Поведение участников совещания

⇐ ПредыдущаяСтр 4 из 4

Эффективность любого совещания зависит во многом от соблюдения его участниками определенных поведенческих норм. Назовем основные из них:

- на совещание нельзя опаздывать. Опоздавший человек проявляет неуважение к собравшимся, отвлекает внимание присутствующих, дезорганизует работу совещания. Рекомендуется приходить чуть раньше указанного времени;

- следует удерживаться от замечаний и высказываний, не имеющих отношения к вопросам повестки дня;

- необходимо своевременно представлять имеющуюся информацию. Она должна быть точной, объективной и уместной;

- важно критически оценивать информацию, поступающую в ходе обсуждения; тщательно взвешивать приводимые доводы; отмечать плюсы и минусы выдвинутых положений;

- желательно посмотреть на вопрос с позиции говорящего; уметь уловить то, что сказано «между строк»; понять отношение к проблеме других участников совещания;

- нельзя увлекаться обсуждением какого-либо вопроса со своим соседом. Это создает шум в аудитории, мешает присутствующим участвовать в дискуссии;

- нужно увязывать свои размышления и комментарии с развитием мысли группы, т.е. научиться осмысливать проблему совместно с группой;

- целесообразно стимулировать высказывания коллег, позитивно поддерживать их предложения.

Протокол совещания

Протокол совещания - это первичный официальный документ, на основании которого руководство вправе требовать от работников выполнения порученных им заданий. Секретарь фиксирует в протоколе наиболее важные моменты: основные положения, высказанные ораторами, достижение цели совещания, принятые решения, их исполнителей и сроки выполнения.

Выделяют следующие части этого документа:

1.Наименование.

2.Дата.

3.Перечень присутствующих.

4.Повестка дня.

5.Слушали.

6.Постановили.

7.Подпись (председателя, секретаря).

Служебный телефонный разговор

По подсчетам исследователей, на телефонные разговоры тратится до 27% рабочего времени делового человека.

Когда человек говорит с кем - то по телефону, единственным средством выразить себя является его голос. Поэтому необходимо, как и при публичном выступлении, следить за техникой речи: освобождать дыхательную диафрагму, четко артикулировать согласные, придерживаться среднего темпа, обычной громкости голоса.

Пауза в телефонном разговоре выполняет роль сигнала, адресованного другой стороне с целью получить подтверждение, что информация принята. Умение вести диалог с абонентом в значительной степени заключается как раз в том, чтобы вовремя сделать паузу и тем самым предоставить возможность собеседнику высказать свое отношение к рассматриваемому вопросу. Паузы возникают также при нежелании раскрыть свои чувства, комментировать сказанное и при недостатке слов, что нельзя не учитывать, поскольку в телефонном разговоре времени на обдумывание бывает мало.

Следует иметь в виду, что голос говорящего по телефону сильнее, чем при непосредственном контакте, отражает его настроение.

Для ведения разговоров по телефону целесообразно использовать специальные телефонные блокноты, в которых записывается содержание разговора, указывается дата и время звонка, а также кто звонил, кому звонил, откуда, что нужно предпринять в ответ на звонок.

На столе у делового человека всегда под рукой должен быть телефонный справочник своей организации для внутреннего пользования, справочник учреждений и предприятий, с которыми постоянно приходится контактировать, список номеров наиболее часто используемых телефонов.

Надо сделать удобным и свое рабочее место. Телефон следует поставить туда, где легче и проще всего им воспользоваться. На столе должно быть достаточно свободного места, чтобы вести запись во время телефонного разговора.

Продолжительность диалога по телефону обычно - 5-6 минут.

Телефонный разговор, как правило, строится по определенному образцу, имеет свою структуру. Вот основные элементы композиции разговора по телефону:

1. Взаимные представления (20 +, - 5 секунд).

2. Введение собеседника в курс дела (40 +, - 5 секунд).

3. Обсуждение ситуации (100 +, - 15 секунд). Необходимо иметь тщательно продуманный перечень главных и второстепенных вопросов, требующих короткого и конкретного ответа.

4. Заключительное слово (20 +, - 5 секунд).

Нужно следить за своей речью, тщательно подбирать слова. Недопустимо в телефонном диалоге использовать разговорные слова типа пока, привет, как бы естественно они не звучали, фамильярные и всякие формальные обращения (дорогуша, душечка, котенок и т.п.), которые могут обидеть адресата или быть неправильно поняты им.

Нельзя хранить молчание во время телефонного разговора - надо поддерживать контакт с помощью коротких фраз: «Да», «Я Вас понял», «Хорошо»... Они необходимы, чтобы у собеседника не возникло ощущение, что вас разъединили или что вы пренебрегаете его мнением. Повторения и уточнения дают гарантию того, что вас поняли: «Итак, мы с вами решили... », «Повторите, пожалуйста, число...», «Будьте добры, уточните номер квитанции...».

Прощаясь, благодарят за сведения, заверяют, что рады звонку, личной встрече, желают всего хорошего

Интервью

Как справедливо утверждает известный американский имиджмейкер Лиллиан Браун, бизнесмен и пресса нужны друг другу. Деловому человеку средства массовой информации необходимы, если надо быстро распространить точные сведения, рекламу, привлечь внимание к фирме, оказать влияние на партнеров или коллег, пояснить свою точку зрения. Общение с представителями прессы включают в понятие «косвенная реклама» (англ. public relation). Только через журналистов можно оказать воздействие на массы людей.

Этапы подготовки и проведения интервью

К этапам данного вида общения относятся:

Докоммуникативный

1.Определение (совместно с интервьюером, круга проблем разговора).

2.Подготовка ответов на предполагаемые вопросы.

3.Изучение информации о журналисте, с которым предстоит встреча.

Коммуникативный

1.Приветствие.

2. Установление контакта.

3. Ответы на вопросы интервьюера.

4. Прощание, благодарность за внимание и интересные вопросы.

Посткоммуникативный – производится анализ интервью

Перед интервью спросите у корреспондента перечень основных проблем, вопросов, которые его преимущественно интересуют, обратите его внимание на ключевые моменты, которых хотите коснуться во время разговора. Следует продумать наиболее вероятные вопросы и заранее подготовить на них профессионально грамотные и по возможности краткие ответы. Запомните фамилию, имя и отчество интервьюера, постарайтесь узнать информацию об этом человеке: образование, темы, которыми занимается, опыт работы, характер. Если репортер убедится, что вы являетесь авторитетным специалистом в данной области деятельности, то он будет воспринимать вас как ценный источник информации и обращаться к вам постоянно. Поэтому важно произвести на журналиста благоприятное впечатление.

В процессе интервью надо придерживаться следующих правил:

1)Поздоровавшись с интервьюером, не суетитесь, ведите себя спокойно, непринужденно.

2)Обязательно смотрите собеседнику в глаза, отвечайте на вопросы уверенно, оптимистично.

3)Отвечая на вопросы, не уклоняйтесь от темы. Остерегайтесь двусмысленных толкований вашей точки зрения. Избегайте ответов типа «да» или «нет», но не будьте слишком многословны. Если вы не знаете ответа на вопрос, так прямо об этом и скажите.

Некоторые репортеры нарушают законы жанра, включают в формулировку вопроса свою личную точку зрения. В подобной ситуации надо стараться донести до аудитории то, что вы хотели сказать, проложите путь к важным для вас темам.

4)Не бойтесь проявлять инициативу, даже «развернуть» беседу в нужном для Вас направлении.

5)Не оспаривайте в деталях ошибочного утверждения - перечислите правильные факты.

6)Когда в первый раз упоминаете вашу организацию - сообщите ее полное название. После этого можно использовать аббревиатуру.

7)Постарайтесь произнести что-нибудь запоминающееся, а также характеризующее вас как человека, не лишенного чувства юмора, остроумия.

8)Завершая интервью, поблагодарите журналиста за интерес к вашей фирме и к вам лично, за актуальные, содержательные вопросы.

После разговора проанализируйте для себя, какие вопросы вам задавали и почему, а также свои ответы, реакцию на них интервьюера:

1.Какие темы и подтемы затрагивает репортер?

2.Какие цели преследуют собеседники?

3.Связаны ли вопросы интервьюера друг с другом по смыслу?

4.Учитываются ли ответы при постановке новых вопросов?

5.Не стремится ли журналист в первую очередь высказать собственные суждения?

6.Проявляет ли интервьюируемый инициативу?

7.Не уклоняется ли он от ответов на вопросы?

8.Какие дает ответы (краткие, полные, доказательные)?

9.Как оспариваются ошибочные утверждения?

10.Прозвучало ли в интервью что-либо запоминающееся, афористичное, шутливое?

11.Является ли стиль интервью деловым и оптимистичным?

Пресс-конференция

Пресс - конференция - это вид взаимодействия делового человека с представителями прессы, аккредитованными своими редакторами с целью получения нужной информации.

Поводы устройства пресс - конференции могут быть различными: объявление о выпуске нового товара, об открытии нового завода, о получении патента на изобретение, объяснения в трудной ситуации, например, при предъявлении фирме обвинения в загрязнении окружающей среды и т. д.

Пресс - конференция - синтезированный жанр, в котором объединяются ораторский монолог (заявление) и публичный диалог (ответы на вопросы).

Еще до начала мероприятия следует решить, что вы хотите сказать прессе и общественности. Нужно иметь в наличии уже готовое заявление. В нем касаются наиболее важных тем. Постарайтесь предугадать вопросы, которые зададут и отрепетируйте ответы. Они должны быть спокойными, правдивыми и, по возможности, краткими. На вопросы надо стараться отвечать без замешательства, авторитетно и доверительно.

Традиционно после официальной части пресс - конференции журналисты собираются вокруг ее устроителей. Они хотят задать уже свои личные вопросы, отыскивают материал для специальных заметок.

⇐ Предыдущая 1 2 34