Концепция создания системы электронного документооборота (ДО).

Российский и западный ДО имеют различные концепции создания и развития и поэтому использование западного ДО в целом невозможно. Российский ДО - своя история; она закреплена ГОСТом, ОСТом, ГСДОУ; особенности: ведение регистрационно-контрольных форм, регламентированный состав и содержание реквизитов, установленные формы отчетности. Проблема: невозможность отслеживания документа в реальном масштабе времени. Цель автоматизации - получение оперативных сведений о документах и централизованное отслеживание. Западный ДО - особенности: отсутствие централизованного контроля, свои журналы регистрации у исполнителя и потребителя документа, высокий % электронного документа. Цель автоматизации - максимальное использование электронных документов. На российском рынке два направления развития систем ДО: 1) российское традиционное; 2) ориентированное на западный ДО. Программные продукты делятся на: 1) специализированные системы - явл-ся готовыми решениями, не требующими доработок («Дело 96», «Ирида», «Lan Docs»). Могут быть интегрированные с отдельными программами Microsoft Office; 2) системы общего назначения - явл-ся заготовками с набором инструментальных ср-в для создания на из основе готового решения. Требуют дополнительных БД (русифицированные версии таких продуктов Lotus Notes, Docs Open, Works Flow). Функции этих продуктов: а) работа с документами; б) управление документами (хранение и обработка данных); в) пересылка документов; г) групповая работа над документами; д) управление потоком работ. Классификация ПО ЭДО: 1) ср-ва автоматизации карточного учета бумажного делопроизводства («Дело 96», «Золушка»); 2) системы обмена электронными документами («1С Документооборот»); 3) системы управления электронными документами («Docs Open»); 4) система автоматизации деловых процессов («Works Flow»); 5) ср-ва автоматизации карточного учета безбумажного делопроизводства («Office Media»); 6) продукты смежных областей, наращивающие базовые возможности систем делопроизводства («Fine Reader»); 7) полнофункциональные системы автоматизации всех задач бумажного и безбумажного делопроизводства на русском языке («Power Docs»); 8) продукты, адаптирующие базовые возможности западных систем к особенностям русского языка («Bit Full Text Retrieval»).

Характеристика основных ПО ЭДО.

«Дело 96».

Система обеспечивает автоматизацию делопроизводства в соответствии с отечественными стандартами. Создана для РАО «Газпром», «Мосэнерго», «Госкомимущество». Базируется на Windows 95, Windows NT. Основы составляют: 1) система понятий, взятая из нормативных документов по делопроизводству; 2) инф-ые функциональные модели делопроизводства; 3) объекты, субъекты и технологические операции: объекты - структуры данных, над которыми проводятся операции; субъекты - пользователи, должностные лица, системный технолог или администратор. Функции системы: 1) регистрация документа; 2) посылка сообщений (реквизиты сообщения: данные адресанта, корреспондента, дата и резолюция); 3) работа с документами; 4) отправка документов; 5) списание в дело; 6) постановка на контроль; 7) контроль исполнения; 8) поиск документа.

«Ирида».

Производитель: Россия. Реализуется на платформе Lotes Notes, сертификат качества отсутствует, рассчитана на 40 мест. Документы делятся на: входящие, созданные, исходящие.

«Lan Docs».

Производитель: фирма а/о «Ламит» г. Москва. Сертификата кач-ва нет. Функции: регистрация документов, рассылка документов пользователю и по списку, контроль состояния документов, поиск документа, вызов приложения Windows для обработки электронных документов, контроль версий документов, списание в архив.

«Docs Open».

Производитель: а/о «Весть» Россия. Сертификата нет. Число пользователей - 5000. БД - Oracle.

Программный продукт «Крон».

Фирма «Анкей», Россия. Включает в себя: система управления документов (+электронная подпись), почтовая система, система регистрации исполнения документов. Сертификата нет.

«Office Media».

Фирма «Intertrust». Заказчики: «Госстандарт», национальный банк Башкортостана, Казахстана. Сертификат есть. Функции: делопроизводство, управление и планирование, канцелярия, внешние контакты, деловые контакты, система отдела кадров, электронный архив. Полностью удовлетворяет требованиям ГСДОУ.

«Works Flow».

Фирма «Оптима». Заказчики: «Госкомстат», управление кадрами МВД. Дата создания - 1997. Сертификата нет.

Организация информационно-поисковых систем и контроля док.

Основа ИПС – регистрация док.: фиксация факта создания или поступления док. путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующим занесением их в регистрационную форму. Цель регистрации – придание док. юридической силы. Регистрируются один раз (поступающие – в день поступления; создаваемые – в день подписания). Создаваемые док. регистрируются децентрализовано по месту создания. При этом существуют единые правила регистрации. Регистрационный индекс состоит из: порядковый регистрационный номер в пределах массива (в течение года); дата; название. Доп. признаки: место исполнения док.; место хранения док.; принадлежность к определенному вопросу, периоду, лицу. Если док. формируется только по названию проставляется только порядковый номер (бух. балансы, протоколы…). Если док. идет в дела по вопросам и корреспондентам, то проставляется № и доп. индекс, определяющий место хранения док. (докладные записки). При регистрации предложений, заявлений, жалоб ставится №, а перед ним буква, означающая первую букву фамилии автора. Если приказ по отделу кадров, то 178 – К. Если док. составлен президиумом, то 178 – П. 178 –л/с – приказ по личному составу. При создании индекса может быть введен порядковый номер массива 2/17 (№2 17 созыва). После регистрации док., регистрационный индекс без изменений переносится в регистрационную форму. Для унификации ИПС в нее вводятся следующие классификаторы:

1) классификатор названия док. разрабатывается на основе применяемых в организации док. Требование – при формировании названий следует придерживаться ОКУД.

2) классификатор корреспондентов составляется на основе перечня названий орг-ций, с которыми данная орг-ция связана в своей деятельности. Требование – названия корреспондентов должны соответствовать ОКПР.

3) классификатор вопросов деятельности

перечень вопросов, входящих в компетенцию организации и ее структурных подразделений.

4) классификатор структурных подразделений

5) классификатор исполнителей

фамилии руководителей структурных подразделений, отвечающих за исполнение док.

6) классификатор резолюций

7) номенклатура дел.

Ввод сведений в ИПС осуществляется: с помощью регистрационно-контрольных карточек (РКК) вручную; журналы (< 600 док.) для док. имеющих только порядковый номер; с помощью множительной техники (копия верха док.); автоматический ввод с клавиатуры. Виды карточек: контрольно-справочные (неисполненные, исполненные док.); по предложениям, заявлениям и жалобам; тематические. Автоматизированная ИПС определяется имеющимся ПО. Состав нормативно закрепленных показателей для ввода в ИПС и правила их заполнения:

Автор(корреспондент) – при регистрации поступающего док.(автоматически) при регистрации отправляемого док. (корреспондентом)

Название вида – в соответствии с названием (для писем не заполняется)

Дата – дата, присвоенная организацией-автором

Индекс – присваивается организацией-автором. переносится с поступившего док.

Заголовок

Резолюция – переносится с док.

Срок исполнения

Отметки об исполнении – дата, индекс ответного док. или краткая запись – решение вопроса

Отметка о направлении в дело – индекс дела по номенклатуре дел

Контроль исполнения док.

Цель контроля – содействие своевременному и качественному исполнению док. Контроль ведется по след. этапам: постановка док. на контроль; проверка доведения до исполнителя; предварительная проверка хода исполнения; учет и обобщение результатов контроля. Уровни контроля: формализованный контроль исполнения; контроль соответствия формы док.; контроль соответствия уровня удостоверения док.; контроль соответствия экземпляров на идентичность. Для выполнения контроля выделяются спец. люди в документационных службах и в подразделениях. Для док. ДСП другой человек. Все док. делятся на: подлежащие контролю и не подлежащие. Сроки: типовые (периодически создаваемые док., отражающие деятельность орг-ции) и индивидуальные (указываются в тексте док.). Срок может быть продлен. Если док. имеет несколько заданий, то на каждое – свой срок. ГСДОУ устанавливает следующие сроки: исполняется несколько лет – 1раз в год; исполняется несколько месяцев – 1 раз в месяц; исполняется в течение месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до окончания срока. Снять с контроля док. может лицо, поставившее на контроль. Сведения об исполнении контроля док. сообщаются в службу контроля в письменной форме (кол-во док. на контроле, % выполненных в срок, % не выполненных в срок, причины, по которым не выполнены в срок).

25) Обеспечение сохранности локументной инф-ции

Классификация док.: оперативные док.; док., отражающие научно-технические достижения, общественную жизнь (хранятся постоянно); социальные док., содержащие социально значимую инф-цию (хранятся в течение в жизни). Для определения ценности инф-ции проводится экспертиза (начинается с момента регистрации). Для этого создаются экспертные комиссии (для больших орг-ций – постоянные ЦЭК). Действуют на основе примерного положения об ЭК орг-ции (1995 г.)

ЭК оценивает ценность следующих групп док.: изобретения и открытия; научно-техническая документация; док. с повторяемой инф-цией; док., входящие в АСУ. Экспертиза осуществляется на основе основных и дополнительных критериев ценности. Осн. критерии: происхождение (роль и место орг-ции, деятеля науки и культуры в соц. жизни общества); содержание (значимость события, факта, повторение этой инф-ции в других док.); внешние особенности док. (юридическая достоверность). Доп. критерии: значимость инф-ции для развития науки и техники; новизна задач и решений; приоритетность авторства; экономическая эффективность; соц. значимость.

Требования к систематизации документов и формированию дел.

Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации с указанием сроков хранения и оформленные в установленном порядке. Бывают: типовые, примерные и индивидуальные. Первые и вторые разрабатываются службой организации документации. Они также определяют круг документов, сдаваемых в архив, и для достижения единства. Отличаются тем, что первые обязательные, а вторые носят рекомендательный хар-р. Третьи составляются внутри каждой организации (не включаются различные печатные издания, поступающие в организацию). Номенклатура составляется в 4-ом квартале текущего года на последующий период. Обычно на 5 лет, но через год может корректироваться. Номенклатура дел по организации составляется по след-щей форме: 5 столбцов, пронумерованных; по строкам разделы. Разделы - наименования структурных подразделений организации (01, 02, 03,...; если внутри есть, то 01.01, 01.02,...). 1-ый столбец - индекс дела, складывается из индекса подразделения и индекса дела (01-02). 2-ой столбец - заголовок дела: 1) ОРД; 2) плановые документы; 3)отчетные; 4) документы по основной деятельности; 5) документы по ревизиям. 3-ий столбец - кол-во дел (объем дела не более 250 страниц, иначе делится на тома). 4-ый столбец - срок хранения. 5-ый столбец - примечания.

Составление заголовка дела.

Задача заголовка: четко, но в обобщенной форме отобразить содержание и состав дела. Состоит из: 1) название документа; 2) автор документа; 3) корреспондент (тот, кому это направлено); 4) вопрос или краткое содержание документа дела; 5) название местности, с которой связано содержание документа; 6) время; 7) указание на копийность дела.

⇐ Предыдущая1234

Поделиться: