Автоматизированная обработка учетной информации

 

Автоматизированная форма учета в последнее время получает все большее распространение в связи с расширением использования в организациях различных форм собственности средств вычислительной техники. Каких-либо жестких форм, по которым ведется учет, в данном случае не установлено: их определяют исходя из потребностей заказчика компьютерной бухгалтерской программы и технических возможностей организации, внедряющей автоматизированную форму учета.

Как правило, за основу при разработке экранных форм учета берут соответствующие формы, оформляемые на бумажных носителях, – чаще всего журналы-ордера. При этом часть несущественных реквизитов может опускаться при введении данных с клавиатуры компьютера, но при выводе данных на бумажные носители учитываются все требования нормативных документов.

Первичные документы, которые являются основанием для отражения в бухгалтерском учете результатов хозяйственных операций, составляют на бумажных носителях. Таким образом, одной из задач бухгалтера на конкретном рабочем месте является ввод необходимых первичных данных с бумажных носителей в базы данных вычислительных машин. В принципе, есть возможность часть документов оформлять и обрабатывать в электронном виде. Однако процесс внедрения такой схемы учета существенно сдерживается недостаточностью законодательного и нормативного регулирования, а также тем, что в данном случае могут возникнуть серьезные трудности с обеспечением сохранности документов и с исключением несанкционированного доступа.

В практике чаще всего используется программное обеспечение общего назначения, адаптированное под потребности конкретной организации, нередко и создание программ по индивидуальным заказам. В последнем случае программа не перегружается функционально; кроме того, в ней могут быть учтены пожелания конкретных работников, занятых на отдельных рабочих местах, а также традиционная схема обработки учетной информации.

Системы автоматизированной обработки учетных данных характеризуются следующим:

1) автоматизацией сбора, передачи, систематизации и обработки информации;

2) использованием кроме обычных носителей бухгалтерской информации машинных носителей, кодификацией операций;

3) интеграцией учета на основе однократного ввода и многократного использования первичной информации, что позволяет совмещать бухгалтерский учет с налоговым, оперативно-техническим и статистическим;

4) осуществлением программной группировки дебетовых и кредитовых оборотов по счетам на основе принципа двойной записи;

5) автоматизацией логических операций бухгалтерского учета;

6) решением задач бухгалтерского учета в двух режимах – регламентном и запросном;

7) получением выходной информации в виде печатных регистров, видеограмм и машинограмм;

8) возможностью получения расшифровки печатных данных по запросам пользователей.

Преимущество автоматизированного учета в существенно более низкой трудоемкости учетных процессов и возможности многократного использования единожды введенных данных (причем не только для целей бухгалтерского учета, но и для целей налогообложения, анализа, управления и т.п.). В файлы и на печать могут выводиться документы, представленные в виде учетных регистров, форм отчетности и вспомогательных форм обобщения, группировки и детализации бухгалтерской информации. Основным ее недостатком является необходимость осуществления дополнительных расходов по переподготовке бухгалтерских работников и по содержанию дополнительного сотрудника (или оплате услуг сторонних организаций) для адаптации и поддержки программного обеспечения. Кроме того, возможность неоднократно использовать одни и те же данные может послужить причиной для допущения ошибок: при ручном ведении регистров бухгалтерского учета дублирование механической ошибки даже в двух корреспондирующих счетах маловероятно, а при компьютерной обработке ошибка, совершенная по невнимательности (например, перепутан порядок цифр), дублируется автоматически.

Схематически ведение учета с использованием автоматизированной формы учета можно представить в следующем виде (рис.27).

В настоящее время существует множество программ, позволяющих вести бухгалтерский учет с использованием программных продуктов. Их можно классифицировать по назначению.

Существуют так называемые «мини-бухгалтерии». Сюда можно отнести такие программы, как «Финансы без проблем», «Бэмби +» и др. Они предназначены для организаций с небольшим объемом документооборота, где нет необходимости вводить в штат бухгалтера. В силу своей простоты и автоматического определения корреспонденции счетов бухгалтерского учета, а также возможностей формирования отчетности, необходимой для предоставления в налоговые органы и заинтересованным пользователям, бухгалтерский учет с помощью такой программы может вести и сам руководитель организации, не имея квалификации бухгалтера.

 

 

 

Рисунок 27 -Технология автоматизированной обработки учетной информации

 

Другая группа программ предназначена для небольших и средних предприятий. Как правило, это системы автоматизации учета, которые позволяют осуществлять учет хозяйственных операций, автоматически формировать отчетность. К ним относятся «Инфо-Бухгалтер», «Инфософт», «Комтех +» и др.

В группе программ, ориентированных на средние предприятия, выделены в отдельные блоки участки автоматизации учета товарно-материальных ценностей, основных средств и их износа, расчетов по оплате труда, т.е. тех участков, где наиболее велик объем аналитической информации. При необходимости ведения учета по всем участкам одновременно в локальную сеть объединяются несколько компьютеров, на каждом из которых ведется учет соответствующих операций. К программам этой группы можно отнести «БЭСТ-2», «БЭСТ-З», «Парус», «1С-Бухгалтерия Проф. Сетевая», «Инфин-Бухгалтерия Сетевая» и др.

К следующей группе можно отнести комплексные информационные системы, которые внедряются в практику работы крупных организаций и корпораций. К ним относятся корпоративные информационные системы «Флагман», «Галактика» и другие. Данные программы увязывают в единое целое все информационные потоки в организации, хранят информацию в единой базе, что позволяет бухгалтерии более эффективно осуществлять функции контроля за совершением хозяйственных операций в разных подразделениях. Основной особенностью этих систем являются их широкие аналитические возможности.

 

Отчетность организации, ее виды, состав, пользователи Требования, предъявляемые к бухгалтерской отчетности. Порядок предоставления и публикации бухгалтерской отчетности

Завершающим этапом учетной работы является составление отчетности организации.

Отчетность представляет собой совокупность показателей, характеризующих деятельность организации за определенный период времени. Отчетность должна быть сгруппирована в определённой последовательности в соответствии с нормативными актами.

Отчетность организации классифицируется по ряду признаков
(рис. 28).

 

Рисунок 28. - Классификация отчетности

Согласно ст. 13 Федерального закона «О бухгалтерском учете» все организации обязаны составлять бухгалтерскую отчетность на основе данных аналитического и синтетического учетов.

В соответствии с п. 4 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации», бухгалтерская отчетность - это единая система данных об имущественном и финансовым положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности, составляемая на основе денных бухгалтерского учета по установленным формам. С помощью бухгалтерской отчетности осуществляется систематическое наблюдение и контроль за деятельностью организации и сохранностью ее имущества.

Статистическая отчетность составляется по данным статистического учета, оперативного и бухгалтерского учета и отражает сведения по отдельным показателям хозяйственной деятельности организации как в натуральном, так и стоимостном выражении.

Оперативная отчетность составляется на основе данных оперативного учета и содержит сведения по основным показателям за короткие промежутки времени: сутки, пятидневку, неделю, декады, половину месяца. Эти данные используются для оперативного контроля за работой организации и управления ею.

Налоговая отчетность составляется на основе данных бухгалтерского учета и специальных расчетов. Она представляет собой совокупность показателей, которые характеризуют полноту расчетов по налоговым обязательствам.

Текущая и промежуточная отчетность включает отчеты за день, пятидневку, декаду, месяц, квартал, полугодие. Текущей отчетностью называют внутригодовую оперативную и статистическую отчетность. Промежуточной называется бухгалтерская отчетность, составляемая по итогам работы за месяц или квартал нарастающим итогом с начала года.

В состав промежуточной отчетности включают:

- бухгалтерский баланс (форма № 1), он включает совокупность показателей, характеризующих имущество организации по составу и по источникам его формирования на отчетную дату в денежном выражении;

- отчет о прибылях и убытках (форма № 2), характеризует финансовые результаты деятельности организации за отчётный период времени.

В состав промежуточной отчетности могут включатся и другие отчетные формы. Организация должна формировать промежуточную бухгалтерскую отчетность не позднее 30 дней по окончании отчетного периода.

Годовая отчетность характеризует результаты работы организации за отчетный год.

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете», Положением по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99) и приказом МФ РФ от 22 июля 2003 г. № 67н «О формах бухгалтерской отчетности организации» в состав годовой бухгалтерской отчетности включаются:

- бухгалтерский баланс (форма № 1);

- отчет о прибылях и убытках (форма № 2);

- отчет об изменениях капитала (форма № 3);

- отчет о движении денежных средств (форма № 4);

- пояснение к бухбалансу и отчёту о прибылях и убытках(ф.№5).

- аудиторское заключение, если организация в соответствии с Федеральным законом «Об аудиторской деятельности» подлежит обязательному аудиту.

Некоммерческим организациям рекомендовано включать в состав годовой бухгалтерской отчетности Отчет о целевом использовании полученных средств..

 

Организация должна сформировать годовую бухгалтерскую отчетность не позднее 90 дней (т.е. до 1 апреля) по окончании отчетного периода. Схематически состав годовой бухгалтерской отчётности организации представлен на рисунке 29.

Первичная отчетность составляется организацией и характеризует ее производственно-финансовую деятельность.

Сводная (консолидированная) отчетность составляется вышестоящими или материнскими организациями на основании первичных отчетов.

Государственная отчетность содержит показатели, которые характеризуют наиболее важные стороны деятельности организации. Специальная отчетность включает совокупность определенных показателей, например для пенсионного фонда, органов социального страхования и т.д.

Внутренняя отчетность содержит данные, необходимые для внутренних пользователей с целью оперативного руководства деятельностью организации.

 

 

 

Рисунок 29 - Понятие и состав годовой бухгалтерской отчетности

7.2. Требования, предъявляемые к бухгалтерскойотчетности

Бухгалтерская отчетность организации является завершающим этапом учетного процесса. В ней отражаются результаты хозяйственной деятельности организации за отчетный период, ее финансовое положение.

Основное требование к отчетности состоит в том, что она должна давать достоверное и полное представление о финансовом положении организации, финансовых результатах ее деятельности и изменениях в ее финансовом положении. Достоверной и полной считается бухгалтерская отчетность, сформированная исходя из правил, установленных нормативными актами по бухгалтерскому учету.

При составлении бухгалтерской отчетности необходимо соблюдать следующие требования, которые определены Федеральным законом «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, ПБУ «Бухгалтерская отчетность организации» и другими нормативными документами:

- соблюдать в течение отчетного года принятую учетную политику отражения хозяйственных операций и оценки имущества, исходя из порядка, установленного законодательством;

- достоверно и полно предоставлять информацию о финансовом положении организации, финансовых результатах ее деятельности и изменениях в ее финансовом положении;

- обеспечить нейтральность информации, т.е. исключить одностороннее удовлетворение интересов одних групп пользователей бухгалтерской отчетности перед другими;

- включать показатели деятельности филиалов, представительств и иных подразделений (включая выделенные на отдельные балансы);

- исходить из данных унифицированных форм первичной учетной документации, синтетического и аналитического учетов;

- обеспечить соответствие данных вступительного баланса показателям утвержденного заключительного баланса за период, предшествующий отчетному. В случае изменения вступительного баланса следует объяснить причины такого изменения;

- раскрыть показатели активов, обязательств, доходов, расходов и хозяйственных операций в пояснениях к бухгалтерскому балансу и отчёту о прибылях и убытках;

- отчетность должна быть составлена на русском языке и в валюте РФ;

- любое исправление ошибок должно быть подтверждено подписью лиц, их осуществляющих, с указанием даты исправления;

- отчетность подписывается руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации. Если учет в организации осуществляет на договорных началах специализированная организация или бухгалтер-специалист, то обязательна подпись лица, ведущего учет.

Каждая составляющая часть бухгалтерской отчетности должна содержать следующие данные:

- наименование составляющей части;

- указание отчетной даты или отчетного периода, за который составлена бухгалтерская отчетность;

- наименование организации с указанием ее организационно-правовой формы и других обязательных реквизитов (ИНН, код вида деятельности организации по общероссийскому классификатору видов экономической деятельности и др.);

- формат представленных числовых показателей бухгалтерской отчетности.

Отчетным годом для всех организаций считается период с 1 января по 31 декабря включительно. Отчетной датой считается последний календарный день отчетного периода.

 

 

⇐ Предыдущая78910111213141516Следующая ⇒

Поделиться: