ВОЗМОЖНОСТИ РЕДАКТИРОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 6Следующая ⇒

Создание шаблона. Шаблон представляет собой предварительно отформатированный рабочий лист, подготовленный к внесению в него определенных данных.

Шаблон создается с помощью команды меню Файл ► Сохранить как. Появится диалоговое окно Сохранение. В поле Имя файла введите имя созданного Вами шаблона – Шаблон1. В поле Тип файла выберите Шаблон. Нажмите кнопку Сохранить. Диалоговое окно закроется. Рабочая книга Шаблон1 сохранится в папке Шаблоны на системном диске ПК.

Возможно создавать не только шаблоны, но и рабочие книги на основе ранее разработанного шаблона, то есть открывается документ-шаблон в нем меняются данные, вычисления и производятся другие необходимые действия и сохраняется уже под другим именем с Типом файла - Книга Microsoft Excel.

Вставка примечания. Для создания примечания выделите ячейку, щелкните правой кнопкой мышки на ячейке и выберите из ниспадающего меню строку Вставить п римечание. Появится поле примечаний, помеченное именем пользователя. Введите текст в поле примечания. Щелкните вне поля примечаний. Поле примечаний закроется. В углу ячейки появится красный треугольник. Поместите указатель мыши на ячейку и появится текст примечания.

Вставка рисунка. Выделите ячейку и нажмите на закладку меню Вставка. В разделе Иллюстрации представлены возможные графические вставки. Это рисунок, клип, фигуры и SmartArt. Попробуйте вставить каждый из объектов этих разделов. После вставки картинки открывается раздел меню Работа с рисунками – формат. Здесь представлены все возможные операции над редактированием графических объектов.

Изменение размера картинки также возможно - установите указатель мыши на нижний правый маркер, нажмите левую клавишу мыши и перемещая маркер вверх и влево уменьшите/увеличьте рисунок.

Иногда требуется объединение двух графических объектов, например рисунка и объекта WordArt. Для этого после вставки каждого из этих объектов по отдельности необходимо отредактировать их расположение друг относительно друга, а затем с помощью нажатия кнопки Shift выделить оба объекта одновременно. Затем на панели инструментов или в ниспадающем меню от нажатия правой кнопки мышки нажать команду Группировать. Оба выделенных объекта объединятся в один.

Вид рабочего листа. В диалоговом окне Разметка страницы – параметры листа можно снять флажок Вид и поставить флажок Печать, тогда вы увидите лист таким, какой будет на печати. Также это можно увидеть с помощью команды меню Предварительный просмотр.

КОНСОЛИДАЦИЯ ДАННЫХ

Консолидация позволяет обобщать информацию, расположенную на нескольких рабочих листах.

ПРИМЕР. На рабочих листах с именами " январь", " февраль", " март" приведены фамилии торговых агентов и количество сделок, которые они совершили в течение месяца. Построить сводку за первый квартал.

Решение. Необходимо создать новую рабочую книгу, переименовать листы: " Январь", " Февраль", " Март", " 1 квартал".

Внесение заголовков одновременно в несколько листов . Выделите все листы с названиями месяцев: для этого перейдите на лист " Январь", нажмите клавишу Shift и, не отпуская ее, щелкните по ярлычку листа " Март". Будут выделены все листы рабочей книги, при этом активным листом останется " Январь". Введите в ячейку А1 " Фамилия И.О.", в ячейку В1 " Сделки", в С1 " Объем". Щелкните по ярлычку листа " Февраль", выделение с нескольких листов будет снято. Убедитесь, что в ранее выделенные листы внесен один и тот же текст в ячейки А1, В1, С1. Для иллюстративных целей поменяйте на листе " Февраль" содержимое ячеек: в В1 " Объем", а в С1 " Сделки".

Ввод информации в листы . Введите в листы с названиями месяцев информацию в соответствии с таблицей (названия месяцев вводить не нужно, они на ярлычках листов).

Консолидация . Прежде всего нужно выделить ячейку, которая будет служить верхней левой ячейкой для блока с результатами консолидации. Для этого перейдем на лист " 1 квартал" и выделим ячейку А1.

Выберем в меню " Данные/Консолидация". Появится диалоговое окно " Консолидация". В выпадающем списке " Функция: " выставлено " Сумма", т.е. выбранные данные будут суммироваться. Но можно выбрать и другую итоговую функцию: посмотрите список.

Следующее поле: " Ссылка". Выполним последовательность действий: установив фокус ввода в этом поле, будем по очереди выделять диапазоны для консолидации; когда в этом поле появится очередной диапазон, щелкнем кнопку " Добавить" — адрес диапазона переместится в окно " Список диапазонов".

Итак, щелкнем мышью в поле " Ссылка: ". Щелкнем по ярлычку листа " Январь" (в поле ввода появится " Январь! " — формируется адрес). Выделим блок А1: С4 (в поле ввода " Январь! $А$1: $С$4" ) — вокруг блока бегущая пунктирная рамка. Щелкнем кнопку " Добавить" — адрес диапазона окажется в поле " Список диапазонов: ". Аналогично добавим диапазоны " Февраль! $А$1: $С$3" и " Март! $А$1: $С$5". Список диапазонов консолидации сформирован.

В диалоговом окне имеется блок " Использовать в качестве имен" из двух флажков " подписи верхней строки" и " значения левого столбца". Установим оба флажка. Эти флажки нужно установить, потому что информация в таблице будет идентифицироваться по названиям строк и столбцов. Если бы таблицы по месяцам имели одинаковую структуру, но разные названия столбцов, например, на одном листе столбец называется " Сделки", а на другом — " Количество сделок", но их расположение в таблице одинаково, тогда следовало снять флажок " подписи верхней строки". Установите флажок " создавать связи с исходными данными". После щелчка по кнопке " ОК" на рабочем листе появится таблица:

Внесите изменения на одном из листов книги. Проверьте, изменилось ли значение в консолидированной таблице.

⇐ Предыдущая 123 4 5 6 Следующая ⇒