Язык и стиль справочно – информационной документации. Реклама в деловой речи.

 

Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках. Важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, слу жебные записки и др. Документы этого типа имеют право­вую силу, а, следовательно, к их форме, содержанию, языку и стилю предъявляются особые требования. Язык и стиль справочно-информационной и справочно-аналитической докумен­тации отличается жесткой регламентированностью языковых форм и средств, стандартизацией языковых моделей.

Основные виды справочно-информационной документа­ции:

• акт;

• справка;

• служебная записка;

• заявление.

Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события (прила­гается к письму-претензии или к рекламации). Текст акта со­стоит из двух частей. В вводной части акта указывается рас­порядительный документ, на основании которого составляет­ся акт, событие или действие, послужившие причиной состав­ления акта, его номер и дата. В основной части акта излага­ются установленные факты, а также выводы и заключения. Если акт составлен комиссией, то первым указывается пред­седатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагают­ся в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председа­тель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

Акты составляются при передаче материальных ценностей; списании пришедшего в негодность имущества; в случае несо­ответствия заявленных в сопроводительных документах ценно­стей, документов и их наличия и т.д.

Справка — документ, содержащий запрошенную инфор­мацию или подтверждение тех или иных фактов или событий. Как правило, содержанием справки подтверждается определенная информация о предъявителе, чаще всего — выбороч­ные анкетные данные (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, стаж работы в последней должности или в целом, сведения об образовании и т.д.). Справки могут содержать сведения служебного характера, например, сведения о начис­лении заработной платы. Справки выдаются без оставления копий, кроме тех случаев, когда это диктуется соображения­ми служебного характера.

Как и любой документ, справка включает определенный на­бор реквизитов, оформляемых соответствующим образом.

Наименование документа оформляется заглавными буква­ми посередине листа на два интервала ниже углового штампа организации. Основной текст излагается с соблюдением опре­деленных правил последовательности, с использованием типо­вых моделей: «Дана... (фамилия, инициалы или полные имя и отчество) в том, что...»; «Настоящая справка Выдана... (помимо фамилии могут быть указаны другие необходимые анкетные данные) в том, что...». Сведения об организации, для которой выдана справка, размещаются на один интервал ниже основного текста, например: Выдана для предоставле­ния в кассу Аэрофлота. Сведения о сроке годности справки размещаются на один интервал ниже сведений об организа­ции: Справка действительна в течение 10 дней со дня вы­дачи. Реквизит «подпись» включает должность, личную под­пись, фамилию и инициалы лица, выдавшего справку. Подпись заверяется печатью организации.

Служебная записка — документ, адресованный руково­дству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Различают несколько видов служебных записок: докладные, аналитические, обзорные, информационно-статистические и др. В докладной запис­ке кратко освещаются конкретные служебные вопросы, рас­крывается их действительное состояние. Приводимые факты дополняются кратким анализом их содержания. Аналитические записки включают подробный анализ ситуации; изла­гаемые факты (данные, события) комментируются, увязыва­ются с ранее поступившей информацией. Обзорные запис­ки содержат краткую информацию о нескольких тесно взаи­мосвязанных проблемах. При этом дается их сжатый ком­плексный анализ. Часто записки этого типа дополняются справками, детализирующими освещение наиболее важных сторон проблемы. Главное содержание информационно-статистических записок составляют цифры, данные, распо­лагаемые наиболее наглядным, удобным для восприятия об­разом (в форме таблиц, графиков и т.п.). Служебные запис­ки этого типа не содержат подробного анализа приводимых в них данных.

Служебная записка, как правило, состоит из заголовка, све­дений об адресате и разработчике, даты написания, наимено­вания темы, основного текста, подписи разработчика, указа­ний на приложения.

Заявление — внутренний служебный документ, предна­значенный для доведения до сведения должностного лица (как правило, вышестоящего) информации узкой направлен­ности. В абсолютном большинстве случаев заявление пишет­ся от имени одного лица, однако могут иметь место и кол­лективные заявления, когда проблема, поднимаемая в доку­менте, затрагивает интересы сразу нескольких человек или даже всего коллектива. Различают несколько основных ви­дов заявлений: заявление-просьба (ходатайство); заявле­ние-жалоба; заявление-объяснение (объяснительная за­писка).

Заявления всегда пишутся по конкретному поводу и посвя­щены, как правило, одному вопросу. Пишутся заявления на имя того лица, в компетенции которого находится поднимае­мый вопрос. При составлении заявления необходимо учиты­вать особенности оформления его реквизитов.

 

⇐ Предыдущая12345Следующая ⇒

Поделиться: