Положение об отделе делопроизводства

⇐ ПредыдущаяСтр 3 из 6Следующая ⇒

Основой организации труда делопроизводственного персонала является глубокое и четкое разделение функций между подразделениями и исполнителями. Это находит своё отражение в нормативных документах — положениях о делопроизводственных подразделениях и должностных инструкциях работников.

Положение об отделе делопроизводства разрабатывает руководитель отдела и утверждает руководитель учреждения. Положение о структурном подразделении отдела разрабатывает руководитель этого подразделения совместно с руководителем отдела, а утверждает руководитель отдела, управляющий делами или руководитель другого подразделения, в состав которого входит отдел делопроизводства.

Положение об отделе или его структурном подразделении включает следующие разделы:

- общие положения;

- основные функции и задачи;

- обязанности, права и ответственность руководителя (этот пункт имеет место в том случае, если не разрабатывается должностная инструкция руководителя);

- организация работы;

- управление подразделением.

Положение должно содержать четкие формулировки, не допускающие разногласий в вопросе о том, кто и что должен делать, кто кому подчинен и т.д. Пункты положения, определяющие взаимоотношения отдела делопроизводства с другими подразделениями, должны быть согласованы с этими подразделениями.

При разработке положения об отделе делопроизводства используют типовое положение. Его дополняют (при необходимости — сокращают) и корректируют в соответствии с конкретными условиями работы данного аппарата управления и его делопроизводственной службы.

Для каждого работника отдела делопроизводства разрабатывается должностная инструкция, которая определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении и обеспечивает условия для его эффективной работы.

8.Организационные документы в деятельности предприятийКомплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия, называется организационными документами.Организационные документы представлены уставами, положениями, в том числе о структурных подразделениях, инструкциями, в том числе должностными, правилами.Формуляр организационного документа: постоянные реквизиты " единого" бланка: эмблема (03); наименование организации (06); наименование вида документа (08) (УСТАВ или ПОЛОЖЕНИЕ или ИНСТРУКЦИЯ или ПРАВИЛА); переменные реквизиты " единого" бланка: дата (09); егистрационный номер (10); место составления или издания документа (12); заголовок (17)¹; текст (19); отметка о наличии приложения (20)²; подпись (21); гриф согласования (22) или визы (23); гриф утверждения (15); печать (24).Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Уставы предприятий, учреждений, организаций утверждаются вышестоящими органами (министерствами, администрацией субъектов федерации), устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций. Общие требования к порядку его составления, оформления и содержания даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации.Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (службы).Положение об организации включает разделы: общие положения; основные задачи; функции; права и обязанности; руководство; взаимоотношения и связи; контроль, проверка и ревизия деятельности; реорганизация и ликвидация.Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц. Инструктивный характер носят такие виды документов, как правила, регламенты и др.

9.Распорядительные документы, требования к оформлению управленческих документов

Существуют следующие распорядительные документы:

- решения,

- постановления,

- распоряжения,

- указания, инструкции,

- поручения.

Решения необходимы для принятия основных вопросов по деятельности организации, кадровой службы.

Распоряжения издаются по оперативным вопросам для организации исполнения постановлений, решений, приказов. Постановления, приказы при этом оформляются как совместное решение, имеющее правовую силу. Все документы должны доводиться до нижестоящих организаций.

Если способ не указан, то организация решает самостоятельно вопрос о комплексе документов. Распорядительные документы могут быть отменены распорядительным документом данной организации или вышестоящей организацией. Проекты документов, затрагивающие интересы организации или вышестоящей организации, должны согласовываться, а в случае разногласий прилагаются замечания. В протоколах фиксируется ход обсуждения вопросов и решения по ним. Протоколы ведутся на общих собраниях, советах, заседаниях, совещаниях. По ним оформляются стенографии и видеозаписи. Стенография должна расшифровываться. Письма составляются в том случае, если затруднен бездокументальный обмен информацией.При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы, телефонограммы, факсы, электронное сообщение.Организация, на основании положений о ней издает иные документы: планы работы, штатные расписания, уставы, правила, положения. Проект управленческих документов должен согласовываться с исполнителями (авторами текста), руководителями или заинтересованными лицами структурных подразделений и организаций.

Управленческий документ подписывается или утверждается руководством организации или его заместителем в соответствии с его компетенцией. Две или более подписи ставятся в случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц. Документы денежного характера, служащие для приема и выдачи денег, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии.Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем.Распоряжение, издаваемое руководителем коллегиального органа на правах единоначалия, имеет одну подпись. Право подписи распорядительных документов в форме указаний или распоряжений имеет заместитель руководителя.Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы) подписывает должностное лицо, ответственное за них.Протокол подписывает председательствующий и секретарь.

Доклады, докладные записки, справки и т.д., то есть документы информационного (или аналитического) характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы входят в компетенцию данного лица. Существуют положения о документальных приложениях. Они могут быть документами, имеющими правовую силу, являться дополнением и сопровождаться с письмом.На приложениях к распорядительным документам в правом верхнем углу пишется:

Приложение

к ______________________

указывается документ

Дата

№

Состав реквизитов и порядок оформления должен соответствовать унифицированной системе документации (УСД) и нормативными актами.

В целях сокращения количества применяемых документов составляется табель документов организации, куда заносятся все документы. Табель ведет ответственное лицо отдела делопроизводства и утверждается руководителем организации. Должностные инструкции(экономиста) 10.Должностные обязанности экономиста. 1. Выполняет работу по осуществлению экономической деятельности предприятия, направленной на повышении эффективности и рентабельности производства, качества выпускаемой продукции и освоение новых видов, достижение высоких конечных результатов при оптимальном использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов.2. Подготавливает исходные данные для составления проектов хозяйственно-финансовой, производственной и коммерческой деятельности (бизнес-планов) предприятия в целях обеспечения роста объемов сбыта продукции и увеличения прибыли.3. Выполняет расчеты по материальным, трудовым и финансовым затратам, необходимые для производства и реализации выпускаемой продукции, освоения новых видов продукции, прогрессивной техники и технологии.4. Осуществляет экономический анализ хозяйственной деятельности предприятия и его подразделений, разрабатывает меры по обеспечению режима экономии, повышению рентабельности производства, конкурентоспособности выпускаемой продукции, производительности труда, снижению издержек на производство и реализацию продукции, устранению потерь и непроизводительных расходов, а также выявлению возможностей дополнительного выпуска продукции.5. Определяет экономическую эффективность организации труда и производства, внедрения новой техники и технологии, рационализаторских предложений и изобретений.6. Участвует: 6.1. В рассмотрении разработанных производственно-хозяйственных планов.6.2. В проведении работ по ресурсосбережению.6.3. Во внедрении и совершенствовании внутрихозяйственного расчета.6.4. В совершенствовании прогрессивных форм организации труда и управления.6.5. В совершенствовании плановой и учетной документации.7. Оформляет материалы для заключения договоров, следит за сроками выполнения договорных обязательств.8. Осуществляет контроль за ходом выполнения плановых заданий по предприятию и его подразделениям, использованием внутрихозяйственных резервов.9. Участвует в проведении маркетинговых исследований и прогнозировании развития производства.10. Выполняет необходимую работу, связанную с нерегламентными расчетами и контролем за правильностью осуществления расчетных операций.11. Ведет учет экономических показателей результатов производственной деятельности предприятия и его подразделений, а также учет заключенных договоров.12. Подготавливает периодическую отчетность в установленные сроки.13. Выполняет работы по формированию, ведению и хранению базы данных экономической информации, вносит изменения в справочную и нормативную информацию, которая используется при обработке данных.14. Участвует в формировании экономической постановки задач либо отдельных их этапов, решаемых с помощью вычислительной техники, определяет возможность использования готовых проектов, алгоритмов. Пакетов прикладных программ, позволяющих создавать экономически обоснованные системы обработки экономической информации.15. Изучает специальную литературу, касающуюся выполняемой работы, а также по тематике проводимых исследований и разработок, составляет различные экономические обоснования, справки, периодическую отчетность, аннотации и экономические обоснования, справки, периодическую отчетность, аннотации и обзоры.16. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

⇐ Предыдущая 1 234 5 6 Следующая ⇒