Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология
Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии


Если приложения сброшюрованы, количество листов можно не указывать.



Документы, которые являются приложениями к другим, должны быть оформлены на стандартных листах бумаги и иметь в правом верхнем углу отметку, состоящую из слова «Приложе­ние» (которое печатают без кавычек), наименования, номера, даты и других реквизитов основного документа.

Например:

Приложение

 

к приказу ректора университета

11.04.99 № 07/21

При наличии нескольких приложений к одному документу на них проставляется порядковый номер. «Приложение № I», «Приложение № 2» и т. д.

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать про­писными буквами, а также центровать это выражение, наимено­вание документа, его дату, и регистрационный номер относи­тельно самой длинной строки, например,

ПРИЛОЖЕНИЕ № 3

 

к приказу ректора университета

11.04.2000 № 07/21

 

Реквизит 21 подпись. Право подписи управленческих доку­ментов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распреде­лением их обязанностей, установленным правовым актом (ус­тавом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др.).

Доклады, докладные записки, справки и другие документы справочного, информационного и аналитического характера мо­гут быть подписаны исполнителем (автором) документа, но толь­ко в тех случаях, когда решаемые в документе вопросы не выхо­дят за пределы его прав и компетенции.

Документ может быть подписан двумя или более должно­стными лицами, если за его составление и содержание от­ветственны несколько должностных лиц. Например, доку­менты, в которых содержатся сведения денежного, матери­ального, кредитного характера, являющиеся основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей; документы, изменяющие кредитные и расчетные обязательства, подписывают и руководитель организации, и главный бухгалтер. Документы, составленные совместно двумя или более организациями, подписывают руководители этих организаций.

В состав реквизита «подпись» входит наименование должно­сти лица и наименование организации, которую оно возглавляет (если документ подготовлен без использования бланка), личная подпись, инициалы и фамилия.

Если документ оформлен на бланке, то реквизит «подпись» включает краткое наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию.

Если документ подготовлен двумя организациями и его под­писывают лица равных должностей, то их подписи располагают двумя группами на одном уровне. Например:

 

В таком случае документы оформляют не на бланках и под­писывают столько экземпляров документа, сколько организаций принимало участие в их разработке. Таким образом каждая ор­ганизация (учреждение) имеет официально оформленный под­линник документа.

Если документ подписывают несколько должностных лиц одной организации, их подписи располагают одну под другой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей. Например:

Две подписи оформляются на документах коллегиальных органов — протоколы и выписки из них подписывают председа­тель и секретарь.

Документы, составленные комиссией (акты), подписывают председатель и все члены комиссии.

Подпись должна быть как на документах, направляемых в другие организации, так и на тех, которые остаются в делах ор­ганизации — автора документа. Приложения к документам так­же должны быть подписаны в установленном порядке.

Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив 2—3 межстрочных интервала.

В отечественной практике оформления документов часто встречается проставление косой черты или предлога «за» перед наименованием должности руководителя, означающих, что до­кумент подписан другим должностным лицом. Такая практика недопустима, это нарушает юридическую силу документа. Доку­мент может подписать лицо, официально исполняющее обязан­ности руководителя. Использование предлога «за» или сокраще­ния «зам», «врио» недопустимо.*

 
 


* ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М., 1997, с.2—3. С изменениями № 1, утвержден­ными постановлением Госстандарта России «О принятии и введении в действие изменения ГОСТ Р» № 9-ст от 21.01.2000.

 

Допускается в реквизите «подпись» центрирование наимено­вания должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например,

В ряде случаев (для подписания приглашений, извещений, справок, внутренних документов) может быть использовано факсимиле. Факсимильная подпись — это механическое вос­произведение собственноручной подписи руководителя. Органи­зация самостоятельно определяет порядок использования фак­симильной подписи и виды документов, которыми она заверя­ется. Правила пользования факсимиле закрепляются либо изда­нием распорядительного документа, либо инструкцией по дело­производству. При этом необходимо помнить, что использова­ние факсимильной подписи вместо настоящей не должно про­тиворечить закону или иным правовым актам.

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» установил порядок удостоверения доку­мента, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью информационных и телекоммуникационных систем. Юридиче­ская сила таких документов удостоверяется электронной цифро­вой подписью.*

 
 


* Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации» от20.01.95. №24-ФЗ.

 

Реквизит 22 гриф согласования документа. Реквизит 23 визы согласования документа. Согласование документа осуществля­ется в тех случаях, когда возникает необходимость оценки его содержания определенным кругом должностных лиц. Оценка проводится с точки зрения целесообразности создания доку­мента, его соответствия действующему законодательству, точ­ности изложения и формулировки рассматриваемого вопроса и др. Согласование документа необходимо для подтверждения согласия одного или нескольких должностных лиц, структур­ных подразделений, организаций или учреждений с решением вопроса, изложенным в документе.

Согласование документа в пределах одной организации оформляется визой. Согласно требованиям ГОСТ Р 6.30-97 при визировании документа указывают наименование должности, личную подпись, ее расшифровку и дату. Например,

Такое оформление облегчает работу с документом специали­стам аппарата управления при подготовке проекта документа, делопроизводственной службе — при контроле качества подго­товки документа и его оформления, руководителю — при под­писании документа.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны послед­него листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.*

 
 


* ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М., 1997, с.2-3. С изменениями № 1, утвержденны­ми постановлением Госстандарта России «О принятии и введении в действие изменения ГОСТ Р» № 9-ст от 21.01.2000.

 

Порядок и последовательность визирования определяются в каждой конкретной организации инструкцией по делопроизвод­ству (по работе с документами) или регламентируются распоря­дительным документом первого руководителя. Проекты инст­рукций, других ведомственных нормативно-распорядительных документов визируют начальники заинтересованных структур­ных подразделений. При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. По усмотрению организации допускает­ся полистное визирование документа и его приложения.

Проекты документов, подготовленные в одной организации и затрагивающие интересы других, согласовываются с ними в установленной очередности. При этом согласование оформляет­ся или на последнем листе проекта документа, ниже всех под­писей, или выносится на отдельный лист согласования, который является приложением к подлиннику документа. Согласование при этом оформляется в виде грифа, включающего слово «СО­ГЛАСОВАНО», должности руководителя и наименования орга­низации, с которой согласовывают документ, его личной подпи­си, инициалов, фамилии и даты. Гриф согласования на доку­менте располагают ниже подписи слева. Например:

 

Если согласование осуществляется отдельным документом вышестоящей организации или коллегиальным органом после обсуждения документа на его заседании, то гриф согласования оформляется следующим образом:

 

 

Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами без кавычек.

Реквизит 24 печать. Заверение документов печатью организа­ции — особый способ их удостоверения, подтверждения их юридической силы. Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на многих организационных документах (положениях, уставах, учредительных договорах, штатных расписаниях и др.). Печать применяется также во всех случаях удостоверения прав должно­стных лиц организации, подтверждающих расходование денеж­ных средств и материальных ценностей, и др.

Печати подразделяют на гербовые и простые. Гербовая печать круглая, в центре помещается изображение Государственного герба Российской Федерации (субъекта Федерации), а по ок­ружности — наименование организации. Воспроизведение Госу­дарственного герба Российской Федерации обязательно на печа­тях центральных органов власти, центральных органов федераль­ной исполнительной власти, на печатях иных органов государст­венной власти. Герб субъекта Российской Федерации размещает­ся на печатях органов представительной и исполнительной власти субъектов Федерации. Герб города, района Российской Федера­ции размещается на печатях органов представительной и испол­нительной власти города, района в соответствии с Федеральным законом от 28 августа 1995 г. № 154 ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федера­ции». Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами — федеральными законами, нормативны­ми актами субъектов Федерации, города, района.

В негосударственных организациях используется фирмен­ная печать, которая приравнена к гербовой — в центре раз­мещается эмблема организации или аббревиатура ее наимено­вания, по окружности — полное наименование организации. В некоторых законодательных актах, регламентирующих по­рядок создания и деятельность организаций различных орга­низационно-правовых форм собственности, устанавливаются и требования к печатям. Например, п.6, ст.2 Федерального закона «Об акционерных обществах»: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его на­хождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».

Простые печати могут быть квадратными, круглыми, прямо­угольными, треугольными, овальными. На них воспроизводится название организации и структурного подразделения, которое использует печать в своей деятельности. Оттисками таких печа­тей пользуются для заверения справок, копий документов, на­правляемых за пределы организации, при рассылке копий рас­порядительных документов, при опечатывании пакетов, банде­ролей, шкафов и т.д.

Оттиск печати на документах проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ. На документах фи­нансового характера печать проставляется без захвата наиме­нования должности и подписи, на специально для этого отве­денном месте. Как правило, место проставления печати отме­чается символом «М.П.»

Печати хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах).

Воспроизведение оттиска гербовой печати предусмотрено специальными нормативными актами (например, Инструкция о порядке ведения трудовых книжек). В делопроизводственной практике принято составлять индивидуальный для каждой орга­низации список документов, на которых проставляется печать, он вводится в действие приказом руководителя или является приложением к инструкции по работе с документами.

Примерный перечень документов, заверяемых печатью, дан в приложении 2.

Реквизит 25 отметка о заверении копии. Копия документа — воспроизведение всех его реквизитов. Копия может быть изготовлена перепечаткой подлинника или снятием с него копии с помощью копировального аппарата. Если изготавли­вается копия с документов, касающихся прав и интересов граждан, то на верхнем поле документа проставляется слово «копия». В делопроизводственной практике копируют в ос­новном исходящие документы для того, чтобы в делах орга­низации остались их копии. Заверяют копии работники дело­производственной службы, проставляя ниже реквизита «под­пись» слово «Верно» с указанием должности, фамилии, лич­ной подписи и даты. Например:

 

В ряде организаций устанавливается более жесткий порядок заверения, при котором верность копии удостоверяется, кроме того, проставлением печати. Проставление печати на копиях документов (выписках из них) обязательно, если документ пред­ставляется в другие организации. В ряде случаев законодательно определено нотариальное заверение копий документов (устав, свидетельство о регистрации, лицензия и др.).

Выписки из протоколов заверяет секретарь, который со­ставлял протокол и осуществляет его хранение, из приказов — секретарь (или инспектор), который отвечает за хранение до­кументов.

Реквизит 26 отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя и номер его телефона, разме­щается на лицевой или оборотной стороне последнего листа до­кумента на 2—4 интервала ниже реквизита «подпись» и печата­ется от левого поля. Отметка носит справочный характер и предназначена для оперативной связи получателя со специали­стом, который непосредственно готовил данный документ. Рек­визит может быть оформлен в двух вариантах:

а) фамилия исполнителя (без инициалов) и номер телефона;

б) имя, отчество, фамилия исполнителя и номер телефона. Например:

Сидоркин 709 44 23 Илья Ильич Сидоркин 709 44 23

В некоторых организациях рядом с отметкой об исполнителе помещают код машинистки (или оператора ПК), которая печа­тала текст документа.

Реквизит 27 отметка об исполнении документа и направле­нии его в дело. Этот реквизит наносится на документ от руки после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

Содержание отметки об исполнении зависит от характера исполнения документа (например, подготовка письменного от­вета, проведение переговоров, достижение устного соглашения). На нижнем поле первого листа документа слева исполнитель от руки делает краткую надпись о характере исполнения докумен­та, указывает номер дела, в которое помещен документ на хра­нение, дату и ставит подпись. Например:

В ряде организаций существует практика, когда отметка об исполнении подписывается руководителем структурного подраз­деления, в котором исполнялся документ.

Реквизит 28 отметка о поступлении документа в организацию. Согласно ГОСТ Р 6.30-97 в правом углу нижнего поля входящих документов должны быть проставлены входящий учетный номер и дата получения документа в организации, которой документ адресован. Отметка о поступлении документа может простав­ляться от руки или для этой цели используют штампы. В штам­пе указывается наименование организации, номер (индекс вхо­дящего документа) и дата поступления.

Реквизит 29 идентификатор электронной копии документа. Реквизит предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в ле­вом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие по­исковые данные, установленные в автоматизированной системе обработки документов.

Требования к изготовлению документов

Упорядочение процессов документирования включает поми­мо соблюдения процедур составления документов также и опре­деленные требования к их изготовлению, что обеспечивает еди­ный стиль их оформления.

Управленческие документы изготавливаются на пишущих машинках или компьютерах. Документы должны выглядеть ак­куратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений. Существуют определенные правила изготовления документов на печатающих устройствах, выполнение которых обеспечивает ра­циональное размещение всех реквизитов, а также придает доку­ментам официальный характер, обеспечивает их качество.

Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1, 5—2 ин­тервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2—3 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кро­ме текста) — 28 знаков.

Текст документа на бланках А4 печатают через полтора меж­строчных интервала, на бланках А5 — через один интервал.

Сложившиеся правила размещения реквизитов на документе и оформления документа сводятся к следующему:

• От границы левого поля печатают:

реквизиты «заголовок к тексту», «текст» (без абзацев), «от­метка о наличии приложений», «фамилия исполнителя и номер его телефона», «отметка об исполнении документа и направле­нии его в дело», наименование должности в реквизитах «под­пись», «гриф согласования», заверительные надписи «верно»; слова «примечания» и «основание», если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию; в приказах, распоряжениях слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛА­ГАЮ»; в протоколах слова: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ».

• Отступив пять печатных знаков от границы левого поля, печатают начало абзацев.

• Отступив 32 печатных знака — реквизит «адресат».

• Отступив 40 печатных знаков — реквизиты «гриф ограни­чения доступа к документу» и «гриф утверждения».

• Отступив 48 печатных знаков, печатают инициалы и фа­милию должностного лица в реквизите «подпись».

При подготовке документов с использованием компьютера обычно применяют специальные программные средства — тек­стовые редакторы, которые имеют существенные отличия в сво­их функциональных возможностях.*

 
 


* Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Система организационно-распоряди­тельной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Научная Книга, 1998, с.44-47.


 

Контрольные вопросы

1. Какой формат бумаги рекомендован для оформления служеб­ных документов?

2. Назовите основные виды бланков, применяемые в учреждениях.

3. Перечислите реквизиты, входящие в состав бланка для письма.

4. Чем отличается общий бланк от бланка для письма?

5. Какие требования предъявляются к оформлению реквизита «наименование организации»?

6. Что входит в состав реквизита «справочные данные об организации»?

7. Каковы порядок датирования документа и виды дат?

8. Каковы составные части регистрационного номера документа и порядок его проставления?

9. Каков порядок адресования документа?

10. Какими способами оформляется утверждение документа?

11. Какие требования предъявляются к резолюции, каков поря­док ее оформления?

12. Какие требования предъявляются к заголовку?

13. Каков порядок оформления приложений к документу?

14. Каков порядок оформления реквизитов «подпись» и «отметки о заверении копии»?

15. Как оформляется согласование документа?

16. Каков порядок проставления на документах печатей?

17. Перечислите отметки, проставляемые на входящем докумен­те, укажите порядок их оформления.

 

Составление документов

Требования к тексту документа

Текст — главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ. Пункт 3.19 ГОСТ Р 6.30-97, посвя­щенный тексту документа, начинается с указания на язык тек­ста. «Документ может быть составлен как на русском, так и на­циональном языке в соответствии с законодательством о госу­дарственных языках Российской Федерации и субъектов Рос­сийской Федерации». ГОСТ определяет также случаи, когда тек­сты документов пишутся только на русском языке. Только на русском языке текст оформляется при направлении документов:

• в федеральные органы государственной власти, органы го­сударственной власти субъектов Российской Федерации;

• на предприятия, в организации и их объединения, не на­ходящиеся в ведении данного субъекта Российской Феде­рации или расположенные на территории других субъек­тов Российской Федерации.

При составлении документа руководствуются следующими правилами.

Сначала уточняются целесообразность, цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет пра­вильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и харак­тер изложения текста.

Затем необходимо изучить законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативные акты, регулирую­щие порядок решения вопросов такого рода. Это самый глав­ный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно, если подобный вопрос решается составите­лем впервые. Знание законодательно-нормативных актов обес­печит соответствие содержания документа компетенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку.

Далее изучаются ранее изданные документы как вышестоя­щей, так и своей организации, чтобы избежать противоречия с ними и дублирования, заострить внимание на нерешенных сто­ронах проблемы. Этот этап особенно важен при подготовке рас­порядительных документов.

Затем приступают к сбору информации по существу поставлен­ного в документе конкретного вопроса. Для этого могут быть при­влечены справки, отчеты, докладные записки, акты, письма и т.д.

Зная на основании законодательно-нормативных актов, как решаются подобные вопросы, и собрав всю необходимую ин­формацию, составляют проект документа.

В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые к текстам документов.

Прежде всего следует помнить, что чаще всего служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приво­димых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.

Важнейшими являются требования достоверности и объек­тивности информации, фиксируемой в документе, максималь­ной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.

Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния дела, непредвзятое описание и оцен­ка событий.

Полнота информации предполагает, что в документе изло­жена вся информация, необходимая для решения вопроса, по­ставленного в документе. Именно неполнота информации чаще всего заставляет запрашивать недостающие сведения, порождает переписку и задерживает решение вопроса.

Краткость достигается прежде всего отбором необходимой и достаточной информации, исключением повторений и излиш­них подробностей. Второстепенные факты, не влияющие на ре­шение вопроса, лучше отбросить. Каждое слово в тексте доку­мента должно нести смысловую нагрузку.

Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложе­ния. Четкость изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий управленческой деятельности. Неточно понятый распорядительный документ, пись­мо и т.д. могут привести к нежелательным последствиям.

Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста, продуман­ность формулировок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит пе­ред определяемым словом. Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слов. Например:

Повысить дисциплину помог переход на хозяйственный расчет.

Если поводом для создания какого-либо документа послу­жил другой документ или доказательством служат сведения из другого документа, в тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются вид документа, наименование организации-автора, дата документа, регистрационный номер документа и заголовок к тексту. Например:

В соответствии с приказом Федеральной архивной службы России от 11.12.97 № 401 «Об организации учета особо ценных документов...»

или

В соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 1'5.06.95 № 1474-РП «О мерах по стимулированию жилищного строительства»...

К особенностям делового стиля относится широкое приме­нение устойчивых языковых формул — языковых оборотов, ис­пользуемых в неизменном виде. Они вызваны прежде всего по­вторяемостью управленческих ситуаций и сравнительной огра­ниченностью деловой речи. При использовании компьютера эти стандартные фразы и выражения вводятся в память машины.

Для стиля служебных документов характерно также употреб­ление устойчивых словосочетаний, так как в деловой докумен­тации большинство слов употребляется только с одним или ог­раниченной группой слов. В методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов приведен об­ширный алфавитный список наиболее употребляемых в деловой речи глагольно-именных словосочетаний по второму (именно­му) компоненту*. Например: акт — совершать, составлять, подписывать, утверждать; заявка — выполнять, давать, делать, по­давать, принимать, отклонять, удовлетворять и т.д.

 
 


* Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации. -М.: Главархив СССР, 1982, с.24-43.

 

Примеры употребления стандартных фраз, выражений и сло­восочетаний в служебных документах рекомендуется давать как приложения в инструкциях по делопроизводству или в правилах составления и оформления документов конкретных учреждений.

Большое внимание нужно уделять отбору слов. Следует из­бегать тавтологии — использования в одном предложении одно­коренных слов. Например: следует отметить следующее, май месяц, пять человек детей, памятный сувенир и т.п.

Трудности в восприятии текста документа часто вызывает наличие профессиональных терминов. Их употребление должно быть ограничено. В том случае, если термин может оказаться непонятным адресату, а его заменить нельзя, следует в скобках дать его объяснение.

Недопустимо употребление в служебных документах разговор­ных и устаревших слов, архаизмов. Например: канцелярист и т.д.

Служебные документы отличает нейтральный тон. Пере­писка ведется от третьего лица, единственного или множест­венного числа, местоимения заменяются существительными (фирма просит, банк не возражает, завод направляет или на­правляем, считаем возможным, перечисляем и т.п.). В распоря­дительных документах, отражающих принцип единоначалия, текст излагается от первого лица. Так же пишутся объясни­тельные записки, заявления, большая часть докладных записок (приказываю, предлагаю, прошу).

В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, используется форма изложения от третьего ли­ца единственного числа (совет постановляет, правление решило).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного лица (постановили, решили, предлагаем).

В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного лица (слушали, выступили, поста­новили), а запись выступлений ведется от третьего лица единст­венного числа (Иванов возражает... и предлагает).

Широко применяются в служебных документах сокращенные слова и словосочетания, что уменьшает объемы документов и ус­коряет восприятие информации. Например: военно-морские силыВМС; отдел труда и зарплаты — ОТЗ; абсолютный — абс.; страни­ца — с.; так далее — т.д.; смотри — см. и т.д. Сокращения должны быть понятны адресату, поэтому применяются общепринятые сокращения. Кроме того, рекомендуется при первом употребле­нии сокращения в тексте в скобках давать его расшифровку. На­пример: ОРД (организационно-распорядительная документация). Написание сокращений ведется в соответствии с классификато­рами технико-экономической информации, требованиями госу­дарственного стандарта* и правилами русской орфографии. Од­нако эти документы не всегда бывают под рукой, поэтому реко­мендуется использовать словарь сокращений ** русского языка.

 
 


* ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Федера­ции. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов, п.4.12. Сокращения.

** Алексеев Д. И, Гозман И.Г., Сахаров Г.В. Словарь сокращений русского языка. — М.: Русский язык, 1984.

 

Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные. Простые, т.е. содержащие один вопрос, документы значительно легче в обработке (регистра­ция, постановка на контроль, формирование в дела), направлении на исполнение. Сложные документы чаще всего касаются несколь­ких самостоятельных вопросов и исполнителей или даже разных структурных подразделений. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения. Их обработка вызывает некоторые трудности (при регистрации вносится несколько вопро­сов, при постановке на контроль выделяется каждый вопрос и т.д.). Сложно решить вопрос о помещении такого документа в де­ло. Поэтому при составлении наиболее многочисленных видов информационно-справочных документов (письма, докладные за­писки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу.

Протоколы, приказы, постановления обычно бывают слож­ными по содержанию. Они формируются в отдельные дела, на обложках которых содержание не раскрывается, а указываются лишь вид документа, автор и дата.

При чтении документа большое значение имеет последова­тельность представления информации, четкое выделение ее ос­новных частей, т.е. структура текста. Под структурой текста понимается совокупность текстовых компонентов, расположен­ных в определенной последовательности.

Обычно в тексте документа выделяются две смысловые час­ти: в одной излагаются причины, основания или цели составле­ния документа, в другой — выводы, предложения, просьбы, рас­поряжения, решения, рекомендации. Например:

В январе 1998 г. институт проводит конференцию «Проблемы развития предпринимательства в России». Будут обсуждены про­блемы структурных изменений в экономике и развития предприни­мательства.

Просим принять участие и подготовить свои предложения.

Декан факультета И.А. Скокшина

В последние десятилетия для облегчения восприятия ин­формации и выделения сути документа рекомендуется начинать его с заключительной части, т.е. с изложения существа вопроса: просьбы, предложения и т.п., а затем подкреплять их обоснова­ниями. Например:

Прошу дополнительно выделить 30 тыс. руб. на приобретение ПЭВМ для лаборатории.

Предполагается проведение лабораторных занятий по состав­лению документов, редактированию текстов, организации спра­вочной работы, контроля за исполнением документов. Количество ПЭВМ в лаборатории рассчитывается на обеспечение занятий од­ной подгруппы студентов.

Можно составлять документы только из заключительной части, например, письма и заявления с просьбой — без мотиви­ровки, приказы — с одной распорядительной частью. Например:

Прошу принять меня на работу оператором ЭВМ на 1, 5 став­ки с 15 августа 1998 года.

или

УВОЛИТЬ

Яковлева Александра Николаевича, младшего референта, 01 сентября 1998 года по собственному желанию, ст.31 КЗОТ РСФСР.

Для лучшего восприятия документа его текст делится на аб­зацы — простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Обыч­но абзац содержит не более двух — трех предложений. С абза­ца начинается каждая новая мысль. Подобный прием помога­ет вдуматься в содержание документа, сделать небольшие ос­тановки при его чтении.

ГОСТ рекомендует печатать абзац, отступив пять печатных знаков. В США и Великобритании рекомендуется текст документов печатать через один интервал, а каждый новый абзац отделять от предыдущего двойным интервалом, но начинать от полей.

Тексты документов сложных, больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются на части: разделы, подраз­делы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими циф­рами. Порядок нумерации должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 1.5-92* Номер каждой части включает номера соответ­ствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например, номер подпункта включает номера раздела, подраз­дела, пункта и порядковый номер подпункта. Все они разделя­ются точками, но в конце номера точка не ставится. Например: 1.2.1, 1.2.2, 2.9.1 и т.д.

 
 


* ГОСТ Р 1.5-92, п. 4.2, 4.3.

 

Структура текста отдельных видов документов может быть пре­допределена нормативными актами, в которых указывается, из ка­ких частей документ состоит. Так, например, составляются долж­ностная инструкция, положение о структурном подразделении.

Особые требования предъявляются к составлению бухгалтер­ских документов.

Первичные бухгалтерские документы выполняются, как пра­вило, на унифицированных бланках, при их составлении лишь вписываются (заполняются) части текста. К их заполнению нормативные акты предъявляют особые требования.

Записи в первичных финансовых документах производятся чернилами, пастой шариковой ручки или при помощи пишу­щих машин и средств механизации. Свободные строки прочер­киваются.


Поделиться:



Популярное:

Последнее изменение этой страницы: 2016-07-14; Просмотров: 951; Нарушение авторского права страницы


lektsia.com 2007 - 2024 год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! (0.102 с.)
Главная | Случайная страница | Обратная связь