Нормативно-методическая база документоведения.

Нормативно-методическая база документоведения.

Нормативно-методическая база - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов. В эту базу входит: законы РФ в сфере информации и документации, указы и распоряжения президента РФ, ГОСТы на документацию, унифицированные системы документации (УСД), общероссийские классификаторы технико-экономической и соц. инф-ции и гос. систем документационного обеспечения управления (ГСД ОУ) и нормативные документы по организации архивного хранения документов. 1. Гражданский кодекс РФ 1994-1995гг. - регулирует права на интеллектуальную собственность. 2. Закон РФ «о стандартизации» от 10.06.93 №5154-1. 3. Федеральный закон РФ «об информации, информатизации и ЗИ» от 20.02.95 №24 - устанавливает, что информационные ресурсы в виде документов и массивов документов является объектами отношений физических и юридических лиц и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Закон устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов: порядок документирования, право собственности на документы, категории информации по уровню доступа к ней, порядок правовой ЗИ. Документирование инф-ии осуществляется в порядке, устанавливаемом органами гос. власти. Говорят, что собственником всех этих ресурсов может быть как гос-во, так и отдельные граждане. Инф-ые ресурсы могут быть товаром. 4. Федеральный закон «об участии в международном инф-ом обмене (МИО)» от 4.07.96 №85. Определяет, что объектом МИО может быть документированная инф-ия, инф-ые ресурсы, инф-ые продукты, инф-ые услуги. Устанавливает право собственности на инф-ые продукты, защиту конфиденциальной инф-ии, определяет доступ к ср-вам МИО. 5. Закон РФ «о гос. тайне» от 21.07.93 №5485. Регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к гос. тайне. Гос. тайна - это сведения в области военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной и контрразведывательной, оперативно-разыскной деятельности. 6. Указ РФ об архивном фонде, принятый 7.07.93. Регламентирует уничтожение, хищения, незаконной скупки, продажи, приобретения и вывоза архивных документов за границу, осуществляет регулирование их хранения и учета.

Гос. стандарты.

1. Правило 50-733-93 по стандартизации. Основные положения ЕСКК (ЕС классификации и кодирования) технико-экономической и социальной инф-ии в РФ. 2. ГОСТ 6.10.3-83 унифицированные системы документации (УСД). Запись инф-ии унифицированных документов в комуникативном формате. 3. ГОСТ 6.10.4-84 УСД. Предание юридической силы документам на машинном носителе, создаваемом ср-вами ВТ. 4. ГОСТ 6.10.5-87 УСД. Требование к построению формуляра - образца. 5. ГОСТ Р6.30-97 УСД. Систем организационно-распределительной документации (ОРД), требование к оформлению документов. 6. ГОСТ 16487-83 делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

УСД.

УСД - совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хоз. деятельности. 1. Унифицированные системы (УС) ОРД (УС ОРД). 2. УС банковской документации. 3. УС финансовой учетной, отчетной бухгалтерской документации бюджетных организаций. 4. УС отчетно-статистической документации. 5. УС учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий не бюджетной сферы. 6. УС по труду. 7. УСД пенсионного фонда РФ. 8. УС внешнеторговой документации.

Классификаторы технико-экономической социальной инф-ии.

КТЭСИ - это нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки и их коды. 37 классификаторов. Они делятся на 3 группы: 1) классификаторы инф-ии об управленческих документах: а) общероссийский классификатор стандартов (ОКС); б) ОК продукции (ОКП); в) ОК управленческой деятельности (ОКУД); г) ОК валют (ОКВ); д) ОК единиц измерения (ОКЕИ); 2) классификаторы инф-ии об организационных структурах: а) ОК органов гос. власти и управления (ОКОГУ); б) ОК предприятий и организаций (ОКПО); в) ОК экономических районов (ОКЭР); г) ОК отраслей народного хоз-ва (ОКОНХ); 3) классификаторы инф-ии о населении и кадрах: а) ОК инф-ии по социальной защите населения (ОКИСЗН); б) ОК специальностей по образованию (ОКСО); в) ОК инф-ии о населении (ОКИН).

Документ. Эволюция термина. Предмет документоведения.

I этап. Делопроизводство древнерусского гос-ва (до 15 века). Дьяки писали документы. В принципе уже сущ-ет культура создания документа. В 10-11 веках создаются иконы для боярских детей, где учили на печатника и металльника. Хранили документы в храме - это придает им юридическую силу. Появляются формулярники - пособия по ведению документов. Писали документы на пергаменте - выделанной коже. Стирали инф-ию на документе, отрезали старые края®новый документ. Форма документов - свиток (ширина 15-17см). II этап. 15-18 век. Приказное делопроизводство. Царь®боярская дума®[приказ]: приказной судья®дьяки (10 штук) ®поддьячьи®®®старшие, средние и младшие. Форма документов: свиток и реже листок, сложенный вдвое. III этап. Начало 19 века. Коллежское делопроизводство. Вводится гербовая бумага. IV этап. 19-20 век. Министерское делопроизводство. Появляется акт - документ, который излагает права и обязанности. 1857г. - книга «Делопроизводство...». V этап. 1917-1945гг. Первый этап советского делопроизводства. Уменьшаются размеры бумаги. 30-е гг. - утверждается термин документ. 1945г. - 1990г. Второй этап советского делопроизводства. 1965 - создаются основные положения единой гос. системы делопроизводства (ЕГСД). 70-80-е гг. - создаются ГОСТы. Документ (от лат. «documentum»: «dokeo» - учить, извещать) - (В.И.Даль) - всякая важная деловая бумага. (1905): Документ - 1) письменный источник, имеющий юридическую силу; 2) всякая бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательством прав на что-либо; 3) вообще всякое письменное доказательство. (1972): Документ - деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт. Документ (Митяев) - результат сознательного запечатления инф-ии о явлениях объективной действительности различными способами в целях надежной передачи этой инф-ии во времени и на расстоянии при обязательной идентификации запечатленного на языке слов. ГОСТ 16487-70: документ - ср-во закрепления различным способом на специальном материале инф-ии о фактах событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. ГОСТ 16487-83: документ - материальный объект с инф-ей, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи в пространстве и во времени. Виды документов: 1) по происхождению: официальные или служебные - документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке: управленческие, техн. и правовые; личные или персональные - официальный документ, удостоверяющий личность человека или его права, служебное положение или содержащий сведения биографического хар-ра; документы личного происхождения - документы, созданные по частной инициативе: 2) в зависимости от технологии обработки и вида носителя инф-ии: человекочитаемые, машиночитаемые и машинные; 3) по способу создания: рукописные, машинописные и типографические; 4) по форме изложения: индивидуальные и типовые; 5) изобразительные - документ, содержащий инф-ию, выраженную посредством изображений какого-либо объекта (фото, аудио, видео); графические - документ, в котором изображение получено посредством линий, штрихов и теней; 6) по степени конфиденциальности: конфиденциальный; 7) по срокам хранения; 8) при эксплуатации автоматизированных СУ различают первичный документ, машинограммы и видеограммы. Первичный документ содержит исходную инф-ию, для удобства записи которой на машинные носители установлен единый порядок расположения реквизитов в соответствии с технологической обработкой документов. Машинограммы содержат инф-ию, полученную в рез-те решения управленческой задачи на ЭВМ. Видеограмма - документ, фиксирующий промежуточный или окончательный рез-т решения управленческой задачи на рабочем месте.

Функции документов.

Функция документов, его целевое назначение присуще ему независимо от сознания автора. Функции документов выявляют цель создания, позволяют произвести классификацию, формулируют требования к организации, содержанию, форме документов, а также рационализовать документооборот. Функции документов: 1) инф-ая - определяется потребностью в запечатливании инф-ии с целью ее сохранения и передачи; 2) социальная - состоитв запечетливании, сохранении и передачи соц. инф-ии. Фальсифицированные документы тоже имеют соц. значимость; 3) коммуникативная - функция передачи инф-ии в пространстве и во времени, поддержания инф-ой связи между различными эл-тами общественной структуры. В зависимости от этой функции бывают: документы, ориентированные на определенное направление (сверху-вниз; закону и т.д., снизу-вверх; отчет, служебная записка и т.д.), документы, двустороннего действия (договора, деловая переписка и т.д.); 4) культурная - функция закрепления и передачи культурных традиций; 5)управленческая - ср-во управленческой деятельности: а) стабилизация, нормальное функционирование и совершенствование гос. системы в целом; б) обеспечение нормального функционирования каждого члена данного общества в его конкретной соц. роли; 6) правовая - функция фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правоотношений: а) документ, изначально обладающий правовой функцией - документ, устанавливающий, закрепляющий и изменяющий правовые нормы и отношения или прекращающий их действия (правовые акты органов гос. власти, судебные, прокурорские, нотариальные акты, договорные документы, свидетельства о рождении, паспорт, диплом об образовании, оправдательные финансовые документы и др.); б) документ, приобретающий правовую функцию на время - документ, который может быть использован как доказательство в суде, прокуратуре, органах следствия и т.д.; 7) функция учета связана с соц. функцией, дает не качественную, а кол-венную хар-ку инф-ии - эта функция регистрация и регулировки в формализованном цифровом выражении инф-ии, связанной хоз., демографическими и другими соц. процессами с целью их анализа, контроля и оптимизации (статистический учет, бухгалтерский учет, оперативный учет); 8) функция документа как исторического источника; 9) функция ЗИ. Все функции делятся на: 1) функции оперативного хар-ра, время действия которых ограничено (9, 3, 5, 6, 7); 2) функции, постоянно действующие, обеспечивающие историческую и социально-культурную преемственность (1, 2, 4, 8).

Св-ва документов.

Основные св-ва вытекают из функций и определяются ГОСТ 16487-83: 1) содержание формулируется в заголовке документов, должен соответствовать требованиям ГОСТ, законов, нормативных актов, составляется кратко с использованием трафаретных частей, используют официальный деловой стиль; 2) форма документов - установленная совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности. Форма определяется видом документа, например для управленческих документов - формуляр-образец; 3) авторство; 4) наименование - обозначение документа, выраженное на естественном языке; 5) датирование. На документе: дата создания, подписания, согласования, регистрации и т.д.; 6) юридическая сила или удостоверение удостоверяется подписью, ее утверждением и приложением печати; 7) оригинальность. Оригинал документа - документ, выполненный на любом материале и нужный для изготовления по нему подлинника. Черновик - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над текстом. Беловой документ - рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с черновика или написан без помарок и исправлений; 8) подлинность. Виды фальсификации документов: фальсификация текста, состава бланка, состава удостоверения; 9) копийность. Копия - документ, воспроизводящий инф-ию другого документа и все его внешние признаки. Выписка из документа - копия документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке. Дубликат документа - повторный экземпляр документа, имеющий юридическую силу подлинника.

 

7a) Структура документа, его составление и оформление

Система документоведения – совокупность документов, связанных по признаку происхождения, назначения, вида, сферы деятельности и единых требований к оформлению. Управление документами, их оформление, виды, значение: Назначение управленческой документации – фиксирование управленческой деятельности предприятия. Вся управленческая документация делится на следующие виды: 1) распорядительные; 2) организационно-правовая; 3) плановая; 4) информационно-справочная и справочно-аналитическая; 5) отчетная; 6) документация по обеспечению кадрами (или по личному составу); 7) финансовая документация; 8) документация по материально-техническому снабжению; 9) договорная; 10) документация по информационному обеспечению деятельности учреждения; 11) документация, отражающая основную деятельность учреждения. Система распорядительной документации: Основное назначение – регулирование деятельности общества в целом и отдельных предприятий, обеспечивающих реализацию поставленных задач. Это документы, идущие сверху вниз. Распорядительные документы обеспечивают управление по вертикали. С точки зрения сферы действия распорядительные документы делятся на следующие группы: 1) акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан; акты регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями; 2) правовые акты, действующие на уровне субъектов федерации; 3) правовые акты, действующие в пределах отрасли; 4) правовые акты, действующие в рамках отдельных организаций или учреждений. Юридическим основанием для разработки распорядительных документов м.б. необх-ть исполнения принятых законом нормативных актов. С точки зрения принятия решений распорядительные документы делятся: 1) издаваемые в условиях коллегиальности; 2) документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений. В 1-м случае издаются постановления и решения, во 2-м – приказы, указания, распоряжения. Стадии издания распорядительных документов при коллегиальном принятии решений: 1) подготовка заседания коллегиального органа; 2) внесение материалов на рассмотрение; 3) обсуждение материалов на заседании: а) знакомство председателя; б) знакомство членов коллегии; 4) принятие решения; 5) оформление протоколов заседания; 6) издание распорядительного документа, доведение решения до исполнителей. Процедура издания распорядительного документа в условиях единоличного принятия решений: 1) инициирование решений; 2) сбор и анализ информации по вопросу; 3) подготовка проекта распорядительного документа; 4) согласование проекта документа; 5) внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководству; 6) подпись; 7) доведение до исполнителей. Составление и оформление. 1) Постановление – вид документа, принятого коллегиально. Это правовой акт, принимаемый высшими и нек. центральными органами федеральной и исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представителями и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и установления стабильных норм и правил. Основания для разработки постановления: законы РФ, постановления Совета Федерации и ГосДумы. Текст постановления состоит из двух частей: 1) вступительная или констатирующая: 2) распорядительная. В первой даются цели или мотивы издания. Заканчиваются ключевым словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ: ». Вступительная часть может содержать ссылки на законы и ранее изданные постановления. Если постановление не нуждается в обосновании, то оно начинается с «ПОСТАНОВЛЯЕТ: ». Вторая часть обычно оформляется в виде пунктов. В каждом пункте указывается конкретное поручение, кому оно дается и срок выполнения. Постановление может содержать графики, расчеты. Постановление должно содержать следующие реквизиты: герб РФ, наименование органа, издающего постановление, название вида документа, дата, номер, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя органа. 2) Решение – правовой акт, принимаемый коллегиально и совещательными органами учреждения в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Оформляется как постановление. Ключевое слово: «РЕШИЛ: ». 3) Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующего на основе единоличного принятия решений в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В деятельности организации различают приказы: 1) по организационным вопросам. Издаются при создании, реорганизации, ликвидации, утверждения структуры и штатов; 2) по основной деятельности. Регламентируют порядок финансирования учреждения, материально техническое снабжение, научно-техническую политику и соц. вопросы; 3) по личному составу. Регулируют прием, перемещение, увольнение работников, взыскания, поощрения, отпуска. Приказы оформляются на спец. бланке или общем бланке организации с указанием «ПРИКАЗ». Приказ имеет заголовок, формулируется четко, кратко, по схеме «о чем». Состоит из двух частей, вступительной и распорядительной. Первая обосновывает действия. Ключевое слово «ПРИКАЗЫВАЮ: » Вступительная часть может отсутствовать, если приписывающая часть не нуждается в обосновании. Распорядительная часть - в повелительной форме от первого лица. Реквизиты: наименование вышестоящей организации, название вида документа, дата и номер, место издания, заголовок, подпись. 4) Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично президентом РФ, а также единолично руководителем коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Особенность: имеет ограниченный срок действия, касается узкого круга лица. Оформляется как приказ но без ключевого слова. 5) Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его замом. Преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнением приказов, инструкций, данных вышестоящей организацией. Оформляется как приказ с ключевым словом «ОБЯЗЫВАЮ: « или «ПРЕДЛАГАЮ: ».

Система организационно-правовой документации (ОПД).

Назначение и состав. Комплекс ОПД содержит правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность, должностной состав, права и обязанности работников. Состав: 1) устав организации; 2) положение об организации; 3) штатное расписание; 4) инструкции по различным видам деятельности; 5) должностные инструкции; 6) правила и памятки. Цель разработки этих документов - обеспечение наиболее рационального разделения труда между подразделениями и работниками. ОПД вводятся в действие распорядительными документами, оформляется на стандартных листах бумаги со след-щими обязательными реквизитами: название учреждения, наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения с печатью. Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции, права предприятия, организации, учреждения. Этот документ создается в соответствие с первой частью гражданского кодекса РФ. Состоит из: 1) общие положения; 2) акционерный капитал; 3) порядок деятельности; 4) управление; 5) учет и отчетность распределения прибыли; 6) прочие накопления; 7) прекращение деятельности. Оформление на стандартных листах. Устав оформляется с верхним правым грифом: «Утверждено собранием акционеров от 13.10.98» с отметкой о регистрации и печатью регистрирующего органа. Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения. Бывают типовые и индивидуальные. Есть положение об организации и положение о подразделении. Положение об организации состоит из: 1) общие положения; 2) основные задачи; 3) функции; 4) права и обязанности; 5) руководство; 6) взаимоотношения и связи; 7) контроль, проверка, ревизии деятельности; 8) реорганизация и ликвидация. Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правого положения работников, их обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающей условия для эффективной работы. Состоит из: 1) общие положения; 2) должностные обязанности; 3) права; 4) ответственность; 5) взаимоотношения. Оформляется на общем бланке, реквизиты: наименование организации, структурного подразделения, дата, номер документа, место составления, подпись, гриф утверждения. Регламент - правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации коллегиального или совещательного органа. Штатное расписание - правовой акт, определяющий структуру, численность, должностной состав работников организации с указанием должностных окладов в гос. учреждениях с указанием разряда по единой тарифной сетке. Оформляется в табличной форме на стандартных листах со след-щими реквизитами: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, гриф утверждения.

Справочно-инф-ая и справочно-аналитическая документация (СИД и САД).

Назначение: инициируют управленческие решения, сообщает сведения, побуждающие принимать какие-либо решения. СИД - протокол, докладная записка, объяснительная записка, заявление, представление, переписка, предложение. Переписка: служебные письма, телеграммы, телефонограммы, телексы, факсограммы, электронные сообщения. САД - акт, справка, сводка, заключение, отзыв, список, перечень. Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, деловых встречах. Протокол создается по рез-там черновиков, расшифровки стенограммы и магнитофонной записи. Формы протокола: полный протокол (содержит подробную запись всех выступлений), краткий протокол (содержит только фамилию выступающих и тему выступлений). Оформляется на обычной бумаге или бланках предприятия. Реквизиты: наименование организации, номер протокола, заголовок, подписи. Состоит из: вводная часть (Ф.И.О. председателя, секретарь, число участников (если < 15 все перечисляются, иначе список присутствующих в конце), повестка дня) и основная часть: слушали-..., выступали-..., постановили-... Докладная записка - документ, адресованный руководителю выше стоящей организации, содержит обстоятельные изложения какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Бывают внешние (за пределы организации) и внутренние. Оформляется с реквизитами: наименование организации, вида документа, дата, номер, заголовок, подпись. Нигде не визируется, не согласовывается. Состоит из: 1) констатирующая часть; 2) аналитическая часть; 3) выводы, предложения. Хранятся 5 лет. Предложение - документ, являющийся разновидностью докладной записки и содержащий перечень каких-либо предложений по какому-либо вопросу. Оформляется как докладная записка, имеет вводную часть и заключение. Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия и предоставляемый выше стоящему лицу или организации. Бывают: сопровождающие какой-либо документ, составляемые по поводу какого-либо происшествия или ситуации и т.д. Реквизиты: наименование структурного подразделения, дата, заголовок, подпись, адресат. Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника. «От» не ставится. Представление - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника. Реквизиты: наименование подразделения, название вида документа, дата, адресат, подпись. Служебные письма - обобщенные названия различных по содержанию документов, выделяемых особым способом передачи текста (пересылка по почте). Реквизиты письма: наименование организации автора, дата, номер документа, заголовок, подпись, отметка об исполнителе. Текст письма может быть простым и сложным. Простое - вступление и заключение, а сложное - еще и основная часть. Письмо должно быть одно-предметным. Объем не более 2 страниц. А4 машинописного текста. Письма делятся на: сопроводительное (о направлении прилагаемых к письму документов), приглашение, инф-ое (сообщает о факте или мероприятии, пропагандирует деятельность различных организаций), рекламное (разновидность инф-ого письма, направляемое к конкретному адресату и содержащее рекламу товаров или услуг), письмо-извещение, подтверждение (о получении какого-либо отправления), напоминание, гарантийное (документ, обеспечивающий исполнение изложенных обязательств), рекламационное или претензионное (требующие возмещение убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта), инициативные (требующие ответа), письма-ответы (зависят от инициативных). Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых особым способом передачи текста по телеграфной сети общего назначения. Бывают: 1) президента РФ; 2) высшая правительственная; 3) правительственная; 4) срочная (3 часа); 5) простая (6 часов). Реквизиты: служебный заголовок, указание категории, адрес, текст, подпись, адрес отправителя. Все слова делятся на действительные и тарифные. Все предлоги опускаются, кроме «не». Пишут: «тчк», «зпт», «скб», «двтч», «нр» (номер). Все цифры пишутся словами, текст не должен заканчиваться цифрой. Телекс - обобщенное название различных по содержанию документов, отправляемых по абонентской телексной сети. Требования: используется пунктуация, передается латинским шрифтом, для записи русских букв латинскими используется пере кодировочная таблица: а-a, б-b, в-v, г-g, д-d, е-e, ж-zh, з-z, и-i, й-j, ы-y, э-e, у-u, ю-ju, я-ja, щ-sch, ш-sh, ц-c. Реквизиты: адресат, подпись, адрес отправителя. Последнее сообщение заканчивается: «++» - не требуется ответа, «+? » - требуется ответа. Факсограмма - получаемая на бумажном носителе копия документа письменного, графического, изобразительного, переданного по каналам факсимильной связи. Факс имеет юридическую силу. Телефонограмма - обобщенное название документов, передаваемых по каналам телефонной связи. Оформляется в одном экземпляре на спец. бланке. Если бланк отсутствует, то заводится журнал. Электронное сообщение - документ, переданный электронной почтой и получаемый в виде видеограммы на экране монитора или в виде бумажной копии (машинограмма). САД: Акт - документ, составленный для подтверждения установленных факторов, событий, действий. Составляется коллегиально (не менее 2 человек), комиссией. Оформляется на спец. бланке акта или общем бланке организации. Реквизиты: название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок, отметка о наличие приложений, подписи, гриф утверждения. Состоит из: вводной и основной части. Справка - документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждение сведений биографического или служебного хар-ра. Бывают: внешние и внутренние (внутри организации, на стандартном листе бумаги). Выполняются на трафаретах, т.е. уже нанесены основные слова. Текст состоит из: 1) излагается основание, факт, послужившие для составления справки; 2) существо вопроса. Реквизиты: название организации, название вида документа, дата, номер документа, адресат, наличие приложений, подпись. Сводка - документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо вопросу. Сводка оформляется в виде таблицы. Подписывается руководителем. Реквизиты как у справки. Заключение - документ, содержащий мнения, выводы организации или комиссии по какому-либо документу или вопросу (на научные работы). Состоит из: заголовок, первая часть - краткое описание вопроса, вторая часть - замечания. Отзыв - документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей в организацию на рассмотрение. Оформляется как заключение. Перечень - документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов, работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований. Оформляется в виде таблицы. Подписывается и утверждается руководителем. Список - документ, содержащий перечисления объектов, предметов в определенном порядке. Составляется в табличной форме. Подписывается руководителем.

Бланки документов.

Бланк документа - стандартный лист бумаги, на котором изображена постоянная инф-ия в виде реквизитов и отведено место для переменной инф-ии. Виды бланков: 1) общие; 2) для писем (адресат); 3) конкретного вида документа (код документа по ОКУД). Реквизиты 06, 07, 08, 12, а также ограничительные отметки для 09, 10, 11 могут быть нанесены на бланк 2 способами: 1) центрированным; 2) флаговое (относительно левого края зоны). Бланки могут иметь продольное и угловое расположение реквизитов в заголовочной части. По современной практике и в соответствие с зарубежным опытом допускается адрес, номер телефона, факса на нижнем поле бланка. Реквизиты наносятся машинописным способом с интервалом 1, 5 (В Word - 1). Если реквизит не влезает в одну строку, то пишется машинописным способом с интервалом 1. Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическим способом специальным предприятием, имеющим разрешение на это.

Язык документа.

Документ составляется в официально-деловом стиле, т.е. разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления. Особенности этого стиля: 1) официальный хар-р; 2) адресность инф-ии, занесенной в документ; 3) повторяемость инф-ии; 4) тематическая ограниченность. Хар-ки управленческой инф-ии: 1) достоверность; 2) убедительность, аргументированность; 3) лаконичность. Требование к текстам документов: 1) употребление специальной лексики (термины, профессионализм и жаргонно-профессиональные слова); 2) исключение употребления устаревшей лексики; 3) исключение употребления заимствованных слов: 4) употребление сокращений. Бывают лексические сокращения-абривиатуры и графические сокращения.

Оформление текстового документа.

Текст делится на абзацы. Делится на части, разделы, подразделы, подпункты. Для унификации могут быть использованы анкеты, трафареты, таблицы. Трафарет – заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной инф-ей и пропусками для заполнения переменной инф-ии. Анкета - опросный лист для получения определенных сведений. Таблица - перечень сведений о чем-либо или числовые данные, приведенный в определенной системе, расположенной по графам.

Структура документооборота

Рациональная система документооборота основана на: 1) исключение возвратного движения док.

2) однократность пребывания док. в одном структурном подразделении 3) различные операции над док. в одном подразделении выполняются параллельно 4) учетно-информационные сведения о движении док. регистрируются с помощью карточки. Осн. параметры документооборота: 1) содержание: состав док. и состав инф-ции 2) структура: определяется ф-ционально целевым назначением док. 3) режим документопотока: определяется изменением инф-ционной нагрузки со временем 4) направление: зависит от вида док. (входящие идут ч/з экспедиционное звено вовнутрь …) 5) объем: определяется физ. кол-вом док. (подлинников и копий) Документопотоки делят на: потоки периодической документации и потоки несистематизированной документации.

Док. постоянного потока (плановые, финансовые, статистические…) в орг-ции не регистрируются, т.к. они движутся по строго опр. маршрутам. К нерегистрируемым относятся: поздравительные письма, телеграммы, пригласительные билеты, док. первичного бухучета, банковские счета, прейскуранты, кредитные справки, док. по кадровым вопросам, док., поступающие в адрес общ. орг-ций. Переменную часть потока образуют разовые док., не входящие в предыдущий перечень.

Постоянный поток док. упорядочивается путем создания УСД, трафаретных текстов.

Для анализа движения док. в орг-ции используется составление: маршрутно-техн. карт; оперограмма – графическая интерпретация процесса составления док. по оп-циям формирования инф-ции и по оп-ции обработки носителей инф-ции; документограмма – опр. кол-во док. в структурном подразделении, состав исполнителей, порядок движения док. и трудоемкость их обработки.

Электронный документооборот. Основные понятия и возможности

Осн. назначение эл. документооборота: наведение порядка в эл. и бумажных док.; введение комплексной технологии обработки док.; повышение производительности труда. Задачи эл. документооборота: преобразование информации в защищенный управляемый ресурс; эффективное использование осн. информационного ресурса организации; автоматизация и повышение эффективности. Источники док.: эл. док., создаваемые в процессе работы; внутренние бумажные док.; внешние бумажные док.; входящие факс. сообщения; входящие эл. док.; архивные док. Типы док.: бумажные А4; технические чертежи А0 или слайды; спец. бланки; файлы популярных текстовых редакторов; файлы систем CAD. Основные понятия: док. – неструктурированный набор инф-ции; эл. док. – док., хранимый в виде файла на дисках; бумажный док. (оригинал) – док. на бумажном носителе с текстово-графической инф-цией; факсимиле – эл. док., содержащий графический образ оригинального бумажного док.; незащищенные объекты – неэл. области, отслеживаемые системой управления док.; атрибут док. – описательная инф-ция о док., представляющая собой текст ограниченной длины (название, автор, дата); эл. карточка док. – набор атрибутов. Ф-ции эл. документооборота: перевод бумажных док. в эл.; эл. обработка факсов; работа с бумажными док. в эл. форме; централизованное хранение эл. док. (для этого используется технология библ. сервисов; работа с эл док.; разграничение прав доступа пользователей к док.); обязательная регистрация док. путем создания эл. карточки со всеми необходимыми атрибутами; введение версий док.; обеспечение одновременного доступа к док. нескольких пользователей; удобная логическая орг-ция док. путем группировки их по эл. папкам (папки нескольких иерархических уровней); быстрый поиск док. по его атрибутам и содержанию; просмотр и печать; маршрутизация док., согласование, сбор виз и замечаний и управление информационными потоками.

Контроль исполнения док.

Цель контроля – содействие своевременному и качественному исполнению док. Контроль ведется по след. этапам: постановка док. на контроль; проверка доведения до исполнителя; предварительная проверка хода исполнения; учет и обобщение результатов контроля. Уровни контроля: формализованный контроль исполнения; контроль соответствия формы док.; контроль соответствия уровня удостоверения док.; контроль соответствия экземпляров на идентичность. Для выполнения контроля выделяются спец. люди в документационных службах и в подразделениях. Для док. ДСП другой человек. Все док. делятся на: подлежащие контролю и не подлежащие. Сроки: типовые (периодически создаваемые док., отражающие деятельность орг-ции) и индивидуальные (указываются в тексте док.). Срок может быть продлен. Если док. имеет несколько заданий, то на каждое – свой срок. ГСДОУ устанавливает следующие сроки: исполняется несколько лет – 1раз в год; исполняется несколько месяцев – 1 раз в месяц; исполняется в течение месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до окончания срока. Снять с контроля док. может лицо, поставившее на контроль. Сведения об исполнении контроля док. сообщаются в службу контроля в письменной форме (кол-во док. на контроле, % выполненных в срок, % не выполненных в срок, причины, по которым не выполнены в срок).

25) Обеспечение сохранности локументной инф-ции

1234Следующая ⇒

Поделиться: