Объект, предмет и структура документоведения

Документоведение

Объект, предмет и структура документоведения

Документоведение - это наука о документе и документно-коммуникационной деятельности. Это научная дисциплина, изучающая закономерности создания и функционирования документов, разрабатывающая принципы построения документно-коммуникационных систем и методы их деятельности.

Объектом документоведения как науки является комплексное изучение документа как системного объекта, специально созданного для хранения и распространения информации в пространстве и времени.

Предметом науки считается содержание научного знания об объекте - документе и документно-коммуникационной деятельности. Предметом документоведения является создание научного знания о документе в единстве его информационной и материальной составляющих.

Как и любая научная дисциплина, документоведение имеет структуру. Структурно документоведение делится на две подсистемы: общее и особенное документоведение.

Содержанием общего документоведенияявляются общетеоретические, исторические и организационно-методические проблемы науки о документе и документно-коммуникационной деятельности. Общее документоведение состоит из трех разделов: теория документа, история документа, история и теория документно-коммуникационной деятельности.

Теория документа (документология) - изучает общетеоретическую проблематику, связанную с понятийным аппаратом, функциональным анализом документов, вопросы классификации документов, их параметров и свойств.

История раскрывает закономерности становления и развития документа как источника информации и средства коммуникации.

История и теория документно-коммуникационной деятельности. Изучает историю и общую методологию создания и функционирования документа в системе документальной коммуникации.

Особенное документоведениеизучает особенности, характерные для отдельных типов и видов документов (книги, кинофильмы и т. д.), отдельные процессы документно-коммуникационной деятельности.

Особенное документоведение подразделяется на специальное и частное документоведение. Специальное документоведениеизучает особенности документов, являющихся объектами библиотечного, архивного, музейного дела.

Предметом частного документоведениявыступают отдельные виды и разновидности документа. Отсюда в качестве частнонаучных документоведческих дисциплин представлены: книго-, картоведение и т. д.

Признаки, свойства, функции и классификация документов

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

К отличительным признакам документа относятся:

а) наличие смыслового содержания. Документ - носитель смысла, который передается совокупностью последовательных знаков.

б) стабильная вещественная форма, обеспечивающая долговременную сохранность документа, возможность многократного использования и перемещения информации в пространстве и времени;

в) предназначенность для использования в социальной коммуникации. Документы - это специально созданные человеком для коммуникационных целей носители информации;

г) завершенность сообщения. Незавершенное сообщение не может быть полноценным документом.

Как всякий объект, документ обладает свойствами:

а) атрибутивность документа, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может. Документ состоит из двух основных слагаемых - информационной и материальной;

б) функциональность документа, т.е. его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени. Документ - полифункциональный объект, т.е. он выполняет множество функций;

в) структурность документа, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем.

Функция документа - это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Документ - объект, выполняющий ряд взаимосвязанных социальных функций, весь спектр которых можно условно поделить на три группы:

а) главная - это хранение и передача информации во времени и пространстве;

б) общие функции документа характерны для всех документов, независимо от их типа и вида:

- информационная функция - это способность документа удовлетворять потребности общества в информации;

- коммуникативная функция - это способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения;

- кумулятивная функция - это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений;

в) специальные функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов. К ним относятся:

- управленческая или регулятивная функция - выполняется документами, которые созданы для целей управления и в процессе его реализации (законы, приказы);

- правовая функция - это способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов;

- функция учета дает количественную характеристику информации (статистические и финансово-экономические документы);

- познавательная функция - способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества;

- общекультурная функция - способность документа содействовать развитию культуры общества;

- мемориальная (памятниковая) функция - способность документа служить " внешней памятью" человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому;

- гедоническая функция - способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени.

Документ всегда сочетает в себе одновременно несколько функций, которые тесно переплетены между собой.

Классификациядокументов - это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии.

1 По информационной составляющей: по содержанию, по мерности записи информации (1-2-3мерные), по уровню обобщения информации (первичные и вторичные), по предназначенности для восприятия (человекочитаемые, машиночитаемые), по каналу восприятия (визуальный, тактильный, аудиовизуальный), по характеру знаковых средств фиксации информации (текстовые, нетекстовые), по степени распространенности (для широкого использования, неопубликованные, непубликуемые), по способу документирования (печатные, магнитные, механические, лазерные);

2 По физической составляющей: по материалу носителя информации (на искусственной материальной основе, на естественной), по материальной конструкции (листовой, ленточный, дисковый);

3 По функционированию во внешней среде: по регулярности выполнения (периодичные, непериодичные), по времени появления (подлинники, копии, дубликаты), по месту происхождения (местный, региональный, национальный, общегосударственный, зарубежный).

Классификация документов по материальной и информационной составляющим

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верхнем углу документа-приложения и включает: слово «Приложение», его номер (при необходимости) со знаком №, наименование, дату и номер основного документа, например:

Приложение № 3

к приказу директора

ЗАО " Маяк"

от 12.05.2003 № 87/03-12

Требования к конструированию бланков. Виды бланков

Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Установлены два варианта расположения реквизитов на бланках – угловой и продольный. Примеры углового и продольного расположения реквизитов приведены на рисунках 3 и 4.

Рисунок 3 – Угловое расположение реквизитов

Рисунок 4 – Продольное расположение реквизитов

При угловом расположении реквизитов они размещаются в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади.

При продольном расположении все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают по центру.

Рисунок 5 – Расположение реквизитов на бланке на двух языках

Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границы зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Центрированный и фланговый способы расположения реквизитов изображены на рисунках 6 и 7.

Рисунок 6 – Центрированный способ расположения реквизитов

Рисунок 7 – Флаговый способ расположения реквизитов

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

Общий бланк применяется при изготовлении любых документов, кроме писем. В зависимости от учредительных документов организации общий бланк включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 14, и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12.

Образцы общего бланка организации, бланка структурного подразделения и бланка должностного лица приведены на рисунке 8.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 18, 19. Образцы бланков конкретных видов документов приведены на рисунке 9.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 15, 17, 18, 19, 20.

Рисунок 8 – Образцы общего бланка организации, общего бланка структурного подразделения, общего бланка должностного лица

Рисунок 9 – Образцы бланков конкретных видов документов (отчета, постановления)

Рисунок 10 – Образцы бланка письма организации, бланка письма структурного подразделения, бланка письма должностного лица

Документоведение

Объект, предмет и структура документоведения

12 3 Следующая ⇒

Последнее изменение этой страницы: 2017-03-13; Просмотров: 4241; Нарушение авторского права страницы