Тема 1/2. Делопроизводство в советскую эпоху (1917-1991 гг.).

Тема 5. Документирование информационно-справочных материалов.

Современное деловое письмо.

Содержание темы:

1. Роль и значение информационно-справочных документов в управленческой деятельности. Их состав.

2. Служебная переписка. Письмо как основной вид документа для осуществления коммуникаций.

3. Внутренняя переписка организаций. Докладные записки, справки, правила их оформления.

4. Переписка с использованием средств электросвязи (телеграммы, телефонограммы, факсы).

5. Акт как вид информационно-справочного документа.

 

 

Рекомендуемые нормативные правовые документы и литература:

1. Закон РФ от 25.10.1991 №1807 – 1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 11.12.2002) // Ведомости СНД и ВСФСР. 1991. №50. Ст. 1740; СЗ РФ. 2002. №50. Ст. 4926.

2. Федеральный закон от 20.02.1995 № 24 – ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» (в ред. от 10.01.2003) // СЗ РФ. 1995. №8. Ст. 609; 2003. №29. Ст. 3697; 2004. №35. Ст.3607.

3. Правила оказания услуг почтовой связи, утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 №221 // СЗ РФ. 2005. №17. Ст. 1556.

4. Правила оказания услуг телеграфной связи, утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 №222 // СЗ РФ. 2005. №17. Ст. 1557.

5. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.2000 №68 // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2001. №4.

6. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 №28.

7. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов, утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65 – ст.

8. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструкции и методические материалы по их применению. М., 1982.

9. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. М.: Росархив, 2003.

10. Басаков М.И. Как правильно подготовить и оформить деловое письмо. М.: Дашков и К, 2002.

11. Гайдан К.В., Колокольцева Т.Н. Экономическая терминология в современной деловой переписке // Секретарское дело. 2002. №2. С. 36-38.

12. Дулина Н.Н. Варианты клише в текстах деловых писем // Секретарское дело. 2003. №6. С. 10-13.

13. Кирсанова М.В., Анодина Н.Н., Аксенов Ю.М. Деловая переписка: Учеб. Пособие. 2-е изд. М.: Инфра-М, 2003.

14. Мосеев Р.М. Деловая переписка со скоростью мысли // Секретарское дело. 2004. №1. С. 13-23.

15. Мосеев Р.М. Деловое письмо в историческом аспекте // Секретарское дело. 2003. №1. С. 13-15.

16. Мосеев Р.М. О служебной переписке в малом бизнесе // Секретарское дело. 2004. №4. С. 5-8.

17. Пшенко А.В. Особенности оформления наиболее распространенных видов документов // Секретарское дело. 2003. №4. С. 9-11; №5. С.14-15.

18. Пшенко А.В. Системы документации в организации // Секретарское дело. 2004. №3. С. 6-9; №4. С. 9-13.

19. Рахманин Л.Р. Стилистика Деловой речи и редактирование служебных документов. М.: Высшая школа, 1998.

20. Рогожин М.Ю. Документы делового общения. М.: Изд-во РДЛ, 2002.

21. Санкина Л.В., Быкова Т.А. Деловая переписка в коммерческой организации. М.: МЦФЭР, 2004.

22. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов. М.: Дело, 1999.

23. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Требования к оформлению текста документов // Секретарское дело. 2000. №1. С. 6-10.

24. Янковая В.Ф. Информационно-справочные документы // Секретарское дело. 2003. №1. С. 6-9.

 

 

Методические рекомендации:

При изучении темы следует, прежде всего, познакомиться с функциями информационно-справочных документов в деятельности любой организации.

Особое внимание следует уделить акту, т.к. правила его оформления имеют определенную специфику, и письму как самому распространенному способу обмена информацией. Письма имеют множество разновидностей, правила, оформления которых одинаковы. В то же время для освоения темы важно усвоить, что текст каждой разновидности писем имеет свой особенности.

В последнее время в практику деловой переписки прочно вошло обращение к адресату. Следует сформировать четкие представления об уместности использования тех или иных форм стандартных обращений.

Также студент должен знать, что правило оформления телеграмм, определены постановлением Правительства РФ. Важно усвоить, что экземпляр телеграммы, передаваемый на телеграф, и экземпляр, остающийся в делах организации, имеют отличия, например в составе удостоверения.

 

 

Вопросы и задания:

1. Определите вариант, где правильно перечислены реквизиты, которые в зависимости от учредительных документов организации содержит типовой формуляр письма:

а) Государственный герб РФ (герб субъекта РФ, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)), код организации по ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, наименование организации, справочные данные об организации, дата, номер, ссылка на номер и дату инициативного документа, заголовок к тексту, текст, подпись;

б) Государственный герб РФ (герб субъекта РФ, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)), код организации по ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, наименование организации, наименование вида документа, справочные данные об организации, дата, номер, ссылка на номер и дату инициативного документа, заголовок к тексту, текст, подпись;

в) Государственный герб РФ (герб субъекта РФ, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)), код организации по ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, наименование организации, справочные данные об организации, дата, номер, место издания документа, заголовок к тексту, текст, подпись.

 

 

2. Используя следующую ситуацию, оформите объяснительную записку.

Инспектор канцелярии ЗАО «Сириус» И.И. Русакова в соответствии с приказом генерального директора от 12.03.2006 №45 должна была к 15.06.2006 провести экспертизу ценности документов хранящихся в канцелярии. В связи с длительной болезнью заведующей канцелярией И.И. Русакова исполняла ее обязанности и не смогла выполнить поручение в срок. После выхода на работу заведующая канцелярией потребовала от И.И. Русаковой объяснительную записку.

 

3. На каком экземпляре письма проставляются виды согласования?

а) на первом, отправляемом адресату;

б) на втором, остающемся в деле.

 

 

4. Проанализируйте предложенный образец документа и найдите ошибки в оформлении.

 

ДЕПАРТАМЕНТ ИНВЕСТИЦИОННЫХ ПРОГРАММ     ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА                                           Донцову Т.П.   В связи с завершением работы по договору 901.03 и реорганизацией структуры департамента происходит перераспределение функций сотрудников. Прошу перевести С.Т. Никонова, Т.П. Тимофеева в Департамент торговли потребительскими товарами с последующим внесением изменений в штатное расписание.       /начальник департамента    (подпись)     (Микулин В.А.)

 

 

5. Открытое акционерное общество «ПРЕМЬЕР» направило письмо одного содержания о спонсорской деятельности в Префектуру Центрального административного округа, генеральному директору ОАО «ТРАЙД» г-ну С.Т. Окуневу и в ЗАО «Оптима».

 

 

6. Используя следующую ситуацию, оформите телефонограмму.

Начальник управления кадров ОАО «Телемост» Б.Е. Ивакин направил телефонограмму во все отделения общества. Телефонограмма обязывала работников кадровых служб прибыть в головной офис ОАО для участия в практической конференции на тему «Новые правила работы с трудовыми книгами». Конференция проводится в конференц-зале 16.08.2005 с 12.00-17.00.

 

 

7. М… городской фонд обязательного медицинского страхования (МГФОМС) направил в организации города письмо-извещение о необходимости в месячный срок зарегистрироваться в МГФОМС в качестве плательщика страховых взносов. К письму были приложены образцы заявления, список документов, необходимых для оформления страхования.

а) Приложения: названное в тексте на 2 с.

б) Приложения: 1. образец заявления на 1 л. в 1 экз.

                         2. список документов на 2 л. в 1 экз.

в) Приложения: образец заявления и список документов в 1 экземпляре, всего на 2 с.

 

 

8. Как оформить реквизит «адресат» в таком письме? Найдите ошибки в оформлении акта.

 

Администрация С…области Управление капитального строительства                                                               УТВЕРЖДАЮ                                                                                  Начальник управления                                                                                                (подпись)                                                                                 И.И. Иванов 20.09.2004 АКТ 19.09.04 №19 г. С….. К вопросу сохранности документов       в Управлении   В соответствии с приказом начальника Управления от 20.08.03. №38 «О проведении проверки сохранности документов в управлении» мы, нижеподписавшиеся зам. Начальника Управления Решетников И.П., зам. Главного бухгалтера Кротова Н.А., зам. Начальника хозяйственного отдела Литвинова Г.А., начальник отдела кадров Гришин Е.В., составили настоящий акт в следующем: В период с 28 августа по 8 сентября с.г. комиссия проверила организацию и условия хранения документов в центральном аппарате управления. Документы хранятся в структурных подразделениях, сформированы в дела в соответствии с номенклатурой. Номенклатура дел последний раз была составлена три года назад и согласована с архивным отделом администрации области. Фактов гибели, утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено. Экземпляры акта представлены в объединенный архив Управления и в секретариат начальника Управления. Председатель комиссии, зам. Начальника Управления                (подпись)    Решетников И.П. зам. Главного бухгалтера                      (подпись)    Кротова Н.А. зам. Начальника хозяйственного отдела (подпись)    Литвинова Г.А. Начальник отдела кадров                      (подпись)    Гришин Е.В.

 

  9.  Исходящие письма обычно визируют должностные лица организации – автора. Выберите правильный вариант оформления визы:

а) фамилия должностного лица, личная подпись, дата визирования;

б) должность, инициалы, фамилия, личная подпись, дата визирования;

в) структурное подразделение, фамилия должностного лица, личная подпись, дата визирования.

 

 

10. Проанализируйте предложенный образец документа и найдите ошибки в оформлении.

 

* Общество с ограниченной ответственностью      ВОСТОК Ул. Заречная, 8, корп. 2,                                        Закрытое акционерное Москва 127416                                                      общество «Зодчий» Телефон 438-66-93                                                Для начальника Факс 438-66-48                                                      строительного отдела ОКПО 00000000 ОГРН 00000000000 ИНН/КПП 0000000000/000000000                №              . На №         от          .       В соответствии с нашей договоренностью направляем ВАМ номенклатуру пиломатериалов, которые наша фирма может поставить в первом полугодие 2006 года.     Количество, условия платежа, график и условия поставки пиломатериалов будут согласованы дополнительно при заключении договора.      Приложения: упомянутое в тексте. / генеральный директор                                            Д.Н. Мирошниченко

 

 

 

Тема 11. Подготовка и передача дел в архив организации.

 

Содержание темы:

 

1. Нормативно-методические документы федеральных органов, содержащие требования к делам, сдаваемым в архив.

2. Основные требования к оформлению дел при их подготовке к передаче на дальнейшее хранении.

3. Описи дел. Правила составления и оформления описей.

4. Передача дел в архив организации.

 

Рекомендуемы нормативно правовые документы и литература:

 

1. Федеральный закон от 01.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // СЗ РФ.2004.№43.Ст.4169.

2. Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (в ред. от 29.12.2004) // СЗ РФ.1996.№1.Ст.1; 2005 №1.(ч.1).Ст.18.

3. Федеральный закон от 08.02.1998 №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. от 29.12.2004) // СЗ РФ.1998.№7.Ст.785; 2005. №1.(ч.1).Ст.18.

4. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.2000 №68 // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти.2001.№4.

5. Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 №03-33/пс//РГ 2003 26авг.

6. Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Ромсархива от 06.02.2002.

7. Пересечь типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000. (в ред. от 27.10.2003).

8. ГОСТ Р 51141-72. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.198 №28.

9. ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования, утв. постановлением Госстандарта СССР от 17.07.1972 №1411 (с изм. №1 от 13.10.1982).

10. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, утв. приказом Главархива СССР от 23.05.1988. №33.

11. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: описание документов и дел // Секретарское дело.1999.№4.С.80-85.

12. Альбрехт Б.В. Номенклатуры дел и их роль в организации работы с документами юридических лиц разных форм собственности // Секретарское дело.2004.№4.С.33-36.

13. Банасюкевич В.Д. Основные правила работы архивов организаций // Делопроизводство.2002.№4.С.4-6.

14. Быкова Т.А. Порядок подготовки документов к передаче в архив организации // Делопроизводство и документооборот на предприятии 2004 №4.С.6-21.

15. Быкова Т.А., Емышева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: учеб. пособие. М.: МИФИ, 1996.

16. Вялова Л.М. Делопроизводство для секретаря в вопросах и ответах. М.: МЦФЭР, 2004.

17. Делопроизводство в системе государственной службы. М.: РАГС, 2000.

18. Делопроизводство: учебник/под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой – 2-е., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006.-560с.

19. Кузнецова Т.К. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»», 2003.

20. Кузнецова Т.В. Положение о порядке и сроках хранения документов в акционерных обществах // Секретарское дело.2004.№1.С.5-9.

21. Организация работы с документами: учебник. М.: Инфра-М, 2002.

22. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): учеб. пособие. М.: Форум: Инфра-М, 2002.

23. Савин В.А. Об «Основных правилах работы архивов организаций» // Делопроизводство.2003.№4.С.4-14.

24. Санкина Л.В. Делопроизводство: справ. пособие.М.: МЦФЭР, 2002.

25. Энциклопедия секретаря / В.И. Андреева, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова и др. М.: МЦФЭР, 2004.

 

Методические рекомендации:

 

Тема посвящена завершающему этапу работы с документами в делопроизводстве – подготовке дел к передаче на дальнейшее хранение в архиве организации.

Основные требования к порядку работы с документами на этом этапе содержатся в нормативно-методических документах, разработанных архивными органами. С их проработки следует начинать изучение данной темы.

Студенты должны знать, что правила подготовки документов для передачи в архив организации касаются не всей документации. Так, дела с документами временных (до 10 лет) сроков хранения могут храниться в тех структурных подразделениях, где были сформированы, и по истечению срока хранения уничтожены. Та их часть, которая передается в архив, так же после окончания сроков хранения уничтожается. Поэтому правила подготовки дел распространяются только на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, которые обязательно должны передаться в архив организации. Важно понимать, что от соблюдения установленных в настоящее время требований во многом зависит будущая сохранность документации и возможность ее дальнейшего использования.

Подготовка дел предусматривает их полное оформление. Прежде всего, следует знать, что полное оформления дела складывается из ряда операций, таких, как подшивка дела или его перечней, нумерация листа и т.д. Каждая операция производится по соответствующим правилам, сформированным с учетом последующего хранения дел в архиве. Следует обратить внимание на форму и состав информации листа – заверителя дела и внутренней описи, их назначение. Кроме того, на данном этапе работы с документами предусматривается полное оформление обложек дел. Часть реквизитов выноситься на обложку дела при его заведении, поэтому нужно знать, какие сведения уточняются, корректируются или дополнительно вносятся при подготовке дел к передаче на архивное хранение.

Изучая данную тему, студент должен знать, какие виды описей составляются в современных организациях и каково конкретное назначение каждой из них, правила их составления и оформления.

Студенту следует обратить внимание на различия в формах разных видов описей, последовательность расположения дел в описи и т.д.

Также нужно знать, что при заполнении определенных граф описи, например графы «заголовок дела», опираются на номенклатуру дел. Кроме того, в номенклатуре зафиксированы сроки хранения документов. Это позволяет разделить дела в описи на отдельные категории по срокам хранения (для долговременного хранения).

Не менее важным вопросом является оформление описей. Описи дел постоянного и временного хранения оформляются в соответствии с требованиями нормативных документов. Следует обязательно учитывать то, что разные виды описи имеют свои особенности в оформлении и удостоверении. Поэтому нужно уметь определять состав должностных лиц, принимающих участие в составлении, визировании и согласовании этих документов.

 

Вопросы и задания:

 

1. При подготовке дел ЗАО «Полет» к передаче в архив общества обнаружились повреждения ряда документов. Поврежденные документы были изъяты, и на их место вложены листы бумаги, на которые перенесли ряд реквизитов поврежденных документов: название вида документа, его дату и номер, краткое содержание и т.д. Листы, содержащие сведения о документах, были подписаны секретарем директора общества Новиковой Е.М., которая отвечала за оформление дел.

Однако заведующая архивом отказалась принять дела с изъятыми документами и потребовала заменить поврежденные документы копиями.

Должна ли Новикова Е.М. выполнить требование? В каких случаях можно допускать хранение в архиве общества не подлинники, а копии документов и требуется ли, в этом случает их дополнительное оформление?

 

 

2. Проверяя дела с документами постоянных сроков хранения перед передачей в архив акционерного общества, инспектор по делопроизводству отдела Москвина И.А. обнаружила, что в одном из дел нет двух документов. Выяснилось, что документы выдавались одному из специалистов отдела во временное пользование и были им потеряны.

Москвина И.А. составила акт, в котором указала причину утраты документа. Однако руководитель отдела отказался подписывать акт, т.к. посчитал, что он не нужен. По его мнению, следовало вложить дело сохранившиеся копии утраченных документов и указать их наличие во внутренней описи.

Как следует поступить инспектору по делопроизводству в данном случает? В каком акте содержаться нормы, регулирующие порядок передачи в архив акционерного общества дел в случае утраты документов?

 

 

3. Большая часть входящих и исходящих документов организации представлена в электронной форме. При подготовке дел к передаче в архив встал вопрос о том, в каком виде их нужно сдавать и как подготовить.

Руководитель службы ДОУ Кондратьева Л.С. предложила перенести документы с жесткого диска компьютера на оптические диски и передать в архив. Однако, по мнению заведующей архивом Тучковой М.Е., электронные документы следовало перенести в традиционную бумажную форму, сформировать из них дела и оформить их в установленном порядке. Свой отказ принять на хранение документы в электронной форме она объяснила тем, что сложно определить сроки хранения таких документов, и не известно, по какой форме должна быть составлена их опись.

Какая форма описи должна использоваться в данном случае и как можно определить сроки хранения документов в электронной форме?

 

 

4. На основании докладной записки заведующей архивом Громовой Г.К. руководитель организации потребовал от секретаря одного из отделов Шаповаловой В.Г. представить письменные объяснения причины, по которой она нарушила график передачи документов в ведомственный архив.

Шаповалова В.Г. объяснила, что были допущены ошибки в нумерации нескольких дел. Несмотря на то, что ошибок было немного, ей пришлось просматривать дела, зачеркивая все номера листов и проставляя заново. Новая нумерация потребовала также замены заверительных надписей в делах, т.к. в них должно быть указано точное количество пронумерованных листов. Эти операции заняли очень много времени, поэтому график передачи дел в архиве был нарушен.

Можно ли посчитать такое объяснение обоснованным? Что следует предпринять, если обнаружились ошибки в нумерации листов дела?

 

 

5. Для передачи на хранение в архив организации секретарь руководителя Мирошниченко Н.В. подготовила дела, содержащие документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (от 5 до 10 лет) сроков хранения. Дела с истекшими сроками хранения были уничтожены, о чем был составлен соответствующий акт. Также были уничтожены картотеки с регистрационно-контрольными карточками на все эти документы (как уничтоженные, так и подготовленные к передаче в архив).

Все дела были подшиты Мирошниченко Н.В. в твердую обложку, листы документа пронумерованы. В каждом деле была составлена заверительная надпись, указывающая на общее количество листов включенных в него документов. Были полностью оформлены обложки дел.

Мирошниченко Н.В. внесла дела в две описи: в опись дел постоянного хранения – соответственная дела с документами постоянного хранения; в опись дел временного хранения - -вначале дел с документами со сроком свыше 10 лет, затем дела с документами со сроками хранения от 5 до 10 лет.

Определите, соответствует ли такой порядок подготовки установленным требованиям? Каким документом должна была руководствоваться Мирошниченко Н.В., выполняя работу?

 

 

6. Чтобы избежать утери документов, при оформлении дел секретарь подразделения Климова Т.М. подклеивала в каждую папку лист бумаги, на которой она вносила сведения о каждом подшитом деле документа. В состав сведений включались следующие реквизиты:

 

а) номер и дата документа;

б) краткое содержание;

в) корреспондент или адресат (для входящих и исходящих документов);

г) фамилия подписавшего документ должностного лица;

д) исполнитель.

 

В конце проставлялось общее количество включенных в дело документов.

Можно ли считать перечень этих сведений внутренней описью дела? На каком этапе работы с документами должна составляться внутренняя опись и в чем ее назначение?

 

7. Дело было сформировано в информационно-рекламном отделе закрытого акционерного общества «Консалтинг». Индекс информационно-рекламного отдела по классификатору подразделений ЗАО «Консалтинг» - 06.

В деле были сгруппированы протоколы заседания коллегиального исполнительного органа общества – правления. Заголовок была, помещался в номенклатуре дел под номером 10, там же был определен срок его хранения – постоянный.

Оформите обложку дела в соответствии с представленными данными и определите, какие дополнительные сведения необходимы для ее полного оформления. Какими документами определяются перечень сведений, выносимых на обложку дела, порядок их расположения и правила заполнения?

 

8. Структурным подразделениям в архив организации были переданы на хранение дела с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроками хранения. Дела передавались по двум описям: по описи дел постоянного хранения и по описи дел временного (свыше 10 лет) хранения.

Описи, сгруппированные в отдельное дело, хранились в архиве вместе с делами данного подразделения. После истечения сроков временного хранения соответствующие дела вместе с описями были уничтожены. Описи дел постоянного хранения вместе с делами были оставлены на постоянное хранение.

Определите, были ли соблюдены правила хранения описей дел в архиве организации.

 

9. ЗАО «Вымпел» не имеет внутренней организационной структуры. Объем его документооборота составляет около 5 тыс. документов в год. В секретариате, который является службой делопроизводства общества, считают, что в такой небольшой организации не обязательно составлять опись дел. Для передачи дел, законченных делопроизводством, на дальнейшее хранение в ЗАО «Вымпел» используют так называемую вписку из номенклатуры дел. В нее включают дела с постоянными и долговременными сроками хранения, делая их выборку из номенклатуры дел организации. Эта выписка хранится в архиве вместе с делами и является основным архивным учетным и справочным документом.

Является ли опись обязательным документом для любых организаций, в т.ч. для акционерных обществ? Может ли номенклатура дел заменить опись при решении задач учета и раскрытия содержания дел?

 

10. Составляя опись дел своего подразделения, секретарь перенесла в нее сведения из номенклатуры дел, ничего не меняя. В графу «индекс дела» были занесены присвоенные делам в номенклатуре индексы. Формулировки заголовком дел и очередность их расположения точно соответствовала номенклатуре дел. Также остались без изменения сроки хранения дел.

Каждое дело (заголовок дела) было внесено в опись под самостоятельным порядковым номеров. Если дело состояло и нескольких томов, их количество было указано в скобках под заголовком. Например:

5.03-05 «Переписка с компанией «Корн» о поставке продукции»

6.03-06 «Переписка с компанией «Снежана» о поставке продукции»

В графу «крайние даты» были внесены даты первого и последнего документа в деле или дата первого документа в первом томе и последнего документа в последнем томе, когда дело состояло из нескольких томов. Количество листов также подсчитывалось суммарно по всем томам дела.

Какие правила составления описи были нарушены в данном случае? Объясните, что означает требование составления описи дел на основе номенклатуры дел.

 

 

Тесты для самоконтроля

 

Тема 1/2. Делопроизводство в советскую эпоху (1917-1991 гг.).

 

Содержание темы:

 

 

1. Делопроизводство в первые годы советской власти.

2. Движение за НОТ и его влияние на формирование системы делопроизводства

3. Делопроизводство в 1930-1940-е гг.

4. Делопроизводство в 1950-1960-е гг.

5. Делопроизводство в 1970-1980-е гг.

 

 

Рекомендуемые нормативные правовые документы и литература:

1. Декрет СНК РСФСР «О форме бланков государственных учреждений» от 02.03.1918//СУ РСФСР.1918 №29. Ст.389

2. ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры, технические условия, утв. Постановлением Госстандарта СССР от 17.07.1972 №1411 (с изм.№1 от 08.09.1980, изм. №2 от 13.10.1982).

3. ГОСТ 6.38-72. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

4. ГОСТ 6.39-72. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец.

5. ГОСТ 6.15.1-75. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Основные положения.

6. ГОСТ 116487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

7. ГОСТ 6.10.2-83. Унифицированные системы документации. Термины и определения.

8. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения, утв. Постановлением Госстандарта СССР от 09.10.1984 №3549.

9. Единая государственная система делопроизводства. Основные положения. М.: Главархив СССР, 1974.

10. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, утв. Приказом Главархива СССР от 23.05.1988 №33

11. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения, утв. Главархивом СССР 15.08.1988 (в ред. от 27.06.1966).

12. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы инструкций и методические материалы по их применению. М.: Главархив СССР, 1982.

13. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник/ Под ред. проф. Т.В.Кузнецовой. М.: Юнити-Дана, 2000

14. Додонова М.И., Ефименко Е.А. Рационализаторские идеи совершенствования документационного обеспечения управления в источниках и литературе 20-30-х годов//Делопроизводство.2000 №2 с.76-79.

15. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2003.

16. Кузнецова Т.В., Подольская И.А. Разработка первых методик рационализации делопроизводства//Делопроизводство.2003.№3с.78-88.

17. Кузнецова Т.В., Подольская И.А. Методические разработки Института техники управления по рационализации делопроизводства // Делопроизводство 2002 №2 с. 75-83.

 

 

Методические рекомендации:

 

Изучая делопроизводство советского периода, необходимо обратить внимание на формирование советского государственного аппарата, законодательные акты этого периода по вопросам документирования, а также на попытки создать общегосударственную систему делопроизводства в первые годы советской власти.

Студент должен знать цели движения за научную организацию труда (НОТ) в 1920-1930-е гг., государственные и научные учреждения, занимавшиеся организацией, теорией и практическим внедрением новейших разработок в делопроизводственной сфере. Следует понять роль Наркомата рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ) в развитии и координации работ по НОТ и иметь представление о деятельности Совета по научной организации труда, производства и управления (Сов НОТ) и отдела административной техники (АТО). Необходимо знать значение акционерного общества «Государственное бюро организационного строительства» (Оргстрой) и государственного Института техники управления (ИТУ) в развитии научных исследований по организации делопроизводства и внедрению их в учреждения страны.

Очень важно понять значение рациональных форм организации делопроизводства в 1920-е – начала 1930-х г., причины и последствия их свертывания.

Необходимо уяснить значение Конституции 1936 г. для развития документирования управленческой деятельности в СССР и роль Главного архивного управления в процессе формирования делопроизводства в советскую эпоху.

Студент должен знать о попытках создания общегосударственной системы делопроизводства в довоенное время, в 1950-е и первой половине 1960-х гг.

Особое внимание студент должен уделить изучению нормативно-методических документов, созданных в 1970-1980-е гг.: Единой государственной системе (ЕГСД), государственным стандартам на организационно-распорядительные документы, Унифицированной системе организационно-распорядительных документов (УСОРД), Основным правилам работы ведомственных архивов; знать, в соответствии с каким документом проставлялись сроки хранения документов; с какой целью разрабатывались автоматизированные системы управления (АСУ), какие классификаторы были созданы в 1980-е гг. и как они использовались в делопроизводстве; с помощью каких документов устанавливался численный состав работников делопроизводственных служб.

Главное, о чем необходимо постоянно помнить студенту, изучающему нормативно-методическую базу, созданную в 1970-1980-х гг., то, что она явилась основой организации делопроизводства в учреждениях Российской Федерации, поэтому ее надо изучать особенно подробно.

 

 

Вопросы и задания:

1. Охарактеризуйте организацию делопроизводства в первые годы советской власти.

2. Кем и как осуществлялась движение за научную организацию труда (НОТ) в делопроизводстве?

3. Что характерно для делопроизводства в 1930-1940-е гг. и какова роль архивных органов в его организации?

4. В чем заключалась роль государства в организации делопроизводства в 1950-1960-е гг.?

5. Какие нормативно-методические документы регламентировали организацию делопроизводства в советских учреждениях в 1970-1980-е гг.?

6. Сформулируйте значение советского делопроизводства для организации документационного обеспечения управления в настоящее время.

 

 

12345678910Следующая ⇒

Поделиться: