Этапы организации event-мероприятий

В организации мероприятия существует четыре основных этапа, которые циклично непрерывно связаны между собой. Наглядно это можно представить это на схеме (см. ниже).

Схема 1. Этапы организации event-мероприятий

1. Постановка целей и задач, определение целевой аудитории. Три этих пункта связаны между собой. Разработка мероприятия начинаться с постановки целей и задач, как говорилось в предыдущем разделе. Кому и какое сообщение будет транслироваться с помощью мероприятия, какой эффект ожидать от гостей, что они должны вынести с события. От данных целей и задач будут зависеть формат мероприятия в целом и отдельные нюансы программы. Мероприятие должно быть интересно целевой аудитории. Продукт должен входить в мероприятие мягко и естественно, для того чтобы у потребителя не возникало ощущения, что вот тут — событие, а вот тут — реклама.

2. Время и место. Два параметра, которые необходимо учесть. Они будут задаваться целями и аудиторией и являться условиями внешней среды. Неправильно выбранное время не позволит целевой аудитории посетить мероприятие, а место — может отпугнуть целевую аудиторию и привлечь ненужных людей.

 

Определяя время события следует учесть множество внешних факторов:

· время года;

· погодные условия;

· календарь (праздники, будни и выходные дни);

Важно учитывать параллельные события, имеющие значение для аудитории. Определяясь с местом проведения, надо отталкиваться от поставленных целей. В большинстве случаев место проведения мероприятия играет серьезную роль при принятии решения о том, стоит ли его посетить.

3. Содержание. Сценарий. Зрелище. Определившись с первыми двумя параметрами, можно приступать к планированию содержания самого контента. Содержание должно соответствовать аудитории, месту, времени и информационному поводу. Каждая аспект, оформление площадки, выступление артистов, должны быть грамотно вписаны в концепцию мероприятия и работать на целостную идею события.

4. Информационная поддержка мероприятия. Чем более масштабным является мероприятие, чем больших временных и финансовых затрат требует участие в нем, тем раньше должно начаться оповещение. Способы оповещения зависят от формата мероприятия и предполагаемой аудитории:

· Директ-маркетинг, если речь идет о мероприятиях корпоративного формата и круг приглашаемых лиц известен заранее и ограничен;

· Реклама в СМИ, если мероприятие носит открытый и массовый характер;

· Наружная реклама и лефлетинг (раздача информационных листовок) - для массовых мероприятий;

· Интернет в случае с аудиторией моложе 35 лет

В любом случае при подборе арсенала информационных средств надо учитывать не только целевую аудиторию события, но и характер самого мероприятия, уместность информации о нем в рамках того или иного информационного ресурса.

Вторая волна информации о мероприятии должна быть запущена после его проведения. Это так называемые «пост-выходы» информации в СМИ и Интернете.

Организация любого вида мероприятия требует основательной подготовки, специальных навыков и знаний. В связи с этим компании обращаются к event-агентствам или вводят в штат должность event-менеджера. Специализация организатора мероприятий включает в себя целый спектр знаний и умений, включающих коммуникативные навыки, составление плана, юридических знаний, знаний о новых тенденциях в этой области и пользовании необходимым оборудованием и многое другое.

 

Глава 2

Характеристика организации

Eventum Premo – коммуникационное агентство существующие на рынке 15 лет. компания оказывает услуги по организации мероприятий и PR-сопровождению, разрабатывает Digital-компании для коммерческих и государственных организаций.

За 2016 год компания реализовала 72 проекта, на которых побывало 85 000 человек. Компания имеет 50 штатных сотрудников и 36 постоянных клиентов.

Устройство компании.

Руководителями компании являются четыре партнера отвечающие за четыре основных направления работы:

1. Отдел продаж

2. Креативный отдел

3. Отдел реализации

4. Финансовый отдел

Каждый отдел имеет свои основные позиции и функции.

Отдел продаж:

В подчинении у руководителя отдела находятся три позиции: руководитель PR-отдела, юрист и офис менеджер. Так же в данном отделе находится команда SMM-менеджера, маркетолога, журналиста и менеджера по работе со СМИ. Они находятся в прямом подчинении у руководителя PR-отдела.

Основные задачи данного отдела:

1. Публикация в журналах и на информационных сайтах информацию о мероприятиях;

2. Поиск тендеров;

3. Ведение социальных сетей, где менеджеры Eventum Premo рассказывают о жизни сотрудников компании и активно отвечают на вопросы;

4. Мониторинг информации о компании во всех видах СМИ (печатных изданиях, Интернет, радио, ТВ);

5. Редакционно-издательская деятельность;

6. Осуществление рекламной политики организации;

7. Подготовка и проведение пресс-конференций, интервью и других мероприятий для СМИ

Креативный отдел:

Данный отдел включает в себя два основных направления:

1) Дизайн;

2) Креатив.

Задача дизайнеров – проектирование и отрисовывание макетов рекламной полиграфии, презентаций, журналов, бренд-буков и т.д.

Задача креативного отдела включает в себя продумывание основной концепции, «фишек», стиля и направления мероприятия мероприятий. Они тесно работают с отделом реализации.

Отдел реализации:

Включает в себя команду руководителей рабочих групп и команду event-менеджеров.

Event-менеджеры являются самой многочисленной и самой важной командой в организации. Они занимаются организацией и проведением мероприятий, работой с клиентами и подрядчиками. Во время мероприятия они находятся на площадке и управляют основными процессами, устраняют форс-мажоры, делаю финальную сборку и поковку после окончания мероприятия.

Финансовый отдел:

По мимо управлением основных внутренних финансов, они отвечают за распределением и контролем бюджета мероприятий.

На схемах представленных ниже можно наглядно посмотреть устройство компании и основные процессы.

Схема 2 устройство организации

 

Схема 3 Основные процессы в организации

Анализ работы с клиентом

Как говорилось выше, у Eventum Premo есть 36 постоянных клиентов, для которых в течение года организуется много мероприятий, разных форматов. Одним из таких клиентов является компания Amway.

С 2014 года происходит тесное сотрудничество двух компаний. Для Amway было организованно много мероприятий разных форматов: от масштабных мероприятий посвящённых запуску продукта, до пресс-конференций.

 

Таблица 3

Работа с компанией Amway

⇐ Предыдущая1234Следующая ⇒

Поделиться: