Официально – деловой стиль, сфера его функционирования, жанровое своеобразие.

 

Официально-деловой стиль обслуживает сферу адми­нистративно-правовой деятельности. Он удовлетворяет потребность общества в документальном оформлении раз­ных актов государственной, общественной, политической, экономической жизни, деловых отношений между госу­дарством и организациями, а также между членами обще­ства в официальной сфере их общения. Официально-дело­вой стиль реализуется в текстах различных жанров: ус­тав, закон, приказ, жалоба, рецепт, заявление, а также в различного рода деловых жанрах: объяснительная запис­ка, автобиография, анкета, резюме и др. Жанры официаль­но-делового стиля выполняют информационную, предпи­сывающую, констатирующую функции в различных сфе­рах деятельности. В связи с этим основной формой реализации этого стиля является письменная.

Общими стилевыми чертами официально-деловой речи являются: 1) точность изложения, не допускающая возмож­ности инотолкования, детальность изложения; 2) стерео­типность, стандартность изложения; 3) долженствующе-предписующий характер изложения. Кроме того, специ­алисты отмечают такие черты официально-делового стиля, как официальность, строгость выражения мысли, а также объективность и логичность, которые свойственны и науч­ной речи. Названные черты официально-делового стиля от­ражаются не только в системе языковых средств, но и не­языковых способах оформления конкретных текстов: в ком­позиции, рубрикации, выделении абзацев, т. е. в стандартизированном оформлении многих деловых докумен­тов.

Систему официально-делового стиля составляют язы­ковые средства трех типов: 1) имеющие соответствующую функционально-стилевую окраску (лексика и фразеология), например: истец, ответчик, протокол, должностная инструкция, поставка, предоплата, удостоверение личности и др.; 2) нейтральные, межстилевые, а также общекнижные, языковые средства; 3) языковые средства, нейтральные по своей стилистической окраске, но по сте­пени употребительности в официально-деловом стиле став­шие его «приметой», например: ставить вопрос, выра­зить свое несогласие.

Многие глаголы, употребляемые в официально-деловой речи, содержат тему предписания или долженствования: запретить, разрешить, обязать, указать, назначить и под. Отмечается высокий процент употребления глаго­лов в форме инфинитива, что также связано с предписы­вающей функцией официально-деловых текстов. Глаголь­ная форма обозначает не постоянное или обычное дей­ствие, а действие, которое законом предписывается произвести в определенных условиях, например: Обвиня­емому обеспечивается право на защиту.

 

9. Типы документов и правила их оформления. Унификация служебных документов.

 

• наиболее распространенные формы обращения: Уважаемый...или Уважаемый...! Следует помнить, что запятая после обращения при­дает документу (письму) будничный характер, тогда как знак восклица­ния указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затрону­тому вопросу придается особое значение. Если в обращении указывает­ся имя и отчество, а фамилия не называется, то обращение приобретает личный характер. Включение в формулу обращения фамилии адресата придает тексту документа вежливо-официальный оттенок;

• текстовое употребление слов товарищ (т.), господин (г-н), гра­жданин (гр.) имеет свою специфику. Слово товарищ, преимуществен­но употреблявшееся в нашей стране до 1990-х годов, уже вытеснено словом господин, используемым в мировой практике. Слово гражда­нин применяется тогда, когда то или иное лицо рассматривается как субъект гражданских правоотношений.

В ведомственной письменной речи наблюдается тенденция к утрате местоимения я. Например, вместо я прошу, пишут прошу. Однако место­имение я употребляется в докладных и объяснительных записках.

Необходимо правильно использовать местоимение он. Оно может быть средством и обезличивания и фамильярности, поэтому требует особой осторожности, даже ограниченности при пользовании им в служебных документах. Вполне очевидно, что в приказе, постановле­нии, решении, распоряжении, характеристике следует указывать фа­милию лица и его инициалы. В характеристике в каждом абзаце по­вторяются фамилия и инициалы лица, на которое она составляется.

Следует учитывать, что служебные документы пишутся в ней­тральном доброжелательном тоне, не допускается иронизирование, проявление грубости, использование вычурных оборотов с выраже­нием чрезмерной вежливости и т.п.

Редактирование документов

Обязательная часть работы с докумен­том — его редактирование. Обычно оно состоит из трех этапов:

1)первичное ознакомление с текстом документа: прочтение доку­мента в целом, в ходе которого делаются либо карандашные пометки на полях, либо замечания фиксируются на отдельном листе бумаги;

2)проверка фактического материала. Продумывается, достаточен ли фактический материал редактируемого документа, достоверны ли представленные сведения;

3)языковая правка. На данном этапе устраняются орфографиче­ские, пунктуационные и стилистические ошибки. Все написанное — слова, цифры, корректурные знаки — должно быть отчетливым и акку­ратным. Выправленный текст следует перепечатать и вычитать.

Грамматические и лексические ошибки

При работе с документа­ми составители или корректировщики сталкиваются с целым рядом типичных ошибок. В деловых бумагах и документах допускаются ча­сто следующие грамматические ошибки.

1. Неправильное употребление падежей. Наиболее частым является неправильное употребление существительного в родительном падеже
вместо дательного. Например, нельзя писать согласно, благодаря, вопре­ки (чего? ). Следует писать — согласно, благодаря, вопреки (чему? ) соот­ветствующему положению. Необходимо также помнить: руководитель, начальник (чего? ) отдела, кафедры, центра; заведующий (чем? ) отделом, кафедрой; руководство (чем? ) практикой, институтом.

2.Ошибки при склонении фамилии. Следует помнить, что не скло­няются фамилии славянского происхождения на -а, -о. Часто в звуко­вом составе они совпадают с одушевленными и неодушевленными предметами, например: Крыса, Сало, Шило и т.п. Не склоняются фами­лии на -аго, -яго, -ых, -их, -ово, -ко(-енко), например: Долгих, Дурново, Франко, Шевченко. Склоняются русские и иноязычные фамилии на со­гласный звук, если относятся к мужчинам. Не склоняются, если отно­сятся к женщинам или к супружеской паре, например: заявление Ни­колая Ремчука; письмо Натальи Ремчук; просьба супругов Ремчук.

3. Ошибки при употреблении полной и краткой форм прилагатель­ных. В качестве сказуемых краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи, чем полные: должен, обя­зан, подотчетен, необходим, подсуден, ответствен; Вызов экспертов обязателен для установления причин смерти.

4.Ошибки при употреблении количественных числительных. Напри­мер, несклонение или неполное склонение сложных и составных чи­слительных является нарушением общелитературной нормы.

5.Неправильное использование предлогов. В деловой речи получили большое распространение словосочетания с предлогом о (вопрос о до­ верии; решение о кадрах и т.п.). Однако наблюдаются случаи злоупо­требления предлогом о, например: Директор завода отметил о важности поставленной проблемы (отметил важность).

6.Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении.
Необходимо помнить, что в письменной речи информационная роль
порядка слов возрастает к концу предложения.

7.Нередко в документах встречаются лексические ошибки:

• неправильное использование слов-терминов;

• неуместное или неоправданное употребление иностранных слов.

Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено требовани­ем необходимости, уместности и точности словоупотребления;

• употребление архаизмов. Речь идет об употреблении таких арха­ичных выражений, как: при сем (при этом); на предмет (для); каковой (который); уведомлять (сообщать); в настоящем... (в этом...) и т.п.;

• тавтология;

• неразличение паронимов.

8.Ошибки в употреблении синонимов.

9.Существуют ошибки в деловой письменной и устной речи в сфере употребления фразеологизмов. Употребление фразеологизмов в деловой речи подчиняется исторически сложившимся правилам, за­крепленным традицией и обязательным для всех. В тех случаях, ко­гда нормы нарушаются, возникает ошибка. Ошибки могут быть в лексическом составе фразеологизма, в его грамматическом оформ­лении, а также в стилистическом плане. Наиболее распространен­ные из них — это:

 

• искажение состава фразеологизмов в результате лексических
подмен;

• изменение грамматической формы слов, входящих в оборот;

• совмещение двух различных фразеологизмов;

• вставка лишнего компонента;

• стилистическая несовместимость фразеологизма с деловым
стилем речи.

Если в художественной литературе и публицистике на первый план выдвигается образность, эмоциональность и оценочность фразеологи­ческих оборотов, то в официально-деловом стиле используются устой­чивые выражения книжного характера или стилистически нейтральные фразеологизмы, лишенные экспрессивности (оставлять желать лучше­го, находиться на уровне, называть вещи своими именами и т.п.).

Форма документа

При составлении документа важно помнить не только о правильности и грамотности его написания, но и о тех необ­ходимых реквизитах, которые он должен содержать.

 

Требования к языку и стилю документов. Речевой этикет в документе.

 

Официально-деловой стиль является частью нормативного русского языка. В нем есть свои правила употребления слов и речевой этики.

Документ – это не просто текст, он имеет юридическую силу, поэтому нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Субъективный момент, личные качества должны быть сведены к минимуму. Следовательно, в деловой речи не употребляются слова, имеющие эмоциональную окраску. Использование разговорных, просторечных, диалектных слов и фразеологических оборотов в деловой речи недопустимо. Но иногда документ в зависимости от цели в той или иной степени все-таки приобретает эмоциональную окраску. Например, в документе может быть выражена просьба, благодарность и требование, иногда в категоричной форме. Однако в первую очередь должны использоваться средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуации и фактов.

Что касается людей, работающих в системе, то степень владения деловым этикетом определяет степень профессиональной пригодности человека. Это прежде всего относится к государственным служащим, политикам и так далее, т. е. к тем, кто по роду своей деятельности должен в совершенстве владеть официально-деловым стилем. Знание правил речевого этикета, их соблюдение позволяют человеку чувствовать себя уверенно.

Речевой этикет – это прежде всего система устойчивых формул общения. К этому можно добавить, что речевой этикет – это еще и умение правильно и грамотно составить документы – от простой справки до деловых писем и документов.

При составлении деловых бумаг, документов нужно следовать некоторым условиям. Понятия и термины должны быть однозначными, лишенными каких-либо наслоений и синонимических связей. Отсюда возникает необходимость для делового человека хорошего знание языка. Несмотря на строгость деловой речи, язык должен быть достаточно разнообразен и четок, чтобы выразить весь смысл документа. Лексика просьбы должна отличаться от лексики требования. Составляя документ, следует осознавать, что это официальная бумага, и фразы, выражающие личное отношение, здесь неуместны. Конечно, важным остается знание грамматических правил и синтаксиса. Строгость стиля не освобождает пишущего от соблюдения правил чистописания. Любое высказывание должно строиться на основе последовательного и доказательного мышления. Как было сказано выше, логика является основой написания любого официального документа. В тексте должны содержаться только факты. Речевой этикет документа в официально-деловом стиле не допускает рассуждений по теме данной бумаги (заявления, протоколы и т. д.).

К тому же речевой этикет имеет национальную специфику. Каждый народ создал свою систему правил речевого поведения. Например, не следует употреблять в деловых бумагах, документах, письмах личные местоимения, так как, составляя их, вы обращаетесь прежде всего к организации. Если специфика документа такова, что обращение относится к определенному лицу (директору, руководителю предприятия), то следует обращаться на «Вы», т. е. использовать местоимение 2-го лица множественного числа. Четко исполнять данные правила речевого этикета означает показать себя грамотным и высокопрофессиональным.

⇐ Предыдущая12345Следующая ⇒

Поделиться: