Копирование и перемещение информации в таблице

Операции копирования и перемещения информации в таблице могут выполняться двумя способами.

I способ: с использованием буфера обмена.

Для того чтобы переместить или скопировать ячейки этим способом, следует:

1. выделить ячейки, которые нужно переместить или скопировать;

2. выполнить команду Правка/Вырезать (для перемещения) или Правка/Копировать (для копирования); информация при этом помещается в буфер обмена;

3. активизировать ячейку в верхнем левом углу той области, в которую нужно вставить ячейки;

4. выполнить команду Правка/Вставить.

Замечание. Ячейка, которая активизируется на третьем шаге, может находиться на любом листе рабочей книги или в другой рабочей книге. Переход к другой открытой рабочей книге выполняется, как обычно, через меню Окно.

Замечание. После выполнения операции копирования вокруг выделяемых на первом шаге ячеек образуется «бегущая дорожка». Пока на экране сохраняется «бегущая дорожка», можно повторять операцию вставки без повторного копирования в буфер. Для удаления «бегущей дорожки» следует нажать клавишу < ESC>.

Замечание. Можно вставить на рабочий лист сразу несколько копий ячеек. Для этого нужно на третьем шаге выделить несколько левых верхних углов областей, в которые требуется поместить копии.

II способ: без использования буфера обмена.

Для выполнения этой операции нужно:

1. выделить ячейки, которые следует переместить или скопировать;

2. поместить курсор мыши на границу выделенной области так, чтобы он принял вид белой стрелки;

3. при нажатой левой клавише перемещать указатель мыши; выделенные ячейки при этом также будут перемещаться; если во время этой операции удерживать на клавиатуре клавишу < CTRL>, то перемещение превращается в копирование.

Вставка и удаление строк и столбцов

Вставка одной строки:

1) выделить строку таблицы, на место которой надо вставить строку;

2) выполнить команду Вставка/Строки.

Вставка одного столбца:

3) выделить столбец, на место которого надо сделать вставку;

4) выполнить команду Вставка/Столбцы.

Вставка нескольких строк (столбцов):

5) выделить столько строк (столбцов), сколько нужно вставить;

6) выполнить команду Вставка/Строки (Столбцы).

Удаление строк (столбцов):

7) выделить те строки (столбцы), которые следует удалить;

8) выполнить команду Правка/Удалить.

При вставке строк и столбцов выделенные строки смещаются вниз, а выделенные столбцы – вправо.

Операции вставки и удаления строк и столбцов не изменяют размер рабочего листа, а только перераспределяют элементы листа: сколько строк и столбцов вставляется (удаляется) в середину листа, столько их удаляется (вставляется) в конце листа. Если ячейки в последнем столбце (строке) рабочего листа содержат какую-либо информацию, операцию вставки выполнить будет нельзя.

Вставка и удаление ячеек

Операции вставки и удаления ячеек отличаются от тех же операций со строками и столбцами тем, что требуется указывать, в каком направлении должны перемещаться ячейки в обрабатываемой области.

Вставка ячеек:

1) выделить ячейки, вместо которых нужно вставить новые ячейки;

2) выполнить команду Вставка/Ячейки;

3) выбрать направление перемещения выделенных ячеек (вправо или вниз).

Удаление ячеек:

1) выделить ячейки, которые надо удалить;

2) выполнить команду Правка/Удалить;

3) выбрать направление, в котором будут перемещаться оставшиеся ячейки (влево или вверх).

Вставка и удаление ячеек, также как в случае со строками и столбцами, не изменяет размеров рабочего листа.

Поиск информации в таблице

Для того, чтобы быстро переместиться на какую-то ячейку, можно воспользоваться командой Правка/Найти.

В окне данной команды в поле Что надо ввести информацию, содержащуюся в искомой ячейке. В списке Область поиска выбрать тот слой ячеек, который должен просматривать Excel при поиске. Слой «Формулы» –информация, которая была введена в ячейку. Слой «Значения» – примерно та информация, которая отображается на экране.

Замена повторяющейся информации в таблице

Если требуется менять одинаковую информацию в нескольких ячейках, это можно сделать с помощью команды Правка/Заменить.

В окне Заменить в строку Что надо ввести те данные, которые надо заменять; в строку Заменить на вводится заменяющая информация.

Команду замены можно выполнять в двух режимах:

1) «глобальная замена»; для замены всех совпадений следует нажать кнопку Заменить все;

2) «пошаговая замена»; в этом варианте совпадения заменяются выборочно; вначале следует нажать кнопку Найти далее; когда Excel найдет первое совпадение, нажать кнопку Заменить для замены совпадения или кнопку Найти далее для поиска следующего совпадения.

Отметим, что замена информации может выполняться только в слое реального содержимого ячеек, т.е. в слое Формулы.

Работа с листами

Рабочие книги Excel представляют собой совокупность рабочих листов. Исходный набор рабочих листов в процессе работы может быть изменен: листы можно удалять из рабочей книги, можно вставлять новые, можно менять их местами и т.д.

Для того чтобы начать работу с листом, этот лист следует активизировать, т.е. щелкнуть на его ярлычке. Если листов много, все ярлычки могут не поместиться на экране. Для прокрутки ярлычков служат кнопки в нижнем левом углу окна рабочей книги (см. ). Кнопки прокрутки можно использовать только для вывода нужных ярлычков на экран; с их помощью нельзя активизировать листы.

Выполнять многие операции с листами удобнее всего с помощью команд из контекстного меню ярлычков. Для вызова этого меню достаточно щелкнуть правой кнопкой на любом ярлычке.

Переименование листа:

- сделать двойной щелчок на ярлычке листа;

- удалить имя;

- ввести новое имя;

- нажать < ENTER>.

Вставка нового листа:

- активизировать лист, перед которым надо сделать вставку;

- из меню ярлычков выбрать команду Добавить;

- на вкладке Общие выбрать вариант Лист;

- нажать ОК.

Удаление листа:

- активизировать лист, подлежащий удалению;

- из меню ярлычков выбрать команду Удалить;

- для подтверждения удаления нажать ОК.

Перемещение листа:

- активизировать лист;

- поместить на ярлычок листа курсор мыши;

- при нажатой левой кнопке перемещать мышь; над ярлычками листов будет перемещаться черный треугольник;

- отпустить клавишу мыши, когда черный треугольник отметит нужную позицию листа в рабочей книге.

Для выполнения многих действий (например, удаления листов) можно выделять несколько листов.

Чтобы выделить соседние листы:

- активизировать первый выделяемый лист;

- при нажатой клавише < Shift> щелкнуть на ярлычке последнего выделяемого листа.

Чтобы выделить несмежные листы, следует при нажатой клавише < CTRL> щелкать на ярлычках выделяемых листов.

Для снятия выделения с группы листов достаточно щелкнуть на ярлычке любого невыделенного листа. Если же выделены все листы, для снятия выделения с них нужно выполнить команду Разгруппировать листы из меню ярлычков.

Если выделено несколько листов, то при вводе информации с клавиатуры на один из них, та же самая информация вводится на все выделенные листы. Точно также, при редактировании ячеек на одном из листов, те же действия повторяются на всех выделенных листах.

Информацию с одного рабочего листа можно скопировать на несколько рабочих листов одновременно:

- выделить лист, содержащий информацию, и листы, на которые нужно вставить копию;

- выделить ячейки с копируемой информацией;

- выполнить команду Правка/Заполнить/По листам;

- выбрать копируемый слой (Форматы, Содержимое, Все).

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

· Как создать панель инструментов?

· Как активизировать ячейку таблицы с помощью поля имени?

· Как выйти из режима ввода информации?

· Какие типы данных существуют в Excel?

· Как узнать, какая информация содержится в ячейке?

· Что такое Автозаполнение?

· Как задать ограничения для данных, вводимых в ячейки?

· Как создать пользовательский список? Как ввести список в таблицу?

· Как ввести в таблицу числовой ряд?

· Для чего предназначена функция Автосумма?

· Как отредактировать информацию в ячейке?

· Как вставить несколько копий информации одной командой?

· Как скопировать информацию из ячеек без использования буфера обмена?

· В каких случаях команды вставки и удаления столбцов могут не выполняться?

· Как в большой таблице найти определенную информацию? Как указать, в каком слое находится эта информация?

· Какие операции можно выполнять с листами?

· Как скопировать информацию на несколько листов одновременно?

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ

Общие приемы работы

1) Вывести на экран панели инструментов «Стандартная» и «Форматирование»; остальные - убрать с экрана.

2) Создать новую панель инструментов; присвоить ей имя «Пользовательская»; вставить на созданную панель 5-6 пиктограмм из различных категорий команд.

3) Убрать с экрана, а затем восстановить строку формул и строку состояния.

4) Используя поле имени выполнить перемещение в ячейки DY127, AI500; F341; ЕЕ65536; IV256; A1.

5) В ячейки Листа2 ввести любые числа и опробовать все описанные в пособии способы завершения операции ввода.

6) В ячейку D5 ввести текст: «Московский Государственный Социальный Университет».

7) Проверить содержимое ячеек D5 и Е5 по строке формул.

8) Ввести в ячейку Е5 текст «АиТ».

9) Проверить содержимое ячейки D5 по строке формул.

10) В ячейку D6 ввести число 954835621939. Сравнить информацию в ячейке D6 с отображением информации на экране.

11) В ячейку D7 ввести формулу: =2*2. Сравнить информацию в ячейке D7 с отображением информации на экране.

12) Ввести текст «Москва» в ячейку С10,
«Петербург» – С11,
«Минск» – С12.
В ячейку C13 ввести текст «Москва» путем выбора элемента из списка.

13) Включить режим «Фиксированный десятичный» с двумя знаками после запятой. Ввести числа 2149, 485, 51362, 2, 58 в ячейки столбца F. Отключить режим «Фиксированный десятичный».

14) Выполнить выделение фрагментов таблицы: строка, столбец, несколько строк, несколько столбцов, несколько ячеек, несмежные ячейки, вся таблица.

15) Установить ограничения на вводимые данные:
А15: D15 - « > 0»;
А16: С20 - « > 0; < 10»;
А21: D22 - «> 10; < 20».
Проверить работу режима проверки вводимых данных.

16) В любую пустую ячейку ввести произвольный текст. Применить к ячейке функцию Автозаполнение.

17) В любую пустую ячейку ввести произвольное число. Применить к ячейке функцию Автозаполнение.

18) Создать пользовательский список, включающий любую последовательность текстовых элементов.

19) Ввести в ячейки Листа2:
весь список, начиная с 1-го элемента;
часть списка, начиная с любого элемента, кроме 1-го;
заполнить большее число ячеек, чем имеется элементов
в списке.

20) В ячейки Листа2 ввести несколько вариантов числовых рядов: с арифметической и геометрической прогрессией, с разными шагами прогрессии.

21) Ввести несколько вариантов последовательностей дат, используя разные элементы последовательностей и разные значения шага.

22) Ввести несколько вариантов числовых рядов с текстовым элементом.

Ввод данных

1. На Лист1 ввести данные по образцу на Ошибка! Источник ссылки не найден.

A	B	C	D
Персональный бюджет на будущий год
Ежемесячные поступления
Основная зарплата
Зарплата по договорам
Проценты по вкладам
Итого
Расходы
Транспорт
Питание
Коммунальные платежи
Досуг
Одежда
Косметика
Итого
Баланс

2. Используя работу со списками, ввести в ячейки В2: Н2 названия месяцев с января по июль.

3. Установить условия на вводимые данные:
B3: H5 – «> 0»;
B11: H11 – “< 1000”;
B13: H13 – “< 500”.

4. В ячейку B8 ввести число 320. Используя Автозаполнение, скопировать число из ячейки B8 в ячейки C8: H8.

5. Заполнить ячейки B3: H5; B9: H13.

6. Используя операцию сложения (+), ввести формулы в ячейки B6 и C6. Используя Автозаполнение, скопировать формулу из C6 в D6: H6. Просмотреть содержимое ячеек D6: H6.

7. Используя функцию Автосумма, ввести формулы в ячейки B14: C14. Используя Автозаполнение, скопировать формулу из C14 в D14: H14. Просмотреть содержимое формул D14: H14.

8. Ввести формулу в ячейку B15. Используя Автозаполнение, скопировать формулу из B15 в C15: H15.

9. В ячейку I2 ввести текст «Итого». Используя функции Автосумма и Автозаполнение, ввести формулы в ячейки I3: I15.

10. Сохранить рабочую книгу в личной папке под именем «Персональный Бюджет».

Редактирование данных

1. На Листе2 отредактировать информацию в нескольких ячейках.

2. На Листе1 изменить величины расходов или доходов в нескольких месяцах. Проверить, как влияет изменение исходных чисел на итоговые данные.

3. На Листе2 выполнить копирование информации из произвольного блока ячеек:
с использованием буфера обмена;
без использования буфера обмена;
в несколько несмежных блоков ячеек;

4. Скопировать информацию из нескольких ячеек Листа1 на Лист2.

5. Создать новую рабочую книгу. Скопировать информацию из нескольких ячеек Листа1 книги «Персональный бюджет» на Лист1 новой рабочей книги.

6. В рабочей книге «Персональный бюджет» на Листе2 выполнить перемещение информации из нескольких ячеек:
с использованием буфера обмена;
без использования буфера обмена.

7. Переместить информацию из нескольких ячеек Листа2 книги «Персональный бюджет» на Лист1 новой рабочей книги.

8. На Листе2 книги «Персональный бюджет»:
вставить один столбец;
вставить два столбца;
вставить одну строку;
вставить три строки;
удалить несколько строк;
удалить несколько столбцов.

9. Ввести любую информацию в какую-либо ячейку последнего столбца Листа2. Активизировать ячейку A1.

10. Выполнить операцию вставки столбца.

11. Очистить ячейку с информацией в последнем столбце рабочего листа.

12. Активизировать ячейку A1.Выполнить операцию вставки столбца.

13. Ввести любую информацию в какую-либо ячейку последней строки рабочего листа.

14. Активизировать ячейку A1.Выполнить операцию вставки строки.

15. Очистить ячейку с информацией в последней строке рабочего листа.

16. Активизировать ячейку A1.Выполнить операцию вставки строки.

17. Выполнить вставку ячеек в заполненной области Листа2:
со смещением заполненных ячеек вправо;
со смещением заполненных ячеек вниз.

18. Удалить несколько ячеек в заполненной области Листа2:
со смещением ячеек вверх;
со смещением ячеек влево.

19. В ячейку A200 Листа2 ввести формулу: =5*2000.

20. В ячейку A400 Листа2 ввести число 10000.

21. Переместиться в ячейку A1.

22. Выполнить поиск числа 10000:
в слое «значения»;
в слое «формулы».

23. На Листе2 выполнить замену повторяющихся фрагментов информации:
в режиме «глобальная замена»;
в режиме «пошаговая замена»

24. В случае необходимости внести изменения в таблицу «Персональный бюджет»:
отредактировать информацию в ячейках;
вставить недостающие строки и столбцы.

Работа с листами

1) Присвоить имена листам
Лист1 - Бюджет;
Лист2 - Черновик.

2) Вставить несколько листов в книгу так, чтобы в ней содержалось 10-12 листов.

3) Выделить несколько листов:
расположенных подряд;
расположенных в произвольном порядке.

4) Выделить все листы рабочей книги. Снять выделение.

5) Поменять местами несколько листов в рабочей книге. Восстановить порядок листов так, чтобы их номера следовали от 1 до 10 (12).

1 234