Документы на новейших носителях информации

Информатизация общества, бурное развитие компьютерной техники и проникновение ее во все сферы человеческой деятельности определили появление доку­ментов на новейших, нетрадиционных, т.е. небумажных носителях информации. Понятия «новейший» документ во многом условны и служат для названия группы документов, которые требуют для воспроизведения информации использования технических средств (докумен­ты в виде фильмов, звуковых магнитных записей).

Носители информации на перфолентах, перфокартах, магнитных и оптических носи­телях, а также прочие документы, предназначенные для перевода на другую языковую систему, принято относить к группе матричных документов.

Из всего массива существующих документов рассматриваемая группа выделяется по способу записи и считывания информации. В соответствии с этим призна­ком документы на новейших носителях информации делят на:

- документы на перфорированных носителях информации (перфорированные документы), в состав которых входят перфокарты, перфоленты;

- документы на магнитных носителях информации (магнитные документы), в со­став которых входят магнитные ленты, магнитные карты, магнитные диски гибкие (дис­кеты) и жесткие, а также видеодиски;

- документы на оптических носителях информации (оптические документы), группу которых составляют микрографические документы (микрофильмы, микродиски, микрокарты) и оптические диски;

- документы на голографических носителях информации (голографические доку­менты). К ним относят голограммы.

По характеру связи документов с технологическими процессами в автоматизиро­ванных системах различают:

- машинно-ориентированный документ, предназначенный для записи и считыва­ния части содержащейся в нем информации средствами вычислительной техники (запол­ненные специальные формы бланков, анкет и т.п.);

- машиночитаемый документ, пригодный для автоматического считывания со­держащейся в нем информации с помощью сканера (текстовые, графические и другие виды записи);

- документ на машиночитаемом носителе, созданный средствами вычислительной техники, записанный на машиночитаемый носитель: магнитную ленту, магнитный диск, дискету, оптический диск и т.п. - и оформленный в установленном порядке;

- документ-машинограмма (распечатка), созданный на бумажном носителе с по мощью средств вычислительной техники и оформленный в установленном порядке;

- документ на экране дисплея, созданный средствами вычислительной техники, от­раженный на экране дисплея (монитора) и оформленный в установленном порядке;

- электронный документ, содержащий совокупность информации в памяти вычис­лительной машины.

Назначение, определение и состав УСОРД

Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы дея­тельности, единых требований к их оформлению.

Унифицированная система документации (УСД) - это созданная с ис­пользованием методов унификации документации совокупность взаимоувязан­ных унифицированных форм документов, отвечающих единым требованиям и объединенных в зависимости от сферы их применения в общероссийские уни­фицированные системы документации, отраслевые (ведомственные) унифици­рованные системы документации, унифицированные системы документации организаций. Другими словами можно сказать, что это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, не­обходимую для управления в определенной сфере деятельности.

В деятельности любой организации используются документы, документирующие исполнительскую, распорядительную и организационную деятельность. Эти документы составляют систему организационно-распорядительной документации.

Организационно-распоряди­тельный документ – это вид документа, в котором фиксируется решение админис­тративных и организационных вопросов.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) – этокомплекс взаимоувязанных форм документов, правил и положений, устанавливающих требования к содержанию, построению документов, используемых для решения задач управления.

Организационно-распорядительные функции в управлении реализуются с помощью документов различного назначения. Условно все документы, входящие в состав УСОРД, можно разделить на три груп­пы:

а) организационно-правовые;

б) распорядительные;

в) ин­формационно-справочные.

Состав докумен­тов, которые вошли в УСОРД, приведен в Общероссийском классифика­торе управленческой документа­ции (ОКУД). Согласно ОКУД Унифицированная система организационно-распорядительной документации включает:

- документацию по созданию организации, предприятия;

- документацию по реорганизации организации, предприятия;

- документацию по ликвидации организации, предприятия;

- документацию по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;

- документацию по распорядительной деятельности;

- документацию по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;

- документацию по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;

- документацию по приему на работу;

- документацию по переводу на другую работу;

- документацию по увольнению с работы;

- документацию по оформлению отпусков;

- документацию по оформлению поощрений;

- документацию по оформлению дисциплинарных взысканий.

Назначение и состав системы организационно-правовой документации

Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников их права, обязанности, ответственность.

Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом — вышестоящей организацией, руководителем данной организации или руководителем структурного подразделения — в зависимости от вида и разновидности документа.

С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно).

К организационно-правовым документам относятся:

- учредительный договор - правовой акт, в котором стороны обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, деятельности, реорганизации и ликвидации;

- устав организации - правовой акт, представляющий собой свод правил, установленных государством или организацией, предприятием, регулирующих деятельность этих организаций, предприятий или определенных сфер управления и хозяйственной деятельности;

- положение об организации - правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности;

- положение о структурном подразделении (коллегиальном или совещательном органе) -правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений и иных органов учреждения;

- должностная инструкция - правовой акт, издаваемый для регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы;

- структура и штатная численность - правовой акт, регламентирующий состав структурных подразделений организации и штатную численность;

- штатное расписание, регламенты работы, правила.

⇐ Предыдущая123Следующая ⇒

Поделиться: