Назначение и состав системы кадровой документации

Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, наложения дисциплинарного взы­скания и т.д. составляют группу документов, относящихся к системе кадровой доку­ментации.

Обязательный объем кадровой документации включает: трудовой договор, при­казы по личному составу и т.д. Кроме того, на каждого работника ведутся трудовая книжка и различные учетные формы. Требования к их заполнению и оформлению ус­тановлены законодательством.

При оформлении приема на работу создается ряд персональных и первичных учетных документов, подробно характеризующих производственную, научную, педа­гогическую и иную деятельность, а также человеческие качества кандидата (резюме, заявление, автобиография, личный листок по учету кадров и т.д.).

Резюме является предельно краткой и вместе с тем достаточно полной справкой о том, что представляет собой кандидат на должность в профессиональном отношении и социальном аспекте.

В заявлении содержится просьба кандидата о приеме его на работу с указанием должности и структурного подразделения.

Автобиография представляет собой краткое письменное жизнеописание с ука­занием основных персональных данных кандидата, наиболее важных сведений о его ближайших родственниках, об этапах учебно-трудовой деятельности кандидата, а также другую необходимую работодателю информацию, предоставление которой не противоречит законодательству.

Основная масса необходимых сведений о кандидате на должность концентриру­ется в личном листке по учету кадров, который имеет широко распространенную ти­повую анкетную форму и содержит следующие анкетно-биографические показатели: фамилию, имя отчество, год и место рождения, образование, выполняемую работу с начала трудовой деятельности, отношение к воинской обязанности и др.

Основополагающим документом, регламентирующим правовые взаимоотноше­ния работников и работодателей, является трудовой договор. Трудовой договор - это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работода­тель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные нормативными правовыми актами, со­держащими нормы трудового права, своевременно и в полком размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется выполнять определенную этим со­глашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внут­реннего трудового распорядка.

Трудовая книжка является единственным персональным документом, в котором последовательно и всесторонне отражаются факты трудовой биографии гражданина, его квалификационный и служебный рост, отношение к труду, длительность работы на одном месте, причины увольнения.

Приказы по личному составу входят в комплекс распорядительной кадровой документации и обязательно издаются в случаях оформления приема на работу, пере­вода на другую работу, прекращения действия трудового договора, предоставления всех видов отпусков, изменения фамилии, командирования ра­ботника, его поощрения или наложения дисциплинарного взыскания.

12 Требования к оформлению реквизитов документов

См. лекцию

01 — Государственный герб Российской Федерации

02 — герб субъекта Российской федерации

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

04 — код организации

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

07 — код формы документа

08 — наименование организации

09 — справочные данные об организации

10 — наименование вида документа

11 — дата документа

12 — регистрационный номер документа

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа

14 — место составления или издания документа

15 — адресат

16 — гриф утверждения документа

17 — резолюция

18 — заголовок к тексту

19 — отметка о контроле

20 — текст документа

21 — отметка о наличии приложения

22 — подпись

23 — гриф согласования документа

24 — визы согласования документа

25 — оттиск печати

26 — отметка о заверении копии

27 — отметка об исполнителе

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело

29 — отметка о поступлении документа в организацию

30 — идентификатор электронной копии документа

(21) ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЯ

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий прило­жение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 г. № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верхнем углу документа-приложения и включает: слово «Прило­жение», его номер (при необходимости) со знаком №, наименование, дату и номер основного документа, например:

Приложение № 3

к приказу директора

ЗАО " Маяк"

от 12.05.2003 № 87/03-12

 

Требования к конструированию бланков. Виды бланков

Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Установлены два варианта расположения реквизитов на бланках – угловой и продольный. Примеры углового и продольного расположения реквизитов приведены на рисунках 3 и 4.

 

Рисунок 3 – Угловое расположение реквизитов

 

Рисунок 4 – Продольное расположение реквизитов

 

При угловом расположении реквизитов они размещаются в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади.

При продольном расположении все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают по центру.

 

Рисунок 5 – Расположение реквизитов на бланке на двух языках

 

Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения рек­визитов размещают одним из способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки реквизита равно­удалены от границы зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Центрированный и фланговый способы расположения реквизитов изображены на рисунках 6 и 7.

 

Рисунок 6 – Центрированный способ расположения реквизитов

 

Рисунок 7 – Флаговый способ расположения реквизитов

 

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

Общий бланк применяется при изготовлении любых документов, кроме писем. В зависимости от учредительных документов организации общий бланк включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 14, и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12.

Образцы общего бланка организации, бланка структурного подразделения и бланка должностного лица приведены на рисунке 8.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 18, 19. Образцы бланков конкретных видов документов приведены на рисунке 9.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов органи­зации включает реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходи­мости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 15, 17, 18, 19, 20.

 

 

 

Рисунок 8 – Образцы общего бланка организации, общего бланка структурного подразделения, общего бланка должностного лица

 

 

Рисунок 9 – Образцы бланков конкретных видов документов (отчета, постановления)

 

 

Рисунок 10 – Образцы бланка письма организации, бланка письма структурного подразделения, бланка письма должностного лица

⇐ Предыдущая123

Поделиться: