|
Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
|
|
Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
СОЗДАНИЕ БЛАНКА ПРЕДПРИЯТИЯ. СОСТАВЛЕНИЕСтр 1 из 3Следующая ⇒
УФИМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АВИАЦИОННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ СОЗДАНИЕ БЛАНКА ПРЕДПРИЯТИЯ. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ ВИДОВ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ к лабораторной работе по дисциплинам " Документоведение", " Защита и обработка конфиденциальных документов" Уфа 2004 Составители: Т.Н. Сигачева, Т.Л.Козина
УДК 651.9: 004.9 (07) ББК 30.2: 32.97(я7)
Создание бланка предприятия. Составление и оформление основных видов организационно-распорядительных документов: Методические указания к лабораторной работе по дисциплине " Документоведение", " Защита и обработка конфиденциальных документов" / Уфимск. гос. авиац. техн. ун-т; Сост.: Т.Н. Сигачева, Т.Л. Козина. – Уфа, 2004. – 56 с.
Рассматриваются требования к оформлению бланков предприятия для внешних и внутренних документов, правила составления и оформления основных видов организационно-распорядительных документов, а также методы их создания на персональном компьютере с помощью текстового редактора MICROSOFT WORD. Продолжительность работы – 4 часа. Предназначены для студентов специальности 075400 " Комплексная защита объектов информатизации".
Ил. 6. Библиогр.: 8 назв.
Рецензенты: Кутдусов Ф.Х., Розанова Л.Ф.
© Уфимский государственный, авиационный технический университет, 2004
Содержание
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА СОЗДАНИЕ БЛАНКА ПРЕДПРИЯТИЯ, СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ ВИДОВ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ Цель работы Целью лабораторной работы является получение практических навыков составления и оформления основных видов организационно-распорядительных документов (ОРД) предприятия, создание шаблонов бланков предприятия для внутренних и внешних документов с помощью текстового редактора Microsoft Word.
Задание 2.1. Ознакомиться с основными видами организационно-рас-порядительной документации и требованиями к их составлению и оформлению. 2.2. Составить различные виды организационно-распоряди-тельных документов в соответствии с заданием. 2.3. Создать с использованием текстового редактора Microsoft Word бланки предприятия для внешних и внутренних документов. 2.4. Оформить разработанные документы на соответствующих бланках.
Теоретическая часть
Основные виды документов, применяемых Требования к бланкам предприятия
Организационно-распорядительные документы оформляются на бланках предприятия согласно ГОСТ Р 6.30 – 2003. Настоящий стандарт распространяется на ОРД, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации. Установлены два стандартных формата бланков документов – А4 (210 Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08, реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08. Каждый документ делится на три части: · заголовочная (реквизиты, расположенные до текста); · основная (реквизиты " Текст" и приложения); · оформляющая часть (реквизиты, расположенные ниже текста). В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой (рис. 2, а) и продольный (рис. 2, б). Реквизиты 09, 09, 10 и 14, ограничительные отметки для реквизитов 11. 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов: - центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов); - флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков: - общий бланк; - бланк письма; - бланк конкретного вида документа. Общий бланк (рис. 3) используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01(02 или 03), 08, 11, 14. Бланк конкретного вида документа (рис. 4), кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01(02 или 03) 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19. Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатаются на двух языках: русском (слева) и национальном (справа). При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
При изготовлении бланков типографическим способом границы отдельных реквизитов обозначают уголками, чтобы избежать ошибок в их расположении при печатании. Если бланки создаются на компьютере, то место расположения реквизитов можно отмечать скрытым текстом, который не отображается при печатании.
Рис. 3. Образец продольного общего бланка организации
_______________ № _________________
г. Ростов-на-Дону
┌ ┐
Бланк предприятия, создаваемый на компьютере, представляет собой шаблон для последующего создания документа, т.е. является средством для создания однотипных документов. Шаблон бланка предприятия может содержать следующее: · формат создаваемого документа; · наименование предприятия, почтовый адрес, номер телефонов, название вида документа, заголовок к тексту и др.; · глоссарий, содержащий типовые фразы, применяемые при составлении документа на основе данного шаблона.
Подготовка и составление организационно- Распорядительных документов Подготовка распорядительного документа включает три стадии: изучение существа вопроса и подготовка проекта документа; обсуждение и принятие документа на заседаниях коллегиального органа (в случае постановлений, решений); согласование документа и его подписание. Процедура составления и оформления распорядительного документа конкретного учреждения описана в инструкции по делопроизводству или в инструкции, устанавливающей порядок работы с документами. Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. Юридическим основанием разработки распорядительного документа могут быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для решения задач, возложенных на учреждение. Подготовка проекта распорядительного документа требует определенной информации, для чего используют различные информационно-справочные документы: отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебную переписку. Текст распорядительного документа состоит из двух взаимозависимых частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, в ней могут быть перечислены факты, события, дана их оценка, может даваться пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ, указываются вид акта, его автор, полное название (заголовок), номер и дата. Констатирующая часть не обязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения. Распорядительная часть несет основную нагрузку в распорядительных документах. В зависимости от вида документа она начинается различными ключевыми словами ПОСТАНОВЛЯЕТ в коллегиальном постановлении, РЕШАЕТ (РЕШИЛ) – в решении, ПРЕДЛАГАЮ – в распоряжении, ПРИКАЗЫВАЮ – в приказе. Ключевые слова печатаются прописными буквами, они выделяются и отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова в отдельной строке, начиная от нулевого положения табулятора. В постановлениях или решениях коллегиального органа перед словами ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШАЕТ указывают его название, например: Коллегия РЕШИЛА Правительство ПОСТАНОВЛЯЕТ Текст постановляющей части следует с новой строки с абзаца. Формулировки постановляющей части должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, не допускающими различных толкований; следует избегать неконкретных выражений типа " поднять", " повысить", " усилить", " улучшить", " принять меры", " активизировать" и т.д., поскольку сформулированные таким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна. Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например в приказах), предписываемое действие и срок исполнения, Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например " директорам заводов", " руководителям архивов". Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме: " подготовить", " зачислить", " организовать", " обеспечить", " возложить", " разработать" и т.д. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ. Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов срок исполнения. Однако чаще срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности. В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Распорядительные документы могут иметь приложения, ссылки на которые даются в соответствующих пунктах текста, реквизит «приложение» после текста распорядительных документов отдельно не оформляется. Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога " о" (" об" ) и формируется при помощи отглагольных существительных (О назначении.., Об утверждении..., О введении..., О создании...) или существительных, указывающих на предмет (Об итогах..., О мерах...). Распорядительные документы оформляются на общем бланке формата А4. В состав реквизитов входит Герб РФ, наименование ведомства, наименование учреждения, название вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании. Проект документа до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, а также со структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, исполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми органами или службами. Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых органов (например, суда, прокуратуры, органов здравоохранения). Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишут мотивированное заключение. Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами (постановлений и решений), обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на следующее заседание. Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановления и решения должны иметь две подписи: председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе. Название документа печатается от левого поля бланка, если расположение реквизитов угловое и по центру бланка – если продольное.
Оформление основных видов организационно-распорядительных документов 3.6.1. Организационно-правовые документы. Устав является основным учредительным документом, определяющим правовой статус организации. Это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности, например, Устав добровольного спортивного общества, Устав акционерного общества, Устав товарищества с ограниченной ответственностью и т.д. Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава. В оформлении уставов используют следующие реквизиты: наименование министерства, наименование организации, вид документа, регистрационный номер, дата, место издания, гриф утверждения (в случае частного предприятия указать, кем оно зарегистрировано). Реквизит " Текст" включает разделы: общие положения; основные функции; права и обязанности; руководство; взаимоотношения и связи; производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность; имущество и средства; контроль, проверка и ревизия; реорганизация или ликвидация. В зависимости от формы частной собственности (товарищество с ограниченной ответственностью, акционерное общество закрытого либо открытого типа и т.д.) разделы в тексте изменяются, добавляются. Включаются, например, такие разделы, как уставной капитал, акции и ценные бумаги, распределение прибыли, формирование фондов и т.д. После текста ставится подпись руководителя (образец устава дан в приложении). Положение – организационно-правовой акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов (Положение о министерствах РФ), одного органа (Положение о государственной автомобильной инспекции, Положение об общем отделе администрации области и т.д.), структурного подразделения (комиссии, группы). В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу (например, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях (образец положения приведен в приложении). Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые разрабатываются для системы учреждений и предприятий. В текст положения входят разделы: общие положения, основные задачи, функции, права и обязанности, ответственность, взаимоотношения, связи, организация работы и оценка работы. Реквизиты положения: наименование министерства, ведомства, организации, структурного подразделения, дата, регистрационный номер, наименование вида документа, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о согласовании. Инструкция – организационно-правовой документ, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов). Заголовок инструкции четко определяет круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования (например, Инструкция о ведении делопроизводства в аппарате администрации, Должностная инструкция инспектора по контролю..., Должностная инструкция программиста). Текст инструкции разбивается на разделы, пункты и подпункты. Инструкция начинается с раздела " Общие положения", в котором указываются цели ее издания, область распространения, порядок ее применения и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены ее новой). В тексте инструкции рекомендуются четкие формулировки со словами, имеющими распорядительное значение, типа " должен", " следует", " необходимо", " имеет право", " не допускается", " рекомендуется", " запрещается" и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица (например: " Руководители или по их поручению другие должностные лица государственных органов, предприятий, учреждений и организаций должны систематически анализировать, обобщать предложения, заявления, жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания..." ) или в безличной форме (например: " Повторным предложениям, заявлениям, жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный номер, в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указываются регистрационные номера первого предложения, заявления, жалобы..." ). Инструкция оформляется на общем бланке или листах формата А4. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением и т.д.), в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если в тексте распорядительного документа не указан срок введения инструкции, таковым считается день подписания и регистрации документа.
3.5.2. Распорядительные документы. В соответствии с дейст-вующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: администрации предприятий (объединений), учреждений, организаций – приказы, инструкции, указания; кооперативные организации – решения; общественные организации – постановления, распоряжения. Решения, постановления и приказы издают в случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов. Постановление является правовым актом, принимаемым высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами. Указание – распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний руководитель передает своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции. Подготовка и оформление указаний проводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов. Распорядительная часть указания начинается словами ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ) (образец указания приведен в приложении). Приказ – правовой распорядительный документ, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, приказ о назначении на должность). Приказы делятся на две основные группы: приказы по основной деятельности (приказы по организации работы трудового коллектива, финансированию, отчетности, снабжению и другим производственным вопросам)иприказы по личному составу (приказы, регулирующие прием и увольнение работников, продвижение по службе, присвоению разрядов и т.д.). Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются основания, причины, побудившие руководителя организации издать данный приказ, указываются цели и задачи приказа. Распорядительная часть начинается со слов ПРИКАЗЫВАЮ (без кавычек), печатаемого с новой строки от левого поля прописными буквами. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие – ПРИКАЗЫВАЮ: Если приказ предусматривает несколько действий, то его распорядительная часть делится на пункты и подпункты. Отдельные задания (например, задание содержащее цифровые данные), могут быть оформлены в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа, например, Приложение к приказу директора предприятия " Контакт" от 11.05.2004 №
Проекты приказов подготавливаются специалистами предприятия, согласовываются с главными, ведущими специалистами, юристом, главным бухгалтером и подписываются директором предприятия. Подписанный директором приказ регистрируется работником, ответственным за ведение делопроизводства. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в тексте не указано другого срока (образцы приказов приведены в приложении). Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя структурного подразделения, акт, служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее факт изменения работника и др. Личное заявление работника о приеме, переводе или увольнении пишется, как правило, от руки, в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат, текст, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело (образец личного заявления приведен в приложении). Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго отдельно от приказов по основной деятельности. Вместе с тем обе разновидности приказов оформляются на одинаковых бланках (см. приложение). Тексты большинства приказов по личному составу не имеют вступительной части и глагола ПРИКАЗЫВАЮ, как это принято в приказах по основной деятельности. Кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК, КОМАНДИРОВАТЬ и т.д. Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. В индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике, в сложных – о нескольких сотрудниках, независимо от того, под какие управленченские действия они попадают ( прием, перевод, увольнение и т.п.). Приказы по личному составу, согласно КЗОТ, доводятся до сведения работников под расписку. Визы ознакомления работников могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя предприятия. Проект приказа по личному составу обычно согласовывается со следующими заинтересованными лицами: с главным бухгалтером, юристконсультом, с руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу руководителем кадровой службы ( в небольших организациях – работником, ответственным за ведение кадровой документации). Приказы по личному составу обязательно регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы используют книгу (журнал) регистрации (при сравнительно небольшом количестве кадровых приказов, издаваемых в течение календарного года) или регистрационные карточки (при больших массивах приказов для удобства справочно-поисковой работы). В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание, кем подписан. Приказы содержат следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дату, индекс, заголовок к тексту, отметку о контроле, текст, подпись, визы, отметку об исполнении документа, отметка о переносе дынных на машинный носитель. В ряде случаев ответственному исполнителю не требуется полный текст приказа. В этом случае делается выписка из приказа. По составу реквизитов и оформлению выписка не отличается от самого приказа, лишь уточняется название документа: вместо слова ПРИКАЗ пишется – ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА и печатается та часть приказа (пункт), которая касается непосредственно конкретного исполнителя. Выписка из приказа оформляется на листе бумаги формата А4 в угловом варианте расположения постоянных реквизитов флаговым способом(образец выписки из приказа приведен в приложении). Выписка заверяется секретарем и выдается ответственному исполнителю под расписку. Решение – распорядительный документ коллегиального органа управления, может издаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, общественными организациями и т.д. Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации и его заместителями. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая. Распоряжения издают: правительство, министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, администрации предприятий, учреждений в пределах прав, предоставленных им законами РФ (образец распоряжения приведен в приложении). Состав реквизитов распоряжения аналогичен составу таковых в приказе, однако не содержит констатирующей части. В таких случаях текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, излагающих распорядительные действия с указанием исполнителей и сроков исполнения.
3.6.3.Справочно-информационные и справочно-аналитические документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-либо информационных сведений. В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Протокол - документ, в котором фиксируется последовательность и содержание обсуждаемых коллегиальным органом поставленных вопросов и принятых решений. Протоколы бывают полными и краткими, они оформляются на общих бланках предприятий на листах формата А4 и содержат следующие реквизиты: наименование ведомства, наименование организации (структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дат заседания, номер, место заседания, гриф утверждения ( в случае, когда протокол подлежит утверждению), заголовок текст, подписи. На протоколе проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В случае, ли заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала и через тире дата окончания, например, 12 – 15.06. 2004. Полный протокол фиксирует обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, подробное описание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные вопросы, реплики и мнения. Если текст доклада представлен докладчиком, то после фамилии докладчика ставят тире и с прописной буквы пишут – " Доклад прилагается". В практике, когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов, применяется краткий протокол. В протоколе краткой формы указывают только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения. В протоколе может быть пункт об утверждении какого-либо документа. В этом случае утвержденный документ прилагается к протоколу и имеет ссылку на его номер и дату, например УТВЕРЖДЕНО Советом трудового коллектива ОАО " Контакт" Протокол № 5 от 12.01.2004 Текст любого протокола состоит из вводной и основной части. Во вводной части приводятся данные о председателе, секретаре и присутствующих членах, излагается повестка дня. При необходимости указываются должности присутствующих, а также инициалы и фамилии должностных лиц, приглашенных на совещание. Основная часть строится в следующей последовательности: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Все реквизиты и их части, кроме пунктов повестки дня, разделов СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ, печатаются от левого поля бланка (образцы полного и краткого протоколов приведены в приложении). Выписка из протокола представляет собой точную копию части подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение (образец выписки приведен в приложении). Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководителя. Цель докладной записки – побудить руководителя принять определенные решения. поэтому текст ее четко делиться на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Тексту докладной записки обязательно предшествуют заголовок, начинающийся с предлога " о" (" об). Докладные записки, подаваемые руководителю оформляются на простом листе бумаги формата А4. Внутреннюю докладную записку подписывает составитель, а внешнюю, адресуемую в вышестоящие инстанции, подписывает руководитель учреждения и оформляется она на общем бланке. Докладная записка содержит реквизиты: наименования предприятия, структурного подразделения, вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении (образец докладной записки приведен в приложении). Объяснительная записка – документ, составленный для пояснения отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объяснения причины какого либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Объяснительная записка оформляется рукописным способом на стандартном листе Популярное:
|
Последнее изменение этой страницы: 2016-03-25; Просмотров: 808; Нарушение авторского права страницы
297 мм) и А5 (148 
