Обрамление Электронной таблицы

· Выделить ячейки, которые нужно обрамить

· Нажать на панели инструментов Форматирование кнопку «настройка границ… Квадратик такой»

· Из появившейся таблицы образцов границ выбрать подходящие.

 

Вопрос 40.Графическое отображение данных средствами MS Excel.

ЭТ Microsoft Excel предоставляет возможность представить информацию не только в виде рабочего листа, но и в виде диаграмм и графиков, которые отображают данные нагляднее, облегчают восприятие и помогают при анализе и сравнении данных.

Диаграммы связаны с данными листа, на основе которых они были созданы, и изменяются каждый раз, когда изменяются данные на листе.

Диаграмма – объект ЭТ, наглядно показывающий соотношение каких-либо величин.

Назначение диаграммы: графическое отображение данных рабочего листа для анализа и сравнения.

 

Типы диаграмм:

 

 

Диаграммы могут быть различных типов и соответственно представлять данные в различной форме. Для каждого набора данных важно правильно подобрать тип создаваемой диаграммы.

В Microsoft Excel имеется возможность выбора из нескольких типов диаграмм, причем каждый тип имеет несколько разновидностей (видов).

Microsoft Excel позволяет выбрать один из 14 стандартных типов диаграмм и 20 нестандартных. Внутри каждого из основных типов диаграмм можно выбрать конкретный подтип.

 

Объекты диаграммы:

область диаграммы – область, в которой находятся все элементы диаграммы;

область построения диаграммы – место расположения осей, рядов данных и т.д.;

легенда – образец оформления данных;

заголовок – служит для пояснения данных, представленных на диаграмме;

метки (маркеры данных) – символы (столбики, точки, сектора и т.д.) на диаграмме, изображающие отдельный элемент данных;

ряды данных – группы связанных элементов данных на диаграмме, источником которых является отдельная строка или отдельный элемент данных;

ось – линия, ограничивающая одну из сторон области построения диаграммы и создающая шкалу для измерения и сравнения данных на диаграмме:

 

категории – названия категорий соответствуют подписям вдоль оси Х;

имена рядов – обычно соответствуют надписям вдоль оси У;

метки делений – это короткие отрезки, пересекающие координатные оси подобно разметке линейки.

Создание диаграмм.

Диаграмма могут располагаться как на листе с данными (внедренные диаграммы), так и на отдельных листах.

 

Автоматическое создание диаграмм.

Для создания листа диаграммы, использующего стандартный тип диаграммы, выделите необходимые данные и нажмите клавишу F11.

Мастер диаграмм.

Для построения диаграммы обычно используется Мастер диаграмм.

Технология создания диаграммы с помощью Мастера диаграмм:

 

Выделить данные, которые должны быть отражены на диаграмме (если данные расположены в несмежных диапазонах, удерживать нажатой клавишу < Ctrl> ).

Щёлкнуть на пиктограмме Мастер Диаграмм на стандартной панели инструментов или выберите команду меню Вставка-Диаграмма, а затем следуйте инструкциям мастера:

Шаг 1. Выбор типа диаграммы.

Шаг 2. Выбор исходных данных для диаграммы: если данные не выбраны перед шагом 1, то выделите столбцы и строки с необходимыми данными и щелкните на кнопке Далее, иначе (если данные выбраны) – сразу щелкните на кнопке Далее.

Шаг 3. Задание параметров диаграммы: выполните необходимые настройки параметров, используя вкладки Заголовки, Оси, Линии сетки, Легенда, Подписи данных, Таблицы данных, затем щелкните на кнопке Далее.

Шаг 4. Размещение диаграммы: определите место для диаграммы (на отдельном листе или на листе с данными) и щелкните на кнопке Готово.

Редактирование диаграмм.

Редактирование готовой диаграммы.

 

Выделите область диаграммы: щелкните левой кнопкой мыши на границе области диаграммы.

Повторите любой шаг (1-4) построения диаграммы. Для этого:

выберите команду меню Диаграмма;

выберите нужный шаг (Тип диаграммы, Исходные данные, Параметры диаграммы, Размещение);

внесите изменения и нажмите ОК.

Редактирование отдельных элементов диаграммы.

 

Изменение элемента диаграммы:

выделите отдельный элемент;

щелкните правой кнопкой мыши (вызов контекстного меню для элемента);

выберите нужный пункт меню;

внесите изменения и нажмите ОК.

Удаление выделенной диаграммы:

нажмите клавишу Del.

Перемещение выделенной диаграммы:

установите курсор мыши на границе области диаграммы и методом Drag-and-Drop переместите ее на свободное от таблицы место.

 

 

40. Деловая графика на современных ПК в среде инструментального средства – электронные таблицы Excel поддерживается программным компонентом, называемым мастером диаграмм.

Программное обеспечение мастера диаграмм в Excel позволяет выбрать необходимый и приемлемый тип создаваемой компьютерной графики из достаточно представительного ее класса. Для этих целей там предусмотрено использование 15 основных типов диаграмм, среди которых можно выделить 2 самостоятельных класса. К 1му классу относятся двухмерные: с областями, круговая, линейчатая, кольцевая, гистограмма, график и т.д. Ко 2му классу относятся объемные: с областями, график, линейчатая, гистограмма, поверхность.

41.Работа со списками – БАЗАМИ ДАННЫХ в MS Excel.

Представление ЭТ в виде списка

СПИСОК – это один из способов организации данных на рабочем листе. Данные, организованные в список, в терминах Excel часто называются Базой Данных (БД). При этом строки таблицы называются записями, а столбцы – полями. Имена полей должны располагаться в первой строке списка, причем каждое имя – в одной ячейке.

Ввод, просмотр и редактирование списка

Для ввода, просмотра и редактирования списка удобно использовать Форму данных: Данные - Форма

В открывшемся диалоговом окне (по имени рабочего листа), нажать кнопку Добавить, после вода последней записи нажать кнопку Закрыть.Добавление новых записей осуществляется в конец таблицы.

Для внесения исправлений также использовать форму.

1. Вызвать диалоговое окно командой меню Данные, Форма.

2. Нажать кнопку Критерии. При этом поля формы очистятся, а название кнопки Критерии заменится на Правка.

Для удаления записи из списка сначала ее нужно найти, а затем удалить, нажав кнопку Удалить.

Выбор данных из БД (Организация различных запросов)

С помощью фильтров можно выводить на экран и просматривать данные списка. Быстро и удобно можно просматривать нужные записи с помощью автофильтра. Более сложные запросы к базе данных можно реализовать с помощью расширенного фильтра.

Чтобы установить автофильтр, следует:

 Выделить область БД;

 Задать Данные – Фильтр - Автофильтр

Выполнить команду меню Данные, Фильтр, Автофильтр. В ячейках заголовков столбцов появятся кнопки - стрелки списков фильтров.

Для наложения условия нажать кнопку со стрелкой в поле и выбрать строку Условие. В диалоговом окне Пользовательский автофильтруказать условие и нажать кнопку ОК. После этих действий на экран будет выведена часть таблицы с необходимыми сведениями. Чтобы отключить фильтрацию, следует выбрать команды: Данные –Фильтр – Отобразить все.

Для фильтрации БД по сложным критериям используется расширенный фильтр. Предпосылкой использования расширенного фильтра является наличие на рабочем листе области БД и области критериев. Для её формирования следует скопировать в свободное место рабочего листа имена полей, по которым будет выполняться фильтрация данных, а затем в ячейках под соответствующими именами полей ввести сами критерии. Далее выполнить следующие действия:

 выделить область БД;

 задать Данные – Фильтр – Расширенный фильтр;

 в диалоговом окне «Расширенный фильтр» в поле Исходный диапазон: указать интервал ячеек, содержащий область БД

 в поле Диапазон условий: указать интервал ячеек, содержащий область критериев;

 в группе Обработка определить, будет ли фильтрация списка выполняться на том же месте или результат будет помещен в другое место рабочего листа. В последнем случае в поле Поместить результат в диапазон: задать интервал ячеек, где предполагается разместить отфильтрованные записи;

 нажать кнопку ОК.

 

Формирование промежуточных итогов

Для вычисления итогов следует выполнить следующие действия:

Записи таблицы должны быть предварительно отсортированы по полю, при каждом изменении значений в котором предполагается подсчитывать итоги. Далее следует:

 Выделить область БД и выполнить команду меню Данные, Итоги.

 В открывшемся диалоговом окне Промежуточные итоги выполнить следующие действия:

• Раскрыть список в поле ввода При каждом изменении в и выбрать то поле, по которому группируются записи для получения итогов.

• В поле ввода Операция по умолчанию будет выбрана функция Сумма (или выбрать нужную функцию)

• В поле ввода Добавить итоги по выбрать поля, по которым подводятся итоги

• Оставить отметки для флажка Заменить текущие итоги и для флажка Итоги под данными.

• Нажать кнопку ОК.

На экране появятся строки с промежуточными итогами для каждой группы записей и общий итог. Обратите внимание на кнопки, которые появились слева от таблицы. Кнопки с цифрами 1, 2, 3 обеспечивают степень детализации показа данных в таблице: кнопка 3 – вся таблица с промежуточными итогами и общим итогом;

кнопка 2 – только итоги: промежуточный и общий; кнопка 1 – только общий итог. Той же цели служат и кнопки со знаками + и –. Нажать на каждую из кнопок и посмотреть, как свернулась структурная схема слева. После этого развернуть весь список со всеми итогами, нажав кнопку 3.

Чтобы убрать все итоги, необходимо выделить любую ячейку списка, выполнить команду меню Данные, Итоги и в диалоговом окнеПромежуточные итоги нажать кнопку Убрать все.

Защита данных

Для защиты данных от изменений, а также возможности скрыть формулы следует использовать команды:

1 Сервис, Защита, Защитить лист (Сервис, Защита, Снять защиту листа).

2. Выделить ячейки, содержимое которых не может меняться. Выполнить команду меню Формат, Ячейки, вкладка Защита: установить флажок Защищаемая ячейка. (Для обратных действий- Формат, Ячей­ки, вкладка Защита: сбросить флажок Защищаемая ячейка.

3. Выделить столбцы, формулы в которых должны быть скрыты. Выполнить команду меню Формат, Ячейки, вкладка Защита установить флажки Защищае­мая ячейка и Скрыть формулы.

43. БД – поименованная совокупность структурированных данных, относящихся к определенной предметной области.

Классификация БД:

1. По технологии обработки данных:

А) централизованные

Б) распределенные

2. По способу представления данных:

А) иерархические

Б) сетевые

В)реляционные

3. По способу доступа к данным:

А) с локальным доступом

Б) с удаленным (сетевым) доступом

Краткая характеристика:

БД формируются на материальном носителе по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными.

44. Реляционная база данных – это совокупность отношений, содержащих всю информацию, которая должна храниться в БД.

Краткая характеристика:

1) Данные представляются двумерными массивами –таблицами

2) Структурными элементами БД являются поля(домены), записи (картежи)

3) Каждое поле имеет уникальное имя

4) Каждую запись таблицы БД идентифицирует ключ ( одно поле – простой ключ, несколько – составной)

5) Таблицы БД связаны по равенству значений одинаковых ключей

Реляционная модель данных включает следующие компоненты:

· Структурный аспект (составляющая) — данные в базе данных представляют собой набор отношений.

· Аспект (составляющая) целостности — отношения (таблицы) отвечают определенным условиям целостности. РМД поддерживает декларативные ограничения целостности уровнядомена (типа данных), уровня отношения и уровня базы данных.

· Аспект (составляющая) обработки (манипулирования) — РМД поддерживает операторы манипулирования отношениями (реляционная алгебра, реляционное исчисление).

45. Существует 4 типа связей:

1. «Один-к-одному» - любому экземпляру сущности А соответствует только один экземпляр сущности В, и наоборот.

У любого конкретного ученика может быть только одна характеристика, и эта характеристика относится к единственному ученику.

2. «Один-ко-многим» - любому экземпляру сущности А соответствует 0, 1 или несколько экземпляров сущности В, но любому экземпляру сущности В соответствует только один экземпляр сущности А.

Ученику ставят много оценок; поставленная оценка принадлежит только одному ученику.

3. «Многие-к-одному» - любому экземпляру сущности А соответствует только один экземпляр сущности В, но любому экземпляру сущности В соответствует 0, 1 или несколько экземпляров сущности А.

Преподаватель работает только в одном кабинете, однако рабочий кабинет может быть закреплен за несколькими преподавателями.

Какая же разница между связями «один-ко-многим» и «многие-к-одному»? Такая же, как между фразами «портфель ученика» и «ученик портфеля». То есть важно, кто во взаимоотношении двух объектов главный - ученик или портфель. Суть отношений двух объектов отражается в имени связи.

Если при определении связи вам сложно выделить подчиненность, то вывод только один: вы плохо разобрались в предметной области.

4. «Многие-ко-многим» - любому экземпляру сущности А соответствует 0, 1 или несколько экземпляров сущности В, и любому экземпляру сущности В соответствует 0, 1 или несколько экземпляров сущности А.

Ученик Иванов учится у нескольких преподавателей. И каждый преподаватель работает со многими учениками.

Ключ – одно или несколько полей, однозначно определяющей записи.

Запись – структура данных, состоящая из логически связанных между собой полей.

Поле базы данных - это столбец таблицы, содержащий значения определенного свойства.

 

Таблица - это структура, состоящая из множества неупорядоченных горизонтальных строк (rows), каждая из которых содержит одинаковое количество вертикальных столбцов

 

Системы управления базами данных (СУБД). MS Access: характеристика, назначение, техника работы пользователя.

Система управления базами данных (СУБД, DBMS – Data Base Management System) –программа для создания и ведения БД; организации доступа к данным; обработки данных.

Основные характеристики
MS Access

• 32-разрядная СУБД реляционного типа;
• работает в среде Windows;
• входит в состав MS Office Professional;
• имеет графический многооконный интерфейс;
• имеет диалоговые средства создания объектов;
• имеет средства автоматизации работы – «мастера»;
• обеспечивает целостность и безопасность данных;
• имеет возможность использования технологии OLE и интеграции данных из других СУБД;
• поддерживает язык запросов SQL;
• имеет собственный объектно-ориентированный язык программирования Visual Basic.

Назначение

Access является одной из самых популярных настольных систем управления базами данных (СУБД), которая может работать с текстовыми файлами, с электронными таблицами и базами данных наиболее популярных форматов.

База данных хранит совокупность данных и объектов, относящихся к определенной задаче. Она помогает нам упорядочить информацию по различным признакам и позволяет быстро делать выборку с произвольным сочетанием признаков. В качестве данных может использоваться любая информация, хранящаяся на диске компьютера: сочетания символов, слова, файлы, рисунки, объекты и т.д. Методы ввода и хранения данных определяют структуру базы данных.

Access позволяет создавать реляционные базы данных, в которых данные хранятся в виде таблицы. Его можно использовать для анализа данных, для создания динамических веб-страниц, в которых автоматически будут отображаться изменения данных. С его помощью можно создавать приложения баз данных, например приложения клиент/сервер.

Access может работать в качестве:

автономной СУБД для настольных систем;

СУБД для файлового сервера;

как интерфейсный клиент для связи с серверными СУБД масштаба предприятия, например, с Microsoft SQL Server.

Access 2003 представляет собой мощную платформу для создания настольных приложений и приложений клиент/сервер уровня подразделения или целого предприятия.

Access 2003 позволяет преобразовывать базы данных Microsoft Access в формат Microsoft SQL Server, предоставляет двухстороннюю поддержку XML. Для интеграции инструментария Access с базами данных MS SQL используются быстродействующие средства доступа к базам данных на основе интерфейса OLE-DB.

⇐ Предыдущая12345Следующая ⇒

Поделиться: