Основные способы документирования.

Основные способы документирования.

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли документы, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стенах и т.д.

Способы нанесения информации также были различны: рисунок, графика, письмо.

В настоящее время в управленческой практике используются главным образом документы, созданные каким-либо образом письма: рукописным, машинописным, типографическим, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звука- и видеозаписи, и на специальном материале(бумаге, кино и фото пленке, магнитной ленте, диске и т.п.).

Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке(машинопись, рукопись, телеграмма, факсограмма и т.д.) и на искусственном языке с использованием соответствующего носителя(магнитные ленты, дискеты, диски и т.д.).

На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документации является компьютерная печать. Однако ряд документов например заявление, объяснительные записки создаются обычным рукописным способом.

Изучение развития способом документирования и носителей информации занимается научная дисциплина – документоведение.

Основные функции документа.

Это целевое назначение, которое присуще этому документу.

Все официальные документы имеют общие и специальные функции.

Общие:

А) информационная, т.е. документ создают для сохранения информации.

Б) социальная, документ является социально значимым объектом, т.к. связан с определенной социальной потребностью.

В) коммуникативная, т.е. документ выступает средством связи между организациями и др. общественными органами.

Г) культурная – документ закрепляет и передает культурной традиции общества в частности в уровень научного и технического развития общества.

Д) управленческая – документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели.

Е) правовая – документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношения в обществе.

Ж) историческая – документ – источник исторических сведений о развитии общества после выполнения своих оперативных функции, чему помогает его поступление на хранение вы архив.

Классификация документов.

Это деление документов на классы по наиболее общим признакам, сходствам, различиям.

- по наименованию, т.е. по названию документа.

- по месту составления документы делятся на внутренние (созданные в данной организации и отражающие вопросы внутри нее) и внешние (поступающие в организацию или направляемые в др. организацию, др. лицам).

- по количеству вопросов, включенных в текст, документы бывают: простые, в которых содержится и предлагается решение только одного вопроса; сложные, в которых содержится несколько вопросов.

- по форме документы могут быть индивидуальные (создаваемые в произвольной форме); типовые (образец, по которому составляются тексты, аналогичные документам); трафаретные (часть текста отпечатана заранее, а часть текста вписывается при составлении).

- по средствам фиксации: рукописно печатные (рукописные, машинописные, изготовленные на множительных аппаратах и типографическим способом); графические (чертежи, графики, схемы, рисунки и т.д.); фотокино документы, запечатленные путем фотографирования или киносъемки и звуковые фотодокументы, которые зафиксированы с помощью звукозаписывающих аппаратов.

- по срокам хранения: постоянного (вечного), долговременного(свыше 10лет), временного(до 10лет).

- по происхождению: служебные(затрагивающие интересы предприятия, отдела, группы работников), личные(касающиеся конкретного лица и являющиеся именными).

- по назначению: подлинники, копии, выписки, дубликаты.

Подлинники – документ, отредактированный соответствующим образом, оформленный и подписанный.

Копия – полное воспроизведение всех реквизитов подлинного документа.

Дубликат – вторично воспроизведенный документ, целиком, повторяющий подлинник, обычно дубликат выдают взамен утраченного подлинника.

Выписка – часть копии документа, нужная для работы.

- по юридической силе: подлинные, которые выдаются уполномоченными работниками предприятия с соблюдением всех правил; подложные содержания или реквизиты, которых не существует в действительности.

Значения:

А) обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве

Б) повышение оперативности работы документа.

Виды документов.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на 2 большие группы:

- документы по общим административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятия и его производственной деятельности. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. В эту группу входят:

1.1 организационно-распорядительная документация (ОРД), в составе которой в свою очередь различают документы:

1.1.1 организационные (устав, положение, инструкция, штатное расписание)

1.1.2 распорядительные (приказ по общим вопросам, распоряжение, решение, указание и т.п.)

1.1.3 справочно-информационные(служебные письма, справки, телеграммы, телефонограммы, заявления, докладные, служебные записки, акты, протоколы, договоры и т.п.).

1.2 по личному составу (по трудовым отношениям) приказы, по личному составу, трудовые книжки, анкеты, автобиографии, резюме, характеристики и т.д.

- документы по функциям управления:

2.1 документация по финансово-расчетным, денежным и кредитным операциям(платежные поручения, счета-фактуры, акты, ревизии, кассы и т.д.)

2.2 документация по поставке товаров и перевозке грузов(по снабжению и сбыту) хозяйственные договора, коммерческие группы, претензионные письма и т.д.

эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отдела планирования, снабжения и сбыта и других функциональных подразделений.

Унификация и стандартизация как основное направление в совершенствовании документов.

Организация и управление характеризуется разнообразием и неповторимостью рабочей ситуации и предпринимаемых действий по их разрешению, отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведение к единству их форм структуры, языковых конструкций и операции по обработке, учету и хранению документов.

Унификация документов – установление одинакового комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил составления, оформления и задания трафаретных текстов.

Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления должны оформляться единообразно, это позволяет включать документы в единую для страны систему. Делопроизводство способствует их оперативной отработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами.

Суть стандартизации заключается в возведении в норму обязательную для применения оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве.

Стандартизация – форма юридического закрепления, приведенной унификации и уровня ее обязательности.

В России деятельность стандартизации координируется государственными органами стандартизации, при этом оформляется виде межгосударственных(ГОСТ), государственных(ГОСТН), отраслевых(ОСТ), республиканских(РСТ) стандартов и стандартов предприятий, организаций, учреждений(СТП).

Стандартизация – это сложный процесс, в ее состав входят такие элементы, как унификация, типизация и т.д.

Типизация, в документоведении этот метод используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы.

Состав реквизитов ОРД.

01 – государственный герб РФ

02 – герб субъектов РФ

03 – эмблема организации или товарный знак

04 – код организации

05 – основной государственный регистрационный номер юридического лица

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины поставки на участок

07 – код формы документа

08 – наименование организации

09 – справочные данные об организации

10 – наименование вида документа

11 – дата документа

12 – регистрационный номер

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа

14 – место составления документа

15 – адресат

16 – гриф утверждения

17 – резолюция

18 – заголовок текста

19 – отметка о контроле

20 – текст документа

21 – приложение

22 – подпись

23 – гриф согласования

24 – виза согласования документа

25 – оттиск печати

26 – отметка о заверении копии

27 – отметка об исполнителе

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело

29 – отметка о поступлении документа в организацию

30 – идентификатор электронной копии документа

Общая характеристика ОРД.

Среди большого разнообразия видов деловых документов, используемых на предприятиях и организациях, ОРД занимает центральное место. Можно сказать, что организационная и управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, фиксируемых в ОРД.

ОРД является наиболее широко используемым видом документации.

ОРД классифицируется на 3 группы:

- организационная документация (устав, положение, инструкция, штатное расписание)

- распорядительная документация (приказ по общим вопросам, распоряжениям)

- справочно-информационная документация (служебные письма, телеграммы, справки и т.д.).

Классификация ОРД позволяет обеспечить оперативный поиск документов, контроль за исполнением документов, создает условия для унификации.

Формирование дел.

Для правильной организации и лучшего использования, документы группируются в дело. В практике делопроизводства выявлены критерии группирования документов в дело, получившие название признаков заведения дел. Таких признаков 6:

1. номинальное объединение документов по их наименованию

2. предметно-вопросный – это группирование документов по одному вопросу

3. корреспондентский побор документов по переписке с определенными корреспондентами

4. авторский – это объединение документов одного автора

5. географический – объединение документов нескольких корреспондентов, находящихся на разной территории

6. хронологический – подбор документов за определенный период.

Документы данного периода располагаются в начале, поступившие позже – в конце.

Дело – совокупность документов или документ, относящийся к определенному вопросу или участку деятельности. Каждое дело должно содержать 200-250 листов. Подготовив дело, следует перейти к следующим этапам работы:

- описание дела на обложке

- брошюрование

- нумерация листов

- составление заверительной надписи.

На дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) составляется внутренняя опись документов, находящихся в деле. Такие документы сгруппированы в дела, подшиты в твердую обложку и переплетены.

Документы, хранящиеся до 10 лет оформляются проще: учет их ведется по номенклатуре дел без нумерации листов, описи и подшивки в папку. В течение года по служебной необходимости документы из дела извлекают, в этом случае на место изъятых документов укладывается лист-заместитель. При выдаче дел на временное пользование на их место кладется карточка-заместитель.

основные способы документирования.