществляться контроль вводимых данных, могут устанавливаться ограничения на доступ к данным, выводиться необходимые сообщения, возможна обработка событий, инициируемых пользователем или наступающих в процессе работы с формой. Типовые процедуры формируются автоматически при создании элементов формы. Такими элементами, например, являются, графические кнопки, с которыми могут связываться события следующих категорий:

§ Переходы по записям, обработка записей (добавление, удаление, печать, восстановление)

§ Работа с формой (закрытие, открытие, изменение фильтра, обновление данных, печать формы)

§ Работа с отчетом (печать, просмотр, отправка, вывод в файл), приложение (запуск приложения, выход из приложения, запуск Word, Excel, блокнота)

§ Запуск запроса, макроса, печать таблицы, набор номера.

Пользователь может сам программировать макросы и процедуры VBA, обработчики различных событий, наступающих при работе в форме. Для формы и ее элементов управления в Access определены наборы событий, для которых могут быть разработаны процедуры обработки событий. Примерами таких событий являются: " Открытие формы ", " Закрытие формы ", " Текущая запись ", " До обновления ", " После обновления ", Нажатие кнопки ", " Двойное нажатие кнопки ", и т.д.

В этой практической работе содержатся разделы, посвященные основам конструирования форм в Access, где даются основные понятия, описание инструментов конструирования с применением мастеров или без них. Кроме того, подробно описаны на конкретных примерах технологии проектирования и создания форм для загрузки данных в базу данных, а также просмотра и корректировки данных.

Технология загрузки базы данных с использованием форм

При наличии схемы данных, состоящей из нормализованных таблиц, заданных одно-многозначными отношениями, могут быть созданы экранные формы, которые обеспечивают корректный ввод взаимосвязанных данных. Макет таких форм целесообразно делать адекватным формам первичных документов — источников данных для загрузки справочных и оперативных учетных данных. При этом обеспечивается комфортная работа пользователей и обеспечивается важнейший аспект технологии работы с базой данных однократный ввод данных. Такие формы позволят в любой момент просмотреть содержимое ранее введенных документов.

В практических работах №1-2 был рассмотрен первый этап процесса создания базы данных, в результате которого определена структура таблиц, созданы таблицы и показаны возможности ввода данных непосредственно в таблицы.

Технология создания целостной базы, в которой между таблицами установлены связи, предполагает упорядочение загрузки взаимосвязанных таблиц и обеспечении пользователя удобным интерфейсом. Такая технология может строиться на использовании соответствующих экранных форм ввода/вывода.

Прежде чем отображать, вводить или корректировать данные таблиц через экранную форму, надо спроектировать и сконструировать ее. В этой главе рассматриваются основы проектирования форм и их конструирования в Access.

Перед конструированием таких форм в Access целесообразно на этапе npoектирования выполнить подготовительную работу для определения последовательности загрузки базы данных. Это необходимо для получения рационально сконструированных форм, обеспечивающих удобную работу пользователя, корректный ввод взаимосвязанных данных при создании и корректировке целостной базы данных.

Последовательность загрузки таблиц базы данных

При разработке форм, обеспечивающих загрузку взаимосвязанных таблиц базы данных следует придерживаться определенных требований к последовательности их загрузки в соответствии со схемой данных. Эти требования можно сформулировать следующим образом:

§ Независимо могут загружаться таблицы, которые не подчинены каким-либо другим таблицам в одно-многозначных связях.

§ Таблицы, подчиненные каким-либо другим таблицам, могут загружаться либо одновременно с ними, либо после загрузки главных таблиц, в противном случае не могут установиться связи загружаемых в подчиненную таблицу записей с записями главных таблиц

§ В базу данных сначала загружаются из соответствующих документов справочные данные, а затем учетные.

Перед конструированием форм для загрузки базы данных Access, необходимо проводить подготовительную работу по определению этапов загрузки.

Этапы загрузки базы данных и проектирования форм

В процессе определения этапов загрузки базы данных и проектирования форм целесообразно выполнить приведенную ниже последовательность действий:

1. Определение документов-источников внемашинной сферы, содержащие необходимые данные для загрузки таблиц базы данных.

2. Определение таблиц-объектов загрузки на отдельных этапах ввода данных и соответствующего документа-источника.

3. Определение последовательности этапов загрузки.

4. Определение подсхемы данных для каждого этапа загрузки (схемы данных), необходимой для построения экранной формы ввода документа.

В подсхему данных могут входить:

• Таблица-объект загрузки.

