Виды путеводителей и их функции в СНСА к документам АФРФ.

 

Путеводитель – архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах одного или нескольких архивов. Видами путеводителя являются: путеводитель по архивам, путеводитель по фондам архива, краткий справочник по фондам архива, тематический путеводитель по фондам архива.

Путеводитель по архивам – вид путеводителя по фондам архивов, содержащий систематизированный перечень архивов с характеристиками хранящихся в них документов. Объектом описания в путеводителе по архивам выступает архив.

Характеристика архива в путеводителе по архивам состоит: из названия архива, адреса, количества фондов на бумажной основе, объема фондов на бумажной основе, крайних дат документов на бумажной основе, исторические справки, аннотации. При наличии кинофото научно техн док указывается их объем и крайние даты.

Путеводитель по фондам архива – вид архивного справочника, содержащего краткие характеристики или краткие сведения об архивных фондах в систематизированном порядке и предназначенного для общего ознакомления с составом и содержанием фондов архива. Тематический путеводитель по фондам архива – вид путеводителя по фондам архива, характеризующий ту часть документов в этих фондов архива, которой заключенная информация по теме, и указывающий наименования или номера архивных фондов.

Путеводитель, краткий справочник и тематический путеводитель могут создаваться по фондам всех или нескольких архивов любого региона, по фондам отдельного государственного архива, по отдельному комплексу документов государственного архива.

Любой путеводитель состоит из 2 частей: характеристик фондов и справочного аппарата.

 

Схемы систематизаций и состав логических записей в путеводителе по фондам архива.

Основной частью в путеводителе является характеристика фонда – это совокупность сведений, включающих название фонда, справочные данные о нем, историю организации – фондообразователя, информацию о составе и содержании документов фонда. Для архивов хранящих фонды досоветского, советского и современного периодов, характеристики на них даются раздельно по историческим периодам.

Внутри разделов фонды группируются в подразделы по отраслям или характеру производственной деятельности. В пределах подразделов характеристики могут объединяться по признаку водомственного подчинения или однотипности учреждения. Характеристики фондов. Могут быть индивидуальными и групповыми.

Названия фонда в индивидуальной характеристике должно соответствовать его названия в учетных документах.

Для групповой характеристики дается типовое или обобщенное название группы фондов, включенных в характеристику. Для групповой характеристики, объединяющей последовательно сменявшие друг друга организации с родственными функциями, названием может служить перечисление в хронологической последовательности этих фондообразователей.

Цель характеристики фонда в целом – дать необходимую и достоверную информацию о составе и содержании документов фонда и адрес информации. В характеристике фонда отражаются основные направления деятельности организации, зафиксированные в ее документах, с учетом специфики ее деятельности. Выполнению этой задачи служат все элементы характеристики фонда: название фонда, справочные данные о фонде, историческая справка, аннотация, библиографический списко литературы о фонде.

Для фондов, включенных в групповую характеристику, в общую историческую справку вностся общие даны по истории организации. Историческая справка для фондов личного происхождения состоит из кратких биографических данных о фондообразователе. В исторической справке к архивной коллекции указываются сведения по истории ее создания, составитель, а также место нахождения коллекции до поступления в архив.

Аннотация состава и содержания документов фонда представляет собой краткое обобщенное описание состава документов и их содержания. Группировка в аннотации может быть различной, так как она зависит от характера и особенностей аннотируемого фонда и может строиться по следующим схемам: структурной, тематической, произв – отросл, номинальной.

Информация о документах может быть дополнена путем датирования наиболее важных фактов и событий, упоминаемы в аннотации. В аннотации датируются комплексы документов или док в том случае, если материалы о которых содержаться аннотации, имеются в фонде не за все года, указанные в справочных данных, а лишь за отдельные периоды.

В характеристику фонда может включаться библиографический список литературы о фонде. Дается описание и изданий по истории фондообразователя, справочников и исследований о документах и публикациях документов фонда. Вслед за характеристиками фондов помещается список неаннотируемых фондов, в котором указывается: название фонда, №, объем и крайние даты документов. Основную часть путеводителя дополняет характеристика печатных изданий в которой приводятся сведения о количесве печатных изданий, хрон рамки, аннотируется их содержание и состав, отмечается наличие редких изданий.

 

Основные принципы описания и источниковедческого анализа документов в обзорах.

 

Обзор архивных документов – тип архивного справочника, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях источниковедческим анализмо этих документов.

Комплексы документов, сведения о которых включаются в обзор, могут быть связаны между собой единством происхождения или единством содержания. 2 вида обзоров: обзоры архивных фондов и тематические обзоры документов.

Обзор архивного фонда – вид обзора документов, включающий систематизированные сведения о составе и содержании документов архивного фонда с их источниковедческим анализом. Тематический обзор - вид обзора документов, включающий систематизированные сведения о составе и содержании док одного или нескольких архивных фондов по определенной теме с источниковедческим анализом.

Они оба имеют 2 основные части: 1) характеристика док (обзор), включающая сведения о составе и содержании документов (аннотации), их истониковедческий анализ и поисковые данные. 2) справочный аппарат, состоящий из титульного листа, оглавления, предисловия, списка сокращений, указателя.

Сведения о сост и содер док в обзорах – аннотация. Её можно составлять на группу однородных док и дел, так и на отдельные дела и док. => бывают групповые и индивидуальные. В ГА информация представляется в более обобщенной форме с указанием разновидности документов их, номер, авторов, краткого описания содержания, хранологических рамок и объема документов. Г А могут дополняться индивидуальными в которых полнее и детальнее раскрывается содержание наиболее важных и значимых документов.

При составлении аннотаций в обзорах нужно иметь все стороннее представление о документах как исторических источниках, провести их источниковедческий анализ.

Источниковедческая характеристика документа помогает лучше показать их значение и ценность, дает возможность детально составить более объективное представление о характере и содержании документов, степени их важности, а следовательно их последующего использования.

Информационная особенность обзоров, отличающая их от всех остальных информ – поиск справочников. Подтверждается значение той или иной группы документов, показывается полнота и степень сохранности документов, отмечается характер содержащихся в них фактических данных, их достоверность.

В обзорах сведения об аннотациях документов сопровождается точными поисковыми данными. Состав поисоковых данных в обзорах архивных фондов складывается из номера описей и единиц хранения. Необходимо обозначение номеров листов, если аннотируются отдельные документы.

 

⇐ Предыдущая123Следующая ⇒

Поделиться: