Определение подрядчиков и связь с ними.

Основной частью реализации данного проекта являлись подрядчики.

Так как времени на проектирование, и изготовление необходимых частей было мало, нужно было искать тех, кто круглосуточно и в кроткие сроки сможет выполнить заказ.

Был составлен список подрядчиков по направлениям:

1. Печать пресс-волов, баннеров, плакатов;

2. Печать раздаточного материала;

3. Аренда спортивного инвентаря;

4. Фуд-корт зона;

5. Скорая помощь;

6. Помощники организаторов на площадке;

7. Аренда сцены и оборудования.

Разработка порядка процедур регистрации

Как говорилось выше, основной ЦА являются сотрудники компании Amway. Регистрация на мероприятия проходила через официальный сайт компании Amway XS. Конечный список направлялся в Eventum Premo, где на гостей закупались специальный отличительные знаки (на данном мероприятии это были браслеты с символикой бренда).

В день мероприятия, за территорией организовывалось пространство со стойкой регистрацией и информационным агентством. Гости приходившие на мероприятие, проходили через регистрацию, где называли свои Фамилию и Имя. Далее им выдавали браслет, который после они предъявляли не охране.

Для каждого из участников мероприятия был разработан свой цвет браслета, которые показывал их позицию, положение и возможности доступа:

· Организаторы мероприятия – розовый;

· Организаторы со стороны компании Amway- розовый;

· VIP-гости – синий;

· Старшие менеджеры компании Amway – голубой;

· Основная масса участников - желтый;

· Приглашенные звезды – синий;

· Подрядчики, работающие на площадке – зеленый;

· Охрана площадки - белый.

Таблица 4

Распределение цветов

Цвет	Доступ	Кому
	Сцена, корты, площадки, штаб, гримерные, а также посещение всех мест на площадке.	Организаторы Eventum Premo Организаторы от компании Amway
	Проход вне очереди, Гримёрные, проход в VIP-зону, проход в ресторан	VIP-гости Приглашенные звезды
	Особых привилегий нет. Отличительный знак	Старшие менеджеры компании Amway
	Доступ на всю территорию площадки, отличительный знак, для более легкого поиска. Также сотрудники обеспечивающие питание гостей	Подрядчики, работающие на площадке
	Доступ на всю территорию кроме: 1. VIP-зоны 2. Сцене (только на танцпол площадке) 3. Штаба 4. Гримерных 5. Ресторана	Основная масса участников

Детализирование сценария. Содержание, наполнение программы, порядок содержательных блоков.

Время начала мероприятия: 10: 00 утра

Время конца мероприятия: 23: 00 вечера

А площадке организовано несколько мини-форматов и площадок:

1. Сцена.

Является главной площадкой мероприятия. Начиная с самого утра и до вечера, на сцене происходит много важных действий:

Основные действия:

· Приветствие гостей и ознакомление с программой;

· Церемония открытия;

· Приветственное слово от руководителей и VIP-гостей;

· Выступление троих известных спикеров;

· Награждение;

· Выступление разных творческих коллективов;

· Церемония закрытия. Подведение итого, самое яркой событие;

· Танцевальная программа.

Побочные действия:

· Объявление о начале или завершении соревнований;

· Объявление конкурсов;

· Напоминание об основных этапах мероприятия;

· Помощь в поиске пропавших вещей;

· Помощь в поиске пропавшего ребенка;

2. Лекторий

На площадке присутствуют три шатра, внутри которых проходят лекции на разные темы связанные с продуктом и брендом.

У гостей мероприятия есть возможность не только отдохнуть и развлечься, но и научиться чему то новому.

Это сделано, с целью дать разным категориям гостей отдохнуть и получить разную информацию.

3. Активности.

На площадке организовано несколько зон активностей.

Они делятся на:

1. Спортивные;

2. Творческие;

3. Зона симуляторов.

Так как формат мероприятия – спортивный event под открытым небом, то данные площадки являются основными зонами действия.

В основу мероприятия заложена игра, смысл которой заключается в прохождении испытаний и получения определённого количества браслетов.

Для организации данных площадок было заложены важные условия:

1) Виды спорта должны быть, как и повседневные, так и те, которыми не каждый будет заниматься:

· Лонг-борд

· Скалолазание

· Теннис

· Фитнес

· Йога

· Мини-футбол

· Волейбол

· Баскетбол

· Зорбинг

· Батуты

2) Творческие зоны были организованы с целью оставить у участников памятные сувениры и положительные эмоции.

Мастер-классы по украшению красками на майках, сумках, кошельках и других предметах позволили вовлечь гостей в процесс распространения и создания чего то нового.

3) Симуляторы. При помощи телевизоров и разных программ участники смогли покататься на горных лыжах или сноуборде. Так как не каждый будет покупать специальное оборудование, это стало интересным местом попробовать свои возможности

4) Лаундж-зона. Территория мероприятия большая, люди постоянно находятся в движении, всегда необходимо место, зона, где будет возможность отдохнуть, поговорить и наметить дальнейших план действий.

5) Зона - танцпол. Специально организованное пространство, которое может вместить всех участников мероприятия. Оно всегда находится перед сценой. Является отправной точкой для дальнейших действий.

После церемонии закрытия наступает дискотека, где все участники находятся на одном месте.

Схема 6 Устройство площадки

Структура мероприятия (сценарий)

1. Вход, встреча гостей.

Перед церемонией открытия, когда не все участники мероприятия прибыли, уже присутствующим гостям дается время для ознакомления с площадкой, декорациями. Есть возможность принять участия в легких развлечениях, а также встереться и поговорить с коллегами и знакомыми.

Даная часть дает возможность аккуратно погрузить участников в атмосферу мероприятия.

Организация команда вводит эту часть для того чтобы понять настроение аудитории и ее заинтересованность.

Перед церемонией открытия, происходит ознакомление с программой мероприятия.

2. Церемония открытия

Яркое начало мероприятия, которое привлекает внимание всех участников и гостей.

Данной действие начинается с громкой музыки и приветственной речи и обращения ведущего.

3. Основная часть

После открытия праздника, наступает основная часть. Она включает в себя участие в игре и получении призов.

Помимо активностей на площадке мероприятия, был организован забег на три километра. Так как популярность бега с каждым годом возрастает, то это позволяет создать положительную атмосферу на мероприятии.

4. Центральный элемент

Главным элементом мероприятия станут выступления трех спикеров. Это важная часть мероприятия, благодаря которой обычные участники увидят, что и известные люди лояльно настроены на этот продукт.

Помимо выступлений центральным элементом будет награждение победители и поощрение участников забега.

5. Церемония закрытия

Важный этап мероприятия. Подводятся итоги дня, оглашаются важные моменты и достижения участников.

Закрытие мероприятия символизирует о финале события, но оставляет и акцентирует внимание на эмоциональной составляющей мероприятия. Участники будут чувствовать, что сделали что-то значимое и важное.

6. Завершение мероприятия.

Данная часть мероприятия направленно на расслабление участников. Любое мероприятие это движение, как и эмоционального состояния, так и физического.

Главное оставить чувство завершённости у гостей и желание продолжать говорить о событии после его окончании.

Основные блоки работы

После формирования команды организаторов, были выделены основные блоки работы над проектом.

Схема 7 Основные блоки работы над проектом

3.4 Техническая подготовка.

Техническая подготовка включает в себя не только монтаж площадки и проведения электричества, но составление регламента мероприятия, распределение ролей между организаторами, оформление площадки, приглашение персонала, организация фото и видео съемки.

После формирования плана работы, команды организаторов и выделением основных блоков работы, начинается техническая подготовка мероприятия.

Это самый большой и самый ответственный блок работы event-менеджера.

Внутри команды организаторов распределяют зоны ответственности за техническую организацию мероприятия.

На схеме представлены основные позиции внутри команды:

Схема 8 Организационная схема команды event-менеджеров

Команду event-менеджеров руководитель распределяет на семь основных направлений:

1) Связь с клиентом. Менеджер, отвечающий за данное направление работы, обязан отчитывать об этапах работы, о распределение бюджета, приглашённых звездах и т.д. Клиент в свою очередь сообщает о своих желаниях. Говорит о том, какие принятые решения ему нравятся или нет. В целом, таким образом, происходит контроль надо реализацией проекта. Формат коммуникации разный, от личных встреч и собраний, до сообщений по почте и телефонных звонков.

2) Ответственный за сценарий. Главная задача – грамотное планирование времени на основные и побочные части мероприятия, с учетом форс-мажорных обстоятельств. При написании программы обязательно учитываются музыкальные ставки, время на перерывы.

Параллельно с основным сценарием пишется технический сценарий, где четко распределено место и время организаторов во время мероприятия. Это важный документ для организаторов, так как во время мероприятия каждый знает, где найти своего коллегу и кто может решить возникшую проблему.

3) Связь с гостями и звёздами. Задача менеджера отвечающего за данное направление это поиск и приглашение на само мероприятие звезд и гостей. При приглашении, менеджер объясняет, что за мероприятие и какова функция гостя.

Иногда список желаемых звезд и гостей предоставляет клиент, менеджер обязан выполнить пожелание.

4) Смета. Ответственный за это направление отвечает за распределение бюджета, выделение средств на покупку необходимых вещей. Он тесно работает с финансовым отделом, а другие менеджеры перед оформлением заказа согласовывают цену.

5) Полиграфическая продукция (продакшен). Менеджер, отвечающий за данное направление, отвечает за печать и размещение на площадке любой полиграфической продукции. Также он отвечает за раздаточный материал В основном работает с дизайнером.

6) Подрядчики. Как говорилось ранее это большой и основной блок работы при организации мероприятия. Менеджер, отвечающий за данное направление, работает не один со всеми подрядчиками, а собирает информацию о лучших и нежелательных компаниях, формирую базу контактов для следующего события и других команд.

3.5 Технический сценарий и монтажный план

Технический сценарий это важный документ организаторов мероприятия. он формируется во время процесса подготовки мероприятия и используется во время проведения. Он имеет разные форматы – от таблицы, да схемы.

Во время подготовки мероприятия Amway XS был разработан план площадки, где обозначены места нахождения всех организаторов, их функции и взаимосвязи.

Схема 9 Технический план мероприятия

 

Монтажный план формируется не только для организаторов, но и для персонала площадки. Для того что охранная служба монтаж площадки не проходил в день мероприятия формируется план работы (монтажный план) где основные работы по подготовке площадки начинается за день до начала мероприятия.

Ниже представлен каркас монтажного плана.

Таблица 5

Каркас таблицы монтажного плана

Услуга	Компания	Контакт	Телефон	Дата/время

В первой графе указывается вид предоставляемой услуги, например: кейтеринг, застройка и декорирование, артисты, аппаратура и звук и т.д.

Во второй графе указывается компания.

В третий графе указывается ответственно контактное лицо со стороны компании предоставляющую услугу.

В четвертой графе указывается номер контактно телефона. Желательно иметь несколько способов связи с компанией.

В последней графе указывается дата и время прибытия компании на площадку.

Данный план формируется в процессе подготовке мероприятия и утверждается руководителем проекта.

Оформление

Оформление площадки важный процесс при организации мероприятия, оно формируется из основной концепции мероприятия. В данном случае дизайн мероприятия и одежды основывался на фирменном стиле бренда (см. приложение)

В оформлении площадки принимают участи 4 стороны:

1. Клиент (заказчик мероприятия)

2. Event-менеджер

3. Дизайнер

4. Подрядчик

Выделяются основные объекты, которые должны быть украшены:

1. Wellcom-зона

2. Сцена

3. Фуд-корт зона

4. Press-wall - место для фотов тематике события.

5. Арт-объекты - передают идею проекта и являются фоном для фото

6. Зоны активностей

Дизайн одежды, аксессуаров, организаторов, ведущего приглашённых гостей (см. приложение)

Административная часть

Документы, сформированные в процессе подготовки мероприятия:

· Бриф

· Смета

· Бюджет

· План-график подготовки

· Сценарий

· Техническое задание для подрядчиков

· Технический сценарий

· Монтажный план

· Схема площадки

· Памятка по имуществу-документ, в котором зафиксировано все имущество.

· Инструкция для временного персонала – документ, в котором кратко описано сто разрешается делать и что запрещается делать на мероприятии (см. приложение)

 

 

Заключение

Event-маркетинг - новый формат продвижения товаров и услуг. Популярность такого направления объясняется его эффективностью. Главная задача - вызвать положительные эмоции потенциального покупателя, погрузив его в мир бренда.

На результат влияют многие факторы такие как:

1. Тип мероприятия;

2. Оригинальность идеи;

3. Рекламная поддержка;

4. Технические моменты.

При этом разные компании преследуют различные цели, имеют разные бюджеты и аудиторию. Видов event-мероприятий множество, и каждое из них требует индивидуального подхода. Чаще всего для организации какого-либо события компании обращаются к event-менеджерам, знания и навыки которых позволяют сделать его качественным и эффективным.

В ходе выполнения дипломной работы было проведено спортивное мероприятие под открытым небом для компании Amway. Его проведение потребовало тщательной подготовки, обеспечения информационной поддержки и учета многих технических моментов. Целью данного события было реклама, внедрение и распространение нового продукта компании заказчика на российский рынок. Благодаря качественному планированию и быстрому решению форс-мажорных ситуаций в ходе мероприятия и достаточно большого количества гостей, цель была достигнута.

Хорошо организованное маркетинговое event-мероприятие позволяет увеличить круг потребителей и объем продаж товаров и услуг. Равно как плохо проведенное мероприятие может их сократить и негативно отразится на имидже компании.

⇐ Предыдущая1234

Поделиться: