Построение базы данных в ACCESS

Создание таблиц

Запустить Microsoft Access. Выбрать пункт меню «Новая база данных».

В окне «Новая база\Имя файла» указать имя файла, в котором будет располагаться база данных. Рекомендуется задать тематическое имя базы данных, например, «Магазин» или «Сотрудник». Нажать кнопку «Создать»

После открытия базы данных в главном окне выбрать объект «Таблицы» и затем запустить конструктор таблиц («Создание\Конструктор таблиц»).

В конструкторе таблиц в столбце «Имя поля» перечислить все поля, содержащиеся в таблице. Имена полей не должны содержать точек.

В столбце «Тип данных» указать типы данных для всех полей. По умолчанию тип данных «Текстовый».

В столбце «Описание» помещается текст, который будет появляться в строке состояния во время работы с полем. Заполнять этого столбец необязательно.

В нижней части конструктора таблиц расположены «Свойства поля». В них указывается размер поля, его формат и другие параметры поля. Установите нужные размер поля, признак «обязательное поле», для полей типа «дата\время» задайте формат.

Создание первичного ключа

Для создания первичного ключа надо поставить курсор в строчку, в которой расположено поле, являющееся первичным ключом, и нажать кнопку «Ключевое поле» на панели инструментов.

Если первичный ключ является составным, то предварительно надо выделить требуемые поля и нажать кнопку «Ключевое поле».

Сохранение таблицы

Для сохранения таблицы надо закрыть конструктор таблиц и в появившемся окне нажать кнопку «Да»

В открывшемся окне «Сохранение» указать имя таблицы и нажать кнопку «ОК». Таблица должна именоваться именем сущности в единственном числе, например, «Магазин», «Товар».

В главном окне базы банных в объекте «Таблицы» появится значок таблицы.

Аналогичным образом создаются все таблицы.

При создании одинаковых полей в различных таблицах необходимо соблюдать единообразие в именах и описаниях этих полей. Т.е., если поле «номер_магазина» в двух разных таблицах имеет одно и то же имя, тип данных и размер.

Схема данных

Для создания связей между таблицами надо предварительно закрыть все таблицы.

Открыть окно «Работа с базами данных/Схема данных».

Если связи в базе данных устанавливаются впервые, на экране появится пустое окно «Схема связей» и окно «Добавление таблицы».

В окне «Добавление таблицы» выделить нужные таблицы и нажать кнопку «Добавить». Таблицы появятся в окне «Схема данных». После этого окно «Добавление таблиц» закрыть.

Для создания связи надо поставить курсор на первичный ключ (в таблице выделен полужирным шрифтом), нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, перетащить на соответствующий внешний ключ и отпустить кнопку мыши. После этого появится окно «Изменение связей». В этом окне названия главной и связанной таблиц и имена связанных полей. В нижней части окна указан тип связи (один ко многим).

Обязательно надо отметить флажками параметры «Обеспечение целостности данных», «каскадное обновление связанных полей» и «каскадное удаление связанных полей». После этого нажать кнопку «Создать».

Данную процедуру повторить для всех связанных полей.

Схема данных примет вид (таблицы в окне «Схема данных» можно перемещать):

Заполнение таблиц

Заполнение таблиц начинается с главных таблиц, т.е. с таблиц, которые стоят в связи на стороне «1». Затем заполняются таблицы, стоящие в связи на стороне «¥ ».

При заполнении таблиц необходимо учитывать:

1) значения первичных ключей не должны повторяться;

2) значения внешних ключей могут повторяться, но могут принимать значения только первичных ключей;

3) если в свойстве поля «Обязательное поле» стоит «да», его заполнение – обязательно;

4) заполнять поля необходимо только в соответствии с выбранными форматами.

Каждая таблица должна содержать не менее 10 записей (строк).

Экспорт данных в отчет

Конструктор таблиц

Конструктор таблиц экспортируется в отчет как копия экрана.

Открыть таблицу в режиме конструктора (в главном окне базы данных выбрать объект «Таблицы», в нем выбрать нужную таблицу и нажать кнопку «Конструктор»).

После открытия таблицы в режиме конструктора сделать копию экрана и поместить ее в отчет.

Схема данных

Открыть окно «Схема данных», сделать копию экрана и поместить ее в отчет.

Описание таблицы

Для экспорта описания таблиц надо:

1. Закрыть все таблицы.

2. Выполнить команду «Сервисè Анализè Архивариус».

3. В открывшемся окне «Архивариус» на вкладке «Таблицы» отметить все нужные таблицы и нажать кнопку «Параметры».

4. В окне «Печать описания таблицы» выполнить следующие установки:

· в «Включить в описание таблицы» – ничего не выбирается;

· в «Включить в описание полей» - имена, типы данных и форматы;

· в «Включить в описание индексов» - имена и поля;

5. Нажать кнопку «ОК» и в окне «Архивариус» нажать кнопку «ОК».

6. После того, как откроется окно «Описание объекта»,

выполнить команду на панели кнопок «Связи с Officeè Публикация в MS Word».

7. В MS Word будет создан новый документ в формате «.rtf», имя документа - doc_rptObjects. В этот документ будут помещены описания всех таблиц, причем для каждой таблицы описание будет на новой странице. Поэтому перед тем как поместить копию описания в отчет надо удалить разрыва страниц.

8. Сделать копию описания и поместить ее в отчет.

Экспорт таблиц

В главном окне базы данных поставить курсов на нужную таблицу и нажать кнопку на инструментальной панели «Связи с Officeè Публикация MS Word».

В MS Word будет создан новый документ в формате «.rtf», имя документа будет совпадать с именем таблицы.

Отформатировать таблицу и поместить ее копию в отчет.

Задание 2. Создание запросов

Цель: овладение навыками создания простых запросов и создание запросов с помощью конструктора.

2.1. Выполнение задания

1) Создать простые запросы:

· выбор полей одной таблицы;

· выбор полей из нескольких таблиц;

· запрос с итогами.

2) Создать запросы с помощью конструктора запросов:

· запрос на выборку:

· условие отбора «или»;

· условие отбора «и»;

· запрос с вычисляемыми полями

· запрос на выборку с параметром:

· параметр – значение текстового поля;

· параметр – подстрока;

· параметр – диапазон значений.

3) Поместить в отчет все выполненные запросы. При использовании конструктора его вид помещается в отчет.

⇐ Предыдущая 1 234 5 Следующая ⇒