Основы организации документооборота.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете с момента их создания или получения от других организаций, принятия их к учету, учетной обработки и до передачи в архив называется ДОКУМЕНТООБОРОТОМ.

Правила документооборота определяются формой счетоводства, принятой в организации (или выбранной – для вновь созданных организаций), а также объемом производственной или иной экономической деятельности и особенностями технологического процесса. Важная роль в организации документооборота принадлежит бухгалтерской службе. Аппарат бухгалтерии имеет непосредственное отношение ко всем цехам и отделам организации. Он получает от них те или иные сведения, необходимые для осуществления учета.

Документирование бухгалтерских операций и ведение отдельных учетных регистров обуславливают необходимость рационализации учетных процессов. Она достигается посредством разработки и утверждения (а также соблюдения всеми заинтересованными сторонами) графика документооборота. Работу по его составлению организует руководитель организации, график документооборота утверждается руководителем организации.

Работники организации, начальники подразделений, цехов, табельщики, кладовщики, подотчетные лица создают и предоставляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В ней перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их предоставления и наименование подразделения организации, в которое поступают указанные документы.

При разработке в организации графика документооборота надо учитывать следующие требования, вытекающие из положений Федерального закона «О бухгалтерском учете» и других нормативных документов:

1. Должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. Право утверждения такого перечня предоставлено исключительно руководителю организации по согласованию с главным бухгалтером.

2. Должен быть утвержден перечень документов для оформления хозяйственных операций с денежными средствами, которые подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

3. Должен быть утвержден перечень документов для оформления финансовых вложений организации, договоров займа, кредитных договоров и договоров, заключенных по товарному и коммерческому кредиту, а также денежных и расчетных документов, которые, в соответствии с пунктом 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, должны иметь подпись главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица, а в противном случае считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

4. Должно быть определено, какие группы документов составляются непосредственно при совершении хозяйственных операций, а какие – по их окончании. Здесь же уместно определить круг лиц, ответственных за своевременное и с надлежащим качеством оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.

5. Должны быть установлены направления движения документов и сроки их представления в соответствующие подразделения организации (например, от цеховых кладовых до центральной бухгалтерии).

В графике документооборота должны быть отражены следующие элементы:

- наименование документа;

- последовательные этапы его обработки;

- сроки обработки документа на каждом этапе;

- перечень должностных лиц, ответственных за организацию обработки документов и соблюдение сроков их обработки;

- сроки и порядок подготовки документов к архивному хранению, сдачи документов в архив.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное составление документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в них данных несут лица, составившие и подписавшие эти документы.

График документооборота является элементом учетной политики организации. Следовательно, он утверждается руководителем организации в установленном порядке одновременно с утверждением учетной политики организации. Из этого также следует, что изменения в график документооборота можно вносить не чаще одного раза в год – с начала нового календарного года.

Пример графика документооборота представлен в таблице 3 (для организации - заказчика строительства).

 

Таблица 3 - График документооборота поступивших от подрядчиков документов

Наименование документа	Регистрация документа	Проверка документа	Оформление документа
от-ветственный	срок обработки	плановый отдел	Производственный отдел	бухгалтерия
Счет на оплату выполненных работ (форма №3)	Нач. отд. делопроизводства	1 час	Ответ- ствен ный	Срок обра- ботки	Ответ- ствен ный	Срок обра- ботки	Ответ- ствен-ный	Срок акцеп-та или отказа
Нач. отде- ла	8 ча- сов	Нач. отде- ла	7 часов	Гл. бухгалтер	8 ча- сов

Документы, поступающие в бухгалтерию, подвергаются трем видам проверки.

Формальная проверка – проверка правильности оформления документа, соответствия бланка установленной формы содержанию документа. Бухгалтер проверяет полноту и правильность заполнения реквизитов

Проверка по существу (нормативная проверка) – это определение бухгалтером законности совершения операции, оформленной данным документом.

Арифметическая проверка – контроль за правильностью произведенных в документе подсчетов.

Учетная обработка документов как одна из стадий документооборота, в свою очередь, состоит из следующих этапов.

1. Расценка (таксировка). На данном этапе уточняются количественные сведения в денежном измерителе, указанные в документе.

2. Группировка протаксированных документов предполагает подбор документов по однородным хозяйственным операциям (кассовые документы, документы о реализации продукции, документы на приобретение сырья и т.д.).

3. Контировка сгруппированных документов – указание взаимосвязанных счетов (корреспонденции счетов) по операции, указанной в документе.

После проверки учетной обработки идет накопление информации в аналитическом и синтетическом учетах в специальных документах – учетных регистрах. Таким образом, содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах.

В условиях автоматизированного учета результирующая информация может формироваться в виде выходных данных на машиночитаемых носителях. Схематично движение учетно-экономической информации о хозяйственной операции, отраженной в первичном документе, представлено на рисунке 17.

 

 

 

Рисунок 17 -Схема движения учетно-экономической информации
о хозяйственной операции, отраженной в первичном документе

 

⇐ Предыдущая3456789101112Следующая ⇒

Поделиться: