Соблюдение установленного лимита остатка наличных денег

Автономные учреждения, как и любые другие организации, имеют право хранить в кассе наличные деньги исключительно в пределах установленного распорядительным документом учреждения лимита остатка наличных денег. Накопление наличных денег в кассе сверх предусмотренного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплаты заработной платы, стипендий, осуществления выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы, и выплат социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на осуществление указанных выплат, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом в эти дни кассовых операций. В других случаях накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег не допускается.

Напомним, что лимит остатка наличных денег должен быть рассчитан учреждением самостоятельно. При этом Порядок ведения кассовых операций содержит два варианта такого расчета: исходя из объема поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги либо исходя из объема их выдачи, из которого исключаются суммы, предназначенные для выплаты заработной платы, стипендий и осуществления других выплат работникам.

При наличии у учреждения обособленных подразделений лимит остатка наличных денег определяется с учетом лимитов остатка наличных денег, установленных этим подразделениям. Экземпляр распорядительного документа об установлении обособленному подразделению лимита остатка наличных денег направляется данному подразделению в порядке, определенном учреждением. Проверить обозначенный вопрос достаточно легко: достаточно обращать внимание на остатки на конец и начало дня в кассовой книге.

Читайте также

· Компенсация сотруднику за купленные материалы

· Расчеты с подотчетными лицами

· На основании какого документа возмещаем расходы работника на покупку материальных ценностей для организации?

· О некоторых вопросах, связанных со служебными командировками и поездками

· Кассовые операции и наличные расчеты: новый порядок с 1 июня

Порядком ведения кассовых операций установлен срок выдачи наличных денег по выплатам заработной платы, стипендий и другим выплатам – пять рабочих дней (включая день получения на указанные выплаты наличных денег с банковского счета). Таким образом, сверх установленного учреждением лимита можно хранить наличные деньги исключительно в сумме, предназначенной для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий, и не более пяти рабочих дней.

Несмотря на то, что сумму лимита остатка наличных денег в кассе учреждение устанавливает самостоятельно, несоблюдение лимита продолжает признаваться административным правонарушением. Напомним, что превышение установленного лимита остатка наличных денежных средств в кассе учреждения – одно из грубейших нарушений кассовой дисциплины, которое в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ влечет наложение административного штрафа:

· на должностных лиц – в размере от 4 000 до 5 000 руб.;

· на юридических лиц – от 40 000 до 50 000 руб.

Проверка правильности оформления документов по кассе

В ходе проверки следует обратить внимание на следующее:

1. Заполнение всех строк и реквизитов РКО, ПКО и других документов, используемых при осуществлении кассовых операций, отсутствие в них исправлений. Так, согласно п. 167 Инструкции № 157н[3] прием в кассу наличных денежных средств от физических лиц производится по бланкам строгой отчетности, утвержденным в порядке, предусмотренном законодательством РФ. В случае приема наличных денежных средств уполномоченными лицами последние ежедневно сдают в кассу учреждения денежные средства, оформленные реестром сдачи документов, с приложением квитанций (их копий).

В кассовых документах должно быть указано основание для их оформления и перечислены прилагаемые подтверждающие документы (расчетно-платежные ведомости, платежные ведомости, заявления, счета и др.).

Принятие к бухгалтерскому учету документов, оформляющих операции с наличными или безналичными денежными средствами, содержащих исправления, не допускается. Иные первичные (сводные) учетные документы, содержащие исправления, принимаются к бухгалтерскому учету в случае, когда исправления внесены по согласованию с лицами, составившими и (или) подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием надписи «Исправленному верить» («Исправлено») и даты внесения исправлений. Внесение исправлений в документы, оформленные в электронном виде, после их подписания не допускается.

Также необходимо убедиться в отражении в кассовой книге всех ПКО и РКО. Для этого требуется сверить записи в кассовой книге с данными кассовых документов.

2. Наличие необходимых подписей. Напомним, что кассовые документы должны быть подписаны главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), а также кассиром. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем (п. 4.3 Порядка ведения кассовых операций). Однако здесь следует учитывать, что в силу п. 8 Инструкции № 157н документы, которыми оформляются факты хозяйственной жизни с денежными средствами, принимаются к бухгалтерскому учету при наличии на документе подписей руководителя учреждения и главного бухгалтера или уполномоченных ими лиц. Таким образом, в данном случае Порядок ведения кассовых операций противоречит Инструкции № 157н. С целью недопущения негативных последствий, которые могут возникнуть при проверке, по нашему мнению, учреждению целесообразно руководствоваться требованиями названной инструкции.

Поступающие в кассу и выдаваемые из кассы наличные деньги должны учитываться в кассовой книге (ф. 0310004). Записи в ней должны производиться по каждым ПКО и РКО.

Согласно п. 6 Порядка ведения кассовых операций кассир выдает наличные деньги после проведения идентификации получателя наличных денег по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему личность в соответствии с требованиями законодательства РФ, либо по предъявленным получателем наличных денег доверенности и документу, удостоверяющему личность. Выдача наличных денег осуществляется непосредственно получателю наличных денег, указанному в РКО (расчетно-платежной или платежной ведомостях) или в доверенности.

Для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы РКО оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Кроме того, к заявлению необходимо приложить расчет (обоснование) размера аванса (п. 213 Инструкции № 157н). Форма указанного расчета не утверждена, следовательно, он может составляться в произвольной форме.

3. Соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью.

4. Наличие доверенностей. Напомним, что при выдаче денег по доверенности проверяется соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, прописанных в РКО, фамилии, имени, отчеству (при наличии) доверителя, указанным в доверенности, соответствие проставленных в доверенности и расходном кассовом ордере фамилии, имени, отчества (при наличии) доверенного лица, данных документа, удостоверяющего личность, данным предъявленного доверенным лицом документа, удостоверяющего личность. В расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир делает запись: «По доверенности». Доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной или платежной ведомостям).

В случае выдачи наличных денег по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение наличных денег у разных юридических лиц, делаются ее копии, которые заверяются в порядке, установленном юридическим учреждением. Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к расходному кассовому ордеру.

⇐ Предыдущая1234567Следующая ⇒

Поделиться: