Тема 1. Введение. Документирование управленческой деятельности.

Стр 1 из 5Следующая ⇒

МАХАЧКАЛИНСКИЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ ФИЛИАЛ ФГОБУ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»

Конспекты лекций по дисциплине:

«Документационное обеспечение

Управления»

МАХАЧКАЛА 2014г.

Тема 1. Введение. Документирование управленческой деятельности.

План темы. Вопросы.

1. Значение и содержание дисциплины «ДОУ» и связь ее с другими дисциплинами.

2. Государственная система «ДОУ».

3. Состав управленческих документов и его функции.

1. Значение и содержание дисциплины «ДОУ» и связь ее с другими дисциплинами.

Документы являются постоянным спутником человека, его действий и отношений, зеркалом сложной и многообразной социальной практики. С помощью документа информация сохраняется и передается во времени и на расстоянии. Еще со времен Петра I документ определяется как письменное свидетельство, которое имело правовое значение и юридическую силу. Современный деловой мир трудно представить себе без огромных потоков информации, оформленной документально.

Документ - это средство закрепления на специальном материале информации о фактах, событиях и явлениях объективной действительности человека. Другими словами, документом является материальный объект, содержащий в зафиксированном виде информацию и имеющий определенное юридическое последствие. Документы, создаваемые и используемые в процессе деятельности работников аппарата управления являются управленческими документами, которые совершают различные действия. " Официальность" управленческих документов подтверждается соответствующими подписями, печатями, специальными бланками и другими средствами удостоверения. С понятием " документ" тесно связаны понятия " документооборот", " делопроизводство" и " документационное обеспечение".

Документооборот - это прохождение документа от момента создания или поступления в учреждение до завершения исполнения и оформления в " дело" или отправки адресату.

Делопроизводство - это наука, которая занимается изучением и составлением деловых документов.

Делопроизводство - неотъемлемая часть процесса управления. Термин " делопроизводство" возник еще в 1б-17вв. - в приказ. Он включает в себя все операции по составлению и оформлению документов (ведение переписки, исполнение и контроль, учет документов, их систематизация, хранение, передача документов в архив учреждения). Документы бывают личного и служебного характера.

Документ личного происхождения - документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности и выполнения служебных обязанностей. Эти документы создаются отдельными лицами.

Официальный документ - документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке.

Вся совокупность документов, создаваемых и используемых в определенной системе управления, процесс документооборота и весь объем делопроизводственных операций называется документационным обеспечением.

ДОУ в организациях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения.

Службы ДОУ осуществляют основные функции:

1. Разработка и внедрение рациональных форм документов и организацию работы с документами;

2. Контроль и доставка документов исполнителям;

3. Регистрацию;

4. Формирование;

5. Оформление;

6. Издание и рассылка документов.

Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях имеет три основные системы организации: централизованную, децентрализованную и смешанную.

При децентрализованной форме организации делопроизводства все виды работ с документами производятся непосредственно в структурных подразделениях учреждения, т.е. каждая структурная часть ведет делопроизводство самостоятельно.

При смешанной системе делопроизводства одни операции (прием, отправка корреспонденции) осуществляется службой ДОУ, а другие (регистрация, оформление документов) производятся как в службе ДОУ, так и в других структурных подразделениях. Смешанная форма организации делопроизводства применяется обычно в крупных учреждениях со значительным объемом документации. Эта форма позволяет полностью механизировать работу с документами, более рационально использовать предназначенные для других целей технические средства.

Государственная система ДОУ.

В 60-е - 80 годы были разработаны Государственные стандарты и методические рекомендации по унификации текстов служебных документов. Стало очевидным, что нормализацию (унификацию) текстов служебных документов надо проводить с учетом видов и разновидностей служебных документов, поскольку многие виды документов имеют свои языковые формулы, стандартный перечень и правила построения предложений. В 1970г. был введен Государственный общесоюзный стандарт (ГОСТ). Он установил единую терминологию и их обязательность для применения в документации всех видов научно-технической, учебной, справочной литературы. Благодаря этому стандарту специалисты получили единый терминологический язык, толкование тех или иных понятий стало однозначным.

Важнейшими требованиями к регистрации и поиску документов по ЕГСД являются: однократность регистрации, введение единой унифицированной регистрационной карточки, единый учет и взаимосвязь их индексов. Основная цель контроля исполнения заключается в своевременном и качественном решении вопросов, содержащихся в документах. В ЕГСД изложены принципы группировки исполненных документов в дела и систематизации документов внутри дела. Основным учетно-информационным справочником по составу и содержанию исполненных документов должна служить номенклатура дел.

В основных положениях ЕГСД указаны направления рациональной организации делопроизводства. Огромное количество документов вызывает необходимость их стандартизации и унификации.

Стандартизация - это деятельность по установлению норм, правил. Она основывается на результатах науки, техники и практического опыта. Государственные стандарты принимает Госстандарт России. Их требования обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности.

Положения ЕГСД имеет 4 категории:

1 категория - учреждения с объемом документооборота свыше 100000 документов в год;

2 категория - учреждения с объемом документооборота от 25000 до 100000 документов в год;

3 категория - учреждения с объемом документооборота от 10000 до 25000 документов в год;

4 категория - учреждения с объемом документооборота до 10000 документов в год.

Ответственность за соблюдение требований ЕГСД в учреждениях возлагается на соответствующие делопроизводственные службы или специально выделенных на то сотрудников. Вышестоящим ведомствам и организациям необходимо осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в подведомственных им учреждениях.

Тема 2. Система организационно-распорядительной документации

План темы. Вопросы.

1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

2. Классификация ОРД: организационные, распорядительные и справочно-информационные документы.

Реквизиты - это обязательные элементы, присущие каждому виду документа (после 3-й строчки начинается с красной строки).

Под унификацией понимаем оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих какой-либо комплекс или систему. Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации - создание системы документов, который может дать экономический эффект.

В настоящее время в аппарате управления внедряются и ведутся следующие унифицированные системы документации:

1. Унифицированная система стандартов и технических условий

(УССТУ);

2. Унифицированная система плановой документации (УСПД);

3. Унифицированная система ОРД (УСОРД);

4. Унифицированная система первичной учетной документации (УСПУД);

5. Унифицированная система расчетно-денежной документации (УСРДД);

6. Унифицированная система финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организации (УСФБД);

7. Унифицированная система отчетно-статистической документации (УСОСД);

8. Унифицированная система документации по ценообразованию (УСДЦ);

9. Унифицированная система документации по материально-техническому снабжению и сбыту (УСДМТСС);

10. Унифицированная система документации по торговле (УСДТ);

11. Унифицированная система документации по внешней торговле (УСДВТ);

12. Унифицированная система проектной документации для строительства (УСПДС);

13. Унифицированная система документации по изобретениям и открытиям (УСДИО);

14. Унифицированная система документации по социальному обеспечению (УСДСО).

Требования к оформлению документов:

- документ должен быть аккуратным без помарок и подчисток; без орфографических и стилистических ошибок (грамотным);

- в документе должны излагаться достоверные факты и события (не выдуманные, не вымышленные);

- в документе должна присутствовать последовательность изложения мыслей на понятном доступном языке;

- в документе должны отсутствовать устаревшие слова (архаизмы), иностранные слова;

- несет ответственность за исполнение документов исполнитель;

При подготовке и оформлении о РД (документов) используются следующие реквизиты:

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к документам (рукописным, машинописным, дискам, дискетах).

1 - Государственный герб Российской Федерации;

2 - Герб субъекта Российской Федерации;

3 - Эмблема организации или тов.знак.

4 - Код организации

5 - Основной государственный регистрационный номер;

6 - Идентификационный номер налогоплательщика;

7 - Код документа;

8 - Наименование организации;

9 - Справочные данные об организации;

10 - Наименование документа;

11 - Дата документа;

12 - Регистрационный номер документа;

13 - Ссылка на регистрации, номер и дату документа;

14 - Место составления или издания документа;

15 - Адресат

16 - Гриф утверждения документа;

17 - Заголовок к тексту 18-Резолюция

19 - Отметка о контроле;

20 - Текст документа

21 - Отметка о наличии приложения;

22 - Подпись;

23 - Гриф согласования документа;

24 - Виза согласования документа 25-Печать;

26 - Отметка о заверении копий;

27 - Отметка об исполнителе;

28 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - Отметка о поступлении документа и направлении его в дело;

30 - Перенос текста с устной формы на машинный носитель.

План темы. Вопросы.

1. Понятие договора. Виды договоров: страховой, транспортный, кредитный, договор банковского счета, купли-продажи.

2. Коммерческие акты и доверенности.

План темы. Вопросы.

1. Классификация документации по внешнеэкономической деятельности. Классификация коммерческих писем.

2. Виды контрактов, оформляемых внешнеэкономическую деятельность.

План темы. Вопросы.

1.Претензионные письма и исковые заявления.

Претензия - это требование о добровольном устранении нарушения законодательства.

В целях урегулирования споров виновной стороне направляются претензионные письма. Руководители предприятий и организаций, получив претензионное письмо, обязаны своевременно рассмотреть претензии, удовлетворить обоснованные требования и дать мотивированные ответы при отклонении претензий. При удовлетворении претензии, подлежащей денежной оценке, к ответу на претензию прилагается поручение банку на перечисление денежных средств с отметкой об исполнении.

При полном или частичном отказе в удовлетворении претензии заявителю должны быть возвращены подлинные документы, которые были приложены к претензии, а также направлены документы, обосновывающие отказ, если их нет у заявителя претензии.

Ответ на претензию отправляется заказным или ценным письмом, по телеграфу, телетайпу, либо вручается под расписку. В случае полного или частичного отказа в удовлетворении претензии или неполучения в срок ответа на претензию заявитель вправе предъявить иск в Арбитражный суд.

Претензии и прилагаемые к ним документы составляется в трех экземплярах.

1 экземпляр направляется поставщику, 2 - остается у заявителя, а 3 – приобщается к исковому заявлению, если дело передается в суд (арбитраж).

Исковое заявление - это требование к компетентному органу о защите нарушенного права организации, предприятия, учреждения.

Исковое заявление подлежит оплате государственной пошлиной. Оно направляется в арбитражный суд области, края, республики по месту нахождения ответчика (предприятия, организации, учреждения, которое нарушило права или законные интересы истца).

Исковые заявления подаются в арбитраж с просьбой о взыскании с ответчиков в принудительном порядке претензионных сумм.

Подавая исковое заявление в арбитраж истец обязан отправить ответчику копии исковых материалов и приложить к исковому заявлению документ, удостоверяющий отсылку копий исковых материалов ответчику, а также документы, подтверждающие, что истцом были приняты меры к урегулированию спора.

В конце искового заявления указывается приложение: перечень документов, прилагаемых к заявлению. Исковое заявление направляется заказной корреспонденцией в адрес Арбитражного суда или передается непосредственного в канцелярию суда.

План темы. Вопросы.

1. Структура и функции служб «ДОУ». Организация документооборота: прием, обработка, регистрация, контроль, хранение документов, номенклатуры дел.

2. Регистрационные журналы. Систематизация документов и их хранение

Конспекты лекций по дисциплине:

«Документационное обеспечение

Управления»

МАХАЧКАЛА 2014г.

Тема 1. Введение. Документирование управленческой деятельности.

План темы. Вопросы.

1. Значение и содержание дисциплины «ДОУ» и связь ее с другими дисциплинами.

2. Государственная система «ДОУ».

3. Состав управленческих документов и его функции.

1. Значение и содержание дисциплины «ДОУ» и связь ее с другими дисциплинами.

Делопроизводство - это наука, которая занимается изучением и составлением деловых документов.

Службы ДОУ осуществляют основные функции:

1. Разработка и внедрение рациональных форм документов и организацию работы с документами;

2. Контроль и доставка документов исполнителям;

3. Регистрацию;

4. Формирование;

5. Оформление;

6. Издание и рассылка документов.

12 3 4 5 Следующая ⇒