Порядок организации контрольных процедур при расчётах учёта и контроля с дебиторами и кредиторами в коммерческих организациях

 

С точки зрения управленческого учёта контрольные процедуры обычно рассматриваются в качестве одной из функций управления, которая представляет собой систему наблюдения и проверки функционирования управляемого объекта с целью оценить обоснованность и эффективность принятых управленческих решений, выявить степень их реализации, наличие отклонений от прогнозных и плановых показателей.

Виды контроля в коммерческой организации принято разделять на две группы:

.   Внутренний контроль

.   Внешний контроль

Внешний контроль может осуществляться независимыми от компании организациями и лицами (аудиторами, государственными органами) в соответствии с требованиями законодательства или же по инициативе самого хозяйствующего субъекта (консультации, комплексный анализ бизнеса и так далее). [20]

Если же говорить о внутреннем контроле, то он осуществляется лицами и подразделениями внутри организации для того чтобы обеспечить принятие эффективных управленческих решений и их чёткое и своевременное выполнение.

Различают несколько основных видов контроля, а именно: [17]

Ø Экономический;

Ø Хозяйственный;

Ø Административный;

Ø финансовый контроль;

Экономический контроль по своей сути должен отслеживать факты, а также выявлять причины сверхнормативных потерь и нерационального использования ресурсов, ненадлежащего расходования средств. Для целей управления дебиторской и кредиторской задолженностью этот вид контроля имеет наибольшее значение, поскольку способствует оптимизации величины оборотного капитала. То есть, чрезмерная величина дебиторской задолженности может привести к дефициту денежных средств компании и снижению текущей ликвидности. [17]

Хозяйственный контроль представляет собой систему мониторинга хозяйственной деятельности компании, разработанную для оптимизации процесса управления, выработки и достижения целей. [17]

Административный контроль призван обеспечить следование установленным в компании правилам и процедурам. Важность этого виды контроля также сложно переоценить. С точки зрения управления дебиторской и кредиторской задолженностью, административный контроль включает в себя правильное оформление первичных документов, регистров бухгалтерского и налогового учёта, отчётности и иной документации, соблюдения графика документооборота. Все операции должны проводиться только уполномоченными лицами. Другими словами, административный контроль призван обеспечить чёткое распределение ответственности и регламентирование деятельности каждого подразделения и сотрудника. [17]

Финансовый контроль предполагает анализ финансовых результатов деятельности, а также прогнозирование будущих денежных потоков и анализ финансовых рисков. Финансовая политика компании должна быть построена таким образом, чтобы способствовать получению наилучших результатов деятельности. Для целей управления дебиторской и кредиторской задолженностью важными составляющими финансового контроля является финансовый анализ, в частности, расчёт и отслеживание динамики показателей ликвидности, оборачиваемости и других показателей. [17]

В процессе управления дебиторской и кредиторской задолженностью принято выделять следующие основные контрольные процедуры:

Ø Ревизия;

Ø Бюджетирование;

Ø Финансовый анализ;

Ø Установление кредитных лимитов;

Ø Контроль уровня дебиторской и кредиторской задолженности;

Ø Установление графика платежей кредиторам.

Ревизия финансовой системы предприятия призвана помочь руководству в осуществлении контроля эффективности различных звеньев финансовой системы. Ревизии могут проводиться регулярно (службой внутреннего аудита или менеджментом) или по мере необходимости. Ревизия дебиторской и кредиторской задолженности обычно проводится в составе комплексного анализа деятельности компании, например, в случае возникновения проблем с ликвидностью, а также при планировании сделки. [17]

При ревизии проводится анализ величины, а также структуры дебиторской и кредиторской задолженности, устанавливаются причины несоблюдения платежной дисциплины (как самим предприятием, так и его контрагентами) и эффективность управления оборотным капиталом в целом. По результатам ревизии могут быть разработаны мероприятия, которые будут направленны на ускорение оборачиваемости оборотных средств, варианты реструктуризации дебиторской и кредиторской задолженности, рекомендации по повышению эффективности финансовой политики организации. [17]

Бюджетирование. С точки зрения управления дебиторской и кредиторской задолженностью целью бюджетирования и планирования является максимально точный прогноз величины дебиторской и кредиторской задолженности, движения денежных средств, а также последующий анализ отклонений фактических величин от бюджетных величин. Также в процессе бюджетирования могут устанавливаться желаемые величины ряда показателей. Кроме собственно уровня дебиторской и кредиторской задолженности к числу таких показателей могут быть отнесены коэффициенты ликвидности, оборачиваемости, устойчивости, структуры капитала и другие. [17]

Финансовый анализ - это незаменимый инструмент, широко применяемый различными группами внутренних и внешних пользователей для определения имущественного и финансового положения компании на текущий момент времени, а также на ближайшую и долгосрочную перспективу. Основными методами финансового анализа являются метод экспертных оценок, метод построения аналитических таблиц, вертикальный и горизонтальный анализ, факторный и структурный анализ, трендовый анализ, а также метод финансовых коэффициентов. [17]

Для анализа дебиторской и кредиторской задолженности наиболее часто используются следующие показатели:

.   величина чистого оборотного капитала;

.   коэффициент оборачиваемости рабочего капитала;

.   коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности;

.   коэффициент оборачиваемости кредиторской задолженности;

.   длительность оборота дебиторской задолженности в днях;

.   длительность оборота кредиторской задолженности в днях;

.   график «старения» дебиторской задолженности;

.   матрица остатков;

.   количество дней просрочки.

Теперь поговорим об установлении кредитных лимитов. Данное словосочетание означает определение максимального размера баланса дебиторской задолженности для каждого конкретного контрагента. Для ключевых клиентов кредитные лимиты следует установить на более высоком уровне, чем для мелких дилеров. При наличии просрочки кредитный лимит должен снижаться пропорционально росту уровня задолженности. При достижении критического уровня задолженности поставки в адрес данного контрагента должны быть приостановлены вплоть до момента оплаты задолженности. При этом полное погашение задолженности не требуется, достаточно того, чтобы общая сумма задолженности стала ниже критического уровня, установленного для данного покупателя. В отношении кредиторской задолженности подобные лимиты устанавливаются реже и обычно относятся только к внешним заимствованиям. [17]

Контроль уровня дебиторской и кредиторской задолженности призван обеспечить соответствие этих показателей запланированным величинам. Такой контроль необходим для поддержания ликвидности компании на установленном уровне и предотвращения излишнего связывания оборотных средств. [17]

Установление и соблюдение графика платежей кредиторам позволяет избежать пеней и штрафов по договорам, а также предотвратить задержку поставок материалов из-за просрочки платежей. Для многих компаний поддержание хороших отношений с ключевыми поставщиками является ключевым фактором обеспечения непрерывности производственного процесса. [17]

Таким образом, мы рассмотрели базовые контрольные процедуры при расчётах учёта и контроля с дебиторами и кредиторами в коммерческих организациях. Но не стоит забывать, что в зависимости от состояния предприятия, специфики бизнеса и управленческих целей могут внедряться и другие процедуры контроля.

Внедрение контрольных процедур в отношении дебиторской и кредиторской задолженностью является важным элементом управления оборотным капиталом и финансами предприятия в целом. Чаще всего в коммерческих организациях контроль кредиторской задолженности осуществляется при помощи разработки и соблюдения графика платежей, контроля пунктов о штрафах, пенях, неустойках в договорах с контрагентами, обеспечения достаточности наличных средств для осуществления платежей. Такой контроль позволяет избежать штрафов за просрочку платежей. Общеизвестно, что уровень кредиторской задолженности влияет на показатели ликвидности и финансовой устойчивости предприятия.

Как правило, акцент в организациях делается именно на дебиторскую задолженность. Такую систему можно объяснить том, что о кредиторской задолженности всегда позаботятся контрагенты, которые заинтересованы в том, чтобы вы своевременно оплачивали счета.

Процесс управления дебиторской задолженностью в общем случае можно разделить на следующие основные стадии:

.   планирование величины дебиторской задолженности;

.   предварительный финансовый анализ деятельности контрагента;

.   выработка и оптимизация кредитной политики компании;

.   принятие решения о предоставлении кредита, а при необходимости - о страховании дебиторской задолженности;

.   контроль отгрузки продукции, выписки счёта и его отправкой покупателю, контроль остатков на складах агентов и комиссионеров;

.   текущий контроль величины дебиторской задолженности;

.   контроль изменения финансового состояния дебиторов;

.   при непогашении долга или его части попытка урегулировать вопрос с контрагентом в досудебном порядке (претензионная работа, переговоры, рассмотрение возможности уступки требования третьим лицам);

.   обращение в арбитраж с иском о взыскании задолженности;

.   при признании задолженности нереальной для взыскания списание убытков за счёт резерва по сомнительным долгам;

.   заключительный контроль дебиторской задолженности. [17]

Количество и последовательность этапов может варьироваться, но суть процесса в целом остается неизменной.

Первый этап - планирование величины дебиторской задолженности. Планирование осуществляется на базе анализа потребности в оборотном капитале, рыночной конъюнктуры, показателей ликвидности и иных факторов. Целевой уровень дебиторской задолженности закрепляется в бюджетах или в бизнес-плане.

Предварительный финансовый анализ деятельности компании-покупателя - это второй этап и он важен, если это новый клиент, и история отношений с ним отсутствует. Могут применяться самые разные виды анализа и контроля, самыми распространенными из которых являются запрос выписки из ЕГРЮЛ и анализ финансовой отчётности.

Третий этап - разработка и оптимизация кредитной политики компании. Этот процесс сам по себе очень сложен и трудоёмок процессом от него зависит динамика продаж и финансовое состояние предприятия.

При выборе типа кредитной политики должны учитываться следующие основные факторы:

Ø общепринятая коммерческая и финансовая практика осуществления торговых операций;

Ø общее состояние экономики, определяющее финансовые возможности покупателей, уровень их платежеспособности;

Ø сложившаяся конъюнктура товарного рынка, состояние спроса на продукцию организации, активность конкурентов;

Ø потенциальная способность предприятия наращивать объем производства продукции при расширении возможностей ее реализации за счет предоставления кредита;

Ø правовые условия для взыскания дебиторской задолженности;

Ø финансовые возможности предприятия в части отвлечения средств в дебиторскую задолженность;

Ø финансовый менталитет собственников и менеджеров организации, их отношение к уровню допустимого риска в процессе осуществления хозяйственной деятельности. [17]

Определяя тип кредитной политики, следует иметь в виду, что жесткий (консервативный) её вариант отрицательно влияет на рост объёма операционной деятельности организации и формирование устойчивых коммерческих связей. А мягкий (агрессивный) вариант может вызвать чрезмерное отвлечение финансовых средств, снизить уровень платежеспособности организации, вызвать впоследствии значительные расходы по взысканию долгов, а в конечном итоге снизить рентабельность оборотных активов и используемого капитала.

В случае если все перечисленные меры по контролю за дебиторской задолженностью дали сбой, необходимо принятие мер по взысканию просроченной задолженности.

Принимая решение о взыскании долга, необходимо учитывать как положения договора, так и требования отдельных федеральных законов. Все дело в том, что на этапе досудебного урегулирования вопроса стороны могут не договориться, и тогда остается один путь - обращение в арбитражный суд. Однако, если федеральным законом для определенной категории споров установлен претензионный или иной досудебный порядок урегулирования, либо этот порядок предусмотрен договором, спор передается на разрешение арбитражному суду строго после соблюдения такого порядка. Именно поэтому важно соблюсти всю процедуру досудебного урегулирования конфликта и тщательно документировать все предпринимаемые усилия.

Эффективной можно считать систему контроля, которая обеспечивает достижение поставленных целей при минимальных затратах.

Контрольных процедур при расчётах учёта и контроля с дебиторами и кредиторами в коммерческих организациях имеется большой выбор инструментов для управления этими важнейшими элементами оборотного капитала. Выбор конкретных методов контроля зависит от многих факторов: величины и отраслевой принадлежности фирмы, экономических условий, жесткости конкуренции, финансового положения. В любом случае, разработка грамотной политики управления дебиторской и кредиторской задолженностью является необходимым условием для устойчивого развития предприятия. [24]

 

 

⇐ Предыдущая12345Следующая ⇒

Поделиться: