Запрос на выборку с параметром

⇐ ПредыдущаяСтр 4 из 5Следующая ⇒

О том случае, когда нет возможности точно указать параметры в условиях отбора, используются запросы с параметром. В этом случае при каждом выполнении запроса в окне диалогов будут запрашиваться параметры для условий отбора.

Предварительно в конструкторе запросов создается требуемый запрос. В условиях отбора вместо параметра в квадратных скобках указывается имя параметра, которое будет использоваться в окне диалогов. Имена параметров не могут содержать «.».

После этого выполняется команда «Запросè Параметры». В окне «Параметры запроса» в столбце «Параметр» записываются имена параметров (без скобок), а в столбце «Тип данных» указывается тип параметра.

Теперь при каждом выполнении запроса будут появляться окна диалогов для каждого параметра в отдельности.

Параметр – текстовое поле

Параметром может бать любое текстовое поле целиком.

Параметр – подстрока

Условие отбора имеет вид: Like “*”& [содержит]& ”*”

Оператор «& » - сцепление строк.

Параметр – диапазон значений

Условие отбора имеет вид: Between [Минимальное значение] And [Максимальное значение].

Задание 3. Создание отчетов

Цель: овладение навыками создания различных отчетов с использование мастера отчетов и конструктора.

3.1. Выполнение задания 3

1) Создать автоотчеты:

· автоотчет в столбец;

· автоотчет ленточный.

2) Создать отчеты с помощью мастера отчетов:

· отчет по нескольким полям одной таблицы;

· отчет с группировкой и итогами;

3) Создать отчеты с помощью конструктора отчетов:

· отчет с вычисляемыми полями;

· отчет с параметром;

· отчет с группировкой и итогами.

Методические указания по выполнению работы

Отчеты являются средством представления информации из базы данных в виде печатного документа.

Для создания отчета надо в главном окне базы данных выбрать объект «Отчеты» и нажать кнопку «Создать».

В окне «Новый отчет» выбрать способ создания отчета и таблицу или запрос, по которым будет создаваться отчет.

Для экспорта созданного отчета в WS Word надо выполнить команду «Сервисè Связи с Officeè Публикация в MS Word». В MS Word будет создан документ в формате «.rtf». Документ требуется отформатировать и обычным способом скопировать в шаблон отчета.

Автоотчеты

Автоотчет: в столбец

В окне «Новый отчет» выбрать «Автоотчет: в столбец» выбрать таблицу и нажать кнопку «ОК».

Автоотчет: ленточный

В окне «Новый отчет» выбрать «Автоотчет: ленточный» выбрать таблицу и нажать кнопку «ОК».

Мастер отчетов

Отчет по нескольким полям одной таблицы

В окне «Новый отчет» выбрать «Мастер отчетов» и таблицу, по которой составляется отчет. Нажать кнопку «ОК».

В окне «Создание отчета» выбрать поля для создания отчета и нажать кнопку «Далее». В открывшемся окне выбрать поле, по которому будет производиться группировка. Для этого в левом окне выделить нужное поле и нажать кнопку .

В следующем окне выбирается вид сортировки данных в отчете.

После нажатия кнопки «Далее» в новом окне выбираются макет отчета и ориентация страницы. В следующем окне выбирается стиль отчета.

И в последнем окне указывается название отчета.

Отчет с группировкой и итогами

Отчет с группировкой и итогами можно создавать по одной или нескольким таблицам. Если отчет создается по нескольким таблицам, в окне

после выбора полей одной таблицы в списке «Таблицы и запросы» выбрать другую таблицу и для нее выбрать поля.

При создании отчета с группировкой и итогами обязательно должны быть числовые поля.

В следующем окне мастер отчетов представляет вариант группировки исходя из структуры базы данных. Если требуется другой вид группировки надо щелкнуть в левом окне по соответствующей таблице.

Следующее окно позволяет выбрать подуровни группировки.

Если в выбранных полях присутствуют числовые поля, то в следующем окне кроме сортировки появится кнопка «Итоги».

Нажав на эту кнопку открыть окно «Итоги», в котором выбираются в каких полях какие итоговые значения вычислять.

Далее действия аналогичны предыдущему пункту.

Конструктор отчетов

Конструктор отчетов используется для создания новых отчетов или для доработки отчетов созданных с помощью мастера отчетов.

В главном окне базы банных на вкладке «Отчеты» нажать кнопку создать и в окне «Новый отчет» выбрать «Конструктор» и таблицу или запрос, по которым создается отчет. Нажать кнопку «ОК». Откроется конструктор отчетов. Одновременно открываются: список полей таблицы, «Панель элементов» и окно конструктора отчетов. По умолчанию рабочая область окна разбита на три области: «Верхний колонтитул» и «Нижний колонтитул» (данные, помещенные в эти области, повторяются на каждом листе сверху и снизу), «Область данных» (помещаются те данные, которые должны отображаться в отчете).

Для создания заголовка (располагается в верхней части первого листа) и примечания отчета (располагается в конце всего отчета и служит для подведения итогов отчета в целом) надо выполнить команду «Видè Заголовки/примечания отчета». В окне конструктора появятся еще две области: вверху «Заголовок отчеты», внизу «Примечание отчета».

Если требуется в отчете выполнить группировку данных и подведение промежуточных итогов по каждой группе, надо выполнить команду «Видè Сортировка и группировка». В окне «»Сортировка и группировка» в столбце «Поле/выражение» указать поля, по которым будет производиться группировка. В «Свойствах группы» для строк «Заголовок группы» и «Примечание группы» поставить значение «Да». В окне конструктора появятся две новые области сверху и снизу «Области данных»: «Заголовок группы < название группы> » и «Примечание группы < название группы> »

Размеры областей можно менять перетаскиванием границ мышкой.

В отчет кроме данных из таблицы можно помещать различные объекты, расположенные на «Панели элементов».

Для вставки в отчет текста используется элемент «Надпись».

Для вставки различных вычисляемых полей используется элемент «Поле».

Отчет с вычисляемыми полями

Создать в мастере отчетов отчет содержащий числовые поля и открыть его в режиме конструктора, нажав кнопку «Конструктор».

Добавить в отчет название поля (элемент «Надпись») и вычисляемое поле (элемент «Поле»). Формула должна начинаться со знака «=» и названия полей, используемых в формуле, заключаются в квадратные скобки.

ПРИМЕЧАНИЕ. Доработанная часть отчета обведена рамкой.

⇐ Предыдущая 1 2 345 Следующая ⇒