Формуляр управленческого документа.

Документ состоит из обязательных составляющих эл-тов - реквизитов, которые представляют собой словосочетания, необходимые для передачи элементарных инф-ых сообщений, дальнейшее расчленение которых невозможно без потери смысла. Постоянные реквизиты присутствуют с момента создания. Переменные реквизиты вносятся по мере составления документа. Совокупность постоянных и переменных реквизитов образуют формуляр документа. Формуляр, предназначенный для создания определенного вида документа, наз-ся типовым. При создании унифицированной системы организационно-распределительной документации (УСОРД) создается формуляр-образец. ГОСТ 6.10.5-87 УСД. Требования к формуляру-образцу. Формуляр-образец - модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к основным реквизитам и построения конструкционной сетки и расположению зоны частей. Формат бумаги - А4: 210´ 297, А5: 148´ 210, А3: 420´ 257, А6: 150´ 148. Размеры полей: сверху - не менее 20, снизу и справа - не менее 10 (8), слева - старый ГОСТ: 20, новый ГОСТ: 35. Конструкционная сетка - пересечение вертикальных и горизонтальных линий, расстояние между вертикальными - 2, 6 мм, между горизонтальными - 4, 25 мм. На А4 вертикальных линий - 69 (7), а горизонтальных - 65. Эта сетка наносится в зоне, ограниченной полями. Состоит из 3 зон: 1) заголовочная зона (в А4 занимает горизонтальных линий с 0 по 16); 2) содержательная или основная (с 16 по 58); 3) оформляющая (с 58 по 65). Первая зона делится на: 1) зона реквизитов (в левом верхнем углу); 2) зона кодирования (в правом верхнем углу).

Общий вид и состав реквизитов документа.

ГОСТ 6.30-97 (вместо 6.38-90) - УСОРД. Требования к оформлению документов. Устанавливает требования к оформлению и расположению 29 реквизитов. Перечень реквизитов: 01 - гос. герб РФ, 02 - герб субъекта РФ, 03 - эмблема организации и товарный знак, знак обслуживания, 04 - код организации по ОКПО, 05 - код документа по ОКУД (общероссийская классификация управленческих документов), 06 - наименование организации, 07 - справочные данные об организации, 08 - наименование вида документа, 09 - дата, 10 - регистрационный номер, 11 - ссылка на регистрационный номер и дата, 12 - место составления или издания документа, 13 - гриф ограничения к доступу, 14 - адресат, 15 - гриф утверждения документа, 16 - резолюция, 17 - заголовок к тексту, 18 - отметка о контроле, 19 - текст документа, 20 - отметка о наличие приложений, 21 - подпись, 22 - гриф согласования документа, 23 - виза согласования документа, 24 - печать, 25 - отметка о заверении копии, 26 - отметка об исполнителе, 27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело, 28 - отметка о поступлении документа в организацию, 29 - отметка для автоматического поиска документа. Постоянные: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 11, 12, 14, 17, 18, 19.

 

12 Схемы расположения реквизитов и границ зон на формате А4 углового бланка.

01 - не более 20 мм в диаметре, обязателен для определенных документов. 02 - помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами. 03 - условное или символическое изображение, должна быть зарегистрирована. 06 - указывается в документе по форме, утвержденной в основном документе организации, без сокращений, в именительном падеже. 07 - указывается только в служебных письмах: индекс, адрес, номер телефона, телетайпа, телекса, факс. 09 - 27.10.98 - в России, 1998.10.27 - за рубежом. 10 - индекс включает: 1) индекс структурного подразделения; 2) номер дела; 3) номер документа: 04-12/57 или 506-101. 11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа. 12 - указывается если по остальным реквизитам нельзя определить место составления: г.Уфа, п. Ивановка и т.д. 13 - ДСП, секретно, сов. секретно, КТ - коммерческая тайна, конфиденциально. 14 - куда направляется документ, на внутренних документах отсутствует: наименование учреждения в именительном падеже, номер подразделения в именительном падеже, кому, указание должности в дательном падеже, фамилия в дательном падеже, почтовый адрес; если адресатов > 4 прикладывается список рассылки; по международному стандарту адресат: фамилия, наименование организации, адрес (почтовый ящик, дом, улица, город, страна, почтовый индекс). 15 - утверждает лицо, компетентное в этом вопросе. 16 - фиксируется указание руководителя по поводу исполнения документа: кому, что сделать, к какому сроку. 17 - отмечается é...ù , не более 28 знаков, не более 2 строк, точка не ставится. 18 - выделяется [...], от руки, карандашом, фломастером; ставится К - контроль или срок выполнения. 19 - может быть в виде анкеты, таблицы, текста. 20 - если в тексте есть указания на полное название приложения, то «Приложение на 2 листах в 3 экз.», а если нет, то «Приложение: 1.... 2..... 3..... (столбиком)». 21 - придает юридическую силу. 22, 23 - 22 на внешних документах, 23 на внутренних документах, подтверждение целесообразности этого документа; ключевое слово - СОГЛАСОВАНО. 24 - захвачена подпись и фамилия. 25 - ключевое слово - ВЕРНО. 27 - содержит слово «В дело», номер дела, дату, фамилию. 28 - ставится на первом листе входящего документа в виде штампа. 29 - если документ входит в автоматизированную систему.

Бланки документов.

Бланк документа - стандартный лист бумаги, на котором изображена постоянная инф-ия в виде реквизитов и отведено место для переменной инф-ии. Виды бланков: 1) общие; 2) для писем (адресат); 3) конкретного вида документа (код документа по ОКУД). Реквизиты 06, 07, 08, 12, а также ограничительные отметки для 09, 10, 11 могут быть нанесены на бланк 2 способами: 1) центрированным; 2) флаговое (относительно левого края зоны). Бланки могут иметь продольное и угловое расположение реквизитов в заголовочной части. По современной практике и в соответствие с зарубежным опытом допускается адрес, номер телефона, факса на нижнем поле бланка. Реквизиты наносятся машинописным способом с интервалом 1, 5 (В Word - 1). Если реквизит не влезает в одну строку, то пишется машинописным способом с интервалом 1. Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическим способом специальным предприятием, имеющим разрешение на это.

Язык документа.

Документ составляется в официально-деловом стиле, т.е. разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления. Особенности этого стиля: 1) официальный хар-р; 2) адресность инф-ии, занесенной в документ; 3) повторяемость инф-ии; 4) тематическая ограниченность. Хар-ки управленческой инф-ии: 1) достоверность; 2) убедительность, аргументированность; 3) лаконичность. Требование к текстам документов: 1) употребление специальной лексики (термины, профессионализм и жаргонно-профессиональные слова); 2) исключение употребления устаревшей лексики; 3) исключение употребления заимствованных слов: 4) употребление сокращений. Бывают лексические сокращения-абривиатуры и графические сокращения.

Оформление текстового документа.

Текст делится на абзацы. Делится на части, разделы, подразделы, подпункты. Для унификации могут быть использованы анкеты, трафареты, таблицы. Трафарет – заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной инф-ей и пропусками для заполнения переменной инф-ии. Анкета - опросный лист для получения определенных сведений. Таблица - перечень сведений о чем-либо или числовые данные, приведенный в определенной системе, расположенной по графам.

⇐ Предыдущая1234Следующая ⇒

Поделиться: