Сущность документирования. Документы и их классификация

Составными частями делопроизводства являются документи­рование и организация работы с документами.

Документирование - процесс составления и оформления документов, фиксация на бумаге или других носителях управленче­ских действий по установленным правилам.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные документы, в т.ч. телеграммы, телефонограммы, телетайпо­граммы и т.д.), а также на искусственных языках с использованием машинных носителей.

Как только человек научился писать, он начал создавать доку­менты. Документы, на которых фиксировалась информация, выполня­ли в древнее время главным образом функцию свидетельства, поэтому латинское слово «documentym» означало «доказательство», «свиде­тельство».

Документ - это материальный объект с закрепленной информацией, для ее передачи во времени и пространстве.

В настоящий момент все большее распространение в деятельно­сти предприятия получают электронные документы.

Обычные твердые копии не утратили значения и являются наиболее универсальным средством передачи информации. Исполь­зование бумаги в офисах ежегодно возрастает на 15%.

Деятельность предприятия фиксируется в различных докумен­тах. В зависимости от конкретной управленческой ситуации создают­ся десятки видов документов. Для выработки определенных правил

составления и оформления документов, форм и методов работы с ними производится их классификация.

  Классификация документов — это деление документов на

     классы по наиболее общим признакам сходства и различия.
Документы могут быть классифицированы по следующим ос­новным признакам:

I. По содержанию документы подразделяются на 2 группы:

Первая - это документы по общим и административным вопро­сам (вопросам общего руководства предприятием и его производст­венной деятельностью). Эти документы могут составляться работни­ками всех подразделений предприятия.

Вторая группа – документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых отделов, бухгалтерии и других функциональных подраз­ делений.

II.  По наименованию различают большое количество доку­
ментов. Это приказы, положения, протоколы, инструкции, правила,
уставы, отчеты, акты, планы, письма, заявления и т. п.

III. По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние. Внутренние — документы, создаваемые на предприятии для решения внутренних вопросов и не выходящие за его пределы. Внешние — входящая и исходящая корреспонденция предприятия.

IV. По степени сложности различают простые документы, отражающие один вопрос, и сложные, отражающие несколько вопро­сов.

V. По видам - типовые, индивидуальные и трафаретные. Ти­повые документы разрабатываются вышестоящими органами для предприятий с однородными функциями и носят обязательный харак­тер. Индивидуальные документы разрабатываются конкретными пред­приятиями для внутреннего пользования. Трафаретные документы изготавливаются типографским способом (постоянная часть текста отпечатана, для переменной - оставляют свободные места).

VI. По срокам исполнения документы подразделяют на сроч­ные (требующие исполнения в определенный срок) и несрочные (для которых срок исполнения не установлен).

VII. По происхождению документы бывают служебные (за­трагивающие интересы предприятия) и официально-личные (имен­ные).

VIII. По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнит­ные.

IX. По виду воспроизведения информации документы под­разделяют на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник - первона­чальный документ, содержащий исходную информацию, оформлен­ный надлежащим образом. Копия (отпуск, выписка, дубликат) - доку­мент, точно воспроизводящий реквизиты подлинника, заверенный со­ответствующим образом. Отпуск - это полная копия исходящего до­кумента, оставшаяся у отправителя (изготавливается одновременно с подлинником под копирку и заверяется). Выписка из документа - ко­пия части документа, а дубликат - второй экземпляр документа, вы­данный в связи с утратой, например, подлинника.

Документы различны по характеру и значимости, имеют поли­тическое, историческое, юридическое, экономическое и социальное значение, выполняют многочисленные функции.⁴ Любой документ отражает определенную информацию о процессах, происходящих в обществе, отдельном коллективе и служит основанием для принятия управленческого решения.

Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД). Ответственность руководителей предприятий за организацию и ведение делопроизводства

Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) -

это совокупность правил, нормативов, рекомендаций по ведению

делопроизводства в органах государственного управления, на предприятиях (в учреждениях).

ЕГСД включает вопросы подготовки и оформления документов,
отправления (поступления), передачи их в ведомственный архив и на
государственное хранение.

⁴ Документ может выполнять функции: информационную (включающую фиксацию, сохран­ность и передачу информации); социальную (отражающую действительность, место и роль человека в обществе); коммуникативную (поддерживающую информационные связи в обще­стве); управленческую (создающую документы для целей управления); правовую (фиксирую­щую правоотношения); учетную (фиксирующую в цифровом выражении информацию для контроля хозяйственной и другой деятельности); культурную (состоящую в фиксации и за­креплении полученных знаний, традиций, ценностей).

 

ЕГСД подразумевает наличие нормативно-методической основы (базы) делопроизводства в стране.

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность требований, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:

- правила оформления документов;

- правила работы с документами, обеспечения их сохранности;

- порядок передачи документов на архивное хранение;

- работу службы делопроизводства (функции, структуру, шта­ты);

- внедрение новых информационных технологий в работу с документами;

- юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Вопросы документационного обеспечения управления в ЕГСД регламентируются: законами Республики Беларусь (РБ); государст­венными и отраслевыми стандартами; общереспубликанскими клас­сификаторами; государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству; инструкциями по делопроизводству предприятия.

 

Таблица 1

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться: