Проверка целевого использования средств

Напомним, что исходя из п. 2 Указания № 3073-У автономные учреждения, как и другие юридические лица, вправе расходовать поступившие в их кассы наличные деньги в валюте РФ за проданные ими товары, выполненные ими работы и (или) оказанные ими услуги, а также полученные в качестве страховых премий исключительно на следующие цели:

· выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;

· выплата страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами;

· оплата товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;

· выдача наличных денег работникам под отчет;

· возврат за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;

· выдача наличных денег при осуществлении операций банковским платежным агентом (субагентом) в соответствии с требованиями ст. 14 Федерального закона от 27.06.2011 № 161-ФЗ «О национальной платежной системе».

Расходование наличных денег в валюте РФ, поступивших в кассу учреждения за проданные товары, выполненные работы и (или) оказанные услуги, а также полученных в качестве страховых премий не на указанные выше цели, является неправомерным.

Кроме того, необходимо отметить, что наличные расчеты в валюте РФ по операциям с ценными бумагами, по договорам аренды недвижимого имущества, по выдаче (возврату) займов (процентов по займам), по организации и проведению азартных игр осуществляются за счет наличных денег, поступивших в кассу участника наличных расчетов с его банковского счета (п. 2 Указания № 3073-У).

Также отметим: если в соответствии с Бюджетным кодексом на автономное учреждение возлагаются обязанности получателя бюджетных средств, нужно убедиться в отсутствии фактов их нецелевого использования. Проверку данного вопроса целесообразно проводить параллельно с изучением документов, являющихся основанием для осуществления расчетов с подотчетными лицами. В ходе проверки необходимо сравнить статьи и подстатьи КОСГУ (с 2016 года – следует обращать внимание на вид расходов), по которым выдавался аванс, с указанными в авансовых отчетах. Кроме того, необходимо проанализировать правильность отнесения фактически произведенных расходов на те или иные статьи и подстатьи КОСГУ (вид расходов).

Прочие вопросы

В ходе проверки следует дополнительно обратить внимание вот на что.

Наличие случаев неоприходования поступивших денежных средств. В ходе проверки анализируются:

· полнота и своевременность оприходования денежных средств в кассу учреждения. Проверку данного вопроса целесообразно проводить параллельно с изучением банковских операций учреждения;

· соответствие приходных кассовых ордеров записям в журнале регистрации приходных кассовых ордеров;

· своевременность расчетов сотрудников по средствам, выданным на хозяйственные нужды и командировочные расходы. Напомним, что подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю учреждения авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Наличие фактов излишнего списания денег по кассе путем повторного использования одних и тех же документов, а также в результате неправильного подсчета итогов в кассовых документах. В ходе изучения данного вопроса проводятся:

· анализ полноты первичных приходных и расходных кассовых документов, сброшюрованных с журналом операций по счету «Касса»;

· проверка совпадения входящего остатка по кассе на каждый день с конечным остатком по кассе за предыдущий день;

· анализ итогов кассовых отчетов.

Наличие фактов излишнего списания денег по кассе без оснований или по подложным документам. Данный вопрос включает в себя:

· проверку совпадения кассовых ордеров с информацией о них, содержащейся в журнале регистрации расходных кассовых ордеров;

· проверку обоснованности включения лиц в расчетно-платежные ведомости. В данном случае ревизоры выборочно сверяют расчетно-платежные ведомости со штатным расписанием, приказами о приеме на работу и рядом других документов.

Наличие договоров о полной материальной ответственности. Напомним, что в соответствии со ст. 244 ТК РФ с кассиром должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Причем такой договор должен быть заключен не только с кассиром, но и с лицом, заменяющим его на время отпуска, болезни и т. д.

Соблюдение порядка ведения бухгалтерского учета. Входе проверки необходимо убедиться в правильностиотражения операций по кассе в бухгалтерском учете учреждения.

* * *

В заключение еще раз отметим, что автономные учреждения, как и другие организации, обязаны осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни, который должен охватывать в том числе вопросы соблюдения учреждением кассовой дисциплины. Кроме того, укажем, что без проверки кассовой дисциплины не обходится практически ни одна проверка органов государственного (муниципального) финансового контроля.

Далее приведем перечень наиболее распространенных нарушений, допускаемых учреждениями при осуществлении кассовых операций:

· недостача или излишек денег в кассе;

· несвоевременное оприходование поступивших в кассу наличных денежных средств;

· ненадлежащее заполнение кассовых документов (отсутствие реквизитов, оформление и т. д.);

· отсутствие первичных кассовых документов;

· превышение лимита остатка денежной наличности в кассе;

· непроведение инвентаризации кассы;

· несоблюдение предельных денежных размеров наличных расчетов с юридическими лицами по одному платежу;

· отсутствие договора о полной материальной ответственности, заключенного с кассиром учреждения;

· нецелевое использование денежных средств;

· арифметические ошибки при подсчете оборотов и остатков;

· излишнее списание денежных средств по кассе при повторном использовании тех же документов либо в результате неправильного подсчета итогов в кассовых книгах и отчетах, либо в результате списания сумм без оснований или по подложным документам;

· нарушения в корреспонденции счетов бухгалтерского учета;

· отсутствие или недостаточный внутренний контроль за движением денежных средств в кассе;

· несоблюдение сроков выдачи заработной платы.

Кассовые операции. Общие положения

Нормативная правовая база .

Компетенцию по организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, а также функции по определению порядка ведения кассовых операций законодатель возложил на Банк России (статья 34 Федерального закона от 10 июля 2002 года №86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)»).

Нормативными правовыми документами, регулирующими наличное денежное обращение в Российской Федерации и определяющими порядок ведения кассовых операций, являются:

- «Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» от 5 января 1998 года №14-П (утверждено Советом директоров Банка России 19 декабря 1997 года, протокол №47);

- «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержден Решением Совета Директоров ЦБ Российской Федерации от 22 сентября 1993 года №40 (Письмо ЦБ Российской Федерации от 4 октября 1993 года №18 «Об утверждении «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации») (Далее Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации).

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации содержит общие положения о порядке ведения кассовых операций и устанавливает процедурные правила по следующим разделам:

- прием, выдача наличных денег и оформление кассовых документов;

- ведение кассовой книги и хранение денег;

- ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины.

Центральный Банк Российской Федерации (далее ЦБ РФ) в соответствии с предоставленными полномочиями устанавливает некоторые условия денежного обращения и разъясняет особенности применения в практической деятельности положений «Порядка ведения кассовых операций», например – смотрите:

- Указание ЦБ РФ от 14 ноября 2001 года №1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке»;

- Письмо ЦБ РФ от 17 февраля 1994 года №14-4/35 «О разъяснениях по применению «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации»;

- Письмо ЦБ РФ от 16 марта 1995 года №14-4/95 «О разъяснениях по отдельным вопросам «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» и условий работы с денежной наличностью».

Министерство финансов Российской Федерации разрабатывает и утверждает положения о ведении бухгалтерского учета и правила ведения учета хозяйственных операций, обязательные для применения всеми организациями (кроме Центрального Банка Российской Федерации и кредитных организаций), находящимися на территории Российской Федерации.

Государственный комитет Российской Федерации по статистике (Госкомстат Российской Федерации – федеральный орган, участвующий в пределах своих полномочий в регулировании бухгалтерского учета) утверждает унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций.

О содержании некоторых понятий, используемых при осуществлении кассовых операций .

Содержание понятия «операция», в широком смысле применительно к теме настоящей работы, можно обозначить как действие, направленное на выполнение некоторой задачи (финансовой, кредитной, производственной, торговой, страховой и тому подобных).

Говоря о кассовых операциях, всегда подразумеваются действия, связанные с платежами, осуществляемыми путем наличных расчетов.

В соответствии с Конституцией Российской Федерации (статья 75), законодатель признает рубль законным платежным средством, обязательным к приему по нарицательной стоимости на всей территории Российской Федерации (статья 140 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее ГК РФ)), а также включает деньги в перечень объектов гражданских прав (статья 128 ГК РФ).

Наличные расчеты - это расчеты, в которых реально участвуют наличные деньги, и, которые могут быть произведены в одной-единственной форме - путем их передачи во исполнение какого-либо гражданско-правового обязательства.

Размер наличных расчетов

Гражданское законодательство, устанавливая общие правила осуществления наличных расчетов, использует дифференцированный подход в зависимости от того, кто является субъектом таких расчетов (статья 861 ГК РФ).

Граждане вне собственной предпринимательской деятельности могут осуществлять наличные расчеты между собой или с юридическими лицами без ограничений.

При осуществлении предпринимательской деятельности граждане могут производить наличные расчеты между собой или с юридическими лицами, но в соответствии с законодательными предписаниями.

Юридические лица вправе производить расчеты между собой в наличной форме в тех случаях, когда это не запрещено законом.

Руководствуясь решением Совета директоров ЦБ РФ, Центральный Банк России установил предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме 60000 (шестьдесят тысяч) рублей (Указание ЦБ РФ от 14 ноября 2001 года №1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке»). При этом официально разъяснено в Письме ЦБ РФ от 2 июля 2002 года №85-Т, МНС Российской Федерации от 1 июля 2002 года №24-2-02/252 «По вопросам осуществления расчетов между юридическими лицами наличными деньгами», что расчеты наличными деньгами, осуществляемые между юридическими лицами по одному или нескольким денежным документам по одному договору, не могут превышать предельный размер расчетов наличными деньгами.

Кроме того, за превышение размера наличных расчетов предусмотрена административная ответственность – смотрите статью 15.1 Кодекса Федерации об административных правонарушениях (далее КоАП РФ), а именно, ответственность ввиде наложения административного штрафа на должностных лиц в размере от сорока до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда; на юридических лиц - от четырехсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда.

Кассовые операции, как разновидность финансовых операций это:

- операции со счетными деньгами, которые совершаются хозяйствующими субъектами с целью получения денежных средств,

- операции по приему и выдаче денег из касс организаций, банка.

Кассовые операции оформляются приходными (расходными) ордерами и другими бухгалтерскими документами, подписанными руководителем и главным бухгалтером организации.

Документация бухгалтерского учета – совокупность материальных носителей информации, составляемая организацией по установленным требованиям в ходе ведения бухгалтерского учета, включающая в себя:

- первичные учетные документы,

- сводные учетные документы,

- регистры бухгалтерского учета,

- данные внутренней бухгалтерской отчетности.

Бухгалтерский документ – письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работника за доверенные ему ценности.

Бухгалтерские документы различают:

- по назначению (распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления);

- по порядку составления (первичные, сводные);

- по содержанию хозяйственных операций (материальные, денежные, расчетные);

- по способу отражения операций (разовые, накопительные);

- по месту составления (внутренние и внешние):

внутренний документ – документ, который составляется и обращается внутри организации: накладные на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей, расчетно-платежные и платежные ведомости на выдачу заработной платы, товарные отчеты, авансовые отчеты подотчетных лиц),

внешний документ – документ, поступивший от другой организации или направляемый в другую организацию: товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, доверенности, платежные поручения и тому подобные);

- по форме заполнения (заполненные вручную, составленные с применением автоматизированных систем).

Денежный документ – документ, показывающий движение денежных средств. С помощью денежных документов учитываются кассовые и банковские операции. К денежным документам относятся: чеки, банковские выписки, кассовые приходные и расходные ордера, квитанции о приеме денег и тому подобные.

Кассовая книга - составленные по определенной форме учетные ведомости, в которых отражаются операции с наличными деньгами; учитываются поступления и выдача денег.

Кассовый ордер – денежный документ, по которому осуществляется и которым оформляется кассовая операция по приему (приходный) и выдаче наличных денег (расходный) кассой организации.

Обязательное требование к бухгалтерским документам – наличие реквизитов, обеспечивающих документам юридическую силу:

- наименование,

- дата составления,

- наименование организации, от имени которой составлен документ,

- содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и стоимостном выражении,

- наименования и подписи должностных лиц, ответственных за совершение и правильное оформление хозяйственной операции.

О порядке ведения кассовых операций .

Учитывая требование Центрального Банка России - всем «хозорганам» применять обязательные правила кассовых операций, а также ввиду их (правил) важности и достаточно подробного изложения в нормативном правовом акте, авторы считают необходимым привести в настоящей книге текст документа – «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации», включающего в себя следующие разделы:

1. Общие положения;

2. Прием, выдача наличных денег и оформление кассовых документов;

3. Ведение кассовой книги и хранение денег;

4. Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины.

⇐ Предыдущая1234567Следующая ⇒

Поделиться: