Документооборот. Состав и учет объема документооборота

Проблема совершенствования документооборота является одной из

наиболее актуальных в современном документоведении. С плохой организацией документооборота связывают многие недостатки в документационном обеспечении управления (ДОУ).

Первое определение документооборота было зафиксировано в ГОСТ

16487-70 «Документооборот - движение документов в организации с момента их получения или издания до завершения исполнения или отправки».

Различают три основных потока документации:

- документы, поступающие из других организаций (входящие);

- документы, отправляемые в другие организации ( исходящие);

- документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документооборот является составной частью ДОУ, цель которого-информационное обеспечение деятельности учреждения, ее документирование и хранение ранее созданной управленческой информации. ДОУ непосредственно зависит от управленческих решений, документационное обеспечение которых как процесс включает три составляющие: информационную поддержку решений, то есть обеспечение принимаемого решения информацией (документами), документирование решения и контроль за его выполнением. Основными составляющими этого процесса являются: получение исходной информации, постановка цели (задачи), поиск необходимой информации (справочная работа), выработка решения (составление проекта документа), его согласование, редактирование, изготовление, удостоверение, отправка (передача адресату), контроль за исполнением решения. Документооборот, рассматриваемый как результат, будет представлять собой совокупность документов, используемых и создаваемых в процессе принятия решений, и контроль за их исполнением. Объем документооборота определяется количеством входящих, исходящих и внутренних документов учреждения за конкретный период (год, квартал, месяц, день). Рациональная организация документооборота предусматривает учет следующих принципов: прямоточность, непрерывность, ритмичность, параллельность, пропорциональность. Принцип прямоточности движения документов требует, чтобы перемещение документов осуществлялось по наиболее короткому пути. Для выполнения этого требования очень важно создать для всех документопотоков наиболее целесообразную технологию обработки, последовательность выполнения операций. Наиболее простой форме движения потоков документов соответствует линейное расположение структурных подразделений. Принцип непрерывности в документообороте- это непрерывная подача документов на тот уровень, где по ним принимается решение. Этот принцип несовместим с «залеживанием» документов, их скоплением в одной инстанции. Принцип ритмичности документооборота означает равномерность движения потоков документов. Принцип параллельности означает выполнение отдельных операций по обработке документа в процессе его движения. Основное назначение этого принципа состоит в сокращении времени на прохождение документа. Параллельное выполнение отдельных операций значительно ускоряет как документооборот, так и исполнение документа в целом. Принцип пропорциональности предполагает пропорциональную равномерную загрузку каналов движения документов. Важным является принцип самостоятельности и ответственности в работе с документами. Этот принцип означает, что при всех действиях – направлении, распределении, согласовании, подписании и др. необходимо строго руководствоваться функциями учреждения и его частей, компетенцией работников. Значительное влияние на документооборот оказывают существующая структура и функции учреждения, формы и методы управленческой деятельности. Поэтому оперативному прохождению и исполнению документов, помимо чисто делопроизводственных причин, препятствуют организационные недостатки, отсутствие четкого разграничения обязанностей между должностными лицами, недостаточная определенность функций некоторых учреждений и их отдельных структурных подразделений.

Масштабы управления на основе научно-технического прогресса требуют механизации делопроизводства на всех его этапах. Механизация делопроизводственных процессов заключается в применении технических средств для выполнения операций по документированию и обработке документов. Электронная техника стала реальной необходимостью при решении задач документационного обеспечения управления предприятием. В эпоху компьютеров традиционное определение документа нуждается в уточнении, так как в настоящее время документами могут быть сообщения, полученные по электронной почте, звуковые файлы, видеофильмы. Поэтому документу можно дать следующее определение- это совокупность информации, доступная человеческому восприятию. Существует множество программ для составления и редактирования служебных документов. Несмотря на бурное развитие электронных документов, специалисты считают, что ряд организационных и технических трудностей не позволит им в обозримом будущем полностью заменить и исключить из обращения традиционные документы.

Организация контроля за исполнением документов

Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов. Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела или специально назначенным лицом. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций, - с даты их поступления. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации.

Контрольная работа № 1

Вариант 1

1ЕГСД, цель ее создания и значение.

2Служебная переписка и принципы ее организации.

3Составьте приказ по предприятию об итогах ревизии по проверке

финансового учета. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей.

Вариант 2

1 Документ и система документации. Виды документов.

2 Общие требования к служебным документам. Формуляры и бланки

документов.

3 Составьте докладную записку начальника отдела руководителю

предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке по причине слабого контроля со стороны главного механика.

Вариант 3

1 Назначение и особенности оформления служебных писем.

2 Виды документов по личному составу.

3 Составьте телеграмму от лица, находящегося в служебной командировке.

Текст должен содержать просьбу о продлении командировки. В телеграмме вместо печати указываются номер и дата командировочного удостоверения, наименование организации, выдавшей его, а также серия, номер и дата паспорта лица, находящегося в служебной командировке.

Вариант 4

1 Роль и значение форм документов.

2 Классификация документов по видам деятельности, месту составления,

срокам хранения, форме.

3 Вам как руководителю отдела рекламы необходимо разработать документ,

на основании которого будет составлен приказ о поощрении ведущего специалиста этого отдела за успешное выполнение заказа на рекламу.

Вариант 5

1 Организация контроля за исполнением документов.

2 Первичная обработка поступивших в организацию документов и ее распределение.

3 Составьте письмо-просьбу коммерческой фирмы «Минскснаб-сбыт» французской фирме «Окситроль» об организации встречи для установления сотрудничества в поставках точной измерительной аппаратуры.

Вариант 6

1 Организационные документы, их назначение.

2 Протокол как форма документирования работы и решений коллегиальных

органов. Реквизиты протокола.

3 Составьте докладную записку главного бухгалтера директору об итогах

работы. В заключении докладной записки необходимо поставить вопрос о премировании работников бухгалтерии.

Вариант 7

1 Общая характеристика организации распорядительных документов. Значение ОРД для административной деятельности.

2 Приказы по основной деятельности. Реквизиты.

3 Составьте документ с просьбой об увольнении с должности ведущего

экономиста в связи с его переездом на другое место жительства.

Вариант 8

1 Информационно-справочные документы, их назначение.

2 Регистрация документов.

3 Составьте справку для предъявления в военкомат о факте обучения

студента в МГУ. Оформите на бланке с угловым расположением реквизитов.

Вариант 9

1 Номенклатура дел. Что включает в себя понятие «Формирование дел»?

2 Задачи экспертизы ценности документов.

3 Составьте письмо, подтверждающее факт отправки договора № 13/14 от

25.10.02г. Недостающие реквизиты и элементы текста составьте самостоятельно.

Вариант 10

1 Должностная инструкция. Приведите пример.

2 Оформление реквизитов «Заголовок к тексту», «Адресование документов».

3 Составьте акт о передаче компьютера одним должностным лицом другому. Основание: распоряжение директора организации.

Вариант 11

1 Ведение трудовых книжек работников. Что такое «дубликат» трудовой

книжки?

2 Виды докладных записок, их реквизиты.

3 В качестве начальника отдела составьте характеристику на сотрудника

отдела.

Вариант 12

1 Способы удостоверения документов ( подпись, печать, утверждение).

2 Оформление приказов по личному составу. Оформите выписку из приказа.

3 Составьте письмо-приглашение с предложением посетить международную

специализированную выставку. Выставка проходит в павильоне выставочного комплекса по ул. Янки Купалы.

Вариант 13

1 Документооборот. Состав и учет объема документооборота в учреждении.

2 Акты, их виды, реквизиты, правила составления, юридическое значение.

3 Подготовьте приказ о предоставлении планового отпуска работнику. Основание: заявление работника. Визы: начальник отдела кадров, юрисконсульт.

Вариант 14

1 Порядок прохождения и исполнения входящих документов.

2 Правила оформления реквизита «Подпись».

3Оформите подписи руководителя учреждения, его заместителя,

руководителя структурного подразделения; двух лиц, не соподчиненных по должности; документа, составленного комиссией.

Вариант 15

1 Порядок прохождения исходящих и внутренних документов в процессе их

Подготовки.

2 Контрольная картотека, ее разделы.

3 Подготовьте приказ о приеме работника на работу. Основание: заявление работника, трудовой контракт. Визы: начальник отдела кадров, юрисконсульт.

Вариант 16

1 Экспертиза ценности документов.

2 Порядок подготовки документов для сдачи в архив. Порядок хранения дел

в текущем делопроизводстве. Сроки хранения документов.

3 Составьте документ, на основании которого физическое лицо будет

принято на работу в фирму «Закат» в юридический отдел на должность юриста с окладом согласно штатному расписанию на основании трудового договора от 24.12.02г.

Вариант 17

1 Согласование документов. Виза и гриф согласования.

2 Правила оформления реквизита «Гриф утверждения».

3 Составьте протокол общего собрания работников производственного кооператива, на котором обсуждался вопрос о создании производства строительных материалов для строительства жилых домов. На собрании была заслушана информация председателя о возможности создания такого цеха и перспективах его работы. После обсуждения было принято решение поручить председателю и его заместителю по строительству в течение 6 месяцев развернуть работу и выделить для этих целей 315 млн рублей.

Вариант 18

1 Передача документов при реорганизации или ликвидации учреждения.

2 Требования к разработке бланков документов.

3 Составьте и оформите телеграмму фирмы «Восход» Слуцкому

предприятию «Кристалл» о полном отказе от оплаты за поступившую продукцию в связи с тем, что эта продукция не была заказана. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

Вариант 19

1 Оформление реквизитов документов.

2 Схема продольного и углового расположения реквизитов.

3 Составьте докладную записку о причинах несвоевременного

представления информации о выполнении приказа директора. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

Вариант 20

1 История развития делопроизводства в Республике Беларусь.

2 Функции документов. Унификация и стандартизация документов.

3 Составьте докладную записку начальника отдела руководителю

Вариант 21

1 Классификация документов.

2 Виды документов, служащие основанием для принятия решения: справки,

докладные записки, акты. Порядок их составления и оформления.

3 Составьте служебное письмо по следующим данным: автор письма

Институт повышения квалификации архитекторов; адрес института: 111112, г.Москва, ул. Заречная, д.13, тел. 290-18019, факс-290-19-18, подписывает письмо ректор института КУДРЯШЕВ В. С.; адресат: ректор Смоленского института правоведения БЕСПАЛОВ А. И. Письмо является ответным на инициативное с входящим номером 193/16 от 22.11.02г. В тексте письма изложено сообщение о возвращении проекта «Кадры», потому что проект имеет существенные недостатки, которые требуют устранения.

Вариант 22

1 Организация переписки и ее совершенствование. Прием и распределение

корреспонденции, сортировка, вскрытие конвертов, проверка правильности доставки и целостности вложений.

2 Документы, подлежащие регистрации.

3 Составьте и оформите внутреннее согласование документа руководителями

структурных подразделений учреждения.

Вариант 23

1 Организация делопроизводственной службы в учреждении. Инструкции о

делопроизводстве, их значение и требования, предъявляемые к ним.

2 Виды документов по личному составу, особенности их оформления. Трудовой договор.

3 Оформите несколько видов отметок: об исполнителе документа, об исполнении документа и направлении его в дело.

Вариант 24

1 Составление и оформление служебных писем. Реквизиты письма.

2 Подлинник документа, копия документа, дубликат.

3 Составьте телефонограмму исходя из следующего условия:

Хлебокомбинат 10 декабря 2002 года не обеспечил завоз хлебобулочных изделий в магазин № 15 г. Могилева. Телефонограмму за подписью директора торга НЕКРАСОВА И. И. адресовать на имя директора с просьбой принять меры, исключающие в дальнейшем срыв завоза хлебобулочных изделий.

Вариант 25

1 Телеграммы, телефонограммы. Их назначение и оформление.

2 Структура и штатная численность. Штатное расписание.

3 Составьте проект приказа по ОАО « ГУМ» об утверждении инструкции по

делопроизводству. В констатирующей части укажите, что в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству, канцелярией универмага разработаны порядок прохождения документов и стандарты на организационно-распорядительную документацию. В распорядительной части утвердите инструкцию и поручите заведующей канцелярией обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства на предприятии и установить контроль за соблюдением требований инструкции.

Вариант 26

1 Подготовка и передача дел в архив организации (ведомственный архив).

2 Требования к разработке бланков документов.

3 Оформите несколько видов адресатов: учреждению, его структурному

подразделению, руководителю учреждения, конкретному должностному лицу, ответственному за содержащийся в документе вопрос.

Вариант 27

1 Передача документов при реорганизации или ликвидации организации

( предприятия).

2 Экспертиза ценности документов организации.

3 Оформите письмо, используя следующие данные: Автор письма –

Министерство культуры Республики Беларусь. Адресат – Управление культуры Брестского облисполкома. Дата. № 3-8/924. Текст: Напоминаем Вам, что 15.03.2003г. необходимо представить информацию об исполнении приказа министра от 12.02.2003г. № 135 « О мерах по устранению недостатков в работе служб ДОУ в системе министерства». Подписывает письмо управляющий делами министерства. Все недостающие реквизиты оформить самостоятельно.

Вариант 28

1 Трудовой контракт.

2 Обработка внутренних документов.

3 Оформите приказ по основной деятельности, используя следующие данные:

Министерство образования Республики Беларусь. ПРИКАЗ. 00.00.00 № 64,

г. Минск. Об утверждении примерной инструкции дел и типового положения о постоянно действующей экспертной комиссии средних специальных учебных заведений. В целях совершенствования работы с документами в средних специальных учебных заведениях ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить примерную номенклатуру дел и типовое положение о постоянно действующей экспертной комиссии средних учебных заведений. 2. Учебным заведениям в работе со служебными документами руководствоваться утвержденной приказом министра от 00.00.00 № 64 примерной номенклатурой дел. 3. Главному управлению по образованию установить постоянный контроль за работой со служебными документами в подведомственных учебных заведениях в соответствии с настоящим приказом. 4. Контроль за исполнением приказа возложить на зам. министра А.В. Петрова. Подписывает приказ министр образования Республики Беларусь.

Вариант 29

1 Формирование и ведение личных дел.

2 Дубликат трудовой книжки.

3 Оформите акт, используя следующие данные: АКТ. Дата. Индекс.

г. Минск. О списании имущества. УТВЕРЖДАЮ Зам. директора Минского завода «Электроника» Иванов А. В. 00.00.00 Основание: приказ директора завода от 00.00.00 № 00 « О проведении инвентаризации». Составлен комиссией: председатель – начальник отдела снабжения А. И. Петров. Члены комиссии: инженер завода В. Н. Беляев, заведующий складом К. С. Сидоров.

В период с 00.00.00 по 00.00.00 комиссия провела работу по установлению непригодности к дальнейшему использованию имущества. Комиссия установила, что имущество согласно прилагаемому к акту перечню подлежит списанию из-за непригодности к дальнейшему использованию. Составлен в 2-х экземплярах: 1-й экземпляр – в отдел снабжения; 2-й экземпляр – в бухгалтерию. Приложение: перечень имущества на 3л. в 2-х экз. Председатель комиссии А. Н. Иванов, члены комиссии: В. Н. Беляев, К. С. Сидоров.

Вариант 30

1 Порядок прохождения исходящих и внутренних документов в процессе

их подготовки.

2 Требования к оформлению документов по личному составу.

3 Оформите справку, используя следующие данные: СПРАВКА. Дата.

Индекс. г. Минск. Детский сад № 61 Центрального района г. Минска. Иванова А. Н. работает инженером отдела снабжения Минского завода «Электроника» с 00.00.00. Начальник отдела кадров. Печать.

Порядок выбора варианта контрольной работы

Вариант контрольной работы студенты выбирают согласно последним

⇐ Предыдущая 1 2 3 45