• Таблица, связанная с таблицей-объектом загрузки и содержащая данные только для отображения (вывода) в форме.

• Таблица, главная относительно загружаемой, позволяющая группе вводимые (выводимые) записи.

5. Определение общей структуры экранной формы, т.е. ее макета в соответствии со структурой входного документа и подсхемой данных. При этом:

• Для многотабличной (составной) формы выбирается таблица, которая будет источником записей основной части этой формы, и задается звание формы.

• Выбираются таблицы, которые будут источником записей подчиненных форм, включаемых в составную форму, и определяется названиям каждой подчиненной формы.

• Распределяется пространство формы для размещения ее основной части и включаемых подчиненных форм.

• Если подчиненная форма в свою очередь имеет включаемую (подчиненную 2-го уровня) форму, для нее выполняется работа для любой составной формы.

6. Определение состава размещаемых реквизитов для каждой из частей составной формы. При этом:

• Ключевые поля таблицы-источника основной части составной формы надо вводить в основную часть формы.

• Предусмотреть в подчиненной форме ключевые поля таблицы-источника подчиненной формы, которых нет в таблице-источнике основной части.

После выполнения перечисленных пунктов осуществляется конструирование экранной формы средствами Access.

I. Основы создания однотабличных форм

На основе одной таблицы может быть построена как самостоятельная форма загрузки, просмотра и корректировки таблицы, а также как вспомогательная включения в какую либо составную форму.

Для создания формы могут быть использованы мастера Access. Однако точное конструирование макета формы в соответствии с требованиями, выработанные пользователем в процессе ее проектирования, обеспечивается средствами конструирования форм. Ниже будут рассмотрены основные понятия создания форм с помощью готовых мастеров и с помощью конструирования форм.

Мастера создания формы

Типовой макет формы может быть легко получен с помощью мастера Access. Для получения однотабличной формы, соответствующей требованиям пользователя, бывает целесообразно сначала использовать Мастер (FormWizard) или команду Автоформа (AutoForm). Полученную таким образом форму далее можно доработать средствами конструктора форм.

Чтобы начать создание формы при помощи мастера, надо в окне базы данных в группе Объекты (Objects) выбрать элемент Форма (Forms). В рабочем поле этого объекта имеется значок Создание с помощью мастера (Create form by using wizard), после активизации здесь можно приступить к созданию формы мастером.

Кроме этого режима, простейшая форма на основе только одной таблицы может быть легко создана выбором одного из режимов: Автоформа: в столбец (AutoForm: Columnar), Автоформа: ленточная (AutoForm: Tabuiar) автоформа: табличная (AutoForm: Datasheet). Форма в столбец является однозаписевой, табличная (Datasheet) и ленточная являются многозаписевыми и размещают все поля в одной строке.

Мастер форм (Form Wizard) может создавать форму для одной таблицы или для нескольких взаимосвязанных таблиц. Мастер позволяет пользователю задать, какие поля включать в форму, и выбрать стиль ее оформления.

Команды Автоформа: в столбец (AutoForm: Columnar), Автоформа: ленточная (AutoForm: Tabular) и Автоформа: табличная (AutoForm: Datasheet) создают для заданной таблицы формы, которые отличаются от форм, создаваемый мастером, тем, что включают все поля таблицы и не предоставляют возможности выбора стиля оформления. Эти команды, не вступая в диалог с пользователем и не отображая формы в режиме конструктора, выводят ее на экран в режиме формы, т. е. заполненную значениями из таблицы. Заметим что таблица, для которой строится автоформа, выбирается предварительно окне Новая форма (New Form).

Форма, созданная мастером, как и форма, созданная любой командой Автоформа (AutoForm), может быть отредактирована в соответствии с требованиями пользователя. Редактирование выполняется в режиме конструктора форм.

Создание однотабличной форм с помощью мастера.

Создадим форму для таблицы «Товары» с помощью мастера. Для этого выполните следующие действия:

1. Откройте базу данных «Учет и аудит предприятия».

2. Перейдите на вкладку Формы.

3. Нажмите кнопку на панели .

4. В появившемся диалоговом окне Новая форма необходимо выбрать способ создания новой формы, а также указать источник ее создания (таблица или запрос).

5. Выбираем Мастер форм.

6. В качестве источника выбираем из раскрывающегося списка таблицу – Товары.

7. Нажмите Ок.

8. В следующем шаге мастера в появившемся окне Создание форм необходимо добавить поля для ввода данных. Так как мы будем заполнять все поля таблицы, то нажимаем кнопку . В этом случае в правом окошке Выбранные поля появятся все поля таблицы Товары. Нажимаем кнопку Далее.

9. Следующий шаг мастера – это выбор внешнего вида формы. Вам доступы: - в один столбец; ленточный; табличный; выравненный; сводная таблица; сводная диаграмма. Повыбирайте каждый из вариантов и вы увидите, как будет меняться каркас отображения формы в образце. Выбираем в нашем случае вид – в один столбец. Нажмите кнопку Далее.

10. Следующий шаг мастера – это выбор стиля оформления. Вам доступны – диффузный, камень, международный, наждачная бумага, официальный, промышленный, рисовая бумага, рисунок суми, стандартный, чертеж. Повыбирайте каждый из вариантов и вы увидите, как будет меняться стиль отображения формы в образце. Выберите любой понравившейся вам стиль оформления. Нажмите кнопку Далее.

11. Следующий шаг – это присвоение имени формы. Оставьте имя заданное по умолчанию, а именно – Товары. В этом же окне вам предлагается выбрать, как отобразить форму – для просмотра и ввода данных или изменить макет формы. Отобразите форму в режиме просмотра и ввода. Нажимаем кнопку Готово.

После выполненных выше отписанных действий будет создана форма, которая будет отображена в режиме формы. В этом режиме вы можете просматривать ранее введенные данные, добавлять новые, изменять и удалять их. Для этого используйте панель изменения расположенную внизу формы и соответствующие кнопки перехода .

Кнопка - обозначает переход на первую запись, - предыдущая запись, - текущая запись, - следующая запись, - конец списка, - создать новую запись, - кол-во записей в списке.

Самостоятельно создайте с помощью мастера две формы на таблицы Клиенты и Поставщики. Вид формы Клиенты должен быть выровненный, стиль оформления – камень. Вид формы Поставщики должен быть в столбец, стиль оформления – официальный.

Конструирование формы

Для конструирования форм в Access используется Конструктор форм. При конструировании однотабличной формы определяется таблица на основе, которой создается форма, выбираются поля таблицы, которые должны быть представлены в форме, осуществляется их размещение в макете формы, создаются вычисляемые поля и другие графические элементы: выключатели, элементы оформления, поясняющий текст, рисунки. Настройки различных элементов формы используется типовой набор.

Панель элементов

При конструировании форм необходимо наряду с панелями инструментов использовать Панель элементов (Toolbox), которая вызывается в меню Вид (View) или нажатием кнопки Панель элементов (Toolbox) панели Конструктора форм (Form Design). Панель автоматически открывается при переходе в режим конструктора.

Панель элементов (Toolbox) позволяет создавать элементы управления в форме и осуществлять необходимые действия при конструировании:

- Выбор объектов (Select Objects) — по умолчанию позволяет щелчком мыши выделять элемент, раздел или форму

- Мастера (Control Wizards) — включает или отключает мастера для создания элементов управления

- Надпись (Label) — для создания текстов постоянных заголовков, применений, инструкций, не связанных с Другими элементами управления

- Поле (Text Box) типа Свободный (Unbound) — для установления связи с полем таблицы или запроса, а также для создания вычисляемых полей

- Группа переключателей (Option Group) — для размещения набора флажков, переключателей или выключателей

- Выключатель (Toggle Button) — для создания элемента управления, который может принимать одно из двух значений 1 или 0 (Вкл/1 Истина/Ложь, Да/Нет)

- Переключатель (Option Button) — для выбора альтернативных значений параметра

- Флажок (Check Box) — для выбора нескольких возможных значений

- Поле со списком (Combo Box) — объединяет поле и раскрывающийся список значений. Значения могут вводиться как непосредственно в так и путем выбора из списка

- Список (List Box) — создает всегда раскрытый список значений, коп при связи с полем являются единственным источником ввода в поле

- Кнопка (Command Button) — для создания командной кнопки, с помощью которой может быть выполнен переход по записям, открыта форма и напечатан отчет и другие функции Access

- Рисунок (Image) - для отображения нередактируемого рисунка, не являющегося объектом OLE

- Свободная рамка объекта (Unbound Object Frame) - для отображения свободного объекта OLE, который остается неизменным при переход записям

- Присоединенная рамка объекта (Bound Object Frame) — для отображения объектов OLE, сохраненных в поле базового источника записей формы

- Разрыв страницы (Page Break) - для начала нового экрана в форме, на страницы в печатной форме (отчете)

- Набор вкладок (Tab Control) — для создания вкладок в форме, на каждой из которых могут размещаться свои элементы управления

- Подчиненная форма/отчет (Subform/Subreport) - для вывода данных таблиц, связанных с таблицей-источником формы

- Линия (Line) - для разграничения разделов в форме (отчете).

- Прямоугольник (Rectangle) — для создания рамки при оформлении

- Другие элементы (More Controls) — открывает обширный список дополнительных элементов, при выборе из которого в форме будет создав соответствующий элемент

При помощи кнопок этой панели пользователь создает по своему усмотрению удобный графический интерфейс для работы с базой данных через форму.

Самостоятельно измените макет формы Товары согласно следующему:

1. Добавьте в заголовок формы элемент управления Надпись. Напишите текст в надпись «Товары», оформите его оригинальным шрифтом, применить свой цвет шрифта и заливку, изменить начертание.

2. В примечание добавьте элемент управления Прямоугольник. Примените к нему заливку и оформите его приподнятым.

3. Вставьте в прямоугольник элемент управления Поле. Откройте его Свойства, перейдите на вкладку Данные, выберите свойство Данные и напишите туда = date().

Примечание. Функция date() возвращает текущую дату. Эта функция не имеет параметров. Код начинается с присвоения. Знак присвоения – равно =. Данным кодом мы создаем простой обработчик событий, с помощью которого в текстовом поле будет всегда отображаться текущая дата. Эта дата не будет добавлена в записи таблицы, по которой форма была создана. В этом случае текстовое поле создано только с целью создания оригинального интерфейса пользователя.

4. В области данных выполните следующее:

- Выделите мышью поля без надписей. Для того чтобы выделить несколько элементов управления нажмите клавишу Shift.

Примечание. Как отличить поле от его надписи. Смотрите рисунок. Слева идет надпись, а справа его поле.

- В меню Формат/Выровнять – по правому краю, Размер/ по самому широкому.

- Выделите все надписи и сгруппируйте их. Для этого выполните меню Формат/Группировать. После этого примените к ним заливку, цвет, шрифт и переместите их так, чтобы они нормально были отображены на экране.

- Поменяйте у элементов управления цвет заливки и цвет шрифта.

5. Измените свойства формы. Для этого выполните меню Вид/Свойства. В списке объект выберите Форма.

§ Изменение подписи формы. В свойствах формы выберите вкладку Макет, перейдите на свойство Подпись, введите туда следующий текст – Список товаров.

§ Изменение режима просмотра. Возможны следующие установки: простая (одиночная) форма, ленточная форма, таблица, сводная таблица, диаграмма. Не меняйте установленного значения.

§ Изменение внешнего вида формы.

o Область выделения – это вертикальная полоса, расположенная слева, с помощью которой можно выбирать записи. Выберите - нет.

o Полосы прокрутки. – определяет будут ли отображаться полосы прокрутки. Выберите вертикальные.

o Кпопки перехода. Выберите - нет.

o Разделительные линии – определяет, будут ли видны линии между разделами. Выберите - нет.

o Кнопка оконного меню – выводит оконное меню для формы в режиме формы с командами Восстановить, Переместить, Размер и т.д. Выберите - да.

o Кнопки размеров окна (сворачивание, разворачивание). Выберите - да.

§ Размещение рисунков в форме. Рисунок в форме отображается с помощью инструмента Рисунок. Рисунок можно разместить тремя способами:

- фрагмент – рисунок отображается в своем первоначальном виде.

- вписать в рамку – рисунок растягивается или сжимается до размеров рамки.

- по размеру рамки – рисунок растягивается или сжимается с сохранением пропорций.

§ Добавление фонового рисунка. Для усовершенствования внешнего вида формы и придания ей более привлекательный вид можно добавить на нее фоновый рисунок. Для этого выполните следующее:

o Рисунок – необходимо задать полный путь к файлу рисунка, для этого нажмите кнопку находящуюся справа от свойства . Выберете любой доступный вам рисунок.

o Тип рисунка – внедренный или связанный. Выберите - внедренный. В файле базы данных может быть сохранен сам рисунок или же сохранена только информация о месторасположении рисунка.

o Масштабы рисунка – вывод на экран рамки рисунка. Фрагмент, Вписание в рамку, По размеру рамки. Выберите - Вписание в рамку. Выполните так, чтобы рисунок покрывал всю область данных формы.

o Выравнивание рисунка. Не меняйте.

o Мозаичное заполнение – если для маленького рисунка использовано значение фрагмент, то рисунок будет продублирован по всей форме. Не применяйте.

6. Поскольку надписи полей, поля имеют фон, то рисунок виден не будет. Для того, чтобы рисунок был виден, необходимо сделать прозрачным фон всех элементов. Для этого выполните меню Правка/ Выделить все и щелкните на кнопку Заливка/Прозрачный фон .

У вас должен получится внешний вид формы таким как показано на рисунке.

7. Поскольку при изменении внешнего вида формы мы убрали кнопки перехода, то теперь нет возможности навигации по записям. Однако, мы это сделали чтобы создать свои собственные кнопки. На данном примере вы научитесь создавать элемент управления Кнопка и присваивать ей определенное действие. Создадим свою собственную панель перехода. Для этого выполните следующее:

§ Добавьте элемент управления Кнопка и разместите его в область Примечания.

§ При отпускании кнопки мыши у вас запуститься мастер создания кнопок. Вы можете прервать работу мастера, просто закрыв его. Но в нашем случае мы воспользуемся готовым мастером.

§ В появившемся диалоговом окне вы увидите два списка: левый список содержит категории действий, а правый — сами действия. Выберите в списке Категории (Categories) значение Переходы по записям (Form Operations).

§ В поле Действия при этом появится список действий, относящихся к этой категории. Выберите значение Первая запись (Open Form) и нажмите кнопку Далее (Next).

§ В следующем окне предлагается выбрать рисунок, который вы хотите поместить на кнопку, или задать надпись. Чтобы увидеть список всех готовых рисунков, необходимо установить флажок Показать все рисунки (Show All Pictures). Чтобы отобразить надпись на кнопке, выберите переключатель Текст (Text). Выберите рисунок Стрелка вверх (черная). Нажмите кнопку Далее (Next).

§ В последнем окне Мастера кнопок требуется ввести имя кнопки. Оно может не совпадать с надписью на кнопке, но должно быть коротким и понятным. В данном случае можно оставить тот же текст, что предлагается по умолчанию. Нажмите кнопку Готово (Finish).

§ Самостоятельно добавьте на форму последовательно кнопки Предыдущая запись, Следующая запись, Последняя запись, Добавить запись, Найти запись, Печать записи, Удалить запись, Выход из формы. Каждой из них присвойте свой рисунок и разместите их идущих друг за другом без свободного места.

8. Сохраните сделанные изменения и откройте форму для просмотра.

Самостоятельно введите данные через созданные формы Клиенты, Поставщики и Товары:

Клиенты:

- МЧП Браво, ул. Советская 22/101, Луганск, Украина, 10000001, 419056, да, 17.01.1987, Петров А.С., АК-266171М.

- МЧП Астро, кв. Жукова 1/27, Киев, Украина, 10000002, 550102, нет, 03.11.2010, Иванов О.С., АК-266172М.

Поставщики:

- ООО Супер-макс, ул. Советская 18/1, Львов, Украина, 20000001, 610189, да, 03.02.2001, Сидоров В.В., ПК-976571Н.

- МЧП Сатурн, кв. Мирный 10/27, Москва, Россия, 2020202, 928281, нет, 18.02.2008, Каражанов О.С., НК-89172А.

Товары:

- Мука, 5.50, 5.75, Мука хорошего качества, кг.

- Гречка, 14.00, 22.00, Гречка просто супер, кг.

- Сахар, 10.00, 11.50, Сахар не очень, кг.

- Соль, 6.00, 10.00, Соль высшего сорта, кг.

II. Создание составных форм

Формы являются основным объектом, который обеспечивает пользователю удобный доступ к данным, поэтому им уделено большое внимание в этой практической работе. В первой части мы показали несколько способов создания форм и детально описали основной инструмент разработки форм — Конструктор. Вы убедились, какое многообразие возможностей предоставляет этот инструмент для того, чтобы формы получились удобные и красивые.

Однако в разделе Iмы рассмотрели лишь самые основные вопросы, относящиеся к работе с формами и элементами управления. Здесь мы поговорим об этом более подробно и обсудим более сложные вопросы, касающиеся создания и оформления составных форм.

§ Переходы по записям, обработка записей (добавление, удаление, печать, восстановление)

§ Работа с формой (закрытие, открытие, изменение фильтра, обновление данных, печать формы)

§ Запуск запроса, макроса, печать таблицы, набор номера.

12 3 Следующая ⇒