Методические указания к контрольной работе

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 5Следующая ⇒

для студентов специальности 1-26 02 03 «Маркетинг»

Заочной формы обучения

Могилев 2010

УДК 339.138

ББК 65.290-2

Д 54

Рекомендовано к опубликованию

учебно-методическим управлением

ГУ ВПО «Белорусско-Российский университет»

Одобрено кафедрой «Маркетинг и менеджмент» 28 апреля 2010г.,

протокол № 9

Составитель ст. преподаватель Г. В. Довженко

Рецензент канд. экон. наук, доц. Н. С.Желток

Методические указания предназначены для выполнения контрольной работы по дисциплине «Делопроизводство» студентами специальности 1-26 02 03

«Маркетинг» для студентов заочной формы обучения

Учебное издание

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Ответственный за выпуск А. В. Александров

Технический редактор А. Т. Червинская

Компьютерная верстка Н. П. Полевничая

Подписано в печать. Формат 60х84/16. Бумага офсетная. Гарнитура Таймс. трафаретная. Усл.-печ. л.. Уч.-изд. л.. Тираж экз. Заказ №

Издатель и полиграфическое исполнение

Государственное учреждение высшего профессионального образования

«Белорусско-Российский университет»

ЛИ № 02330/375 от 29.06.2004 г.

212000, г. Могилев, пр. Мира, 43

университет», 2010

Введение

Высокая культура управленческого труда базируется на знании основ делопроизводства и деловой документации. Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На ее основе принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как способа доказательства и средства управления. Документы отражают оперативную деятельность учреждений, организаций и предприятий. От правильного составления документа зависит его юридическое значение, его правовая сила. От своевременного составления и оформления документов, от того, насколько быстро можно навести необходимую справку и проверить исполнение, насколько организовано их хранение в архиве, зависит четкость действий, руководство делами учреждений, организаций, предприятий и осуществление деловых взаимоотношений с другими органами и клиентурой.

Работа с документами, их составление и изготовление, учет и классификация, анализ и обобщение – предмет труда работников управленческого аппарата. Управленческая деятельность присуща всем предприятиям, организациям и учреждениям. Конечный результат управленческой деятельности зависит от множества промежуточных звеньев, одним из которых является делопроизводство. Делопроизводство координирует все этапы работы – от проектирования до практической реализации решений.

Знание основ делопроизводства необходимо любому современному специалисту. Именно документ, как зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служит основным доказательством того или иного факта деятельности учреждения, организации (предприятия), в том числе при решении различных споров. При построении системы документирования административной деятельности учреждений надо учитывать, что быстрота, аккуратность, четкость и качество работы администрации во многом зависят от состояния и организации документирования ее деятельности.

Задача курса – дать знания о делопроизводстве, его составных частях, общем положении делопроизводства, о его месте и значении в системе управления, о его функциях и задачах, дать студентам системное представление о составе служебных документов, особенностях оформления в соответствии с существующими правилами, ознакомить с практикой работы с документами в организациях, учреждениях, на предприятиях.

Настоящие методические указания должны помочь студентам в освоении данной дисциплины.

Организация делопроизводства. Документ и система документации

Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по

Рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения. Важнейшим носителем информации, т. е. результатом отражения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека, выступает документ. Документ определен как « материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве». Зафиксировав информацию, он тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Документ, регистрируя явления, выполняет функцию учета, используется как доказательство чего-либо. История рассматривает документ прежде всего как исторический источник. Таким образом, документ может выполнять несколько функций, т. е. он много-функционален.

В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно-поисковой работы.

Связывая процесс управления с документированием, следует отметить, что он включает такие основные документируемые операции, как: сбор и обработка документной информации; подготовка решения; принятие и документирование решения; доведение решения до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передача информации; хранение и поиск информации.

Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций.

Документами называются соответствующим образом составленные, подписанные и заверенные деловые бумаги, которые оформляют различные хозяйственные операции, правовые отношения и действия юридических лиц и отдельных граждан.

Корреспонденция – это совокупность писем и документов, предназначенных для оформления деловых (служебных) отношений, для переписки между предприятиями, учреждениями и гражданами.

Документированием называется процесс подготовки и создания документов. Результатом документирования является документ.

Ряд функций управления является типовым, присущим любому управленческому аппарату. Эти функции отражаются в документах.

Совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систему документации.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы:

- документы по общим и административным вопросам, т. е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью;

- документы по функциям управления.

Управленческая деятельность фиксируется в различных видах документов. Их можно разделить на группы:

1) распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы);

2) организационные документы (уставы, положения, инструкции);

3) организационно-распорядительные документы (протоколы);

4) информационно-справочные документы (справки, докладные записки, письма, телеграммы, телефонограммы и др.);

5) претензионные документы (претензионные письма, иски, жалобы).

Для выработки определенных принципов составления и оформления

документов, форм и методов работы с ними производится их классификация. Документы классифицируют по содержанию информации, которую они несут, происхождению, назначению, месту составления, исполнения и хранения, степени подлинности и ряду других признаков. Важнейшим классификационным признаком документа является его содержание. Согласно этому выделяют документы по административным вопросам, вопросам материально-технического снабжения, планирования, бухгалтерского учета, подготовки и расстановки кадров, финансово-кредитным, внешнеторговой деятельности и др.

Документы классифицируют по различным признакам.

По способу фиксации информации: письменные (рукописные, машинописные, типографские, напечатанные на персональных компьютерах), графические, фотокинодокументы.

По содержанию: первичные, в которых фиксируются исходные данные, и сводные, в которых фиксируются данные из первичных документов.

По происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными.

По наименованию: приказы, протоколы, акты, справки, письма и ряд других документов.

По месту составления: внутренние, составляемые работниками данного предприятия, и внешние, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц.

По срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен.

По степени гласности: обычные, секретные и для служебного пользования.

По юридической силе: подлинные и подложные.

Что влияет на приобретение документом юридической силы?

1 Соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими

документ, положений действующего законодательства.

2 Документирование предполагает соблюдение установленных правил

записи информации. Эти правила специфичны для каждого типа документа и регламентируются ГОСТами и другими нормативно-методическими материалами.

Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для

каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т. е. обязательных элементов оформления документов.

По назначению (стадиям создания): подлинники (оригиналы) и копии.

Подлинник – это документ, окончательно отредактированный, соответствующим образом оформленный и подписанный. Обычно это первый экземпляр документа.

Копия – это полное воспроизведение подлинного документа. Копия должна быть заверена подписями ответственных работников аппарата, а также печатью учреждения. На верхнем поле первого листа копии документа пишется слово «Копия». В делопроизводственной практике имеют место такие разновидности копий, как отпуск, дубликат и выписка.

Отпуск – это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготавливается одновременно с подлинником.

Дубликат – это вторично воспроизведенный документ, целиком повторяющий подлинник (оригинал). Дубликат выдают взамен утраченного подлинного документа.

Выписка – это копия какой-либо части подлинного документа. При этом на документе пишется заголовок «Выписка» и указывается, из какого документа она сделана, его индекс и дата. Выписку подписывает уполномоченное лицо, затем ее заверяют печатью.

По срокам исполнения: срочные, весьма срочные, несрочные.

По количеству отраженных в них вопросов: простые (содержащие один вопрос) и сложные (содержащие несколько вопросов).

По степени обязательности: информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации: индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носящие обязательный характер.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т. к. экономят время на подготовку.

По срокам хранения документы подразделяют на три группы: постоянного срока хранения, временного срока хранения ( до 10 лет) и длительного срока хранения ( свыше 10 лет).

Для создания документов используются различные материальные объекты (бумага, магнитные и оптические диски, кинопленка и др.), которые служат для закрепления и хранения на них речевой, звуковой или изобразительной информации.

2 Документирование управленческой деятельности организации, учреждения, предприятия

Обработка документов в аппарате управления включает документирование информации, обработку информации, содержащейся в документах, и организацию работы с документами.

⇐ Предыдущая 123 4 5 Следующая ⇒