Способы автоматизации делопроизводства

⇐ ПредыдущаяСтр 9 из 9

При стандартизации разработки и внедрения автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АСДОУ) применяется международный стандарт ИСО 15489—2001 «Информация и документация. Управление документами».

Способами автоматизации делопроизводства являются: разработка оригинальной системы автоматизации делопроизводства; инсталляция типовой системы автоматизации делопроизводства; настройка инструментальных средств автоматизации делопроизводства.

К инструментальным средствам автоматизации делопроизводства относятся:

- средства создания документов – текстовый процессор Microsoft Word (предназначен для создания, просмотра, модификации и печати текстовых документов), текстовый редактор Word for Windows или Win Word (облегает такую рутинную и трудоемкую часть делопроизводства, как документирование), электронные таблицы Microsoft Excel (позволяет выполнять вычисления, анализировать данные и работать со списками в таблицах и веб-страницах), электронная презентация Microsoft Point (позволяет готовить доклады для собраний и совещаний и создавать веб-страницы);

- системы управления базами данных – Microsoft Access (позволяет создавать базы данных и программы для работы с данными, управления и контроля за ними);

- система обеспечения групповой работы - Internet Explorer (поиск и отображение информации и веб-узлов в Интернете), технология Group Ware (объединяет в подсистеме компьютерные рабочие места сотрудников, наиболее тесно связанных информационно);

- системы управления документами - персональный архив Euphrates 96;

- системы электронной почты - персональный организатор Microsoft Outlook (позволяет получать и отправлять почту, работать с расписанием, контактами и задачами и вести запись своих действий), Outlook Express (отправка и получение сообщений по электронной почте и из групп новостей);

- системы управления деловыми процессами.

Анализ рынка АСДОУ

Критериями выбора автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АСДОУ) являются: тип организации, масштаб организации, годовой объем документооборота, стиль управления и корпоративная культура.

Повышение эффективности деятельности организации при внедрении автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АСДОУ) достигается за счет сокращения затрат на бумажные документы, сокращения непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников, ускорения информационных потоков, изменения корпоративной культуры организации.

Один из основных вопросов, определяющих успешное использование автоматизированных систем документационного обеспечения управления на предприятии – надёжность сохранности документов в электронной форме, т.е. информационная безопасность АСДОУ.

Решение проблемы сохранности электронных документов складывается из:

- устойчивого электропитания;

- резервного копирования;

- антивирусной защиты;

- профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ).

Первая задача, наиболее просто решаемая – это обеспечение надёжного бесперебойного электропитания компьютера. Для её решения служат устройства, которые так и называются – источник бесперебойного питания (ИБП). В своей основе ИБП представляет собой аккумулятор, который обеспечивает электропитание компьютера в период отсутствия напряжения в сети. В случае выхода напряжения за пределы установленного значения (как правило, ниже 197V или выше 254V) происходит автоматическое переключение на питание аккумулятора. Поскольку время переключения составляет 2-5 миллисекунд, компьютер как бы «не замечает» этого и продолжает работать.

Современные ИБП часто комплектуются программным обеспечением, позволяющим даже в отсутствие пользователя при перебоях в электропитании корректно завершить работу всех программ. Однако на практике такое программное обеспечение применяется только в больших организациях для поддержки круглосуточно работающих серверов.

Но стабильное электропитание – это только один компонент, обеспечивающий защиту информации в ваших компьютерах. Причиной утраты важной информации могут стать неквалифицированные действия сотрудников, случайное стирание (удаление) необходимых файлов, а также и поломки собственно компьютерного оборудования.

Вторая задача – это обеспечение резервного копирования документов организации, фирмы, отдела, подразделения и конкретного сотрудника для восстановления утраченных документов. Под резервным копированием понимается создание копий документов на сменном внешнем носителе (на дискете, магнитной ленте, диске и т.п.).

Наличие резервной (страховой) копии позволяет восстановить документы при случайном их удалении или поломке компьютера.

Третья задача обеспечения сохранности документов в электронной форме – использование специального программного обеспечения, гарантирующего защиту данных от разрушения вирусами.

Антивирусные программы предотвращают проникновение вирусов на компьютеры организации, выявляют инфицированные файлы и осуществляют лечение заражённого компьютера. Особо опасны вирусы в условиях локальной сети, когда, проникнув на один компьютер, вирус может поразить все компьютеры, объединённые в сеть. Основные источники вирусов:

- нелегальное программное обеспечение (чаще всего игры);

- дискеты, заражённые вирусом, находящимся в загрузочном секторе;

- документы MS Word и Excel, заражённые макровирусами.

Каждый сотрудник, обменивающийся информацией на дискетах, а в небольших фирмах им чаще всего является секретарь, должен первым делом, получив дискету, запустить антивирусную программу и потратить минуту на проверку дискеты на наличие вирусов. Эта процедура должна быть обязательной для всех сотрудников организации, работающих с дискетами, и записана как обязанность в их должностных инструкциях.

Максимальную защиту от вирусов, переносимых на загрузочных секторах дискет, обеспечивают антивирусные программы, включающие резидентный монитор – программу, автоматически запускаемую в момент включения компьютера и отслеживающую все обращения к дискам и файлам. Эти программы обнаруживают вирусы в момент обращения к дискете и позволяют сразу же их удалять или лечить заражённые файлы. Даже если сотрудник вставил заражённую вирусом дискету в компьютер и не запустил антивирусную программу, всё равно вирус будет сразу же обнаружен и обезврежен.

Четвёртая задача – осуществление диагностики состояния компьютера с использованием программ, предотвращающих «зависание» системы, обеспечивающих сохранение данных в случае «краха системы» и т.п. Работа таких вспомогательных программ направлена на сохранение данных даже в случае сбоев в работе программного обеспечения.

Возможно, многим в процессе работы часто встречалась ситуация, когда на экран выводится сообщение типа: «Программа выполнила недопустимую операцию и будет закрыта». При этом никакой возможности сохранить уже проделанную работу (например, подготовленный документ) нет. Приходится закрывать программу и начинать всё сначала. А иногда перед вами появляется синий экран с непонятным сообщением или компьютер вообще перестаёт реагировать на команды и только жалобно пищит при каждом нажатии на клавиши клавиатуры. Все эти случаи, как правило, вызваны недоработками в программном обеспечении, конфликтами между работающими программами или сбоями в аппаратной части компьютера. Для предотвращения таких ситуаций существуют специальные вспомогательные программы – утилиты. Наиболее известный в нашей стране производитель таких программ – фирма Symantec.

5.5. Применение современных офисных программ для составления, оформления, хранения документов

Любой новый документ, создаваемый в текстовом редакторе типа MS Word, базируется на определённой основе – «шаблоне». Шаблон может быть чистым листом бумаги, содержащим лишь некоторый набор параметров оформления документа (размер бумаги, поля, шрифты и т.п.), задаваемый по умолчанию. Шаблоны также могут содержать стандартный текст, графику, особое оформление и вообще всё, что часто встречается в документах. Набор шаблонов, отражающих повторяющиеся управленческие ситуации, позволяет значительно сократить время на подготовку документов, улучшить их оформление, добиться унификации, а значит облегчить восприятие документов.

Создавать шаблоны рационально в такой последовательности - сначала создаётся шаблон, содержащий наиболее общие параметры: формат бумаги, поля, нумерация страниц и т.п. На его основе строятся бланки документов (общий бланк, бланк для письма, бланк для отдельных видов документов), а на их основе в свою очередь строятся шаблоны конкретных документов. Таким образом, все элементы оформления и всё содержание документа будет повторяться во всех документах, создаваемых на основе более общих шаблонов.

Использование шаблонов позволяет экономить время при подготовке документов. По умолчанию новый документ или шаблон создается на основе шаблона Обычный (Normal.dot), который доступен из любого документа.

Существует два основных видов шаблонов – общие шаблоны и шаблоны документов (письма и факсы, записки отчеты, публикации, Web-страницы). Выбрать необходимый шаблон можно: Файл – Создать – окно Создание документов – Создание с помощью шаблона - Выбрать необходимую вкладку.

5.6. Использование мастеров для оформления документов

Мастер представляет собой последовательность диалоговых окон, которая обеспечивает пошаговый ввод команд, необходимых для получения нужного документа. В процессе создания документа необходимо ответить на вопросы мастера. Полученные ответы автоматически вставляются в документ в нужном формате. Некоторые мастера упрощают подготовку простых документов типа деловых писем, служебных записок; а другие мастера гораздо сложнее и позволяют создавать рекламные буклеты, информационные бюллетени и другие документы со сложным форматированием.

Создание бланков писем при помощи мастера писем производится в следующей последовательности: Файл – Создать – окно Создание документа – Создание с помощью шаблона – Общие шаблоны - Вкладка Письма и факсы – значок Мастер писем – ОК - окно Мастер писем – параметр Создать одно письмо – ОК – окно Мастер писем с раскрытой вкладкой Формат письма – вкладка Получатель – Далее – вкладка Другое – определить дополнительные элементы письма – вкладка Отправитель – Готово. Мастер писем позволяет создать красиво оформленное письмо со всеми необходимыми атрибутами быстро и легко.

Создание конвертов и наклеек при помощи мастера конвертов и наклеек производится в следующей последовательности: Сервис – Письма и рассылки - Конверты и наклейки – Адрес получателя – Обратный адрес – кнопка Параметры – вставить бланк конверта в принтер и щелкнуть по кнопке Печать. Мастер конвертов и наклеек позволяет распечатывать адреса на конвертах, использовать функцию слияния сообщений для печати серии конвертов для различных получателей, создавать одну или несколько наклеек, указывая адреса получателей из различных источников.

Создание бланков служебных документов при помощи мастера записок производится в следующей последовательности: Файл – Создать – окно Создание документа – Создание с помощью шаблона – Общие шаблоны - вкладка Записки - дважды значок Мастер записок – далее следовать указаниям мастера. Мастер записок помогает создавать служебные записки на основе шаблонов, а также помогает отправлять записку по электронной почте или факсу, для чего соответствующие службы должны поддерживаться компьютером.

МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ

План проведения практических занятий

⇐ Предыдущая 1 2 3 4 5 6 7 89