|
Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
|
|
Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
Записки бывают: докладная, служебная, объяснительная. ⇐ ПредыдущаяСтр 3 из 3
Докладная записка – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам. Виды докладных записок По содержанию докладные записки подразделяются: 1.на инициативные; 2.информационные; 3.отчетные. Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы. Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы. Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п. В зависимости от адресата докладные записки подразделяются: 1.на внешние; 2.внутренние. Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты: 1.наименование организации; 2.наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА); 3.дату; 4.индекс; 5.место составления; 6.адресата; 7.заголовок к тексту; 8.текст; 9.подпись руководителя; 10.фамилию исполнителя, номер его телефона. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации Внешняя докладная записка
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 10.02.2014 № 12/05-14 О привлечении дополнительных трудовых ресурсов
Уважаемый Андрей Васильевич!
В силу недостатка в кандидатах на стадии формирования административного аппарата для филиала в г. Москве необходимо привлечь трудовые ресурсы из дополнительных источников в срок до 14.04.2014. Собеседования с новыми кандидатами провести до 21.04.2014. Оплата расходов по дополнительным услугам будет произведена в соответствии с п. 4.5 Договора услуг № 04/56 от 14.02.2014.
Начальник отдела кадров Семенов В.О. Семенов
В дело № 03-13 Одинцова 10.02.2014 Внутренняя докладная записка направляется за пределы учреждения, например в вышестоящую организацию, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, но с указанием всех необходимых реквизитов. К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся: 1.наименование структурного подразделения; 2.наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА); 3.дата; 4.регистрационный (исходящий номер); 5.заголовок к тексту; 6.текст; 7.отметка о наличии приложения (если есть); 8.адресат; 9.подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии). Внутренняя докладная записка Внутренняя докладная записка
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 07.04.2014 № 6 О прогуле, совершенном менеджером отдела продаж
Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 07.04.2014, менеджер по продажам Петрова Валентина Ивановна отсутствовала на рабочем месте в течение всего рабочего дня с 10 часов 00 минут до 18 часов 30 минут. Никаких сведений или документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия Петровой В.И., предоставлено не было. В связи с допущенным нарушением предлагаю уволить Петрову В.И. за прогул.
Начальник отдела продаж Игнатьев О.А. Игнатьев
В дело № 02-10 Сидорова 07.04.2014 образец оформления реквизитов докладной записки Угловое расположение реквизитов в докладной записке
Наименование структурного подразделения Адресат ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА ______________ № ________ Заголовок
Пример 4 Продольное расположение реквизитов в докладной записке
Наименование структурного подразделения
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА _____________ № _________
Адресат
Заголовок Служебная записка является разновидностью докладной. Это письменное информационное сообщение, широко применяемое в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и организационно-правовых форм. Служебные записки оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. Служебную записку подписывает специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания. Законодательством не предусмотрены жесткие требования к составлению и оформлению служебных записок, поэтому порядок их оформления с учетом специфики организации следует закрепить в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству. Формат служебной записки должен служить целям упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации. Образец оформления служебной записки
Служебная записка
В субботу, 19.04.2014, с 9: 00 до 16: 00 в отделе кадров ООО «Север» будут проводиться монтажные работы по установке сигнализации. Прошу Вас разрешить доступ для выполнения работ следующим сотрудникам компании «Энергосеть»: 1. Симакину И.П. 2. Иванову П.Н.
Начальник АХО Свиридов Н.Н. Свиридов
В дело № 02-14 Ильина 16.04.2014
Объяснительная записка – это внутренний документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу. Объяснительная записка пишется работником от руки в единственном экземпляре на стандартном листе бумаги формата А4 и адресуется потребовавшему ее лицу. Она также может быть набрана на компьютере с использованием трафаретной формы, принятой в организации. Форма объяснительной записки, а также способ исполнения (рукописный или на компьютере) законодательно не закреплены. Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом. образец оформления объяснительной записки Объяснительная записка
Считать причины неуважительными. Применить дисциплинарное взыскание Отделу кадров издать приказ. Директору ООО «СВ» А.В. Смолкину
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 14.04.2014 № 14 Об отсутствии на рабочем месте
Я, Александрова Ирина Игоревна, бухгалтер, отсутствовала на рабочем месте 14.04.2013 с 9 часов 00 минут до 15 часов 30 минут по личным обстоятельствам. Оправдательных документов не имею.
Бухгалтер Александрова И.И. Александрова Трудовой договор Примерный состав реквизитов трудового договора в соответствии с предписаниями раздела 2 ГОСТ Р6.30-2003 " УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов" (принят Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст) и положениями статьи 57 ТК РФ выглядит следующим образом: - наименование организации (предприятия, учреждения) - автора (разработчика) документа; - наименование вида документа; - дата документа; - регистрационный номер документа; - место составления или издания документа - указывается в случае, если определение места составления (издания) затруднено по реквизиту; - заголовок к тексту - указывается для отдельных видов трудовых договоров; - текст документа, в обязательном порядке включающий весь объем сведений, предусмотренный статьей 57 ТК РФ; - отметка о наличии приложения - указывается, если документ имеет приложение (приложения); - подпись (подписи); - гриф согласования документа - указывается, если трудовой договор подлежит внешнему согласованию; - визы согласования документа - указываются, если трудовой договор подлежит внутреннему согласованию; - оттиск печати; - отметка о заверении копии документа - указывается только на копиях трудовых договоров; - отметка об исполнителе; - идентификатор электронной копии документа; - отметка о получении работником второго экземпляра трудового договора. Наименование предприятия (организации, учреждения) - автора (разработчика) документа необходимо указывать полностью, в точном соответствии с наименованием, закрепленным в его учредительных (регистрационных) документах. Непосредственно над полным наименованием предприятия - автора (разработчика) указывается сокращенное либо - в отсутствие такового - полное наименование вышестоящей организации (органа управления (власти)) (при наличии последних). Наименование обособленного структурного подразделения организации - филиала, территориального отделения, представительства и пр. - указывается, если именно оно является автором (разработчиком) документа. Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000 - " Организационно-распорядительная документация" ). Дата документа - это реквизит, в котором зафиксировано время утверждения (подписания и т. п.) документа (см. ГОСТ Р51141-98). В рассматриваемом нами случае это дата подписания трудового договора работодателем, который в соответствии со сложившейся практикой делает это вслед за работником. Для обозначения даты подписания трудового договора может быть применен один из следующих способов: - цифровой, в соответствии с которым для обозначения даты используется упорядоченная последовательность арабских цифр: день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год - четырьмя арабскими цифрами, также отделенными точкой от последней пары цифр. например: 26.07.2007; - словесно-цифровой, в соответствии с которым для обозначения даты используется упорядоченная последовательность цифр (двузначное - для обозначения числа месяца, четырехзначное - для обозначения года, с добавлением через пробел сокращения " г." ) в сочетании со словесным обозначением наименования месяца, например, 26 июля 2007 г. Последний способ датирования документа - с учетом специфики функционального назначения трудового договора - является предпочтительным. Уточним, что дата документа указывается непосредственно после его подписания работодателем (представителем работодателя с соответствующими полномочиями). Дата документа располагается одним-двумя интервалами ниже реквизита " Наименование вида документа" с учетом вида бланка, на котором производится оформление трудового договора. Регистрационный номер документа - это номер, присвоенный трудовому договору в соответствии с правилами регистрации документов, установленными работодателем. Он может быть дополнен иными условными обозначениями, например буквенным обозначением " т/д". Регистрационный номер документа дополняется условным обозначением номера " N" и указывается на одной строке с реквизитом " Дата документа" (правее последнего) непосредственно после подписания трудового договора работодателем. Место составления (издания) документа указывается в том случае, если это не представляется возможным определить по реквизиту " Наименование организации", например, если в наименовании не упоминается соответствующая информация.. В соответствии с существующим порядком место составления трудового договора указывается в соответствии с принятой системой административно-территориального деления, при этом для юридических лиц местом составления (издания) документа, как правило, является место его нахождения, определяемое по месту государственной регистрации (по т. н. юридическому адресу) предприятия. Заголовок к текстуре является обязательным реквизитом. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание и функциональное назначение документа, быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок к тексту располагается одним-двумя интервалами ниже реквизита " Место составления (издания) документа". Для отображения названий разделов, как это предусмотрено Методическими рекомендациями ВНИИДАД (2003 г.), может быть использован шрифт в прописном начертании: ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА. Точки в конце заголовков не проставляются. Пункты и подпункты названий не имеют и нумеруются в пределах разделов арабскими цифрами. Например, пункты в составе первого раздела трудового договора будут иметь следующую нумерацию: 1.1, 1.2 и т. д. Соответственно подпункты, относящиеся к первому пункту первого раздела, будут иметь следующую нумерацию: 1.1.1, 1.1.2 и т. д. Текст трудового договора располагается одним-двумя интервалами ниже последней строки реквизита " Заголовок к тексту" (" Наименование вида документа" ) с выравниванием по ширине. При расположении текста трудового договора на двух и более страницах последние, за исключением титульной (первой), снабжаются нумерацией. Нумерация страниц документа производится в возрастающем порядке арабскими цифрами. Номера страниц указываются посередине верхнего поля. Точки после цифр, обозначающих номера страниц, не ставятся. Отметка о наличии приложения применяется при оформлении трудового договора, если последний имеет приложения. Если приложение (приложения) к документу упоминается по тексту трудового договора, то отметка о наличии приложения оформляется одним-двумя интервалами ниже последней строки реквизита " Текст": Приложение: на 3 л. в 1 экз. (для сброшюрованных приложений количество листов не указывается). Приложение, не упоминаемое по тексту, оформляют так: " Приложение: Обязательство работника о неразглашении сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, на 1 л. в 1 экз.". Если трудовой договор имеет несколько приложений, соответствующая отметка оформляется следующим образом: " Приложение: 1. Обязательство работника о неразглашении сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, на 1 л. в 1 экз. 2. Обязательство работника о необходимости отработать на предприятии не менее срока, указанного в п.... договора в связи с..., на 2 л. в 1 экз. 3.... и т. д.". Приложения к трудовому договору также должны быть подписаны работником и работодателем. Подпись - реквизит документа, представляющий собой оформленную надлежащим образом собственноручную подпись лица, уполномоченного подписать соответствующий документ (см. ГОСТ Р51141-98). Элементами реквизита, помимо собственноручной подписи (личной подписи), являются: наименование должности лица, подписавшего документ, а также расшифровка подписи, включающая инициалы и фамилию лица, подписавшего документ. Особенностью оформления данного реквизита является включение в его состав дополнительных элементов. Так, места расположения подписей работника и работодателя обозначаются соответствующими отметками, которые оформляются по аналогии с составляющей реквизита " Гриф согласования" и включают вынесенное в отдельную строку слово " РАБОТНИК" (" РАБОТОДАТЕЛЬ" ), дополненное двоеточием. В реквизит включается дата совершения подписи, на основе более поздней из которых определяют дату документа в составе реквизита. Подписи работника и работодателя располагаются на одном уровне, симметрично, одним или двумя интервалами ниже последней строки реквизита " Отметка о наличии приложения". Сведения о сторонах трудовых отношений указываются ниже через интервал. Представляется правомерным рассматривать их в качестве самостоятельного реквизита трудового договора. Этот реквизит, несмотря на определенное сходство его названия с названием реквизита " Адресат", в отличие от последнего не предусмотрен ГОСТ Р6.30-2003 и, соответственно, выполняет самостоятельную функцию, заключающуюся в фиксации сведений о: - юридическом или (и) фактическом адресе каждой из сторон трудовых отношений; - документах, удостоверяющих личность работника и работодателя - физического лица; - ИНН работодателя. Если трудовой договор подписывается представителем работодателя - например, начальником отдела кадров организации, - в тексте должны содержаться сведения, позволяющие идентифицировать личность представителя, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями (например, в виде ссылки на доверенность). Расположение реквизита выполняется на одном уровне, симметрично: слева - сведения о работнике, справа - о работодателе. Если в составе реквизита указываются и юридический, и фактический адреса (для работника - соответственно адрес регистрации и адрес постоянного места жительства), то об этом делаются отметки. В подобном случае сведения об адресах каждой из сторон располагаются в два яруса. Гриф согласования документа включает слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек, прописными буквами), наименование должности лица, с которым производится согласование, включая наименование организации, интересы которой данное лицо уполномочено представлять, его подпись, а также дату согласования. Гриф согласования документа располагается одним или двумя интервалами ниже последней строки реквизита " Подпись". Визы (виза) согласования документа - реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица организации - автора (разработчика) документа с содержанием последнего. Виза согласования документа включает наименование должности лица, с которым производится согласование, в том числе наименование структурного подразделения, его подпись, а также дату согласования. Виза согласования документа располагается одним или двумя интервалами ниже последней строки реквизита " Гриф согласования", а в его отсутствие - ниже последней строки реквизита " Подпись". Оттиск печати применяется для заверения подлинности подписи должностного лица (в данном случае - работодателя) на документе. Необходимость удостоверения подписи оттиском печати определяется по решению руководителя предприятия. Отметка о заверении копии документа оформляется только на копиях трудового договора. Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию исполнителя документа - например, работника отдела кадров предприятия, которому была поручена подготовка трудового договора, а также номер телефона, по которому с ним при необходимости можно связаться. Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Идентификатор электронной копии документа включает наименование файла на машинном носителе, а также дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Идентификатор электронной копии документа располагается в левом нижнем углу каждой страницы документа. образец оформления Должностная инструкция Состав реквизитов должностной инструкции в соответствии с предписаниями разд. 2 ГОСТа включает: Подпись - реквизит документа, представляющий собой оформленную надлежащим образом собственноручную роспись уполномоченного должностного лица. Гриф согласования документа располагается одной-двумя строками ниже последней строки реквизита " Подпись". В отдельных случаях допускается оформление реквизита на отдельном листе - так называемом листе согласования. Виза согласования документа включает наименование должности лица, с которым производится согласование, включая наименование структурного подразделения, его подпись, а также дату согласования. образец оформления
Штатное расписание Рекомендации по заполнению отдельных граф, полей, строк штатного расписания
В поле " Наименование организации" указывается наименование организации в точном соответствии с учредительными документами организации. Важно! Обязательно указывается код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код по ОКПО представляет собой идентификационный код предприятия или организации, состоящий из 8 цифр.
Между наименованием формы документа («ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ») и грифом утверждения в присутствующем поле указываются номер и дата составления штатного расписания. В случае если штатное расписание составляется впервые, как правило ему присваивается N 1, далее может применяться сквозная нумерация. В графе «Дата составления» указывается число, когда фактически составлено штатное расписание. Дата составления и время, с которого штатное расписание вводится в действие, могут различаться. В строке «на период ______ с «___» ________ 20___г.» указывается период, на который утверждается штатное расписание (обычно на 1 год), а так же с какой даты оно начинает действовать (например: с 1 января по 31 декабря планируемого года) Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации. В гриф утверждения документа в поле «Приказом организации от» вносятся реквизиты приказа, которым было утверждено штатное расписание. Непосредственно под грифом утверждения в поле «Штат в количестве» в единицах указывается общее количество штатных единиц организации. Заполнение граф штатного расписания -В графе 1 " Наименование" указывается наименование структурных подразделений организации. Под структурными подразделениями следует понимать как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки и т.д., а под другой местностью - местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта. Как правило, в данной графе указываются все подразделения в иерархической последовательности, то есть начиная с руководства (" Администрация" ) и далее по подчиненности. -графа 2 «Код» предполагает указание номеров подразделений в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации -графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации». Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. В случае если работа не связана с тяжелыми условиями труда и предоставлением определенных льгот и гарантий (например: дополнительные отпуска, сокращенная продолжительность рабочего времени, повышение оплаты труда), то наименование должности, профессии определяет работодатель. Также см. справку: «Работа с вредными или опасными условиями труда» -в графе 4 " Количество штатных единиц" указывается количество штатных единиц, предусмотренных в данной организации для конкретной должности (специальности, профессии). - в графе 5 " Тарифная ставка (оклад) и пр., руб." указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации Обратите внимание! В тарифную ставку или оклад не включаются надбавки (компенсационные и стимулирующие выплаты), поскольку для них предусмотрены иные графы. Заполнение этой графы зависит от системы оплаты труда. Иными словами, если для определенной должности предусмотрена повременная система оплаты труда, то в графе 5 " Тарифная ставка (оклад) и пр., руб." указывается тарифная ставка (например: 100руб.), затем указывается единица времени, за которую предусмотрена данная тарифная ставка (например: 100руб./час). Если для определенной должности предусмотрена сдельная система оплаты труда, то в графе 5 " Тарифная ставка (оклад) и пр., руб." указывается тарифная ставка (например: 100руб.), затем указывается количество выработанной продукции, за которую предусмотрена данная тарифная ставка (например: 100руб./шт.). В таком случае в графе 10 " Примечание" как правило, указывается соответствующий вид системы оплаты труда. Однако, в случае необходимости выплачивать например одному из двух бухгалтеров заработную плату в большем размере, данное право работодатель может реализовать путем установления ему доплат или надбавок, которые указываются в разделе «Надбавки, руб.» в графах 6, 7 и 8. - в графах 6, 7 и 8 " Надбавки, руб." указываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации, а также введенные по усмотрению организации. Надбавки бывают: -выплачиваемые по инициативе организации-работодателя (например: за выслугу лет; за знание иностранного языка и др.); -установленные законодательством (которые работодатель обязан выплачивать): -за подвижной характер работы; -за разъездной характер работы; -за работу вахтовым методом; -за работу в условиях Севера; -за допуск к государственной тайне. Набавки могут выплачиваться в твердой сумме (при изменении оклада размер надбавок может быть как сохранен, так и изменен) или в процентах (размер надбавок автоматически изменяется в случае изменения оклада). При невозможности заполнения организацией граф 5-9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.) образец оформления Популярное:
|
Последнее изменение этой страницы: 2016-06-05; Просмотров: 2088; Нарушение авторского права страницы
