Контроль исполнения документов.

Контроль за исполнением документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Контроль можно разделить на два вида: контроль по существу решения вопроса — осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица; контроль за сроками исполнения документов — ведет служба документационного обеспечения управления или в небольшой фирме — секретарь. Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, поставленных в документе, несут как руководители структурных подразделений, так и сотрудники, которым поручено исполнение документа. Организация ведения контроля за сроками исполнения документов включает следующие операции:

§ фиксация в процессе регистрации всех поставленных на контроль документов и указаний руководства;

§ проверка доведения документа до исполнителя в срок;

§ напоминание исполнителям и руководителям подразделений о приближении или истечении сроков исполнения документов;

§ внесение данных о передаче документа от исполнителя исполнителю или изменении сроков исполнения документов в регистрационную форму;

§ информирование руководителей (подразделений и организации) о ходе исполнения документов;

§ внесение в регистрационную форму данных об исполнении документов (снятии документа с контроля);

§ составление аналитических справок по сроковому контролю за исполнением документов.

На контроль ставятся все документы, требующие ответа и исполнения. Так как в распорядительных документах предметом контроля являются содержащиеся в них решения, на контроль ставится каждый пункт, т.е. каждое задание или поручение, зафиксированное в распорядительном документе. Секретарь руководителя должен ставить на контроль и устные поручения руководства.

9. Номенклатура дел. Формирование и оформление дел.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.Требования к содержанию и оформлению номенклатуры дел содержатся в Основных правилах работы архивов организации, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Это объясняется огромной значимостью этого документа для деятельности организации. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства федеральных органов исполнительной власти. Функции номенклатуры дел: Номенклатура дел — документ многоцелевого назначения. Рассмотрим ее основные функции: Номенклатура дел является основой для размещения и поиска документов по папкам. Номенклатура дел закрепляет индексацию документов и дел. Номенклатура дел устанавливает сроки хранения документов и является пособием по проведению первого этапа экспертизы ценности. Номенклатура дел — учетный документ для дел временного (до 10 лет) хранения. Номенклатура дел — основа для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и актов на уничтожение дел организации с истекшими сроками хранения.Формированием дел называется группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой. Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел являются: порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть определен на основании указанных нормативных актов, изложен в инструкции по делопроизводству конкретной организации (учреждения). Этой инструкцией должны руководствоваться работники организации (учреждения), ответственные за формирование и хранение дел. Дела формируются и хранятся в структурных подразделениях организации (учреждения). В структурных подразделениях выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. Формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляется ведомственным архивом. Формирование дела начинается сразу с начала года. На каждое названное дело в номенклатуре должна быть заведена папка. Это может быть папка скоросшиватель или папка регистратор. Обложка дела должна быть оформлена, и содержать следующую информацию: при формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: в дело помещаются документы, по своему содержанию соответствующие заголовку дела. Внутри дела документы располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам в хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями. Организационно-правовые документы, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются в дела вместе с ними. Если они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельное дело. Приказы по основной деятельности формируют отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу группируют в дела в соответствии с установленными сроками хранения. Приказы по приему, увольнению группируются отдельно от приказов по командировкам и приказам по отпускам. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления документа. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в алфавитном порядке в самостоятельные дела. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Приложения, объемом которых, свыше 250 листов составляют отдельный том. Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ – ответ помещается за документом – запросом. Правильная группировка документов в дела и их систематизация в деле, конечно, значительно облегчают работу с документами в текущей деятельности, проведение экспертизы ценности документов и подготовку документов к последующему хранению и использованию.

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться: