Состав реквизитов документов

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 3Следующая ⇒

ГОСТ Р6.30 – 2003 " Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенные в ОК 011-93 " Общероссийский классификатор управленческой документации". Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

При подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты: 01 – Государственный герб Российской Федерации; 02 – герб субъекта Федерации; 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 – код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер юридического лица; 06 – идентификационный номер налогоплательщика /код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 – код формы документа по ОКУД; 08 – наименование организации; 09 – справочные данные об организации; 10 – наименование вида документа; 11 – дата документа; 12 – регистрационный номер документа; 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 – место составления или издания документа; 15 – адресат; 16 – гриф утверждения документа; 17 – резолюция; 18 – заголовок к тексту; 19 – отметка о контроле; 20 – текст документа; 21 – отметка о наличии приложения; 22 – подпись; 23 – гриф согласования документа; 24 – визы согласования документа; 25 – оттиск печати; 26 – отметка о заверении копии; 27 – отметка об исполнителе; 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 – отметка о поступлении документа в организацию; 30 – идентификатор электронной копии документа.

3.3. Правила оформления реквизитов ОРДД

01. Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом " О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть 1. ст.5021).

02. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

03. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

04. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятии и организаций (ОКПО), включает 8 знаков арабскими цифрами.

05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код унифицированной формы документа состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ), например:

КодКЧ Наименование документа

0200000 2 Унифицированная система организационно-

распорядительной

документации

0211231 2 Устав

(каждый документ имеет свой код).

08. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатаются на двух языках – русском и национальном. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже или справа от наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

09. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД.

11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа будет наиболее поздняя дата подписания.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца, месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точками; год – четырьмя арабскими цифрами, например, дату 10 июня 2004 года следует оформлять: 10.06.2004.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 10 июня 2004 г., возможно оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца: 2004.01.05.

12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту, в порядке указания авторов в документе, например, 11–12/52, 509 – 16.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам " Наименование организации" и " Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального отделения, и оно включает только общепринятые сокращения, например, г. Уфа; с. Михайловка и т.д. Для городов Москва, оканчивающихся на -бург и -град, обозначение " г." не ставится.

15. Адресатом могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Минюст России

Департамент информации

и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией, например:

Администрация Омской области

Контрольно-правовое управление

Главному специалисту

А.С. Сидорову

или

Президенту

АОЗТ «Сиблитмаш»

И.И. Иванову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например;

Администрации районов, городов Новосибирской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита " Адресат" по отношению к самой длинной строке, например:

Главному редактору

Издательского дома

" Медиадом"

Н.В.Семиной

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово " Копия" перед вторым, третьим, четвертыми адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита " адресат" при необходимости может включаться почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи, например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

Институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Гуляеву А.Н.

ул. Мира, 11, кв. 12

г. Новосибирск, 630102

16. Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Зам. главы администрации

Личная подпись А.А. Иванова

Дата

Допускается в реквизите " Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АО " Электронные технологии"

Личная подпись В.В. Петров

Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) без кавычек, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН

Протоколом общего собрания

акционеров от 15.03.2003 № 2

или

УТВЕРЖДЕНО

Приказом ВНИИДАД

от 30.06.2003 № 82

17. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Морозовой Т.Н.

Прошу подготовить проект

Договора с ЗАО " ТЕРМИКА"

к 05.01.2004

Личная подпись

Дата

При наличии в резолюции нескольких фамилий указывается ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, лицо, названное в резолюции первым, является исполнителем.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18. Заголовок к тексту представляет собойкраткое изложение

содержания документа, точно передает смысл текста, грамматически согласовывается с названием документа. Заголовок может отвечать на вопросы:

О чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

Для чего (кого)?, например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

Допускается не давать заголовок к тексту, оформленному на документах формата А5.

19. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой " К", словом или штампом " Контроль". Если он не указан, срок контрольного документа определяется в один месяц или как указано в документе.

20. Текст. Тексты документов пишут на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинаций.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (" имеете", " владеете" или " были", " находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются и на следующих страницах печатаются только номера этих граф (ГОСТ 2.105 – 95).

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа (" приказываю", " предлагаю", " прошу" ).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа (" постановляет", " решил" ).

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа (" приказываем", " решили" ).

Текст протокола излагают от третьего лицамножественногочисла («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций и их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа (" отдел осуществляет функции", " в состав объединения входят", " комиссия установила" ).

21. Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делается в следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.

2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Расархива от 05.06.2003 № 21-6/3 и приложение к нему, всего на 3 л.

В приложении к распорядительному документу на первом листе в правом верхнем углу пишут " Приложение № " с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2

к постановлению администрации области

от 10.01.2003 № 30

Допускается выражение " Приложение № " печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу директора Института

от 16.05.2003 № 10

22. Подпись. В состав этого реквизита входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке), личная подпись; расшифровка, например:

Директор

Института систем

управления Личная подпись Н.А. Сергеев

или на бланке

Директор Личная подпись Н.А. Сергеев

Допускается в реквизите " Подпись" центрировать наименование должности лица, подписывающего документ, относительно самой длинной строки, например

Исполнительный директор

ЗАО " Партнер" Личная подпись Н.А. Петров

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор завода Личная подпись В.В.Волков

Главный бухгалтер Личная подпись М.Семенова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель министра Заместитель министра

транспорта РФ связи РФ

Личная подпись А.А.Петров Личная подпись А.В.Смирнов

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись Н.В. Куликов

Члены комиссии Личная подпись К.М. Артемьева

Личная подпись С.П. Матвеев

Личная подпись В.А. Филатов

23. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Генеральный директор

АО " РИК"

Личная подпись Е.Я. Бутко

Дата

Если согласование осуществляется письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

педагогического совета школы № 8

от 10.02.2004 № 5

или

СОГЛАСОВАНО

Письмо ГлавархиваРФ

от 10.02.2004 № 01-4/270

Грифы согласования располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.

Примечание . В реквизитах «подпись», «гриф утверждения» и «гриф согласования» должна указываться фактическая должность лица, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы, фамилия. Не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

24. Согласование документа оформляется визой согласования документа , включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания, например:

Начальник экономического отдела

Личная подпись А. И. Ващук

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник экономического отдела

Личная подпись А. И. Ващук

Дата

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

25. Оттиск печати заверяет подлинностьподписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

26.При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита " Подпись" проставляют заверительную надпись: " Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи ( инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Инспектор службы кадров Личная подпись Т.К.Сидоров Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А.Жукова

230672

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнителе; слова " В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Требования к бланкам предприятия

Организационно-распорядительные документы оформляются на бланках предприятия согласно ГОСТ Р 6.30 – 2003. Настоящий стандарт распространяется на ОРД, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации. Установлены два стандартных формата бланков документов – А4 (210 297 мм) и А5 (148 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08, реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Каждый документ делится на три части:

· заголовочная (реквизиты, расположенные до текста);

· основная (реквизиты " Текст" и приложения);

· оформляющая часть (реквизиты, расположенные ниже текста).

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой (рис. 2, а) и продольный (рис. 2, б).

Реквизиты 09, 09, 10 и 14, ограничительные отметки для реквизитов 11. 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

Общий бланк (рис. 3) используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01(02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк конкретного вида документа (рис. 4), кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01(02 или 03) 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатаются на двух языках: русском (слева) и национальном (справа).

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

При изготовлении бланков типографическим способом границы отдельных реквизитов обозначают уголками, чтобы избежать ошибок в их расположении при печатании.

Если бланки создаются на компьютере, то место расположения реквизитов можно отмечать скрытым текстом, который не отображается при печатании.

№ _________

___________________________

г. Уфа

Рис. 3. Образец продольного общего бланка организации

_______________ № _________________

г. Ростов-на-Дону

┌ ┐

Бланк предприятия, создаваемый на компьютере, представляет собой шаблон для последующего создания документа, т.е. является средством для создания однотипных документов.

Шаблон бланка предприятия может содержать следующее:

· формат создаваемого документа;

· наименование предприятия, почтовый адрес, номер телефонов, название вида документа, заголовок к тексту и др.;

· глоссарий, содержащий типовые фразы, применяемые при составлении документа на основе данного шаблона.

Подготовка и составление организационно-

Распорядительных документов

Подготовка распорядительного документа включает три стадии: изучение существа вопроса и подготовка проекта документа; обсуждение и принятие документа на заседаниях коллегиального органа (в случае постановлений, решений); согласование документа и его подписание.

Процедура составления и оформления распорядительного документа конкретного учреждения описана в инструкции по делопроизводству или в инструкции, устанавливающей порядок работы с документами.

Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. Юридическим основанием разработки распорядительного документа могут быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для решения задач, возложенных на учреждение.

Подготовка проекта распорядительного документа требует определенной информации, для чего используют различные информационно-справочные документы: отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебную переписку.

Текст распорядительного документа состоит из двух взаимозависимых частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, в ней могут быть перечислены факты, события, дана их оценка, может даваться пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ, указываются вид акта, его автор, полное название (заголовок), номер и дата. Констатирующая часть не обязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения. Распорядительная часть несет основную нагрузку в распорядительных документах. В зависимости от вида документа она начинается различными ключевыми словами ПОСТАНОВЛЯЕТ в коллегиальном постановлении, РЕШАЕТ (РЕШИЛ) – в решении, ПРЕДЛАГАЮ – в распоряжении, ПРИКАЗЫВАЮ – в приказе.

Ключевые слова печатаются прописными буквами, они выделяются и отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова в отдельной строке, начиная от нулевого положения табулятора. В постановлениях или решениях коллегиального органа перед словами ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШАЕТ указывают его название, например:

Коллегия РЕШИЛА

Правительство ПОСТАНОВЛЯЕТ

Текст постановляющей части следует с новой строки с абзаца. Формулировки постановляющей части должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, не допускающими различных толкований; следует избегать неконкретных выражений типа " поднять", " повысить", " усилить", " улучшить", " принять меры", " активизировать" и т.д., поскольку сформулированные таким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна.

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например в приказах), предписываемое действие и срок исполнения, Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например " директорам заводов", " руководителям архивов". Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме: " подготовить", " зачислить", " организовать", " обеспечить", " возложить", " разработать" и т.д. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ.

Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов срок исполнения. Однако чаще срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности. В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Распорядительные документы могут иметь приложения, ссылки на которые даются в соответствующих пунктах текста, реквизит «приложение» после текста распорядительных документов отдельно не оформляется.

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога " о" (" об" ) и формируется при помощи отглагольных существительных (О назначении.., Об утверждении..., О введении..., О создании...) или существительных, указывающих на предмет (Об итогах..., О мерах...).

Распорядительные документы оформляются на общем бланке формата А4. В состав реквизитов входит Герб РФ, наименование ведомства, наименование учреждения, название вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.

Проект документа до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, а также со структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, исполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми органами или службами. Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых органов (например, суда, прокуратуры, органов здравоохранения).

Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишут мотивированное заключение.

Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами (постановлений и решений), обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на следующее заседание.

Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановления и решения должны иметь две подписи: председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе.

Название документа печатается от левого поля бланка, если расположение реквизитов угловое и по центру бланка – если продольное.

Оформление основных видов организационно-распорядительных документов

3.6.1. Организационно-правовые документы. Устав является основным учредительным документом, определяющим правовой статус организации. Это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности, например, Устав добровольного спортивного общества, Устав акционерного общества, Устав товарищества с ограниченной ответственностью и т.д. Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава.

В оформлении уставов используют следующие реквизиты: наименование министерства, наименование организации, вид документа, регистрационный номер, дата, место издания, гриф утверждения (в случае частного предприятия указать, кем оно зарегистрировано). Реквизит " Текст" включает разделы: общие положения; основные функции; права и обязанности; руководство; взаимоотношения и связи; производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность; имущество и средства; контроль, проверка и ревизия; реорганизация или ликвидация. В зависимости от формы частной собственности (товарищество с ограниченной ответственностью, акционерное общество закрытого либо открытого типа и т.д.) разделы в тексте изменяются, добавляются. Включаются, например, такие разделы, как уставной капитал, акции и ценные бумаги, распределение прибыли, формирование фондов и т.д. После текста ста<

⇐ Предыдущая 123 Следующая ⇒