ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

И

КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ

Учебное пособие для студентов экономических специальностей

 

Минск 2004

УДК 651.9 ББК 65.050.2я73 Д296

Рассмотрено и рекомендовано к изданию редакционно-издательским советом университета

Составитель кандидат экономических наук А.В. Равино

Рецензенты:

доцент кафедры промышленного маркетинга и цен БГЭУ,

кандидат экономических наук В.А. Бороденя;

доцент кафедры экономики и управления на транспорте БНТУ,

кандидат экономических наук А.Г. Шумилин

Делопроизводство и корреспонденция: Учеб. пособие для студентов экономических специальностей / Сост. А.В. Равино. - Мн.: БГТУ, 2004. - 100 с.

ISBN 985-434-357-Х

В учебном пособии изложены основные вопросы документирования и ор­ганизации работы с документами, развития Единой государственной системы де­лопроизводства Беларуси, унификации и стандартизации документов предпри­ятия, требования к составлению управленческих документов, оформлению слу­жебной корреспонденции.

УДК 651.9 ББК 65.050.9

 

 

© Учреждение образования
«Белорусский государственный технологический университет», 2004
ISBN 985-434-357-Х                

ВВЕДЕНИЕ

В современном деловом мире огромную роль играет информа­ция. Кто владеет информационными ресурсами, тот имеет преимуще­ства - в производстве, науке, обучении.

Средством материализации информации выступает документ. Документ служит и для ее передачи в процессе коммуникационного обмена между юридическими и физическими лицами.

За год в мире производится свыше 6 миллиардов новых документов, рядовой служащий тратит около 150 часов в год на поиск утерянной информации.¹

Деятельность предприятия фиксируется в различных докумен­тах. В зависимости от конкретной управленческой ситуации создают­ся десятки их видов, и без правильной постановки делопроизводства невозможно справиться с потоком документов предприятия, быстро найти требуемый документ, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность.

Целью настоящего пособия является формирование у студентов навыков составления и оформления документов, ведения делопроизводства, обучение современным приемам подготовки управленческой документации.²

Учебное пособие включает основные вопросы документирова­ния и рациональной организации работы с документами, развития Единой государственной системы делопроизводства Беларуси, уни­фикации и стандартизации документов предприятия, требования к со­ставлению управленческих документов, оформлению служебной кор­респонденции.

Обстоятельное изучение указанных положений - это гарантия от документационных ошибок для любого человека. Знание делопро­изводства не только избавит от простых проблем, связанных с неуме­нием оформить документы в соответствии с требованиями, но и обес­печит оперативность, надежность, экономичность организации управ­ленческого труда, возможность использования в будущем информа­ции, закрепленной в документах.

¹ Сведения информационно-справочного характера в пособии имеют аналогичную форму

представления.

² Определения, основные положения курса, на которых необходимо акцентировать внимание,

оформлены аналогичным образом.

 

ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД). Ответственность руководителей предприятий за организацию и ведение делопроизводства

Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) -

это совокупность правил, нормативов, рекомендаций по ведению

делопроизводства в органах государственного управления, на предприятиях (в учреждениях).

ЕГСД включает вопросы подготовки и оформления документов,
отправления (поступления), передачи их в ведомственный архив и на
государственное хранение.

⁴ Документ может выполнять функции: информационную (включающую фиксацию, сохран­ность и передачу информации); социальную (отражающую действительность, место и роль человека в обществе); коммуникативную (поддерживающую информационные связи в обще­стве); управленческую (создающую документы для целей управления); правовую (фиксирую­щую правоотношения); учетную (фиксирующую в цифровом выражении информацию для контроля хозяйственной и другой деятельности); культурную (состоящую в фиксации и за­креплении полученных знаний, традиций, ценностей).

 

ЕГСД подразумевает наличие нормативно-методической основы (базы) делопроизводства в стране.

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность требований, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:

- правила оформления документов;

- правила работы с документами, обеспечения их сохранности;

- порядок передачи документов на архивное хранение;

- работу службы делопроизводства (функции, структуру, шта­ты);

- внедрение новых информационных технологий в работу с документами;

- юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Вопросы документационного обеспечения управления в ЕГСД регламентируются: законами Республики Беларусь (РБ); государст­венными и отраслевыми стандартами; общереспубликанскими клас­сификаторами; государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству; инструкциями по делопроизводству предприятия.

 

Таблица 1

Документооборота

Вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные документы управления:

- организационные документы предприятия: устав; учреди­тельный договор; структура и штатная численность; штатное расписа­ние; правила внутреннего трудового распорядка (положение о персо­нале); должностные инструкции и пр.;

- распорядительные документы предприятия: приказ; рас­поряжение и пр.;

- документы по личному составу предприятия: трудовые контракты, трудовые книжки, личные дела и пр.;

- финансово-бухгалтерские документы: годовые отчеты, бухгалтерские балансы, планы, отчеты, акты ревизий, инвентаризаций и пр.;

- информационно-справочные документы: акт; протокол; письмо; объяснительная записка; докладная записка; справка; теле­грамма; телетайпограмма и пр.;

- нормативные документы вышестоящих органов;

- коммерческие контракты.

Часто организационные и распорядительные документы пред­приятия объединяют в УСД - унифицированную систему организаци­онно-распорядительной документации (УСОРД).

Перемещение документов на предприятии образует документо­оборот. Его можно рассматривать как отражение возникающих в про­цессе управления связей, налаженных с помощью документальной информации.

Документооборот - это движение документов на предприятии » с момента их создания (или получения) до завершения исполне­ния (или отправки).

Документооборот на предприятии осуществляется в виде трех основных потоков документации:

- входящих (поступающих на предприятие);

- исходящих (документов, отправляемых с предприятия);

- внутренних (документов, создаваемых внутри предприятия
и не выходящих за его пределы).

Документооборот оказывает большое влияние на работу всего предприятия, поэтому необходима его постоянная рационализация. Рациональная организация документооборота должна отвечать сле­дующим основным требованиям:

- прямоточности (перемещение документов по наиболее ко­роткому пути);

- непрерывности (непрерывная подача документов, исключе­ние возвратных, зигзагообразных маршрутов);

- ритмичности (равномерное движение потоков документов);

- параллельности (выполнение операций по обработке доку­мента в процессе его движения);

- пропорциональности (соответствие возможностей и потреб­ностей обслуживаемых подразделений);

- унификации и стандартизации;

- экономичности (экономия времени в движении документа);

- внедрения АСУ (обработка документов с помощью средств ВТ, обеспечение совместимости традиционной и автоматической об­работки документов).

Подготовка документов к передаче на архивное хранение

С момента заведения и до передачи в архив документы хранятся в структурных подразделениях (так называемое оперативное хране­ние). За сохранность документов отвечают руководители структурных подразделений.

Завершенные дела временного хранения не подлежат передаче в архив, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. л Дела временного хранения могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению руководства.

Завершенные дела постоянного и долговременного хранения в

течение двух - трех лет остаются в структурных подразделениях, для того, ⁴ чтобы можно было навести справки по любому из поднимав­шихся в документах вопросу. После оперативного хранения они сда­ются в архив.

Выдача документов и дел другим подразделениям (сторонним предприятиям) проводится с разрешения руководства. На место изъя­того из дела документа следует помещать листок-заместитель, по которому контролируется возврат документа (приложение 3). На вы­данное дело заводится карта - заместитель дела. Сторонним органи­зациям дела выдаются по актам.

Изъятие и выдача документов из дел постоянного хранения допускается с разрешения руководителя с обязательным включением в дело заверенной копии изъятого документа и акта о причинах выда­чи подлинника.

Специалистами установлен оптимальный срок использования документов (завершенных дел) в делопроизводстве - от одного до трех лет. После истечения этого срока решается вопрос, передать ли их в архив, уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Для проведения экспертизы ценности документов, определения сроков их хранения, подготовки к архивному хранению и отбора к уничтожению на предприятии создается постоянно действующая экс­ пертная комиссия (ЭК). ЭК назначается приказом руководителя предприятия в составе 3-5 человек (заседания проводятся ежегодно и оформляются протоколом).

Экспертиза ценности документов - определение значения до-

кументов (народнохозяйственного, социально-культурного, ис-

торического и пр.) в целях их отбора на государственное хране­ние и установления сроков хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи документов постоянного и долговременного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Для долговременного хранения документов создается архив¹⁵. Организация архивного хранения документов и их эффективного ис­пользования - одна из основных задач службы ДОУ.

Архив - совокупность архивных документов, организация или ее

структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение

документов с целью использования ретроспективной докумен­тированной информации.

Основными видами архивов в Республике Беларусь являются:

- государственные: республиканские, областные, зональные, районные, городские;

- ведомственные (межведомственные): архивы государствен­ных предприятий, учреждений;

- архивы негосударственной части Национального архивного фонда РБ: частные архивы физических лиц, архивы юридических лиц негосударственной формы собственности.

Существует несколько этапов архивного хранения документов на предприятии. Определенное время они находятся на оперативном хранении, а затем передаются в архив предприятия (ведомственный архив), который подчиняется непосредственно руководителю. После ведомственного часть документов подлежит передаче на государст­венное хранение.

¹⁵ В задачи архива входят: прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводст­вом; информационно-справочная работа по архивным документам предприятия; организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

При организации архивного хранения необходимо руководство­ваться нормативным документом: «Перечень документов, образующихся в деятельности Госкомитета, министерств, ве­домств и других учреждений, организаций, предприятий, с ука­занием сроков хранения».

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнитель­ного оформления:

- документы в деле необходимо расположить в хронологиче­ском порядке;

- произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу;

- подшить в конце дела заверительный лист;

- на наиболее важные документы составить внутренние описи дел;

- переплести дело;

- дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения, уточнить заголовок и крайние даты дела.

В ведомственный архив (архив предприятия) передаются дела по описям.

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой  систематизированный перечень заголовков дел и предназначен­ный для раскрытия состава и содержания дел.

Описи составляются отдельно на дела постоянного, долговре­менного хранения, на дела временного хранения описи не составля­ются. На основе описей дел структурных подразделений в архиве со­ставляют годовые разделы сводных описей всего предприятия.

Прием-передача дел в архив производится работниками службы делопроизводства и заведующим архивом;

Документы, имеющие особое значение, по решению ЭК пере­даются на государственное хранение (составляются описи дел, акт приема-передачи, при первой передаче на государственное хранение к описи дел постоянного хранения прилагается историческая справка о предприятии).

Отбор документов к уничтожению в структурных подразделе­ниях осуществляют ответственные за делопроизводство лица (состав­ляется акт, рассматривается на заседании ЭК, утверждается руководи­телем). Подлежащие уничтожению документы после утверждения ак­та сдаются на переработку. Ответственность за организацию уничто­жения документов несут служба ДОУ и архив предприятия.

 

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

Требования к бланкам управленческих документов

В управленческой деятельности предприятий используют глав­ным образом текстовые документы. Такие документы, оформленные по определенным правилам, обычно называют управленческими, а их совокупность - управленческой документацией.

Преобладающая часть управленческих документов оформляется на бланках предприятия.

Управленческий документ на неприглядном бланке, напечатан­ный неразборчивым шрифтом, производит нежелательное впечатле­ние о предприятии. Современный дизайн оформления, свой стиль, ка­чественная бумага, полный набор сведений о предприятии, правиль­ное их расположение на бланке особенно важны для благоприятного воздействия на делового партнера.

Бланк - стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и отводится место для пере­менной информации.

Бланки управленческих документов предприятия конструируют в соответствии с формуляром-образцом. Бланки имеют установлен­ный комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения, регламентированный СТБ 6.38-95 «Унифицированные системы доку­ментации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Реквизит - это информационный элемент, характеризующий

     документ, его назначение (например, дата, подпись и пр.).
Установлено два вида бланков документа, отличающиеся соста­
вом и расположением реквизитов: бланк для писем, общий бланк для
других видов управленческих документов.

На основе общего бланка изготавливаются бланки для конкрет­ных видов документов (приказов, протоколов и др.).

 Изготовление бланков по видам документов считается целесо-

образным, если их объем превышает 200 документов в год.

Для изготовления бланков управленческих документов в основ­ном используются форматы: А4 (210*297 мм) и А5 (148*210 мм). Ре-

 

же используют бланки формата АЗ (297*420 мм), предназначенные для бизнес-планов, бухгалтерских отчетов, графиков.

В соответствии с ИСО 216: 1975 в основе системы форматов бу­маги лежит принцип деления пополам, при котором каждый по­следующий формат получается делением предыдущего формата на две равные части параллельно наименьшей стороне листа. Бук­вы А или В, С показывают ряд форматов, а цифра - число деле­ний, которые были произведены, начиная с основного формата, обозначаемого «0».

Бланки документов разрабатывают на основе углового или продольного расположения реквизитов.

Предприятию, работающему с зарубежными партнерами, необ­ходим специальный бланк с дублированием реквизитов на языке партнера или английском языке. При угловом расположении реквизи­тов в левой верхней части печатаются реквизиты на русском (бело­русском) языке, справа - на иностранном. При продольном располо­жении реквизитов сначала печатаются реквизиты на русском (бело­русском) языке, потом на иностранном.

Все бланки документов должны иметь поля:

- левое - 30мм;

- правое - не менее 8 мм;

- верхнее или нижнее - не менее 20 мм.

В соответствии с ИСО левое поле бланка документа - 20, верхнее -10, также обозначается размер текстовой области.

Нанесение полей на бланк не обязательно.

Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков и линий.

Бланки следует печатать на белой бумаге или бумаге светлых тонов рисками насыщенного цвета, что позволяет тиражировать до­кументы с помощью средств оперативной полиграфии.

Оформление постоянных реквизитов бланков (А)

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. При оформлении орга­низационно-распорядительных документов используется следующий состав реквизитов - рис. 8.

В СТБ 6.38-95 приводятся требования к оформлению 32 рекви­зитов, в стандартах ИСО определены правила размещения на документе лишь трех полей: для сведений об отправителе документа, ссылок, адреса. Не совпадает с нашими требованиями также пунктуация, оформление, порядок расположения рекви­зитов на бланке.

Постоянные реквизиты на бланках документов располагают од­ним из способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ площади, реквизит расположен в центре);

- флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой гра­ницы страницы).

Рассмотрим постоянные реквизиты.

А.1. Государственный герб Республики Беларусь . Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланке с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над наименованием предприятия, а на бланках с продольным расположе­нием реквизитов — в центре верхнего поля.

Использование бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь предприятиями, основанными на негосударственной и смешанной формах собственности, не допускается.

А.2. Эмблема организации . В качестве эмблемы предприятия может быть использован товарный знак, рисунок, аббревиатура и т. п. Изображение эмблемы предприятия государственной формы собст­венности располагается на левом поле документа на уровне наимено­вания организации, предприятия негосударственной формы собствен­ности могут помещать эмблему также на левом поле документа или на верхнем его поле, как и изображение Государственного герба.

А.3.-А.4. Автор документа . Автором служебного документа выступает организация. Ее наименование дается в точном соответст­вии с уставом, в реквизитах указывается подчиненность: наименова­ние вышестоящей организации (реквизит А.З), наименование самой организации (реквизит А.4). Может быть указано наименование структурного подразделения.

А.5. Почтовый адрес отправителя . Данный реквизит оформ­ляют в соответствии с «Почтовыми правилами», действующими на территории Республики Беларусь.

На сегодняшний момент установлен следующий порядок оформления почтового адреса предприятия: название улицы, номер дома (записывают только цифрами без других обозначений), почто­вый индекс, название города, название страны. Например:

Пр. Партизанский, 20 220110, г. Минск Республика Беларусь

А.6. Коммуникационные и коммерческие данные. К коммуни­кационным данным относятся телеграфный адрес, телефакс, телетайп, телекс, телефон, E-mail и т.д. Коммерческие данные — это номер счета, название банка и т.д. Указанные данные необходимы для установления контакта с организациями и выполнения расчетно-денежных операций.

А. 7. Название вида документа печатается прописными буква­ми и проставляется на всех документах, кроме писем и факсов. На­пример, «ПРОТОКОЛ», «ПРИКАЗ». В общем бланке этот реквизит располагается на том месте, где в бланке для писем находится почто­вый адрес (А.5).

А.8. Место составления документа. Место составления или издания документа указывается на общем бланке. На бланках для служебных писем этот реквизит отсутствует. Перед населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение города, поселка и т.п., например, г. Могилев.

Оформление заполняемых реквизитов бланков (Б)

Рассмотрим заполняемые реквизиты.

Б. 1. Код организации (по Общегосударственному классифика­тору Республики Беларусь ОКРБ 001-94 «Предприятия и организа­ции» - ОКПО) и код документа Б.2. (по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 010-95 «Унифицирован­ные документы» - ОКУД) используются для автоматизированной об­работки документов (может быть отпечатан трафаретно как постоян­ный реквизит). Их располагают в правом верхнем углу документа. Например, ОКПО 1726079.

Б.З. Дата. Проставляется в день подписания, издания, отправ­ления документа. Элементы даты приводятся в одной строке. На дату

отводится 10 знаков: восемь цифр (по две на число и месяц, четыре на год) и две разграничительные точки, например, 09.03.2004. Наряду с цифровым способом в документах, содержащих сведения финансово­го характера, может применяться словесно-цифровой способ оформ­ления даты: 9 марта 2004 г.

Б.4. Индекс документа. Индекс создаваемых и получаемых до­кументов состоит из порядкового номера (с начала календарного го­да), который может быть дополнен иными индексами, например, 05-25/53.

Б. 5. Ссылка на дату и индекс входящего документа. Данный реквизит полностью переписывается из документа, на который дается ответ.

На бланках для писем реквизиты АЗ, А. 4, А. 5 выполняется в ви­де трафарета:

__________ №_____________

На №________ от_________

Б.6. Гриф ограничения доступа к документу. Данный рекви­зит проставляется на документах, содержащих секретную и конфи­денциальную информацию. Он располагается в правом верхнем углу документа и включает слова «Секретно», «Совершенно секретно», «Конфиденциально» или «КТ» (коммерческая тайна). Под этим гри­фом необходимо проставлять номер экземпляра данного документа, например:

КТ                          или                       Конфиденциально

1 экз.                                                         Экз. единственный

Б.7. Адресат - сложный реквизит, включающий следующие части: наименование учреждения и структурного подразделения (в именительном падеже); указание должности и фамилии получателя (в дательном падеже); почтовый адрес. Например:

Белорусский филиал «Технотрейд» Начальнику отдела маркетинга Петрову О. М.

Ул. Луговая, 61 220078, г. Минск

При написании адресата знаки препинания между его основны­ми элементами не ставят.

Для внутреннего документа указывают лишь название струк­турного подразделения или должность руководителя, которому адре­суют документ (в дательном падеже). Например:

 

Менеджеру кадровой службы

г-ну Семенову В.М.

Если документ адресуют частному лицу, то сначала указывают фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес.

Если документ адресуют в несколько однородных организаций (предприятий), то получателей следует указывать обобщенно, напри­мер, «Директорам», «Управляющим».

К заполняемым относят также текстовые реквизиты В. 1-В.3; ре­квизиты согласования: Г.1-Г.2; удостоверения документов; Д.1-Д.З.

Составление текстов служебных документов (В)

Рассмотрим текстовые реквизиты.

ВЛ. Заголовок к тексту. Реквизит является одним из поиско­вых признаков документа. Заголовок к тексту должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста, грамматически согласовывать­ся с названием документа.

Заголовок рекомендуется формулировать с помощью отгла­гольного существительного:

акт - о чем? - о приеме-передаче дел;

баланс - чего? - исполнения сметы расходов;

ведомость — чего? — закупки продуктов;

калькуляция - чего? — себестоимости продукции;

приказ - о чем? - о создании филиала.

Заголовок печатают строчными буквами (первая прописная) без абзаца от границы левого поля. Например:

ПРИКАЗ

16.02.2004 №30

г. Минск

О создании экспертной комиссии

 

В.2. Текст. Это основной реквизит документа. Требования к тексту управленческих документов:

- краткость изложения (текст не должен превышать одной
страницы, исключения составляют контракты, договора, объем кото­
рых не ограничивается);

- деление смысловых частей на абзацы;

- точность, юридическая безупречность формулировок;

- тон должен быть уважительным, нейтральным. Большинство управленческих документов состоит из 2-х или 3-х

смысловых частей. Если текст документа состоит из двух смысловых частей, то в первой излагаются причины, основание или цель создания документа, во второй - выводы, предложения, распоряжения, прось­бы. Если три смысловые части: первая - введение (причины создания документа), вторая - доказательство (события, факты, следствия) и третья - заключение (выводы, предложения, распоряжения, просьбы). В отдельных случаях документ может состоять из одной заключи­тельной части, например, приказы по личному составу - без констати­рующей части.

Тексты документов большого объема делят на разделы, подраз­делы, пункты и подпункты.

Текст документа может быть оформлен:

1) в виде анкеты - в документах по маркетингу, по личному со­ставу предприятия, когда излагается информация об одном объекте по определенному набору показателей;

2) в форме таблицы при изложении цифровой (или словесной) информации, когда излагается информация о нескольких объектах по определенному набору показателей (в плановых, отчетных, финансо­вых документах);

3) текст может составляться произвольно или на основе трафа­рета, содержащий постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации (например, договор).

В распорядительных документах используют следующие фор­мы изложения текста: от 1-го лица ед.ч. в распорядительных доку­ментах, отражающих принцип единоначалия («приказываю», «предла­гаю» и др.); от 3-го лица ед.ч. в распорядительных документах колле­гиальных органов («решил»); от 1-го лица множественного числа в со­вместных распорядительных документах («предлагаем»). Часто ис­пользуются безличные предположения, например, «Контроль за ис­ полнением возложить».

В.3 Отметка о наличии приложения. Если документ содер­жит приложения, оформляется отметка о них. Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. Например:

Приложения:   1. Штатное расписание на 3 л. в 1 экз. 2. Смета расходов на 2 л. в 2 экз.

Слово «Приложение» печатают, начиная от левой границы поля (без абзаца), строчными буквами, кроме первой - прописной.

Порядок согласования и удостоверения документов (Г, Д)

Проект управленческого документа должен быть согласо­ван с исполнителями и руководителями структурных подразде­лений. Согласование является способом предварительной оценки проекта документа.

Различают внешнее и внутреннее согласование.

Внешнее согласование оформляется грифом согласования (рек­ визит Г.1), который проставляется в левом углу после реквизита «Подпись», начиная от границы левого служебного поля.

В состав грифа согласования (Г.1) входят следующие элементы:

- слово «СОГЛАСОВАНО», которое пишут прописными бук­вами без кавычек и двоеточия;

- наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование предприятия);

- личная подпись;

- расшифровка подписи (инициалы, фамилия);

- дата.
Например:

СОГЛАСОВАНО

Директор ПО «Нефтегаз» (подпись) С. С. Иванов 23.04.2004

Внутреннее согласование оформляется визой (реквизит Г. 2). Реквизит «Виза» располагается, начиная от фаницы левого служебно­го поля, ниже реквизита «Подпись» на последней странице документа.

Первым визирует проект документа исполнитель, затем визиро­вание осуществляется в следующем порядке:

- руководители исполнителя;

- заинтересованные в документе должностные лица;

- ответственные лица финансовых и экономических служб;

- юристы;

- заместитель руководителя предприятия.

По структуре реквизит Г.2 аналогичен реквизиту «Подпись». Например:

Юрисконсульт (подпись) СП. Кравцов 23.04.2005

В случае наличия замечаний и дополнений к проекту виза оформляется так:

Начальник валютною отдела (подпись) П. Е. Ермолов Замечания прилагаются 03.112005

В исходящих документах визируют экземпляр, который остает­ся в деле предприятия. В приказах, распоряжениях, постановлениях визируется первый экземпляр документа.

Удостоверение документов является формой выражения ответ­
ственности за их содержание и законность. Основные способы удо­
стоверения документов - подписание, утверждение и проставление
печати.

Подпись (ДЛ). Данный реквизит является обязательным эле­ментом документа. В состав реквизита Д. 1 входят:

- наименование должности лица, подписавшего документ
(полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - если
на бланке), располагают, начиная от границы левого служебного поля;

- личная подпись;

- расшифровка подписи (инициалы ставят перед фамилией). Например, полное наименование должности лица:

Директор проектно-

конструкторского

института                    (подпись)   И.О. Фамилия

Сокращенное наименование должности лица:

Директор                      (подпись)   И.О. Фамилия

Утверждаемые документы подписывает должностное лицо, от­ветственное за их подготовку.

Управленческий документ подписывается или утверждается ру­ководителем организации. Докладные записки, справки подписыва­ются исполнителями. Документы денежного, материального и кре­дитного характера подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. Постановления коллегиальных органов (протоколы) подписываются председателем и секретарем.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соот­ветствующей занимаемой должности. Например:

Директор ОАО               (подпись)   И.О. Фамилия

Главный бухгалтер         (подпись)    И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных долж­ностей их подписи располагают на одном уровне. Например,

Директор ОАО                                    Директор ЗАО

(подпись) И.О. Фамилия                     (подпись) И.О. Фамилия

Право подписи документов может предоставляться заместителю руководителя или руководителям структурных подразделений. При этом обязательно указывают должность лица, фамилию, имя, отчество подписывающего документ. Не допускается подписывать документ с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Утверждение - особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия доку­мента на определенный круг учреждений и должностных лиц.

Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридиче­скую силу только с момента его утверждения.

Утверждение имеет два варианта оформления:

- утверждение документа руководителем;

- издание распорядительного документа.

При любом способе утверждения на документе проставляют гриф утверждения (Д.2), который соответственно имеет два варианта оформления.

В первом случае рассматриваемый реквизит (оформляется в правой верхней части первой страницы документа) состоит:

- из слова «УТВЕРЖДАЮ»;

- наименования должности лица, утверждающего документ (может указываться наименование учреждения);

- личной подписи;

- расшифровки подписи с инициалами перед фамилией;

- даты утверждения.
Например:

УТВЕРЖДАЮ

Зам. главы администрации

(подпись) И.О. Фамилия

16.04.2005

Во втором случае, если документ утверждается постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит:

- из слова «УТВЕРЖДЕНО»,

- названия документа в именительном падеже,

- его даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказ ректора УО«БГТУ»

1112.2005 №122

Слова «УТВЕРЖДЕНО» и «УТВЕРЖДАЮ» пишут прописными буквами без кавычек.

В подписанные и утвержденные документы не допускается вно­сить какие-либо исправления и добавления без разрешения лиц, под­писавших документ.

Печать (Д.З). На документах, специально предусмотренных

правовыми актами (удостоверяющих права должностных лиц, фикси­рующих факт расходования денежных средств и материальных ценно­стей), подпись ответственного лица должна быть заверена печатью. Оттиск печати следует проставлять так, чтобы он захватывал часть наименования должности и подлинной подписи лица.

Печати делятся на гербовые и простые. Гербовая печать круглая, в ее центре изображен герб государства, а по окруж­ности указывается полное наименование учреждения (ставится на документах, где ее проставление предусматривается нор­мативными актами). В организациях, не имеющих гербовой печати (негосударственной формы собственности), ставится простая печать. Простые печати могут иметь различную фор­му: квадратную, прямоугольную, пр. На простой печати нет изо­бражения герба, а на его месте помещается название учреждения (его структурного подразделения). Простыми печатями удосто­веряют размножение экземпляров распорядительного документа, пропуск и др.

КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДОГОВОРОВ (КОНТРАКТОВ)

Понятие «договор». Требования и правила составления

Договора

В условиях хозяйственных взаимоотношений между предпри­ятиями основными правовыми документами являются договора (кон­тракты).

Договор - это документально оформленное соглашение двух и

более сторон об установлении и регулировании определенных

отношений между ними, фиксирующее права, обязанности и от­ветственность договаривающихся сторон.

Договор может заключаться как между юридическими, так и физическими лицами, которые свободны в выборе предмета договора, определении обязательств, любых других условий хозяйственных взаимоотношений (кроме случаев совершения операций по межгосу­дарственным соглашениям). Разновидностями договора являются договор купли-продажи, договор поставки, договор аренды, депозитный договор, контракт и др.

Как и договор, контракт представляет собой соглашение сто­рон об установлении и регулировании каких-либо отношений, но в более упрощенной форме¹⁷.

При заключении договоров субъектам хозяйствования внутри страны необходимо руководствоваться законодательными и норма­тивно-правовыми актами Республики Беларусь, при заключении дого­воров с юридическими и физическими лицами других стран необхо­димо руководствоваться принятыми межгосударственными соглаше­ниями.

Договор включает три группы реквизитов: реквизиты углового (продольного) штампа, текстовая группа реквизитов и заключи­тельная часть реквизитов. Все виды договоров имеют различные текстовые реквизиты, но одни и те же реквизиты углового штампа и схожую заключительную часть реквизитов.

¹⁷Так как слова «договор» и «контракт» употребляются как синонимы, далее в тексте исполь­зуем наименование вида документа - «договор».

Реквизиты углового (продольного) штампа включают: назва­ние вида документа («ДОГОВОР»), дату, индекс, место составления, заголовок к тексту.

Текстовая группа реквизитов состоит из вводной части, в ко­торой указываются договаривающиеся стороны, должности, фамилии, имена, отчества лиц, подписывающих договор, их полномочия, и со­держательной части, включающей: изложение предмета договора, условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации; условия и сроки оплаты, особенности и поря­док расчетов; порядок сдачи-приема выполненных работ; ответствен­ность сторон; гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельст­ва; переход права собственности и риски; порядок разрешения споров и т.п. (иные условия, которые стороны признают необходимым преду­смотреть в договоре).

Заключительная часть реквизитов договора содержит юри­дические адреса.

Договор относится к документу, который является доказа­тельством в суде при возникновении споров. Он должен быть оформлен безукоризненно. При составлении договоров и их заключении следует уделять внимание правовой грамотности текста, избегать двусмысленных формулировок, детально ос­вещать условия договорных отношений, а также тщательно проверять правильность написания юридических адресов сто­рон-контрагентов.

В договоре необходимо четко формулировать права и обязанно­сти сторон, не допуская возможности иного толкования; предусмот­реть условия расторжения контракта любой из сторон; санкции к каж­дой из сторон за невыполнение обязательств.

Рекомендуется подписи сторон договора проставлять: разбор­чиво (для однозначного установления автора подписи); фиолетовым или синим цветом (чтобы отличать от копии); на каж­дом листе (чтобы исключить внесение неоговоренных измене­ний).

Нумерация договоров производится в пределах года, при их большом количестве к номеру может быть добавлено условное обо­значение ( MJ- KC - капитальное строительство) или номер контр­агента (№1/5, где 5 - порядковый номер другой стороны).

Поскольку каждый вид договора специфичен по набору рекви­зитов, рекомендуется разрабатывать специальные трафаретные блан­ки.

В международной и отечественной практике договорные отно­шения оформляются в основном с использованием типовых догово­ров (контрактов). Они применимы только к определенному предмету договора, договорным отношениям.

Чаще всего встречается форма типового договора, состоящая из двух частей: согласуемой и унифицированной (общих условий, кото­рые остаются неизменными в каждом случае).

Типовые договора издаются на бланках типографским спосо­бом. Иногда во всех пунктах контракта оставляется место для уточне­ния согласуемых условий.

Распространение типовых контрактов, как результат стрем­ления к унификации условий практики деловых отношений, обусловлено преимуществами, которые дает их использование (возможность более тщательной разработки, чем во время ин­дивидуальных переговоров).

Типовые договора периодически пересматриваются и изменя­ются. Они разрабатываются внутри страны (издаются в виде сборни­ков типовых договоров), а также на международном уровне (Европей­ской экономической комиссией ООН (ЕЭК), торговыми палатами, мо­нополистическими объединениями и крупными фирмами для дого­ворных отношений с иностранными деловыми партнерами).

Практически каждая крупная фирма сегодня имеет широкий на­бор типовых контрактов по группам предметов договора.

Работников

Трудовые правоотношения на предприятии регулируются Тру­довым кодексом РБ. На основании статей кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, уволь­нения и перевода сотрудников.

Документы, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работников, называются документами по личному со­ставу . К таким документам относятся:

- трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;

- приказы по личному составу (о приеме, увольнении, перево­де сотрудников);

- трудовые книжки;

- личные карточки формы Т-2;

- личные дела;

- лицевые счета по зарплате.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении дли­тельного периода времени.

Прием на постоянную работу должен осуществляться в сле­дующей последовательности: предоставление заявления работником, резюме (автобиографии); заключение трудового договора (контракта) с работником; издание приказа о приеме на работу; проведение записи в трудовой книжке; оформление личного дела и личной карточки; от­крытие лицевого счета по з/плате.

Увольнение работников осуществляться в следующей последо­вательности: предоставление заявления об увольнении; издание при­каза об увольнении, в соответствии с которым делается запись в тру­довой книжке и в личной карточке работника. Копии приказов посту-

пают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.

При переводе сотрудников на другую должность порядок оформления документов следующий: издание приказа по личному со­ставу о переводе на другую должность; на основании приказа делает­ся соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке. Копии приказа направляются в личное дело и в бухгалтерию, где, в случае изменения оклада, производится соответствующее изменение в лицевом счете по заработной плате.

Персональные сведения документов по личному составу относятся к конфиденциальной информации (сведения о фактах трудовой деятельности, личной жизни и т. д.).

Оформление трудовых контрактов

Трудовой договор (контракт) - документ, фиксирующий согласие сторон об установлений трудовых правоотношений и регу­лирующий их.

Сторонами трудового контракта являются предприятие (работо­датель) и работник.

Трудовой-контракт должен заключаться в письменной форме.

Письменная форма контракта повышает гарантии сторон в реализации достигнутых договоренностей по важнейшим усло­виям труда.

 

При заключении контракта рекомендуется указывать следую­щие основные условия:

- место работы (наименование предприятия, куда принимается работник, его адрес); .

- конкретную работу в соответствии с квалификацией по опре­деленной профессии или должности, которую должен выполнять ра­ботник;

- дату начала работы и ее окончания, если заключается сроч­ный трудовой контракт;

- оплату труда;

- обязанности работодателя;

- обязанности работника в соответствии с должностью (или ссылка на должностную инструкцию).

Контракт может содержать дополнительные условия, конкрети­зирующие обязательства сторон (испытательный срок, совмещение профессий, дополнительный отпуск и др.).

Предварительное испытание (испытательный срок) не может превышать 3 месяца. Согласно трудовому кодексу РБ, испытательный срок не устанавливается для инвалидов, лиц моложе 18 лет, молодых специалистов по окончании высших и средних спе­циальных заведений.

Контрактная форма найма распространяется на следующие ка­тегории работающих:

- на постоянных работников;

- на временных работников;

- работающих на основном месте работы;

- работающих по совместительству. Трудовой договор может заключаться на:

- неопределенный срок (бессрочный);

- определенный срок (от 1 года) не более 5 лет (срочный);

 

- время выполнения определенной работы (когда время завер­шения работы не может быть точно определено);

- срок выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, за которым сохраняется рабочее место;

-           время выполнения сезонных работ (не более 6 месяцев).
Договор не заключается, если работа носит краткосрочный ха­
рактер (до 10 дней).

На практике большинство трудовых договоров заключается па неопределенный срок.

В чем преимущества и недостатки бессрочного и срочного до­говоров? Бессрочный - гарантирует стабильность трудовых ср отношений. Заключив срочный договор, работник не имеет право увольняться по собственному желанию до истечения срока договора, по истечении срока работодатель вправе не заклю­чать с работником новый договор без каких-либо объяснений.

При заключении трудового контракта не могут устанавливаться следующие условия:

- основания увольнения работника;

- дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законода­тельством;

- введение для работников полной материальной ответствен­ности.

Контракт составляется в 2-х экземплярах, подписывается руко­водителем и работником и заверяется печатью. Один экземпляр кон­тракта хранится на предприятии, второй - у работника.

Трудовые контракты могут включаться в состав личных дел ра­ботников предприятия. В этом случае срок хранения контракта соот­ветствует сроку хранения личного дела. Если личное дело не заводит­ся, контракты формируются в отдельное дело по алфавиту фамилий работников и хранятся: 75 лет - «В», где В - возраст работника, если отсутствуют приказы по личному составу; и 5 лет после увольнения работника при наличии приказов.

7.3. Приказы по личному составу и особенности их оформления

Руководитель предприятия осуществляет свою деятельность пу­тем издания приказов, которые делятся на приказы по основной дея­тельности и приказы по личному составу.

Приказами по личному составу оформляются прием, увольне­ние и перевод сотрудников предприятия. Такие приказы группируют­ся в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавле-нием индекса «л/с» (например, №1 л/с, №2 л/с). Оформляются приказы на общих бланках предприятия (для внутренних документов).

Реквизит «Заголовок к тексту» приказа по личному составу может быть оформлен следующим образом: «О приеме на работу Фамилия И.О.», «Об изменении штатов предприятия» (если приказ касается приема и увольнения сразу нескольких сотрудников).

Текст приказа делится на констатирующую и распорядитель­ную части.

В первой части приказа могут быть указаны причины его изда­ния (например, факты нарушения трудовой дисциплины). По усмот­рению руководителя констатирующая часть приказа может не указы­ваться.

Вторая, распорядительная, часть приказа, начинается словами: «НАЗНАЧИТЬ», «УВОЛИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», которые печатаются от границы левого поля. После них следующей строкой указывается фа­милия работника (прописными буквами), имя, отчество (без сокраще­ний), должность, срок увольнения, назначения или перевода; статья Трудового кодекса РБ (в случае увольнения) и т.п. При приеме на рабо­ту также указывается оклад работника, вид приема (постоянная или

временная работа), с испытательным сроком или без него. При пере­воде на другую должность указывают новую должность, новое струк­турное подразделение, вид перевода.

Затем указывается основание - документы, послужившие при­чиной увольнения, приема, перевода (объяснительная записка, заяв­ление, трудовой контракт, статья КЗОТ).

Приказы по личному составу могут составляться на несколько работников, вне зависимости от того, принимаются они или увольня­ются. Такие приказы состоят из нескольких пунктов, каждый из кото­рых касается отдельного сотрудника.

Тексты приказов по личному составу, как правило, однотипны и могут быть представлены в формализованном виде.

Приказы по личному составу визируются юрисконсультом, за­местителем директора по кадрам или другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом - рис. 10.

 

АО «Атлант» ПРИКАЗ 21.04.2003 №10 л/с   Об увольнении Гуркова И.И.   УВОЛИТЬ: ГУРКОВА Игоря Ивановича, главного инженера, с 30.04.2005 по собственному желанию, ст.37. Трудового кодекса Республики Беларусь.   Основание: заявление Гуркова И.И. от 18.04.2003.   Директор                                          (подпись)                   О.В. Барыкин      Юрисконсульт                             (подпись)             И.О Пастухов   21.04.2005 С приказом ознакомлен                (подпись)                  И.И. Гурков 21.04.2005

Рис. 10. Приказ об увольнении сотрудника

Приказы но личному составу объявляются работнику под рас­писку. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется ниже рек­визитов «Подпись» и «Виза» самим работником и содержит следую­щее: «С приказом ознакомлен», подпись работника и дату ознакомле­ния.

Данная отметка необходима на приказах об увольнении, так как      при возникновении трудовых споров работник вправе обра­титься в суд.

Приказы по личному составу хранятся 75 лет. В процессе деятельности предприятия могут издаваться другие приказы по работе с кадрами: о поощрениях, взысканиях, отпусках и тп. Такие приказы имеют индекс «к» и формируются в самостоятель­ное дело (например, №1-к). Срок их хранения не превышает 3 года.

ЖУРНАЛ

ЖУРНАЛ

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

Основные документы	Структура                                                   Состав реквизи­тов		Примечание
1	2                                                     |        3		4
Организационные документы - это комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия
1.Устав - свод правил, ре- гулирующих деятельность предприятий, организаций, граждан, их права и обязан­ности в определенной сфере деятельности	1.Определяется разработчиком. Основные разделы: - общие положения (цели'и задачи); - организационное единство (структурные подразделения и связи); - регламент деятельности (формы управления, права и обязан­ ности должностных лиц); - финансово-материальная база (размер основных и оборотных средств); - отчетная и ревизионная деятельность; - порядок ликвидации и ответственность по делам организации	1.А.1-А.4.А.7, А.8; Б.1-Б.4, Б.6; В.2, Г.1-Г.2; Д.1-Д.З; Е.5	1.Утверждает- ся вышестоя- щими органа- ми
2. Положение - это право- вой акт, определяющий по- рядок образования, обязан- ности, права, ответствен- ность и организацию пред- приятия в целом или его структурных подразделений	2.0пределяется разработчиком. Основные разделы: - общие положения; - основные задачи; - функции; - права и обязанности; - организация работы	2.АЛ-А.4, А.7, А.8; Б.1-Б.4, Б.6; В.2, Г.1-Г.2; Д.1-Д.З; Е.5	2.Утверждает- ся руководи- телем пред- приятия (структурного подразделе­ния)
3.Инструкция - это право- вой акт, регулирующий спе- циальные стороны деятель- ности предприятия, его под­разделений и служб; долж­ностных лиц и граждан	3.Основные разделы должностной инструкции: - общие положения;                                           - функции; - должностные обязанности; - права; - ответственность	З.А.1-А.4, А.7, А.8; Б.1-Б.4, Б.6; В.1-В.2, Г.1-Г.2; Д.1-Д.З; Е.5	3. Утверждает- ся руководи- телем пред- приятия

 

 

ПРОДОЛЖЕНИЕ ПРИЛОЖЕНИЯ 4

______ 1_______	2,	______ 3_____	_____ 4____ \
7.Акт - документ, состав- ленный группой лиц, под- тверждающий установлен- ные факты или события	7. Текст состоит из частей: - вводной: указывается основание составления, перечисляется состав комиссии с указанием должностей; - констатирующей: указываются факты, выводы, рекомендации	7.А.1-А.4, А.7, А.8; Б.1-Б.4, Б.6; В.1-В.З, Г.1-Г.2; Д.1-Д.З; Е.5	7.Акт подпи- сывают пред- седатель, чле- ны комиссии
8.Доверенность - доку- мент, предоставляющий права доверенному лицу на совершение  каких-либо действий от лица довери- теля	8.В тексте указывается: - должность и паспортные данные доверенного лица; - организация, в которой производятся действия по доверенности; - вид действий; - образец подписи лица, получившего доверенность; - срок действия доверенности	8.А.1-А.5, А.7; Б.1-Б.4; В.2; Д.1, Д.З; Е.5	8.В зависимо- сти от довери- теля, доверен- ности подраз- деляют на официальные и личные
9.Докладная записка яв- ляется документом, адре- суемым  вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и со­ держащим обстоятельное изложение  какого-либо вопроса с выводами и предложениями составите- ля___________________	9. Текст делится на части: - изложение фактов, послуживших причиной составления запис- ки; - выводы, предложения организации или должностного лица	9.А.З-А.4, А.7, А.8; Б.1-Б.4, Б.7; В.1-В.З; Д.1; Е.1, Е.5	9.Внутренние докладные за- писки подписы- вает автор-составитель, внешние - ру­ководитель предприятия
10.Объяснительная за- писка - документ, пояс- няющий содержание от- дельных положений ос- новного документа (плана и пр.) или объясняющий причины нарушения тру­довой дисциплины, невы­полнения поручения	10. Текст записки, объясняющий причины нарушения, делится на части: - изложение фактов, послуживших причиной составления запис- ки; - выводы (констатация свершившегося события)	10.А.4, А.7, А.8; Б.З-Б.4, Б.7; В.1-В.З; Д.1; Е.1, Е.5	10.Записки, как приложе- ние к доку- менту, подпи- сывает руко­водитель; как объяснение причины на­рушения -составитель

ПРОДОЛЖЕНИЕ ПРИЛОЖЕНИЯ 4

______________ 1__________	2                                                                        3		_______ 4______
Распорядительные документы - это комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих управленческие решения в сфере организации, планирования, материально-технического снабжения, финансов, труда и заработной платы и прочих сферах дея тельности предприятия, носящих административный характер.
4. Приказ (по основной деятельности) - правовой акт, издаваемый руководи- телем предприятия для разрешения основных и оперативных задач пред­приятия	4.Текст состоит из частей: - констатирующей: излагаются факты, причины, послужившие основанием создания приказа. Начинается: «В связи...», «На ос- новании...» и т.д.; - распорядительной, которая начинается словом «ПРИКАЗЫ­ ВАЮ» (пишется от границы левого поля); текст части делится на пункты, имеющие схему: исполнитель - действие - срок. Заклю­ чительная фраза: «Контроль за исполнением приказа возложить на (должность, инициалы и фамилия)»	4.А.1-А.4.А.7, А.8; Б.1-Б.4, Б.6; В.1-В.2.Г.1-Г.2; Д.1, Д.З; Е.1, Е.5	4.Подписыва-   ет приказ ру- ководитель предприятия
5.Распоряжение - правовой акт, издаваемый руководи- телем организации или его заместителем для решения оперативных вопросов ос­новной деятельности	5. Текст состоит из частей: - констатирующей; - распорядительной, которая начинается словом «ПРЕДЛА- ГАЮ»	5.А.1-А.4, А.7, А.8; Б.1-Б.4, Б.6; В.1-В.2, Г.1-Г.2; ДЛ, Д.З; Е.5	5.Утверждает- ся руководи- телем органи- зации, его за- местителем
Информационно-справочн ые документы - это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов
6.Протокол - документ, фиксирующий ход обсуж- дения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиаль- ных органов	6. Текст состоит из частей: - вводной: указываются фамилии и инициалы председателя, секретаря, присутствующих (в алфавитном порядке), приводят повестку дня; - основной: состоит из разделов, соответствующих повестке дня. Каждый раздел строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУ- ПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ, отдельно по каждому вопросу. Эти слова пишут прописными буквами (от границы левого поля), по­сле них ставят двоеточие и на следующей строке с абзаца указы­вают инициалы и фамилию докладчика. Содержание докладов помещается в тексте протокола (прилагается)	6.А.1-А.4, А.7, А.8; Б.1-Б.4, Б.6; В.1-В.З, Г.1; Д-1-Д.2; Е.5	6.Протокол подписывает- ся председа- тельствую- щим на засе- дании и сек- ретарем

 

ОКОНЧАНИЕ ПРИЛОЖЕНИЯ 4

1	2	3	4
14.Автобиография - до- кумент, в котором работ- ник собственноручно дает краткое описание в хроно­логической    последова­тельности этапов своей жизни и трудовой деятель­ности	14. Текст может быть произвольным, содержит: - персональные данные (имя, отчество, фамилия автора; дата рождения; место рождения; сведения о родителях - фамилия, имя, отчество, место работы); - образование и специальность но образованию; - вид трудовой деятельности; - последнее место работы и должность; - награды и поощрения, участие в общественной работе; -, семейное положение и состав семьи; - домашний адрес и телефон	14.А.7: Б.З; В.2- В.З; Д.1	14. Обязатель- но проставля- ется личная подпись
15.Расписка - документ, подтверждающий получе- ние каких-либо материаль- ных ценностей	15.Текст включает: - должности, фамилии, имена и отчества.лиц, выдавших и полу- чивших что-либо; - перечень полученного с указанием количества и стоимости (цифрами и в скобках прописью с большой буквы); - подпись давшего расписку	15.А.4-А.5, А.7; ..Б.З; В.2; Д.1	15.Обязатель- но проставля- ется личная подпись

ПРОДОЛЖЕНИЕ ПРИЛОЖЕНИЯ 4

1	2	з	4
11.Справка - документ, подтверждающий какие- либо факты или события	11. Текст личной справки начинается с указания фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщают сведения; заканчивается ~ указанием организации, куда предъявляется справка. Текст служебной справки состоит из двух частей: - в первой излагаются факты, послужившие поводом написания справки; - во второй - приводятся конкретные данные	11.А.1-А.7; Б.1- Б.З; В.1-В.З; ДЛ, Д.З; Е.5	11.Справку подписывает руководитель (также глав-  ный бухгалтер или начальник отдела кадров)
Документы личного характера составляются в случае необходимости персонального обращения с просьбами, жалобами и т. п. к руководству предприятия (в государственные учреждения), автором документа является его составитель.
12.3аявление - документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц), адресованный должност­ному лицу или организа- ции	12. Текст может быть произвольным и составляется самим авто- ром	12.А.4-А.5, А.7; Б.З, Б.7; В.2-В.З; Г.2; Д.1; Е.1, Е.5	12.0бязатель- но проставля-  ется личная подпись
13.Резюме - документ, Со- держащий краткие сведе- ния биографического ха- рактера, предоставляемый лицом при трудоустройст­ве	13. Текст состоит из следующих разделов: - персональные данные; - цель трудоустройства (какую именно работу или должность хотел бы получить претендент); - образование (перечисление в обратной хронологической по­ следовательности, начиная с последнего места учебы); - опыт работы (краткое описание характера работы с указанием занимаемых должностей и дат); - дополнительная информация (иностранные языки, конкретные навыки, имеющие отношение к профессии, работа, в обществен­ ных организациях и т. д.); - рекомендации (с фамилиями и телефонами)	13.А.5, А.7; Б.З; В.2-В.З; Д1	13. Обязатель- но проставля- ется личная подпись

ПРИЛОЖЕНИЕ 5 ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ С ГРИФОМ «КТ»

Индекс документа	Дата реги­страции	Дата по­ступления и индекс документа (для вхо­дящих)	Откуда по­ступил и куда на­правляется документ	Краткое содержа­ние	Количест­во листов документа	Количест­во экземп­ляров до­кумента	Исполни­тель	Примеча­ние

ЛИТЕРАТУРА

1. Паневчик В.В. Делопроизводство. - Минск: Выш. шк., 2000. -263 с.

2. Хвалей М.К. Делопроизводство и деловая (торговая) коррес­понденция: Учеб. пособие. - Минск: БГЭУ, 2002. - 253 с.

3. Делопроизводство и деловые отношения: Учеб. посо­бие / Под ред. Б.И. Врублевского. - Гомель: ЧУП ЦНТУ «Развитие», 2003.-159 с.

4. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учебно-практическое руководство. - Минск: ТетраСистемс, 1999. - 288 с.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ........................................................................................................... 3

1. ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И КОРРЕСПОЦДЕН1ЩИ...................... 4

1.1. Понятия «делопроизводство», «корреспонденция». Место и роль делопроизводства в системе управленческого труда   4

1.2. Сущность документирования. Документы и их классификация. 6

1.3. Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД). Ответственность руководителей предприятий за организацию и ве­дение делопроизводства............................................... 8

1.4. Стандартизация и унификация документов в делопроизводстве. 12

1.5. Организационные формы делопроизводства на предприятии. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ).................................................................................................................... 15

1.6. Средства организационной техники в делопроизводстве............ 16

2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ............................................. 20

2.1. Основные документы управления. Рациональная организация документооборота       20

2.2. Обработка входящих документов........................................................ 21

2.3. Работа с исходящими и внутренними документами..................... 25

2.4. Контроль исполнения документов...................................................... 27

2.5. Систематизация документов. Порядок формирования и оформ­ления дел          29

2.6. Подготовка документов к передаче на архивное хранение........ 35

3. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ............ 38

3.1. Требования к бланкам управленческих документов..................... 38

3.2. Оформление постоянных реквизитов бланков (А)......................... 39

3.3. Оформление заполняемых реквизитов бланков (Б)........................ 42

3.4. Составление текстов служебных документов (В).......................... 44

3.5. Порядок согласования и удостоверения документов (Г, Д)........ 46

3.6. Служебные отметки на документе...................................................... 50

4. КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО...................................... 54

4.1. Коммерческая тайна и конфиденциальное делопроизводство... 54

4.2. Условия отнесения информации к КТ предприятия....................... 56

4.3. Ведение делопроизводства, обеспечивающего сохранность конфиденциальных сведений        58

5. КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ........................................................ 61

5.1. Служебное письмо, его назначение и функции. Классификация
корреспонденции предприятия.................................................................... 61

5.2. Правила оформления, Стиль и язык служебного письма.............. 63

5.3. Международная корреспонденция...................................................... 65

6. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДОГОВОРОВ (КОНТРАКТОВ)............. 73

6.1.Понятие «договор». Требования и правила составления договора. 73
6.2. Корреспонденция по заключению и исполнению договоров....... 75

7. ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ПРЕДПРИЯТИЯ......................... 78

7.1. Документирование приема, перемещения и увольнения работников   78

7.2. Оформление трудовых контрактов..................................................... 79

7.3. Приказы по личному составу « особенности их оформления.... 81

7.4. Заполнение трудовых книжек, личных карточек работников.... 83

7.5. Формирование и ведение личных дел................................................. 85

ПРИЛОЖЕНИЕ 1.............................;.................................................................... 87

ПРИЛОЖЕНИЕ 2................................................................................................ _г 88

ПРИЛОЖЕНИЕ 3.................................................................................................. 88

ПРИЛОЖЕНИЕ 4............................................................................;.................... 89

ПРИЛОЖЕНИЕ 5................................................................................................. 94

ПРИЛОЖЕНИЕ 6.................................................................................................. 95

ЛИТЕРАТУРА........................................................................................................97

Учебное издание

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

И

КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ

Учебное пособие для студентов экономических специальностей

 

Минск 2004

УДК 651.9 ББК 65.050.2я73 Д296

Рассмотрено и рекомендовано к изданию редакционно-издательским советом университета

Составитель кандидат экономических наук А.В. Равино

Рецензенты:

доцент кафедры промышленного маркетинга и цен БГЭУ,

кандидат экономических наук В.А. Бороденя;

доцент кафедры экономики и управления на транспорте БНТУ,

кандидат экономических наук А.Г. Шумилин

Делопроизводство и корреспонденция: Учеб. пособие для студентов экономических специальностей / Сост. А.В. Равино. - Мн.: БГТУ, 2004. - 100 с.

ISBN 985-434-357-Х

В учебном пособии изложены основные вопросы документирования и ор­ганизации работы с документами, развития Единой государственной системы де­лопроизводства Беларуси, унификации и стандартизации документов предпри­ятия, требования к составлению управленческих документов, оформлению слу­жебной корреспонденции.

УДК 651.9 ББК 65.050.9

 

 

© Учреждение образования
«Белорусский государственный технологический университет», 2004
ISBN 985-434-357-Х                

ВВЕДЕНИЕ

В современном деловом мире огромную роль играет информа­ция. Кто владеет информационными ресурсами, тот имеет преимуще­ства - в производстве, науке, обучении.

Средством материализации информации выступает документ. Документ служит и для ее передачи в процессе коммуникационного обмена между юридическими и физическими лицами.

За год в мире производится свыше 6 миллиардов новых документов, рядовой служащий тратит около 150 часов в год на поиск утерянной информации.¹

Деятельность предприятия фиксируется в различных докумен­тах. В зависимости от конкретной управленческой ситуации создают­ся десятки их видов, и без правильной постановки делопроизводства невозможно справиться с потоком документов предприятия, быстро найти требуемый документ, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность.

Целью настоящего пособия является формирование у студентов навыков составления и оформления документов, ведения делопроизводства, обучение современным приемам подготовки управленческой документации.²

Учебное пособие включает основные вопросы документирова­ния и рациональной организации работы с документами, развития Единой государственной системы делопроизводства Беларуси, уни­фикации и стандартизации документов предприятия, требования к со­ставлению управленческих документов, оформлению служебной кор­респонденции.

Обстоятельное изучение указанных положений - это гарантия от документационных ошибок для любого человека. Знание делопро­изводства не только избавит от простых проблем, связанных с неуме­нием оформить документы в соответствии с требованиями, но и обес­печит оперативность, надежность, экономичность организации управ­ленческого труда, возможность использования в будущем информа­ции, закрепленной в документах.

¹ Сведения информационно-справочного характера в пособии имеют аналогичную форму

представления.

² Определения, основные положения курса, на которых необходимо акцентировать внимание,

оформлены аналогичным образом.

 

ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

12345678910Следующая ⇒

Поделиться: