Понятие и состав работ по обеспечению сохранности архивных документов.

Понятие и состав работ по обеспечению сохранности архивных документов.

О.С.А.Д – комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению норм режимов и надлеж. организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспеч. подержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность архивных документов в архиве.

Нормативные условия хранения АД обеспечиваются: строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов. Созданием оптимальных условий противопожарного, охранного, темп – влаж, светового и санитарн режимов в архиве. Применение спец средств хранения и перемещения АД. (стеллажи, шкафы, сейфы итд.).

Архивы размещаются в специально построенных или приспособленных для хранения АД зданиях удаленных от пожароопасных объектов, промышленных объектов, загрязнителей воздуха. Нельзя размещать А в страх, деревянных, с сырыми основами, подвалами, чердаками, печным отоплением. Архивные помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания.

Архивохранилище отделяется от соседних помещений несгораемыми стенами, не допускается прокладка в нем труб водоснабжения и канализации. Материалы покрытия стен, потолка, пола, не должны собирать пыль, быть источником или выделять аргресив хим. Вещества. Арх. Хран должно иметь естественную или искусственную вентиляцию, систему кондиционеров.

Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно- техн укрепленности, оборудованию здания архива сигнализацией, организацией поста охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутриобъектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебного помещения. Обязательно оснащается сигнал архивохранилища, помещ для временного хран АД, материальные ценности, аварийный и запасные выходы из здания архива, вход. Опечатыванию подлежит металлические шкафы и сейфы, где временно хранятся выданные из АХран АД, учетные документы и НСА. Порядок хранения ключей в рабочее и нерабочее время, получение ключей в службе охраны, сдачи ключей и помещений под охрану устанавливается инструкцией об охранном режиме. АрХран в рабочее время, если в нем не работают, должно быть закрыто на ключ. В АрХран имеют право доступа заведующий и работники данного АрХран, руковод архива и его его замы, глав хранитель фондов. Вынос АД из АрхХран допускается только по специальным пропускам.

Температурный режим 17-19 град. Документы хран в темноте (шкафы, папки, стеллажи). Естественное освещение допускается при рассеянном свете (фиьтры, жалюзи, шторы). Для искусственного лампы накаливания в закрытых плафонах.

Архив должен содержаться в чистоте. Влажная уборка, пылесосить стеллажи. Запрещен в ход в верхней одежде, грязной обуви, едой и курение.

Проверка наличия и состояния архивных документов и организация розыска необнаруженных документов проводится в целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих АД для организации их розыска, выявления недостатков в учете АД, выявления и учета АД требующих рестоврации, профилактической и техн обработки. Проверка проводится в плановом порядке, а также единовременно. Так же проводится в случи стихийных бедствий, массовых перемещений, сменен заведующего архивохранилищем. В начале проверки проводится выверка учетных документов. АД выданные в читальный зал и раб помещения, проверяются на общих основаниях их шифры устанавливаются по картам заместителям. Результаты проверки и обнаруженные недостатки фиксируются в листе проверки наличия и акте проверки наличия и состояния АД, По окончании проверки наличия в конце описи дела ставится штамп проверено. Дата, подпись должн лица. На не обнаруженные составляются карточки необнор АД. Результаты проверки заносятся в картотеку учета физического состояния архивных документов. Розыск АД, проводится с момента пропажи в течении 1 года. Составляют акт о необноружении документов, пути розыска которых исчерпаны.

Физ-хим-техн обработка проводится с целью: устранения причин разрушения док, восстановления их свойств и долговечности, воспроизведения инфы на более устойчивых носителях. Основные виды работы: дезинфекция, дезинсекция, реставрация, создание страхового фонда копий, фоторестоврация, замена оригинала копиями. Переплет АД, обеспыливание.

Общие требования к выдаче архивных документов из архивохранилища. АД имеющие фонд пользования не выдаются. АД не прошедшие научного описания не выдаются. Выдачу АД из АрХран и прием их обратно, проверку наличия, производит работник АрХ. Полистную проверку наличия и состояния докЮ возвращаемых в читальном зале, отвечает сотрудник читального зала. На место выдоваемых дел подкладывается карта заменитель.

Выдача архивных документов из архивохранилища регистрируется в книгах выдачи архивных документов. Выдача док в читальный зал оформляется заказом. Рег в книге выдачи архивных документов из архивохранилища в читальный зал. Исполненный заказ направляется в читальный зал вместе с выданными архивными документами и хранится в личном деле пользователя.

При возвращении АД в АрХ осуществляется полистная проверка их физического состояния. В книге выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов.

Создание страхового фонда. Совокупноть страховых копий уникальных и особо ценных док АФРФ создается в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов этих док. СФ храниться терр обособленно от оригиналов в специальных архивохранилищах.

Совокупность копий АД предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов АД создается одновременно с созданием страхового фонда, также целевым порядком на наиболее используемые архивные документы.

 

 

Использование архивных док в различных целях.

Цели: управленческие, политические, экономические, научные, культ – прос, социально правовые. Исп в управ – информационное обеспечение работы организации, решение вопросов с помощью АД, возникающих в его деятельности, повышение эффективности управления. Исп. В полит – при разработке законопроектов, программ реформ, в политической борьбе, для пропаганды официальной идеологии, укрепления государственности, укреп безопасности, при изменении админ терр деления, заключения междунородных договоров. Исп. В эконом. – при прогнозировании экономического развития и планирования, при проектных и опытно-конструкторных работах. При научных и научно прикладных исследованиях. Для оптимизации производственных и технологических процессов. Исп в науке. – написание статей, диссертационных исследований, монографий, а также курсовых, дипломных работ, публикацию документов из изданий научного типа, создания справочников, обзоров документов. Исп.. культурно посвят – подготовка юбилейных выставок, музейных экспозиций, докладов, очерков, брошюр, проведение экскурсий, использование документов в СМИ, публикацию доку и обзоров. Исп в соц прав – исполнение запросов, обеспечивающих права и законные интересы граждан для решения задач социальной защиты, обеспечению установленных льгот и подтверждения имущественных прав физ и юр лиц.

 

Понятие и состав работ по обеспечению сохранности архивных документов.

О.С.А.Д – комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению норм режимов и надлеж. организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспеч. подержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность архивных документов в архиве.

Нормативные условия хранения АД обеспечиваются: строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов. Созданием оптимальных условий противопожарного, охранного, темп – влаж, светового и санитарн режимов в архиве. Применение спец средств хранения и перемещения АД. (стеллажи, шкафы, сейфы итд.).

Архивы размещаются в специально построенных или приспособленных для хранения АД зданиях удаленных от пожароопасных объектов, промышленных объектов, загрязнителей воздуха. Нельзя размещать А в страх, деревянных, с сырыми основами, подвалами, чердаками, печным отоплением. Архивные помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания.

Архивохранилище отделяется от соседних помещений несгораемыми стенами, не допускается прокладка в нем труб водоснабжения и канализации. Материалы покрытия стен, потолка, пола, не должны собирать пыль, быть источником или выделять аргресив хим. Вещества. Арх. Хран должно иметь естественную или искусственную вентиляцию, систему кондиционеров.

Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно- техн укрепленности, оборудованию здания архива сигнализацией, организацией поста охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутриобъектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебного помещения. Обязательно оснащается сигнал архивохранилища, помещ для временного хран АД, материальные ценности, аварийный и запасные выходы из здания архива, вход. Опечатыванию подлежит металлические шкафы и сейфы, где временно хранятся выданные из АХран АД, учетные документы и НСА. Порядок хранения ключей в рабочее и нерабочее время, получение ключей в службе охраны, сдачи ключей и помещений под охрану устанавливается инструкцией об охранном режиме. АрХран в рабочее время, если в нем не работают, должно быть закрыто на ключ. В АрХран имеют право доступа заведующий и работники данного АрХран, руковод архива и его его замы, глав хранитель фондов. Вынос АД из АрхХран допускается только по специальным пропускам.

Температурный режим 17-19 град. Документы хран в темноте (шкафы, папки, стеллажи). Естественное освещение допускается при рассеянном свете (фиьтры, жалюзи, шторы). Для искусственного лампы накаливания в закрытых плафонах.

Архив должен содержаться в чистоте. Влажная уборка, пылесосить стеллажи. Запрещен в ход в верхней одежде, грязной обуви, едой и курение.

Проверка наличия и состояния архивных документов и организация розыска необнаруженных документов проводится в целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих АД для организации их розыска, выявления недостатков в учете АД, выявления и учета АД требующих рестоврации, профилактической и техн обработки. Проверка проводится в плановом порядке, а также единовременно. Так же проводится в случи стихийных бедствий, массовых перемещений, сменен заведующего архивохранилищем. В начале проверки проводится выверка учетных документов. АД выданные в читальный зал и раб помещения, проверяются на общих основаниях их шифры устанавливаются по картам заместителям. Результаты проверки и обнаруженные недостатки фиксируются в листе проверки наличия и акте проверки наличия и состояния АД, По окончании проверки наличия в конце описи дела ставится штамп проверено. Дата, подпись должн лица. На не обнаруженные составляются карточки необнор АД. Результаты проверки заносятся в картотеку учета физического состояния архивных документов. Розыск АД, проводится с момента пропажи в течении 1 года. Составляют акт о необноружении документов, пути розыска которых исчерпаны.

Физ-хим-техн обработка проводится с целью: устранения причин разрушения док, восстановления их свойств и долговечности, воспроизведения инфы на более устойчивых носителях. Основные виды работы: дезинфекция, дезинсекция, реставрация, создание страхового фонда копий, фоторестоврация, замена оригинала копиями. Переплет АД, обеспыливание.

Общие требования к выдаче архивных документов из архивохранилища. АД имеющие фонд пользования не выдаются. АД не прошедшие научного описания не выдаются. Выдачу АД из АрХран и прием их обратно, проверку наличия, производит работник АрХ. Полистную проверку наличия и состояния докЮ возвращаемых в читальном зале, отвечает сотрудник читального зала. На место выдоваемых дел подкладывается карта заменитель.

Выдача архивных документов из архивохранилища регистрируется в книгах выдачи архивных документов. Выдача док в читальный зал оформляется заказом. Рег в книге выдачи архивных документов из архивохранилища в читальный зал. Исполненный заказ направляется в читальный зал вместе с выданными архивными документами и хранится в личном деле пользователя.

При возвращении АД в АрХ осуществляется полистная проверка их физического состояния. В книге выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов.

Создание страхового фонда. Совокупноть страховых копий уникальных и особо ценных док АФРФ создается в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов этих док. СФ храниться терр обособленно от оригиналов в специальных архивохранилищах.

Совокупность копий АД предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов АД создается одновременно с созданием страхового фонда, также целевым порядком на наиболее используемые архивные документы.

 

 

123Следующая ⇒

Поделиться: