Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология
Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии


Тема 4. Документирование организационно – распорядительной деятельности.



 

Содержание темы:

1. Организационные документы, определенные законодательством РФ.

2. Состав организационных документов, включенных в Унифицированную систему организационно – распорядительной документации.

3. Назначение различных видов организационных документов.

4. Роль и значение распорядительной документации в документировании управленческой деятельности. Состав распорядительных документов.

5. Нормативные и правовые акты как вид распорядительных документов федеральных органов исполнительной власти.

6. Приказ как основной документ, используемый для документирования единоначальной распорядительной деятельности. Правила составления и оформления приказов по основной деятельности организации.

7. Разновидности распоряжений. Правила составления и оформления распоряжений.

8. Выписка из распорядительного документа, порядок ее оформления.

9. Юридическая сила распорядительных документов.

 

Рекомендуемые нормативные правовые документы и литература:

1. Гражданский Кодекс Российской Федерации. Часть первая (в ред. от 02.07.2005) // СЗ РФ. 1994. №32. Ст.3301; РГ.2005. 6 июля.

2. Трудовой Кодекс Российской Федерации (в ред. от 09.05.2005). Раздел III, глава 10 // СЗ РФ. 2002. № 1(ч.1). Ст.3; 2005.№ 19.Ст.1752.

3. Закон РФ от 25.10.1991 №1807 – 1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 11.12.2002)// Ведомости СНД и ВС РСФСР. 1991. №50. Ст.1740; СЗ РФ.2002.№50. Ст.4926.

4. Федеральный Закон от 26.12.1995 № 208 – ФЗ « Об акционерных обществах» (в ред. от 19.12.2004)// СЗ РФ.1996.№ 1 Ст.1; 2005. № 1 (ч.1). Ст.18.

5. Федеральный Закон от 20.02.1995№24 – ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» ( в ред. от 10.01.2003) // СЗ РФ. 1995. № 8. Ст. 609; 2003. № 2.Ст. 167.

6. Федеральный Закон от 01.06.2005 № 53 – ФЗ « О государственном языке

Российской Федерации» // СЗ РФ. 2005. № 23. Ст.2199.

7. Федеральный Закон от 08.02.1998 № 14 – ФЗ « Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. от 29.12.2004)// СЗ РФ.1998 № 7. Ст. 785; 2005. № 1.(ч.1).Ст. 18.

8. Федеральный Закон от 14.11.2002. № 161 – ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» (в ред. от 08.12.2003) // СЗ РФ. 2002. № 48. Ст. 4746; 2003. № 50. Ст.4855.

9. Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009 (в ред. от 30.09.2002) // СЗ РФ. 1997ю № 33. Ст. 3895; 2002. № 40. Ст. 3929.

10. Указ Президента РФ от 30.01.1996 № 123 «О квалификационных требованиях по государственным должностям Федеральной государственной службы» // СЗ РФ. 1996. № 6. Ст. 533.

11. Письмо министра России от 13.03.1996 № 482 – ВК «Рекомендации по разработке должностных инструкций (должностных обязанностей) по должностям государственных служащих федеральных органов исполнительной власти».

12. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (в ред. от 12.11.2003).

13. ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов, утв. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65 – ст.

14. Организационно – распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30 – 2003. М.: Росархив, 2003.

15. ГОСТ 51141 – 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утв. Постановление Госстандарта России от 27.02.1998 № 28.

16.  Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 27.11.2000 № 68 // Бюллетень нормативных документов федеральных органов исполнительной власти 2001.№4.

17.  Аляутдинова Е.Т. Развитие устава как вида документа в советской России // Делопроизводство. 2004. №2. С. 46 – 51.

18. Бельдова М.В. положение о структурном подразделении и должностная инструкция: ошибки в содержании // Справочник секретаря и офис – менеджера. 2002. №4. С.8 – 16.

19. Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам формы; составление и оформление положений // Секретарское дело. 2000. № 2. С.13 – 16.

20. Вялова Л.М. О некоторых аспектах состава и оформления организационно – распорядительных документов // Секретарское дело. 2001. № 1. С.21 – 24.

21. Делопроизводство в системе государственной службы. М.: РАГС, 2000.

22.. Доронина Л.А. Инструкция по документационному обеспечению управления // Делопроизводство. 2003. № 12. С.21 – 29.

23. Ермолаева А.В. Понятие правового документа как официального документа // Делопроизводство. 2003. №1. С. 12 – 18.

24. Ермолаева А.В. Виды правовых актов органов государственной власти субъекта Федерации и их основная характеристика // Делопроизводство. 2001. № 1. С. 53 – 58.

25. Емышева Е.М. Распоряжения: советы по составлению // Справочник секретаря и офис – менеджера. 2003. № 6. С. 24 – 31.

26. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учебное пособие. М.: Инфра – М, 2000.

27. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение). М.: ЗАО «Бизнес – школа «Интел - Синтез»», 2003.

28. Косов И.А. Обретение документами юридической силы // Секретарское дело. 1998. № 1. С. 40 – 45.

29. Красавин А.С. Организационное обеспечение делопроизводства // Делопроизводство. 2002. № 2. С. 13 – 15.

30. Кузнецова Т.В. Организационные документы // Секретарское дело. 2003. № 11. С. 6 – 11.

31. Ларин М.В., Сокова А.Н. Оформление служебных документов: Рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30 – 2003. 2 – е изд. М.: МЦФЭР, 2006.

32. Пискарев С.В. Договор в кодексах Российской Федерации (гражданском, административном, трудовом) // Секретарское дело. 2005. № 4. С. 23 – 28.

33. Пшенко А.В. Особенности оформления наиболее распространенных видов документов // Секретарское дело. 2003. № 4. С. 9 – 11; № 5. С. 14 - 15.

34. Пшенко А.В. Системы документации в организации // Секретарское дело. 2004. № 3. С. 4 – 6; № 4. С. 9 - 13.

35. Пшенко А.В. Делопроизводство. Документационное обеспечение работы офиса. М.: Мастерство, 2002.

36. Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах. 2 – е изд. М.: МЦФЭР, 2005.

37. Санкина Л.В. Визирование и согласование // Секретарское дело. 1997.

№ 1. С. 17 – 19.

38. Санкина Л.В. Делопроизводство: Справочное пособие. М.: МЦФЭР, 2002.

39. Санкина Л.В. Порядок оформления реквизитов в документах // Справочник секретаря и офис – менеджера. 2003. № 11. С. 14 – 23; № 12. С.18 – 21.

40. Санкина Л.В., Быкова Т.В. Делопроизводство в коммерческой организации. М.: МЦФЭР, 2005.

41. Сокова А.Н. Приказ в системе управленческих документов // Делопроизводство. 2003. №2. С. 32 – 37.

С. 9 – 12.                              

42. Чукрвенков А.Ю., Янковая В.Ф. Требования к оформлению текста документов // Секретарское дело. 2000. № 1. С. 6 – 10.

43. Энциклопедия секретаря / В.И. Андреева, Т.А. Быкова, Л.М. Вялкова и др. М.: МЦФЭР, 2004.

44. Янковая В.Ф. Издание приказа (распоряжения) по основной деятельности // Секретарское дело. 2001. № 1. С. 9 – 14.

Методические рекомендации:

 

При изучении первых 4 – х вопросов студентам необходимо понять, прежде всего, значение организационных документов в деятельности любой организации.

При подготовке к занятиям студенты должны изучать Гражданский Кодекс РФ, федеральные законы об организациях различных организационно – распорядительных форм (акционерное общество, общество с ограниченной ответственностью, государственное (муниципальное) унитарное предприятие), которыми установлен состав организационных документов, являющихся обязательными при создании тех или иных организаций.

В ходе изучения вопросов студентам необходимо понять роль и значение учредительных организационных документов и как правовой основы деятельности самой организации, и как базы создания ее рационального документационного обеспечения. Особое внимание следует обратить на положения, различные разновидности которого имеют разный статус, назначение и соответственно порядок оформления, и структуру текста.

При изучении последующих вопросов (5 - 10) необходимо уяснить, прежде всего, роль распорядительной деятельности в управлении, которая определяет особые требования к документам, оформляющим распорядительную деятельность.

При подготовке к занятиям студентам следует усвоить значение нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти в распорядительной деятельности.

При изучении материала студенты должны обратить внимание на то, что конкретный вид распорядительного документа выбирается не произвольно, а в соответствии с действующим законодательством, нормативными и нормативно – методическими документами в зависимости от уровня органа управления или власти, компетенции должностного лица, порядка принятия управленческого решения (единоначально или коллегиально).

Все виды распорядительных документов издаются либо на основе или во исполнение законов, постановлений и распоряжений Правительства РФ, вышестоящих органов власти и управления, либо по инициативе руководителей в пределах их полномочий и компетенции для осуществления исполнительной и распорядительной деятельности в ходе выполнения задач, возложенных на организацию (учреждение). Обычно эта особенность издания распорядительных документов усваивается студентами не сразу - следует помнить, что текст распорядительного документа должен отразить инициативу его издания.

Особое внимание следует уделить порядку визирования и согласования распорядительных документов, а также оформлению этих процедур.

Большинство распорядительных документов являются внутренними документами организаций. Однако в силу их особого статуса следует изучить нормативно закрепленные требования, как к составлению, так и к оформлению распорядительных документов с точки зрения их юридической силы. Не менее важным является вопрос о придании юридической силы копии распорядительного документа и выписки из него.

Студент должен четко представлять разницу между статусом и применением каждого вида распорядительного документа, определяющим и порядок его оформления.

 

Вопросы и задания:

 

1. Используя формуляр должностной инструкции, включенный в УСОРД, заполните пропуски. Должностные инструкции на работников службы ДОУ:

а) разрабатывает ____________________________________________

б) подписывает ______________________________________________

в) должны быть согласованы с _________________________________

г) утверждает _______________________________________________

д) вводятся в действие ________________________________________

е) подлежат пересмотру при ___________________________________

 

 

2. Выберите вариант, в котором правильно перечислены рек­визиты типового формуляра положения:

а) наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, номер, место составления, гриф утверждения, текст, подпись;

б) наименование структурного подразделения, наименование вида документа, ссылка на документ-основание, дата, номер гриф утверждения, текст, подпись;

в) наименование организации, наименование структурного под­разделения, наименование вида документа, ссылка на документ-основание, дата, номер, гриф утверждения, грифы согласования текст, подпись.        

       

              

3. В закрытом акционерном обществе " Виктория" разрабо­тано положение о канцелярии. Проанализируйте заголовочную и оформляющую части этого документа, найдите ошибки в оформ­лении.

Ориентируясь на типовой формуляр положения, допишите названия недостающих разделов в содержательной части.

Кто должен подписать и утвердить положение? Какие долж­ностные лица могут завизировать документ?

 

  Канцелярия                                                                                                       УТВЕРЖДАЮ ПОЛОЖЕНИЕ                                                                                                    Начальник секретариата 00.00.00. № 00   СОГЛАСОВАНО Юрисконсульт Структура текста 1. Общие положения 2. Цели и задачи 3.? 4. Права и обязанности 5. Руководство 6.? 7. Взаимоотношения (служебные связи).    Начальник секретариата                                                        А.Ю. Юрков  

 

 

4. Ориентируясь на формуляр положения, включенный в УСОРД, отметьте те разделы, которые совпадают с типовым формуляром положения:

а) порядок финансирования службы;

б) цели, задачи и функции;

в) технология работы с документами;

г) система и порядок взаимозаменяемости работников;

д) обязанности специалистов службы ДОУ;

е) организационная структура службы ДОУ;

ж) должностной состав работников службы ДОУ;

з) численный состав работников службы ДОУ;

и) квалификационные требования, предъявляемые к работнику службы ДОУ:

  к) основания деятельности службы ДОУ.

 

 

5. Используя предложенную ситуацию, составьте и оформите приказ по основной деятельности.

Директор общества с ограниченной ответственностью " Стре­ла", зарегистрированного в г. Тверь, В.М. Комаров 13 октября текущего года издал приказ о проведении инвентаризации товар­но-материальных ценностей на складе общества. Инвентаризация проводилась в связи с заключением договора с фирмой " Логис­тика" о полной реконструкции и современном оснащении склада готовой продукции. Директор распорядился о создании комис­сии под председательством заместителя директора Ю.И. Токарева с участием главного бухгалтера Т.Ф. Бородкиной и начальника хозяйственного отдела В.С. Данилова. Директор поручил к 20 ок­тября представить на утверждение отчеты о состоянии складского учета (на 1 октября), об остатках товарно-материальных ценностей (по состоянию на 10 октября) и готовой продукции (по состоянию на 15 октября).

Проект приказа был завизирован коммерческим директором А.Ю. Николаевым и юристом общества И.Р. Ромашовым.

 

 

6. Используя приказ, составленный вами в задании 5, офор­мите его копию, предназначенную для рассылки в структурные подразделения.

Оформите распоряжение, используя следующую ситуацию.

 

 

7. В ООО " Архитектор" заместитель директора по собственной инициативе издал распоряжение об изменении распорядка работы отдела по работе с клиентами. По этому распоряжению сотрудники отдела начинают свою работу в 10.00 и заканчивают в 22.00. Отдел работает без выходных дней. В отделе устанавливается сменный график работы, разработать и вести который поручено начальни­ку отдела. Распоряжение согласовано с юридической службой, службой безопасности и отделом кадров.

 

 

8. Проанализируйте предложенный образец приказа, выявите ошибки и составьте правильный вариант приказа.

  Администрация N-ской области Управление школ ПРИКАЗ 03.04.05 №42 г. N-ск Касательно подготовки школьных зданий к учебному году   В целях своевременной и качественной подготовки школ области к новому учебному году ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Начальнику ремонтно-строительного управления Иванову А.А. совместно с Петровым П.П. и директорами школ представить смету расходов на ремонт школьных зданий до июля текущего года. 2. Начальнику хозяйственного управления Галкину Г.Г. обеспе­чить РСУ необходимыми материалами для ремонта школ в пределах сметы. 3. Ремонтно-строительному управлению произвести ремонт школьных зданий и результаты выполненной работы представить приемочной комиссии. 4. Создать приемочную комиссию в составе: Т.Р. Животов, О.Л. Давыдова, Н.К. Облов, Г.Е. Валуева. 5. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой. Начальник управления                                                                                               Леонтьев О.И.  

 

 

9. Пользуясь приказом, составленным в задании 5, оформите выписку из приказа о назначении приемочной комиссии.

 

 

10. Отметьте вариант, где правильно перечислены реквизиты, которые в зависимости от учредительных документов организации содержит типовой формуляр распорядительного документа:

а) Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)), код организации по ОКПО, ОГРН, ИНН/ КПП, наименование организации, наименование вида документа, дата, номер, место составления, заголовок, текст, подпись, визы согласования;

б) Государственный герб Российской Федерации (герб субъ­екта Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)), наименование организации, наиме­нование вида документа, дата, номер, гриф утверждения, место составления, заголовок, текст, подпись, визы согласования;

в) Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)), наименование организации, наименование вида документа, справочные данные об организации, дата, номер, место составления, заголовок, текст, подпись, визы согласования.

 

 

11.  Из предложенных вариантов выберите тот, в котором пра­вильно сформулировано распорядительное действие:

а) Начальнику службы управления персоналом Е.Д. Ивашовой 15.12.0000 представить на утверждение график отпусков;

б) Начальнику службы управления персоналом организовать раз­работку и утверждение графика отпусков работников предприятия;

в) Е.Д. Ивашовой не позднее второй декады декабря текущего года предоставить график отпусков.

 

 

12.  Секретарю генерального директора ЗАО " Салют" необходи­мо заверить копию приказа генерального директора для рассылки по подразделениям ЗАО. Какой из вариантов заверения копии бу­дет правильным?

 

а) Верно

   Секретарь                            Подпись            Инициалы, фамилия

   Дата Печать                                  

б) С подлинным верно

    Подпись Фамилия, инициалы

в) Копия верна

   Секретарь                  Подпись                      Инициалы, фамилия

 

 

13.  Копия приказа генерального директора ЗАО " Салют" необходима сотруднику одного из подразделений ЗАО для ведения переговоров с партнерами Общества. Как секретарь генерального директора должен заверить копию?

 

 

14.  На каком экземпляре распорядительного документа проставляются визы согласования:

а) на первом, остающемся в деле;

б) на втором, с которым работал исполнитель.

 

 

15.  Отметьте правильный вариант оформления подписи в приказе (учтите, что документ подготовлен на бланке):

а) Директор департамента                                                    Леонтьев О.И

б) Директор департамента                                                   О.И. Леонтьев

в) Директор департамента школ                                         О.И. Леонтьев

г) Директор                                                                           Леонтьев О.И.

 


Поделиться:



Последнее изменение этой страницы: 2019-04-09; Просмотров: 681; Нарушение авторского права страницы


lektsia.com 2007 - 2024 год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! (0.068 с.)
Главная | Случайная страница | Обратная связь