Методика проведения обследования бизнес-процессов компании

Предлагаемая методика позволяет собрать и систематизировать информацию о структуре компании и ее бизнес-процессах.

Обследование общих закономерностей функционирования компании

Цель этапа

Зафиксировать (идентифицировать) организационную структуру компании и общие закономерности ее бизнес-деятельности.

Содержание работ

Запрос документов, регламентирующих деятельность компании в целом.

Более эффективным запрос может быть, если сотрудникам компании будет передан «Список областей деятельности», по которым требуется регламентирующие документы.

Общие закономерности для построения такого списка:

- документы, определяющие функционирование организации в целом;

- документы, определяющие направления ее деятельности;

- документы, определяющие правила и принципы осуществления стратегического управления;

- стратегический план (план развития) организации.

Результат

Систематизация информации. Результатом систематизации информации, полученной из регламентирующих документов, должен стать отчет отражающий:

- общие принципы функционирования организации;

- структуру подразделений;

- направления деятельности;

- правила взаимодействия компании с внешними организациями;

- основные бизнес-процессы.

Обследование деятельности каждого автоматизируемого подразделения

Цель этапа

Выявить общую картину структуры бизнес-процессов компании, зафиксировать функции подразделений.

Содержание работ

Предварительный запрос информации о функционировании подразделений. Цель шага — подготовка сотрудников компании к процессу обследования бизнес-процессов подразделений и структурирование основного объема информации, связанного с общими условиями их функционирования. Запрос может проводиться: 1) высылкой в компанию запросных форм, где они должны быть выданы ключевым сотрудникам подразделений, бизнес-процессы которых автоматизируются; 2) собственным

заполнением форм путем интервьюирования. Запросные формы должны содержать следующие вопросы в приведенной последовательности.

1. Название подразделения.

2. Какие документы определяют условия общей работы подразделения и выполнение конкретных функций (регламенты, должностные инструкции, кодексы и т.п.)?

3. Какие функции выполняет подразделение?

4. Какие документы, отчеты из других подразделений, справки, заказы, заявки и т.п., поступающие в подразделение, необходимы для его работы?

5. Какие документы, отчеты, справки, заказы, заявки и т.п., появляющиеся в результате работы подразделения, далее архивируются, передаются в другие подразделения, поставщикам клиентам и т.д.?

Составление отчета. Полученные данные о функционировании подразделений должны быть систематизированы и представлены в обобщающем отчете по этапу, который содержит следующие разделы:

1. Структура организации.

2. Общий перечень бизнес-процессов организации.

3. Описания деятельности подразделений:

- название подразделения;

- документы, регламентирующие деятельность;

- выполняемые функции;

- входящие документы;

- исходящие документы;

- ревизия имеющихся организационных документов;

- результаты деятельности подразделения.

Подготовка положения о классификации бизнес-процессов. Положение о классификации бизнес-процессов (далее Положение) отражает верхний уровень деления бизнес-процессов.

Все бизнес-процессы организации классифицируются на основные, обеспечивающие, развития, управления.

Основные бизнес-процессы — непосредственно ориентированы на производство продукции: представляют ценность для компании и обеспечивают получение дохода для предприятия.

Обеспечивающие бизнес-процессы — вспомогательные бизнес-процессы, которые предназначены для обеспечения выполнения основных процессов. Фактически обеспечивающие бизнес-процессы снабжают ресурсами всю деятельность организации.

Бизнес-процессы управления — бизнес-процессы, охватывающие весь комплекс функций управления на уровне текущих действий и бизнес-системы в целом.

Бизнес-процессы развития — процессы совершенствования, освоения новых направлений и технологий, а также инновации.

В положении приводится полная классификация всех выделенных бизнес-процессов организации, разнесением их в четыре раздела:

1) основные бизнес-процессы;

2) обеспечивающие бизнес-процессы;

3) бизнес-процессы управления;

4) бизнес-процессы развития.

В разделах Положения указываются названия бизнес-процессов и группы участников в них задействованных с выделением из них «Владельцев бизнес-процессов» (владелец бизнес-процесса — участник бизнес-процесса хорошо его знающий, отвечающий за его выполнение).

Уточнение полученной информации о функционировании подразделений. Выполнение этого шага позволит определить на начальных стадиях обследования

возможные неточности в представлении устройства организации сотрудниками, проводящими обследование, а также выявить действительную картину работы организации возможно искаженную в представлении ее сотрудников. Уточнение должно выполняться по данным составленного отчета и проводиться в виде интервью определяющего возможные неточности. Для повышения эффективности проведения интервью отчет может быть выслан сотрудникам организации заранее для предварительного изучения.

Результаты выполнения этапа должны быть внесены в отчет, построенный по приведенной структуре.

Результат

Отчет о деятельности подразделений построенный по приведенной форме.

Положение о классификации бизнес-процессов, систематизирующее информацию о бизнес-процессах.

Детальное обследование бизнес-процессов

Цель этапа

Зафиксировать необходимые детали выполнения бизнес-процессов.

Содержание работ

Запрос данных о выполнении бизнес-процессов. Производится у владельца процесса в виде интервью по каждому бизнес-процессу с использованием формы приведенной ниже. Последовательность действий выполнения бизнес-процессов (пункт 10 запросной формы) фиксируются на отдельном листе.

Подготовка положений о выполнении бизнес-процессов. В положениях приводится полученная информация, описывающая выполнение бизнес-процессов в следующей форме:

1. Название бизнес-процесса.

2. Условия начала выполнения бизнес-процесса.

3. Документы, и данные, необходимые для выполнения бизнес-процесса, и их источники.

4. Документы, создаваемые в результате выполнения бизнес-процесса и их получатели.

5. Действующие лица, принимающие участие в выполнении бизнес-процесса.

6. Материальные ценности, необходимые для выполнения бизнес-процесса, если таковые есть.

7. Материальные ценности — результат выполнения бизнес-процесса, если таковые есть.

8. Результаты выполнения бизнес-процесса (кроме вошедших в п.7).

9. Цель данного бизнес-процесса, его место и роль в общих задачах (процессах) компании.

10. Проблемы, возникающие при выполнении бизнес-процесса.

11. Нештатное завершение (выполнение) бизнес-процесса.

12. Последовательность действий выполнения бизнес-процесса.

Документирование бизнес-процессов. Документы:

- формы; схемы; записи; устные высказывания.

Средства документирования (фиксации информации):

- схема организационной структуры (необходима для понимания структуры организации; описывает формальные отношения между отделами — иерархические и функциональные);

- принципиальная схема бизнес-процесса (схематическое изображение основных элементов бизнес-процесса);

- иерархическая схема бизнес-процессов (понимание структуры и связей во всей системе);

- общий обзор процессов и схема подразделения (описание модели отношений в рамках данного процесса, включая подразделения, конкретных специалистов);

- общая схема процесса (описание компонентов, входящих в бизнес-процесс — основа для последующей маршрутизации);

- детальная схема процесса (последовательность рабочих инструкций и каналов движения документов);

- схема инструкций (предназначена для сотрудников компании — что должны выполнять и каким правилам следовать);

- схема управления формами (использование и маршрутизация форм/документов/ в рамках бизнес-процесса — детальное представление действий для каждой формы в хронологическом порядке);

- схема обращения форм (поток форм/документов/ в соответствии со структурными единицами и отделами);

- бухгалтерская диаграмма (дает представление о системе обработки данных бухгалтерского учета компании).

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться: