Механизация и автоматизация работы с документами.

Механизация и автоматизация документационного обеспечения управления направлены на повышение эффективности труда работников управленческого аппарата, сокращение трудозатрат на документирование, обработку, передачу, использование документной информации, упорядочение документооборота. Механизация и автоматизация работы с документами должны осуществляться на основе упорядоченной системы документирования управленческой деятельности, унификации и сокращения количества применяемых форм документов, рационализации документооборота. Механизация и автоматизация внедряются на всех этапах
документационного обеспечения управления: подготовка документов, их копирование и оперативное размножение, экспедиционная обработка, регистрация и поиск, оперативное хранение и транспортировка, контроль исполнения, сбор на хранение и др. Средства механизации и автоматизации работы с документами должны быть совместимы и предусмотрены возможность их объединения в единую систему. Под термином механизация понимается главным образом вытеснение ручного труда и замена его машинным в тех звеньях, где он еще до сих пор остается. Автоматизация – это применение технических средств и систем управления, освобождающих человека частично или полностью от непосредственного участия в процессе получения, преобразования и передаче информации.

13. Правила оформления реквизитов документов.

Реквизиты – обязательные элементы оформления служебного документа. Каждый вид документа (приказ, письмо, акт и т. д.) имеет определенный набор реквизитов, которые располагаются и оформляются на документе в соответствии с требованиями. Постоянные реквизиты бланка: Государственный герб Республики Беларусь (1). Изображение Государственного герба помещают на бланках в центре верхнего поля. Диаметр изображения не должен превышать 17 мм. Правом помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов согласно Указу Президента от 28 июня 2000г. № 357 обладают только государственные органы (организации). Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (2). Реквизит представляет собой условное графическое изображение, зарегистрированное в установленном законом порядке. В качестве эмблемы может быть использован товарный знак. Изображение эмблемы организации государственной формы собственности располагается на левом поле бланка на уровне наименования организации, не государственной формы собственности – также на левом поле бланка или на верхнем поле аналогично Государственному гербу Республики Беларусь. При угловом расположении реквизитов эмблема организации помещается на верхнем поле бланка над серединой строки реквизита «Наименование организации». Автор документа (5, 6, 7). Автором служебного документа выступает организация, ее наименование дается с указанием подчиненности в реквизитах. Наименование вышестоящей организации (реквизит 5), наименование организации (реквизит 6) пишутся в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах, например в уставе. Наименование структурного подразделения (реквизит 7) печатается в бланке машинописным способом под названием организации.
Почтовый адрес отправителя (8) включает индекс предприятия связи и почтовый адрес. Реквизит оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. При литерном написании номера буква пишется слитно с цифрой. Если оформляется адрес учреждения, то номер дома указывается цифрами без других обозначений:
пр.Партизанский, 20
220110, г.Минск
Республика Беларусь
Коммуникационные и коммерческие данные (9). Коммуникационные данные: телеграфный адрес, телефакс, телетайп, телекс, телефон и т.д. Коммерческие данные: номер счета, название банка и т.д. адрес электронной почты и другие сведения указывается по усмотрению организации. Стандарт не содержит ограничений относительно состава и объема сведений, включаемых в справочные данные об организации. Название вида документа (10). Вид документа определяется его назначением и содержанием. Реквизит печатается прописными буквами без разрядки от нулевого положения табулятора без отступов от границы левого поля, например ПРОТОКОЛ, АКТ, ПРИКАЗ. Данный вид реквизита является одним из важнейших и проставляется на всех документах, кроме писем. Место составления или издания документа (14). Указывается я на общем бланке. Оформляется реквизит в соответствии с административно-территориальным делением. Перед населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение города, поселка и т.п., например г. Минск. Заполняемые: код организации, код документа, дата, регистрационный индекс, адресат, гриф согласования, визы, гриф утверждения, печать.

14. Организация оформления работы ведомственного архива.

Ведомственные архивы – это архивные учреждения или структурные подразделения государственных органов, осуществляющие прием и хранение док-тов этих гос. органов, в течение периода времени, установленного законом: - документы Президента РБ, высших органов государственной власти – 15 лет.- документы госбезопасности, внутренних дел, обороны – 30 лет.- документы исполнительных и распорядительных органов – 10 лет.- городского и районного подчинения – 5 лет.- научно-технической документации – до минования надобности, но не более 25 лет.- записей актов гражданского состояния и документов по личному составу – 75 лет. В соответствии с Законом РБ «О национальном архивном фонде и архивах в РБ» разрабатывается Положение о ведомственном архиве, утверждаемое руководителем организации и согласовывается с соответствующими учреждениями государственной архивной службы, в котором предусматривают: правовой статус ведомственного архива; источники его комплектования; состав документов, поступающих на хранение; задачи и функции архива и его права, необходимые для их осуществления. Для работников архива (согласно штатному расписанию) разрабатываются должностные инструкции, где указываются виды работ, выполняемые работниками архива, их обязанности и права. Экспертиза ценности документов – это определение народнохозяйственного, социально-культурного, исторического и иного значения документов в целях их отбора на государственное хранение и установления сроков хранения. Она проводится в организации в двух случаях: 1. В делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, формировании дел и их подготовке к последующему хранению; 2. В архиве в процессе приема дел на постоянное или временное хранение, при подготовке передачи дел в государственный архив. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов проводит постоянно действующая экспертная комиссия, назначенная руководителем организации, в составе не менее 3-5 человек, под председательством одного из руководящих работников. В неё включается и представитель архивной службы. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях организации и в ходе формирования и оформления дел осуществляется отбор документов: Постоянного и долговременного хранения для передачи в архив; Временного хранения для дальнейшего хранения в структурных подразделениях; Временного хранения, сроки которых истекли, для выделения к уничтожению. Отбор дел на постоянное и временное хранение и выделение к уничтожению материалов с истекшими сроками хранения проводятся сотрудниками структурных подразделений организации. На отобранные экспертной комиссией к уничтожению документы составляются акты, которые подписывают члены экспертной комиссии и утверждает руководитель организации. Отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют лица ответственные за делопроизводство. После согласования экспертной комиссией организации акт предоставляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения и утверждается руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описи дел постоянного хранения. Подлежащие уничтожению документы после утверждения акта сдаются на переработку по приемо-сдаточной накладной, которая прикладывается к акту о выделении к уничтожению документов. Порядок и методика отбора документов на хранение, уничтожение и составление описей определяется «Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий РБ».

15. Правила машинописного оформления документов.

Текст документов на бланках формата А4 печатают на пишущей машинке через полтора межстрочных интервала или одинарный на компьютере, на бланках формата А5 ‑ через один межстрочный интервал (на машинке) или «точно» 14 пт. на компьютере. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала на пишущей машинке или полуторный на компьютере. Набор текста с использованием средств вычислительной техники осуществляется в редакторе Microsoft Word, и применяется гарнитура шрифта Times New Roman в обычном начертании. Выравнивание по ширине листа. В соответствии с СТБ 6.38-2004 размер шрифта должен быть не менее 13 пунктов (т.е. можно применять шрифты с размером и 14, и 18 и т.д. пунктов), для органов госуправления и государственных организаций, подчиняющихся Совету Министров Республики Беларусь, закреплен единый размер шрифта – 15 пунктов. При оформлении документа на пишущей машинке реквизиты документа (кроме реквизита «Текст»), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования», «Гриф приложения» отделяются друг от друга полуторным межстрочным интервалом (на машинке). Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами. При оформлении документа на компьютере реквизиты документа (кроме реквизита «Текст»), состоящие из нескольких строк, печатают с интервалом «точно» 14 пт. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Отметка о наличии приложения», «Гриф приложения» отделяются друг от друга одинарным интервалом. Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным межстрочным интервалом.Название вида документа печатают прописными буквами. При наличии в документах нескольких подписей, располагаемых одна под другой, наименования должностей и расшифровку подписей разделяют полуторным или двойным межстрочным интервалом. При печатании документов на пишущей машинке используют восемь стандартных положений табулятора или отступы в миллиметрах от границы левого поля при оформлении на компьютере: 0 — граница левого поля; 1 — после 5 печатных знаков от границы левого поля или 12, 5 мм; 2 — после 16 печатных знаков от границы левого поля или 40 мм; 3 — после 24 печатных знаков от границы левого поля или 60 мм; 4 — после 32 печатных знаков от границы левого поля или 80 мм; 5 — после 40 печатных знаков от границы левого поля или 100 мм; 6 — после 48 печатных знаков от границы левого поля или 120 мм; 7 — после 56 печатных знаков от границы левого поля или 140 мм. От границы левого поля (без отступа первой строки) печатают следующие реквизиты: " Заголовок к тексту", " Текст" (без абзацев), " Отметка о наличии приложения", " Отметка об исполнителе", " Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", «Отметка о заверении копии», наименования должности в реквизитах " Подпись" и " Гриф согласования", а также слова " СЛУШАЛИ", " ВЫСТУПИЛИ", " РЕШИЛИ", " ПОСТАНОВИЛИ", " ПРИКАЗЫВАЮ", " ПРЕДЛАГАЮ", " ОБЯЗЫВАЮ". Начало абзацев в тексте печатают с отступом первой строки 12, 5 мм. Реквизит " Адресат" оформляется с отступом от левого поля 80 мм. Реквизиты " Гриф утверждения" и " Гриф ограничения доступа к документу" оформляется с отступом от левого поля 100 мм; отметка о приложении к правовому акту оформляется в правом верхнем углу колонтитула с отступом от левого поля 140 мм. Расшифровка подписи в реквизите " Подпись" оформляется с отступом от левого поля 120 мм на уровне последней строки наименования должности.При наличии нескольких грифов согласования и утверждения их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от левого поля без отступа и с отступом от левого поля на 100 мм.Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова " Примечание" и " Основание" оформляют от левого поля без отступа первой строки, а относящийся к ним текст ‑ через межстрочный интервал «точно» 14 пт.Максимальная длина строки многострочных реквизитов для пишущей машинки 28 знаков или 73 мм на компьютере.При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованыНомера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами на расстоянии 10-15 мм от верхнего края листа шрифтом Times New Roman размером 14 пунктов.Документы со сроком хранения более 3 лет печатают только на одной стороне листа (в том числе и все реквизиты). Документы со сроком хранения до трех лет допускается печатать на двух сторонах листа.

Общение в бизнесе.

 

Деловое общение - это процесс взаимосвязи и взаимодействия общественных субъектов, в котором происходит обмен информацией, опытом, способностям, умениями и навыками, а также результатами деятельности. Цель делового общения - постановка определенных целей и конкретных задач. Деловое общение проявляется в трех формах: Субординационная; Служебно-товарищеская форма общения; 3. Дружеская форма. В общении выделяют следующие этапы: 1. Установление контакта. При установлении контакта необходимо продемонстрировать доброжелательность и открытость общения. 2. Ориентация в ситуации (люди, обстоятельства и т.п.). 3. Обсуждение вопроса, проблемы и принятия решения. 4. Выход из контакта. Различают: прямое(осуществляется посредством личного контакта), и косвенное(осуществляется посредством литературы, средств массовых коммуникаций).

Общение подразделяется на следующие формы: «По вертикали» - в отношениях между руководителями и подчиненными правило этики можно сформулировать следующим образом: «Относитесь к своим подчиненным так, как вы хотели бы, чтобы к вам относился руководитель». Отношение руководителя к подчиненным («сверху-вниз») и наоборот («снизу-вверх») влияет на характер делового общение и во многом определяет его нравственно-психологический климат. В деловом общении «снизу-вверх» общее этическое правило формулируется следующим образом: «Относись к своему руководителю так, как вы хотели бы, чтобы к вам относились ваши подчиненные».

 

Деловая беседа.

Деловая беседа - речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода для их решения.

Прием посетителей и общение с ними.

От характера приема и ранга посетителя менеджер может выбрать несколько вариантов своего поведения. Первый вариант. Хозяин офиса принимает посетителя сидя за рабочим столом.

Ведение делового телефонного разговора, основные правила и рекомендации.

Телефон в нас. время явл. важнейшим средством человеческого общении. Благодаря телефону повышается оперативность решения огромного количества вопросов, отпадает необход.

Деловое выступление: важнейшие требования, структура и речевой этикет. Важную роль в деловом выступлении играет ясность и точность речи. Нужно избегать лишних двусмысленных слов и выражений. Выступление должно быть кратким.

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться: