Анализ итогов переговоров.

Переговоры - это обмен мнениями с определенной целью. Деловые переговоры всегда имеют конкретную цель и направлены на заключение соглашений, сделок, контрактов.

Ведение переговоров. Результаты переговоров во многом зависят от умения, способностей и опыта их ведения. Они могут быть выгодными для одной из договаривающихся сторон и менее выгодными для другой. Основная задача переговоров на любом уровне состоит в убеждении партнера (другой стороны) в том, что нужно; но ни при каких обстоятельствах не стоит стремиться к достижению односторонних выгод для себя. Результаты переговоров во многом зависят от умения, способностей и опыта их ведения. Они могут быть выгодными для одной из договаривающихся сторон и менее выгодными для другой. Основная задача переговоров на любом уровне состоит в убеждении партнера (другой стороны) в том, что нужно; но ни при каких обстоятельствах не стоит стремиться к достижению односторонних выгод для себя. Одно из основных итогов переговоров и особенно последующего сотрудничества - завоевание доверия.

Важными элементами переговорного процесса являются аргументы, вопросы и замечания. Аргументация не должна быть голословной, ее могут составлять факторы, реальные цифры, мнения известных экспертов, бизнесменов и предпринимателей. Необходимо иметь в виду, что человеку трудно воспринять более пяти доводов подряд. Сводя к минимуму монологи, надо давать возможность говорить и спрашивать собеседнику. Вопросы задаются, прежде всего, с целью получить необходимую информацию. Вместе с тем они являются выражением внимания и интереса к собеседникам, их предложениям, просьбам, мнениям, а также показателем компетентности человека в предмете бесед или переговоров.

 

Организация презентаций

Презентация организуется при открытии нового офиса, фирмы, филиала, демонстрации новых изделий, на которую приглашаются гости: партнеры, клиенты, а также высокопоставленные лица, решение которых может повлиять на бизнес фирмы; а также для придания солидного имиджа презентации. Организация презентации включает: - определение сроков проведения и количества гостей; - составление и печатание программы; - рассылка приглашений за 4 дня до начала; - подготовка именных карточек с указанием Ф.И.О. и должности сотрудника; - определение вида приема и соответствующая сервировка стола. Проведение презентации обычно назначают после обеда в 15-16 час.Открывает презентацию и ведет один из руководителей фирмы, который представляет сотрудников и сообщает о деятельности фирмы, ее перспективе развития. Для более наглядной иллюстрации деятельности гостям могут быть розданы проспекты с образцами продукции или продемонстрированы рекламные ролики или видеофильм.Самое важное и интересное событие презентации - “изюминку” - необходимо провести, когда пройдет 2/3 времени, отведенного на все мероприятие.Угощают гостей во время презентации шампанским, вином или пуншом; непременно должно быть большое количество безалкогольных напитков.Идеальный вариант закусок - когда можно брать их руками или салфетками (различные бутерброды). Для презентации можно использовать муз. сопровождение, небольшой камерный или джазовый оркестр, но музыка должна быть ненавязчивой, а служить только фоном. По окончании презентации гостям раздают рекламные издания, сувениры. Секретарь должна заранее рассчитать их количество, чтобы хватило всем.

Визитные карточки.

Обмен визитными карточками является обязательным атрибутом первой встречи с деловым партнером. Визитная карточка печатается на тонком картоне в форме небольшого прямоугольника размером 9х5см на государственном языке, принятом в стране, и желательно на одном из иностранных языков (английский, немецкий, французский). В визитной карточке указывается полностью фамилия, имя, отчество, должность, реквизиты организации, номера домашнего и служебного телефонов и факс. Наиболее распространенные виды визитных карточек: Стандартная карточка, которая используется уже при состоявшемся знакомстве. На ней указываются личные реквизиты руководителя; Карточка для специальных и представительских целей, в которой указывается адрес и телефон фирмы: используется чаще всего для поздравлений и сувениров. Карточку полагается лично передавать правой рукой партнеру так, чтобы он мог сразу прочесть её вслух или про себя, при этом вручающий и принимающий обмениваются легкими поклонами. Во время переговоров её следует положить перед собой, но, ни в коем случае нельзя её вертеть в руках, мять или делать на ней какие-нибудь пометки на глазах у хозяина. Это воспринимается как неуважение, обида. Визитные карточки либо лично вручают адресату, либо оставляют у него дома при его отсутствии, либо посылают с курьером или шофером. На карточке, оставленной лично, загибают правый верхний угол, затем её расправляют, что свидетельствует о знаке наибольшего уважения и почтения. На полученные по почте или завезенные визитные карточки полагается дать ответ своими визитными карточками в течение 24 часов. Рекомендуется использовать общепринятые сокращения – буквы латинского алфавита, которые пишутся в левом нижнем углу визитной карточки.

 

Приёмы и их организация

Приём – это собрание приглашённых у какого-либо лица, или форма организации рабочих встреч, позволяющая обсуждать в непринуждённой обстановке темы, которые по целому ряду обстоятельств нежелательно затрагивать на официальном уровне. Приёмами также нередко называют официальные собрания в честь какого-либо лица или события. Цель проведения приёма – установление контактов между деловыми партнёрами, официальными лицами и иностранными коллегами, представителями различных фирм и концернов, научно-технических кругов, деятелей искусства, культуры. Таким образом, официальным называется такой прием, на который присутствующие приглашены исключительно в силу их общественного положения. Деловые приемы хотя и имеют более свободную, раскованную атмосферу, нежели деловая встреча или деловые переговоры, однако преследуют ту же самую цель: заключение взаимовыгодных сделок.

 

Виды приемов

Официальные и неофициальные приемы
Деловые приемы, как и официальные пере­говоры и беседы, в жизни бизнесменов играют большую роль, поскольку на приемах продол­жаются те же дискуссии, что и за столом пере­говоров, только в более непринужденной и рас­кованной обстановке. Следовательно, органи­зации приемов, манере поведения и формам общения на них следует уделять пристальное внимание и не забывать о правилах этикета и делового протокола. Приемы подразделяются на дневные и вечерние, а также приемы с рассаживанием за столом и без него. Дневными приемами считают­ся бокал вина с сыром или завтрак. Все остальные относятся к вечерним. Со­гласно международной практике наиболее почетными видами приемов явля­ются завтрак и обед. Такие приемы, как бранч (поздний завтрак, переходят в ленч), ужин после театра, пикник, барбекю, пивной стол и т. п., по методам их организации являются комбинацией основных видов приемов. Приемы бывают официальные и неофициаль­ные в зависимости от событий и состава участ­ников, по поводу или в честь которых организу­ются торжества. На официальных приемах при­сутствуют лица, приглашенные исключительно в силу их положения. Официальные приемы утраиваются по поводу прибытия главы иност­ранного государства или правительства, дипло­матических и других официальных представите­лей, национальных и государственных праздников, юбилейных дат, конференций, симпозиумов и так далее. Неофициальные приемы — это товарищеские встречи.

Подготовка сувениров и памятных подарков.

Делать подарки сослуживцам и преподносить сувениры с фирменными знаками своим партнёрам по бизнесу – давняя традиция делового мира. Цель подарка в деловой жизни – продемонстрировать свои добрые намерения или стимулировать рекламу и сбыт продукции или услуг. Согласно этикету, при первой встрече подарки дарят хозяева, а не гости. Поэтому нужно обязательно преподнести сувенир прибывшему к вам зарубежному представителю в знак того, что его рассматривают как почетного партнера и рассчитывают на длительные отношения. Чтобы здоровый деловой дух обмена подарками не уступил место возможным злоупотреблениям, есть один надежный способ – делать относительно недорогие подарки: набор авторучек, часы, шарф, духи (для женщин) или одеколон (для мужчин), декоративную или столовую вазу и др. Даже если средства позволяют, лучше не дарить дорогие вещи, чтобы не поставить ваших партнеров по бизнесу в неловкое положение, а в намерениях, с которыми его вручают. Не было бы повода сомневаться в искренности чувств. Подарок будет выглядеть весомее, если его украсить гравировкой или эмблемой вашей компании либо инициалами того, кому он предназначается. При деловом визите в другую страну уместно дарить художественно оформленные изделия – небольшие скульптуры, гравюры, памятные медали, настенные тарелки, книги, т.е. всё то, что связано с нашей страной. При достаточно хорошем знакомстве возможны и такие подарки, как национальные напитки, сладости, изделия из кожи, стекло. Нельзя дарить вещи, бывшие в употреблении, за исключением антиквариата, раритетов, драгоценностей, которые преподносятся очень крупными фирмами в особых случаях (например, на юбилей). К выбору сувениров необходимо относиться очень серьезно, они должны соответствовать роду занятий, специфике фирмы или месту, где она расположена. Каждый подарок должен быть безупречно упакован, даже если это недорогая вещь. Именно упаковка создает у человека первое впечатление о подарке. Все подарки следует принимать чтобы не обидеть дарителей. Отказаться от подарка можно лишь в том случае, когда принять его неприлично или если подарок настолько ценен, что вынуждает вас чувствовать себя должником. Следует быть последовательным и не принимать подарок после долгих уговоров. Важно уметь не только тактично дарить, но и тактично принимать подарок. Необходимо поблагодарить, развернуть пакет, оценить внимание и вкус дарителя и еще раз поблагодарить. Любому подарку надо радоваться, никакого недовольства нельзя показывать, даже если подарок не нравится. Подарки, независимо от их материальной ценности, следует принимать с одинаковой радостью и вниманием. Надо относиться благосклонно ко всем, даже очень скромным подаркам.

Общение с прессой.

Основные формы общения с прессой: статьи сотрудников организации; пресс-релизы; пресс-конференции; прием журналистов; визиты непосредственно на объекты. Все газеты и другие периодические издания, независимо от частоты их выхода, стремятся опубликовать статьи и очерки на темы, которые еще не появлялись на страницах их конкурентов. И в этом важную роль играют пресс-служба организации или ответственный по связям с прессой. Этот человек должен быть достаточно компетентным, чтобы решать со СМИ любые возникающие вопросы. В его обязанности входит: Предоставление новостей, которые могут инициировать статьи, очерки, ответы на запросы СМИ и предоставление всевозможных информационных услуг, контроль за сообщением СМИ о деятельности организации, оценка результатов и применение мер к исправлению ошибочных заявлений или инициирование соответствующих опровержений. Самым распространенным способом передачи информации СМИ является подготовка пресс-релизов, на которых следует указывать желательную дату опубликования. После написания их отправляют по обычной или электронной почте в различные СМИ. Главным требованием к пресс-релизам является абсолютная ясность и отсутствие двусмысленности. При написании пресс-релизов следует избегать: 1. Абстрактных формулировок, которые можно трактовать в СМИ по-разному; 2. Длинных фраз. В пресс-релизе должен быть обязательно указан телефон, имя и фамилия контактного человека, отвечающего за данный вопрос, с тем, чтобы непонятные вопросы или время выхода информации были согласованы. При рассылке пресс-релизов по редакциям вначале указывают адрес, контактный телефон адресата, заголовок, краткое содержание материала. В первом абзаце должна идти основная информация о событии, которая отвечала бы на вопросы что, где, когда происходило. В последующих абзацах разворачивается тема о том, как и почему происходило это событие. Нужно соблюдать следующие правила: в тексте пресс-релиза не должно быть орфографических ошибок и, желательно, стилистических; обязательно обращение: личное – если вы знаете адресата, общее – если пресс-релиз не имеет конкретного адресата; графическое оформление: выделить ключевые фразы более крупным шрифтом, четко разделить на абзацы; разместить в пресс-релизе свои выходные данные (название фирмы, номера телефонов, факсов, адрес) так, чтобы они сразу бросались в глаза. Очень эффективным методом передачи СМИ информации являются пресс-конференции. Приглашения на пресс-конференции высылают за неделю. В них следует четко указать тему, место, число, время, и по возможности, имена основных докладчиков. Все приготовления к началу пресс-конференции должны быть закончены за 20-30 минут до её начала. Прием журналистов должностными лицами разного уровня носит менее официальный характер, чем пресс-конференция, и организуется примерно также, как и пресс-конференция. Визиты непосредственно на объекты организуются с целью возможности ознакомления с тем, что делается конкретно на производстве или в учреждении. Они могут проходит по форме «дней открытых дверей», «дней, посвященных покупателям», «экскурсий» с участием прессы. Организация визита начинается с распространения приглашений для посещения объекта, в которых указываются условия посещения (бесплатный проезд, организация питания и т.д.).

 

 

 

 

 

 

 

 

⇐ Предыдущая12345678910

Поделиться: