Ввод, редактирование, удаление записей и просмотр данных

 

Прежде чем ввести, изменить или удалить записи необходимо сначала перейти в так называемый режим правки. Для этого следует открыть окно базы данных, выбрать пиктограмму таблицы и дважды нажать мышью имя таблицы.

Каждая запись в таблице располагается в отдельной строке. В конце таблицы Access размещает пустую запись. Для создания новой записи следует нажать мышью пустую строку и приступить к вводу данных. В полях типа Счетчик ввод осуществляться не может, так как номер в них автоматически заполняется Access.Access 2002 автоматически сохраняет изменения, произведенные в записи, как только Вы покинете ее пределы.

В левой части каждой записи находится область маркировки записей. Здесь присутствуют различные пиктограммы, обозначающие состояние записи. Треугольником маркируется текущая запись. Как только в этой записи будут произведены изменения, которые еще не были сохранены, Access отображает вместо треугольника пиктограмму с изображением карандаша. Для сохранения выделений достаточно выбрать пиктограмму с изображением карандаша.

Для редактирования данных в Accessмогут использоваться традиционные для среды Windowsкомбинации клавиш и мышь. Особенностью является комбинация клавиш Shift+F2, нажатие которых открывает увеличенное окно ввода, особенно удобное для работы с большими текстами.

Команды меню Правка позволяют обработать одну или несколько выделенных записей. Для выбора записи следует нажать мышью соответствующую строку в области маркировки записей. Несколько записей можно выбрать, используя прием буксировки. Команда Удалить из меню Правка безвозвратно удаляет записи. С помощью команды Вырезать из меню Правка можно удалить записи и скопировать их в буфер промежуточного хранения.

Для перемещения по таблице можно пользоваться клавишами управления курсором, ­, ®, ¯, Home, End, PgUp, PgDn. Клавиши Enter или Tab служат для перемещения на столбец вправо, комбинация клавиш Shift+Tab - для перемещения на столбец влево, Ctrl+ Home – для перемещения в левый верхний угол таблицы, Ctrl+End– для перемещения в правый нижний угол. Используя строку перемещения в нижней части экрана можно осуществлять переход к первой, предыдущей, следующей или последней записи, щелкая мышью на соответствующих стрелках.

При редактировании записей используются следующие клавиши:

F2 - для редактирования данных поля;

End - для перехода влево на одно слово;

Ctrl+Ins- для копирования данных из буфера промежуточного хранения в текущую ячейку;

- для перехода влево на одну позицию;

® - для перехода вправо на одну позицию;

Ctrl+® - для перехода на одно слово вправо;

Ctrl+ - для перехода на одно слово влево;

Alt+Backspace- для отмены результата последнего изменения.

Для удобства пользования Вы можете изменить вид таблицы. Так, например, можно изменить ширину столбца, воспользовавшись одним из двух способов. Первый способ заключается в том, чтобы с помощью мыши потянуть вертикальную линию правого края столбца. Для этого переместите курсор мыши вверх в строку серого цвета (заголовок поля), в которой находятся названия столбцов. При этом курсор поменяет свою форму. В зависимости от того, где будет находиться курсор, он может принять форму стрелки, направленной вниз, что означает выбор текущего столбца, и двунаправленной стрелки - изменение ширины столбца. При использовании второго способа, два раза щелкните левой кнопкой мыши когда курсор примет форму двунаправленной стрелки, тогда размер столбца выровняется по записи, имеющей максимальный размер.

Если Вы хотите выбрать несколько столбцов одновременно, то выберите один из них и, удерживая нажатой клавишу Shift, нажмите клавишу ®или. Или, удерживая нажатой клавишу Shift, последовательно щелкайте кнопкой мыши в заголовках столбцов. Теперь Вы можете изменить размеры нескольких столбцов одновременно. Для этого выберите столбцы, размеры которых нужно изменить, а затем откройте меню Формат и выберите команду Ширина столбца…. При этом откроется диалоговое окно. Установленное раннее значение ширины выбранного столбца появится в строке ввода этого окна. Единицей измерения ширины столбца являются символы, количество которых и определяет ширину столбца. Можно изменить значения ширины выбранных столбцов двумя способами. Если вам известно точно новое значение этой величены, то введите его с клавиатуры в строке ввода вместо старого значения или же щелкните на кнопке По ширине данных и Accessсама выберет новое значение, достаточное для того, чтобы хватило места для заголовка столбца.

Изменить высоту строки можно почти так же, как и ширину столбца. У левого края таблицы есть вертикальная серая область – область маркировки записи. Если Вы переместите в нее курсор мыши, он примет форму стрелки, направленной вправо, что указывает на изменение высоты строк таблицы. (Необходимо отметить, что есть существенное различие в изменении строк и столбцов. Столбцы таблицы могут иметь различные размеры и в этом случае каждый раз можно менять размер одного столбца. А все строки должны иметь одинаковую высоту. Поэтому нет смысла выбирать несколько строк для изменения размеров, как это было со столбцами).

В заключение вопроса подчеркнем, что редактирование в Access 2002, также, как и в других приложениях Windows, происходит по схеме " сначала выдели, потом сделай". Если Вы хотите скопировать, удалить или изменить что-либо, сначала выделите это, а затем выполните, выбрав необходимую команду в меню, нажав кнопку на панели инструментов или комбинацию клавиш.

Для реляционных систем управления базами данных, таких как Access, данные разных категорий хранятся в разных таблицах, между которыми могут быть установлены связи. Это позволяет исключить избыточность информации.

В Access 2002 можно установить два вида связи между таблицами: одна – с одной, одна - со многими. На практике наиболее часто встречается связь таблиц одна – со многими. При таком типе связи каждой записи главной таблицы могут быть поставлены в соответствие одна или несколько записей так называемой подчиненной таблицы.

Для установления связи между таблицами - они должны иметь общее поле. При этом это поле необязательно должно иметь одинаковое имя, но обязательно должно содержать одинаковые данные. Обычно общее поле расположено в начале таблицы. Аccess 2002работает быстрее, если общее поле индексировано.

Для установления связи между таблицами вначале загрузите эти таблицы, а затем откройте меню Сервис и выберете в нем команду Схема данных. В диалоговом окне Добавление таблицы во вкладке Таблицы, выберите таблицы, которые Вы собираетесь связать, с помощью кнопки Добавить и закройте окно кнопкой Закрыть. В списке полей первой таблицы выберите общее поле и с помощью мыши переместите его в другие таблицы. При этом появится диалоговое окно установления связей. Щелкните на кнопке Создать в верхнем правом углу диалогового окна. После этого закройте окно Схема данных. Когда Access спросит, желаете ли Вы сохранить изменения в схеме данных, ответьте Да. Access укажет на связь с помощью черной горизонтальной линии, соединяющей поля.

Для удаления связи, щелкните мышью на черной линии, соединяющей поля, и нажмите клавишу Delна клавиатуре.

 

Вопрос17. Access.типы межтабличных связей, создание связей между таблицами

Типы межтабличных связей

Существует три типа межтабличных связей.

Отношение «один-ко-многим»

Рассмотрим базу данных, в которой учитываются заказы, включающую таблицы «Клиенты» и «Заказы». Клиент может разместить любое количество заказов. Следовательно, у любого клиента, представленного в таблице «Клиенты», может быть много заказов, представленных в таблице «Заказы». Поэтому связь между таблицами «Клиенты» и «Заказы» — это отношение «один-ко-многим».

Чтобы создать отношение «один-ко многим» в структуре базы данных, добавьте первичный ключ на стороне «один» втаблицу на стороне «многие» в виде дополнительного поля. В данном примере необходимо добавить новое поле — поле «Код» из таблицы «Клиенты» — в таблицу «Заказы» и назвать его «Код клиента». После этого Access сможет использовать номер «Код клиента» из таблицы «Заказы» для поиска клиента каждого заказа.

Отношение «многие-ко-многим»

Рассмотрим связь между таблицей «Продукты» и таблицей «Заказы». Один заказ может включать несколько продуктов. С другой стороны, отдельный продукт может содержаться в нескольких заказах. Следовательно, для каждой записи таблицы «Заказы» может существовать несколько записей в таблице «Продукты» и наоборот. Такой тип связи называется отношением «многие-ко-многим», поскольку для каждого продукта может быть много заказов и наоборот. Обратите внимание, что для обнаружения существующего отношения между таблицами важно рассмотреть обе его стороны.

Чтобы представить отношение «многие-ко-многим», нужно создать третью (связующую) таблицу, в которой отношение «многие-ко-многим» разбивается на два отношения «один-ко-многим». Первичные ключи двух таблиц вставляются в третью таблицу. В результате в третьей таблице сохраняются все экземпляры отношения. Например, таблицы «Заказы» и «Продукты» имеют отношение «многие-ко-многим», определяемое созданием двух отношений «один-ко-многим» в таблице «Заказано». В одном заказе может быть много продуктов, и каждый продукт может появляться во многих заказах.

Отношение «один-к-одному»

При отношении «один-к-одному» каждая запись в первой таблице может иметь не более одной связанной записи во второй таблице и наоборот. Отношения этого типа используются нечасто, поскольку обычно сведения, связанные таким образом, хранятся в одной таблице. Отношение «один-к-одному» используется для разделения таблицы, содержащей много полей, с целью отделения части таблицы по соображениям безопасности, а также с целью сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной таблице. После определения такого отношения у обеих таблиц должно быть общее поле.

⇐ Предыдущая6789101112131415Следующая ⇒

Поделиться: