Раскройте роль коммуникационных процессов в управленческой деятельности, сущность, структуру, факторы, влияющие на коммуникацию.

Управление организацией осуществляется через людей. Одним из важнейших инструментов управления для менеджера является направление им сигналов или посланий своим подчиненным об их поведении, необходимом для достижения организационных целей. Используя это и получая от подчиненных обратную связь, менеджер организует, мотивирует и руководит подчиненными. Многое зависит от способности менеджера эффективно передавать и получать такие сигналы и послания, чтобы достигалось их наиболее адекватное восприятие теми, кому они предназначены. Многие менеджеры понимают важность этой проблемы и уделяют этому большое внимание.

В переводе с латинского термин «коммуникация» ( от латинского communico) означает делаю общим, связываюсь, общаюсь.

В науке об управлении понятие «коммуникация» имеет широкую трактовку и как общение, и как функция общения и как связующая функция управления, и как способы передачи информации (коммуникативные каналы).

В узком смысле этого слова коммуникация – это обмен информацией между индивидами в процессе общения.

Если люди не смогут обмениваться информаций, они просто не сумеют работать вместе. Обмен информацией необходим при реализации любой из управленческих функций. Он является важнейшим условием принятия обоснованных решений, играет огромную роль в межличностных отношениях.

Поэтому не случайно менеджеры всех уровней значительную часть времени (50-90%) тратят на коммуникации.

Благодаря налаженным коммуникациям достигается чёткая слаженная работа всех структурных подразделений организации, всех её звеньев, а при её отсутствии начинаются сбои в работе.

Коммуникации в организации это сложная многоуровневая система, охватывающая как саму организацию и её элементы, так и её внешнее окружение.

В этой связи выделяют внешние и внутренние коммуникации. Подробнее об этом говорится на занятиях по Маркетингу

В процессе коммуникации происходит не только передача информации, но и осуществляется воздействие одного партнера на другого. Очень важным моментом в коммуникации является понимание партнеров друг друга. Вот эти аспектам коммуникации мы с вами уделим больше внимание. От того насколько участники управленческих отношений (начальник – подчинённый, коллеги по работе) понимают друг дуга также зависит эффективность труда.

 

Как мы с вами знаем любое явление или вещь имеет свою структуру. Это касается и коммуникативного процесса.

Основными составляющими коммуникативного процесса являются:

· субъект, сообщающий что-либо партнеру (коммуникатор);

· партнер, которому предназначена информация;

· собственно информация – сообщение;

· цель, с которой субъект вступает в коммуникацию;

· контекст, ситуация, в которой это процесс протекает;

· обратная связь.

Схематично коммуникативный процесс выглядит следующим образом:

Идея (мысль) – Кодирование – Передача информации – Декодирование – Осмысление принятого сообщения (дать схему на доске)

Кодирование – перевод мысли в речевую или неречевую форму

Декодирование – перевод слов и невербальных знаков в значения и смыслы.

На эффективность коммуникативного процесса прежде всего влияет владение партнерами по коммуникации единой системой кодификации и декодификации.

Основные компоненты коммуникативного акта по Лассуэллу:

Кто? – Что? – Как? – Где? (Когда? ) – Зачем? – Кому?

Коммуникативные барьеры: (лучше начать с беседы)

Сенсорные:

6. физические помехи (шум, большое расстояние);

7. отвлекающие моменты (телефонные звонки, посетители);

8. дефекты органов чувств.

Информационные:

3. недостаток информации;

4. информационная перегрузка;

5. искажение информации.

Психологические:

· недоверие к собеседнику (доверие);

· незаинтересованность в предмете разговора;

· погружённость в другие дела;

· психологическое состояние субъектов общения;

· предубеждения (стереотипы);

· убеждённость в собственной правоте;

· неуверенность в себе;

· самоуверенность;

· стремление настоять на своём;

· неумение слушать;

· неумение выражать свои мысли;

· привычка перебивать;

· наличие интереса к теме, к собеседнику;

· неверный выбор стратегии и тактики общения.

Социальные:

· разный статус;

· ролевые ожидания (роль руководителя, роль подчинённого);

Организационные:

6. искажение информации во время её передачи, подготовки;

7. задержка информации;

Что ещё влияет на коммуникацию?

1.социальные, политические и религиозные различия;

2.различное миропонимание, мироощущение, мировосприятие.

3.предвзятые представления, склонность отвергать все, что противоречит собственным представлениям. (Мы верим тому, чему хотим верть).

Структура общения:

1. коммуникативная сторона общения – процесс приема и передачи информации.

2. Интерактивная сторона общения – обмен не только знаниями и идеями, но и действиями.

3. Перцептивная сторона – процесс восприятия, оценки и понимании партнёра.

В каждом акте общения имеет место:

Коммуникация – общение

Социальная перцепция в процессе общения

Интерактивность как стратегия взаимодействия в общении.

 

49. Раскройте основные особенности делового общения. Какие требования предъявляются к публичному выступлению? Раскройте факторы, влияющие на него.

В жизни любой организации или предприятия виды делового общения занимают важное место. Обмен информацией, выдвижение и разработка рабочих идей, контроль и координация деятельности сотрудников, подведение итогов и оценка достигнутого - вот лишь некоторые стороны деятельности организации, которые связаны с проведением совещаний и деловых бесед разного рода.

Деловое общение - это такое взаимодействие людей, которое подчинено решению определенной задачи (производственной, научной-коммерческой и т.д.), т.е. цель делового взаимодействия лежит за пределами процесса общения. От качества делового общения зависят взаимопонимание, согласованность действий и четкость приоритетов, возникающих у субъектов, занятых общим делом.
Принципы деятельности любой социальной организации (фирмы, учреждения) оказывают существенное воздействие на поведение входящих в нее индивидов. Отметим следующие особенности организационного поведения:
1. Достаточно жесткая регламентация целей и мотивов общения, способов осуществления контактов между сотрудниками: за каждым работником в организации нормативно закрепляется стандарт поведения в виде устойчивой структуры формальных прав и обязанностей, которому он должен следовать. Поэтому психологически деловое общение оказывается в значительной степени формализованным, отстраненным, " холодным".
Соответственно в отношении речевого поведения ожидается, что обмен сведениями между сотрудниками носит не личный характер и подчинен совместному решению служебной задачи.
2. Иерархичность построения организации: между подразделениями и сотрудниками закрепляются отношения подчинения, зависимости, неравенства. Следствием действия этого принципа для речевой коммуникации оказывается: во-первых, активное использование вербальных средств демонстрации социального статуса участниками делового общения, во-вторых, проблема передачи информации по звеньям иерархической пирамиды и соответственно эффективности обратной связи.
Признано, что эффективность распространения деловой информации " по горизонтали" (т.е. между отделами, подразделениями или сотрудниками одного уровня), как правило, очень высока. Люди, работающие на одном и том же уровне, понимают друг друга " с полуслова", им не требуется детальное и подробное объяснение сути задачи,
Эффективность вертикальной коммуникации (т.е. вверх и вниз по иерархическим уровням) значительно ниже. Это объясняется тем, что на пути прохождения информации от источника (говорящего) к адресату в любом иерархически организованном управлении присутствуют звенья-посредники. Посредниками могут становиться линейные руководители, секретари, ассистенты, канцелярские работники и др. Устные сообщения при передаче с одного уровня на другой (как вниз, так и вверх) могут быть сокращены, отредактированы, искажены прежде, чем они дойдут до получателя (эффект " испорченного телефона" ).
Другая причина, вызывающая низкую эффективность вертикальной коммуникации, связана с убеждением, что подчиненным вовсе не обязательно знать о положении дел на предприятии в целом, они должны выполнять поставленные: перед ними задачи, исполнять принятые решения и не задавать лишних вопросов. Однако, как установлено психологией восприятия, человек будет действовать осмысленно, если он знает не только выполняемую им конкретную операцию, но и видит более широкий контекст, в который она вписана
Стремление учесть эти особенности служебно-деловой коммуникации проявляется, с одной стороны, в требовании письменной фиксации распоряжений, решений, приказов, а с другой - в признании деловых бесед важнейшим средством повышения эффективности обратной связи в организации.
3. Необходимость в особых усилиях по стимулированию труда, что объясняется объективной противоречивостью поведения и самоощущения человека в организации.
Природа человека несовместима с жесткой иерархической структурой и формализацией организационных процессов, поэтому необходимы управленческие действия, направленные на удовлетворение психологических и эмоциональных потребностей работников, поддержание их интереса к выполняемой работе, создания эффекта причастности к принимаемым решениям.
Наряду с такими способами мотивации труда персонала, как различные виды морального и материального поощрения, продвижение по службе, повышение квалификации за счет организации и др., огромное мотивационное воздействие могут оказывать беседы руководителя с подчиненными, если ему удается связать свое сообщение с их потребностями. Форма постановки задач, ответы руководителя на вопросы, критические оценки могут либо помогать сотрудникам ориентироваться в своей деятельности, побуждать их работать успешнее и прибыльнее, либо препятствовать этому.
" В процессе делового общения его участники обмениваются информацией, которая передается в форме управленческих решений, замыслов, идей, отчетов, докладов, сообщений и т.д. Не менее важен обмен интересами, настроениями, чувствами. В этом случае деловое общение предстает как коммуникативный процесс, т.е. как обмен информацией, значимой для участников общения.
Перечисленные выше особенности служебно-делового общения во многом объясняют характер требований к речевой коммуникации в деловой среде. Эти требования могут быть сформулированы следующим образом:
- Четко определяйте цели своего сообщения.
- Делайте сообщение понятным и доступным для восприятия разными группами работников: находите конкретные иллюстрации общих понятий, развивайте общую идею, используя яркие примеры.
- Делайте сообщения по возможности краткими и сжатыми, отказывайтесь от излишней информации, привлекайте внимание сотрудников лишь к тем проблемам, которые касаются их конкретно.
- В разговоре с сотрудниками следуйте правилам активного слушания, демонстрируйте им сигналы вашего понимания и готовности к совместным действиям.
Таким образом, приведенные правила в равной мере должны соблюдаться как в разговоре между двумя деловыми собеседниками, так и при групповом общении. В то же время их использование и конкретное проявление в деловой беседе и на деловом совещании имеет свои особенности.

Общие требования к публичному выступлению

1. Понятность главной мысли, доступность изложения. По словам П. Сопера, «непонятна обычно не тема, а изложение». Для того, чтобы главная мысль была понятой нужно, во-первых, ее иметь, то есть твердо знать, что хочешь сказать; во-вторых, сделать ее доступной слушателям. В результате аудитория должна быть в состоянии ответить на вопрос и сформулировать словами, что оратор хотел сказать.

2. Решительное начало и решительный конец. Они должны быть краткими, ясными, понятными и заранее продуманными.

3. Краткость – важно соблюдать регламент и даже чуть-чуть сэкономить время, т. к. оратор, который закончил выступление на 1–2 мин. раньше объявленного времени, всегда повышает свой рейтинг у аудитории. Краткие выступления рассматриваются как более умные, правильные, содержащие истинную информацию.

4. Разговорность – выступление должно выглядеть как откровенный разговор с аудиторией, оно должно носить характер беседы. Д. Карнеги: «Хорошее выступление – это прежде всего разговорный тон и непосредственность, несколько акцентированные. Говорите так, как если бы вы разговаривали с Джоном Смитом. Аудитория не что иное как сумма Джонов Смитов». Разговорность повышает доверие к оратору, а значить – к содержанию его речи.

5. Сдержанная эмоциональность, которая должна быть приятной для слушателей и оказывать положительное воздействие. Иначе слушатель будет испытывать чувство неловкости. Обращаться к фактам, вызывающим эмоции, а не к самим эмоциям.

6. Выраженная потребность донести мысль до слушателей – слушатели должны видеть, что все этого говорится именно для них. Без обращенности к аудитории выступление усваивается хуже. Искренность, потребность высказаться перед данной аудиторией должна ощущаться на протяжении всего выступления.

7. Установление контакта с аудиторией – контакт с аудиторией предполагает:

– корректировку речи по ее ходу;

– управление поведением аудитории;

– управление собственным поведением.

Контакт может устанавливаться не сразу, только с течением времени или с применением специальных усилий. Если соблюдать предыдущие требования, то контакт обычно устанавливается.

Основными недостатками современного ре­чевого общения являются его агрессивность и демагогич­ность. Ораторы нередко манипулируют общественным созна­нием, употребляя обороты Как известно, совершенно очевидно, как мы все знаем, нет сомнения, чтобы подчеркнуть свою уверенность в согласии слушателя, выражая похвалу ад­ресату (Как думающий, интеллигентный, современный чело­век, вы не можете не согласиться...), представляя субъектив­ное мнение в форме категорического суждения.

В арсенале ораторов — разнообразные приемы «скольже­ния», «размывания», «затемнения» смысла высказывания. На­пример, часто используются эвфемизмы, т. е. более мягкие выражения (Лагерь для перемещенных лиц вместо концентра­ционный лагерь), слова с отрицательной оценочностью (Шпион вместо разведчик), выражения с расплывчатым значением (Потребительская корзина), синекдоха (когда часть использу­ется в значении целого или целое в значении части: Белый дом. Кремль как обозначение парламента или президентской администрации).

Установка на борьбу (атональность) участников совре­менного речевого общения очевидна. Приведем только не­большой перечень некорректных приемов, которые нередко используются в публичной речи: возбуждение гнева оппонен­та; приклеивание ярлыков; игра в авторитеты; огульное обви­нение (Бред сивой кобылы), высокомерный ответ (Это знает любой школьник), игра на самолюбии; психологиче­ское давление; ложные аргументы; аксиоматические высказы­вания, якобы не требующие аргументации («Россия — самая читающая страна в мире»). Атональность также проявляется в криминализации языка, в использовании лексики преступного мира (Подставить, наехать, шестерки и т. п.), а также в его «военизации» (Перейти в наступление, передний край борьбы).

 

Рекомендации по ведению деловой беседы:

1. Заранее составляйте план беседы:

- выступление

- осн часть

- завершение

2. подумайте о том, какие применить средства для напрвления беседы к желаемому результату.

3. внимательно выслушивайте собеседника до конца

4. уважайте своего собеседника

5. задавайте больше вопросов

6. наблюдайте, слушайте и оценивайте реакции собеседника

7. будьте всегда вежливы, дружески настроены

8. не отвлекайтесь на побочные мысли

 

 

⇐ Предыдущая12345Следующая ⇒

Поделиться: