Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология
Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии 


Заголовки и их составление в номенклатуре дел




Заголовок делакраткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

Заголовок дела – важнейший элемент номенклатуры дел.

В номенклатуру дел включаются:

· заголовки дел документов, составляемые в данной организации (учреждении);

· заголовки дел документов, поступающие в организацию (учреждение) из других организаций;

· заголовки дел документов общественных организаций, подразделений, действующих на общественных началах;

· заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с грифом «ДСП»;

· дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организаций (учреждения) или прекращения ее деятельности;

· заголовки не завершенных делопроизводством дел ликвидированной организации, правопреемником которой является организация (учреждение).

Заголовки печатных изданий в номенклатуру дел не включаются.

Основные требования к содержанию заголовка:

· четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела (например, «Приказы ректора университета по основной деятельности»);

· заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования;

· избегать неконкретных формулировок (например, «разные документы», «общая переписка»).

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

· название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

· название организации или структурного подразделения (автор документа);

· название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

· краткое содержание документов дела;

· название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

· даты (период), к которым относятся документы дела;

· указание на копийность документов дела.

Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела.

Делодокумент или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Понятие «дело» употребляется в заголовках судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других делах, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу. Например «Дело №5–63 (А) по иску ООО «БЕЛИНТЕК» к ОАО «ОМИКС» о взыскании 893140 руб.».

Название документа в заголовке дела указывается в единственном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия), например, «Протоколы собраний акционеров предприятия»).

Термин «документы» употребляется в заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в конце заголовка в скобках обязательно указываются основные разновидности документов, которые сгруппированы в деле. Например, «Кассовые документы (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер)».

Термин «документ» применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу. Например, «Документы к протоколам заседания ученого совета».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор. Например, «Годовой бухгалтерский отчет ООО «СОЮЗТЕХСЕРВИС» за 2000 год».

При заведении личных дел фамилия, имя, отчество лица, на которое заводится дело, указываются в именительном падеже. В наименованиях дел, содержащих документы по вопросам переписки, уточняется, с кем и по какому вопросу она ведется.

При указании в заголовке дела корреспондента необходимо учитывать следующее:

· если переписка ведется с однородными корреспондентами, то они не перечисляются, а указываются обобщенно. Например «Переписка института с высшими учебными заведениями по научным вопросам»;



· если переписка ведется с разнородными корреспондентами, то они не указываются. Например, «Переписка об организации региональной научно-практической конференции «Юридическое образование»»;

· если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке дела. Например: «Переписка с Министерством образования Республики Беларусь по учебным вопросам».

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например, «Переписка с главами администраций районов по социальным вопросам».

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Номенклатура дел организации (учреждения) на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года службой документационного обеспечения управления по установленной форме.

Названиями разделов номенклатуры дел организации (учреждения) являются названия структурных подразделений, расположенных в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации (учреждения). Первым разделом обязательно ставится служба документационного обеспечения управления (общий отдел), т.к. собирается организационно-правовая и организационно-распорядительная документация, характеризующая деятельность организации. Общественные организации указываются в конце номенклатуры дел наименований после структурных подразделений. Расположение разделов в номенклатуре дел закрепляется индексом структурного подразделения.

Номенклатура дел организации (учреждения) представляет собой многостраничный документ. Первый лист номенклатуры дел оформляется на общем бланке организации формата А4. Страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.

Номенклатура дел организации (учреждения) печатается, а затем тиражируется в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр хранится в службе документационного обеспечения управления, второй – используется службой делопроизводства как рабочий экземпляр, третий – в качестве учетного документа находится в архиве организации, четвертый – в государственном архиве.

При составлении номенклатура дел визируется заведующим архивом организации (учреждения), подписывается руководителем службы делопроизводства и после одобрения экспертной комиссии организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации (учреждения).

Согласованная с архивными учреждениями номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации, (учреждения) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел пересогласовывается с архивными учреждениями не реже, чем раз в 5 лет. В случае реорганизации она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования.

После утверждения номенклатуры дел руководителем организации (учреждения) для структурных подразделений и общественных организаций делаются выписки соответствующих им разделов для использования в работе.

Номенклатура дел организации (учреждения) является документом постоянного хранения и как самостоятельное дело подлежит учету по номенклатуре дел службы делопроизводства.

В организациях, не передающих документы на государственное хранение, разработанные номенклатуры дел ежегодно рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации. После одобрения экспертной комиссией номенклатуры дел утверждаются руководителем организации. Срок хранения их не менее 10 лет.

Требования к заполнению формы номенклатуры дел

Составляют номенклатуру по форме, установленной Примерной инструкцией по делопроизводству (Рисунок 7.3).

Номенклатура содержит в себе пять граф:

· 1 – индекс дела;

· 2 – заголовок дела (тома, части);

· 3 – количество дел (томов, частей);

· 4 – срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню;

· 5 – примечание.





Рекомендуемые страницы:


Читайте также:

  1. A.14. ОВКВ машинного отделения
  2. C. межотраслевой баланс производства, распределения и использования продукции в народном хозяйстве
  3. Cоотношение номинального и реального валютного курса в краткосрочной и долгосрочной перспективе. Факторы, определяющие динамику номинального валютного курса в долгосрочном периоде
  4. E. Распределительный характер
  5. Endow (наделять, одарять, обеспечивать доходом)
  6. G) коэффициенты деловой активности и рыночный стоимости
  7. G) определение путей эффективного вложения капитала, оценка степени рационального его использования
  8. G. Доходный метод оценки, определяющий сумму дисконтированного денежного потока
  9. H) доходный метод оценки, определяющий сумму дисконтированного денежного потока
  10. I MAKE AN UMBRELLA (я делаю зонтик)
  11. I MAKE ME A RAFT (я делаю себе плот)
  12. I этап. Определение стратегических целей компании и выбор структуры управления




Последнее изменение этой страницы: 2016-05-30; Просмотров: 345; Нарушение авторского права страницы


lektsia.com 2007 - 2021 год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! (0.007 с.) Главная | Обратная связь