Тема 10/2. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве.

 

Содержание темы:

1. Понятие «экспертиза ценности документов», ее назначение. Нормативно-методические и теоретические основы проведения экспертизы.

2. Организация экспертизы ценности документов в учреждениях различных уровней управления.

3. Задачи экспертизы ценности документов. Требования к проведению.

4. Порядок и документирование деятельности экспертных комиссий (ЭК). Оформление результатов экспертизы ценности документов.

 

 

Рекомендуемы нормативно правовые документы и литература:

 

1. Федеральный закон от 01.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // СЗ РФ.2004.№43.Ст.4169.

2. Федеральный закон от 26.12.1995 №208-ФЗ «Об акционерных обществах» (в ред. От 29.12.2004) // СЗ РФ.1996.№1.Ст.1; 2005.№1.(ч.1).Ст.18.

3. Федеральный закон от 08.02.1998 №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. От 29.12.2004) // СЗРФ.1998.№7.Ст.785; 2005 №1 (ч.1).Ст.18.

4. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.2000 №68 // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти.2001.№4.

5. Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

6. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000 (в ред. От 27.10.2003).

7. Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства, ведомства Российский Федерации, утв. приказом Росархива от 17.03.1998 №19.

8. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утв. приказом Росархива от 19.01.1995 №2.

9. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, утв. приказом Главархива СССР от 23.05.1988 №33

10. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П.. Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архиведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов // Секретарское дело.1999.№1.С.14-22.

11. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П.. Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Нормативно-методические пособия по экспертизе ценности документов // Делопроизводство.2003.№2.С.85-92.

12. Альбрехт Б.В. Номенклатуры дел и их роль в организации работы с документами юридических лиц разных форм собственности // Секретарское дело.2004.№4.С.33-36.

13. Альбрехт Б.В. Экспертиза ценности документов // Справочник секретаря и офис-менеджера.2003.№12.С.39-43.

14. Банасюкевич В.Д. Основные правила работы архивов организаций // Делопроизводство.2002.№4.С.6-8.

15. Банасюкевич В.Д. Экспертиза ценности документов // Секретарское дело.1998.№3.С.19-23.

16. Быкова Т.А., Емышева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и исследованию: Учеб. пособие. М.: МИФИ, 1996.

17. Быкова Т.А. Организация и порядок проведения экспертизы ценности документов организации // Делопроизводство и документооборот на предприятиях.2004.№2.С.6-14.

18. Быкова Т.А. Порядок и сроки хранения документов в акционерных обществах // Делопроизводство и документооборот на предприятиях.2004.№3.С.7-16.

19. Вялова Л.М. Делопроизводство для секретаря в вопросах и ответах. М.: МЦФЭР, 2004.

20. Делопроизводство в системе государственной службы. М.: РАГС, 2000.

21. Делопроизводство: Учебник // под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР. 2006. – 560с.

22. Илюшенко М.П. Перечень документов со сроками хранения, его значение в документировании управленческой деятельности и методическом обеспечении делопроизводства // Делопроизводство.2004.№4.С.29-32.

23. Кузнецова Т.В. О сроках хранения документов // Секретарское дело.2004.№4.С.36-38.

24. Кузнецова Т.В. Положение о порядке и сроках хранения документов в акционерных обществах // Секретарское дело.2004.№1.С.5-9.

25. Организация работы с документами: Учебник. М.: Инфра-М, 2002.

26. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): учеб. пособие. М.: Форум: Инфра-М, 2002.

27. Пшенко А.В. Обеспечение сохранности информационных ресурсов // Секретарское дело.2003.№8.С.38-40.

28. Санкина Л.В. Делопроизводство: Справ. пособие. М.: МЦФЭР, 2002.

29. Санкина Л.В. Организация и проведение экспертизы ценности документов в делопроизводстве фирмы // Секретарское дело.2001.№1.С.25-28.

30. Энциклопедия секретаря / В.И. Андреева, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова и др. М.: МЦФЭР, 2004.

 

Методические рекомендации:

 

Экспертиза ценности документов – одна из составляющих завершающего этапа работы с документами на предприятии. Она заключается в изучении документов для определения сроков их хранения и в отборе документов для передачи на постоянное государственное хранение и уничтожение.

Студент должен знать, что ценность разных документов не одинакова и что экспертиза их ценности проводится с целью определения, какие документы представляют государственную ценность (научную, историческую и т.д.), какие содержат информацию, сохраняющую значение для предприятия в течение определенного времени, а какие из управленческих документов были нужны только для решения какой-то конкретной задачи, после чего утратили свое значение и могут быть уничтожены.

Действующие нормативные документы установили основы определения ценности документов. Следует знать, какие принципы и критерии лежат сейчас в основе проведения практической деятельности по определению важности того или иного документа.

Важно представить, каким образом должна быть организованна эта деятельность в различных учреждениях и на предприятиях. К настоящему времени сложилась система специальных органов, которые делятся на две группы. Первая представлена комиссиями архивных органов, отвечающих за сохранность наиболее важных документов и пополнение Архивного фонда РФ документами, имеющими важное научно-историческое значение. Во вторую группу входят экспертные комиссии, которые осуществляют практическую деятельность по отбору соответствующей документации. При изучении данной темы нужно уяснить, какие вопросы входят в компетенцию каждого экспертного органа, обратив особое внимании на функции экспертных комиссий учреждений и предприятий, закрепленные в нормативных документах.

Студенты должны знать требования как к процессу проведения экспертизы ценности документов, так и к порядку деятельности экспертных комиссий, включая порядок ее документирования.

Еще один важный вопрос связан с документальным оформлением результатов экспертизы ценности. Следует обратить внимание на состав документов, порядок их рассмотрения и утверждения.

 

Вопросы и задания:

 

1. При проведении экспертизы ценности документов в делопроизводстве организации эксперты обращали внимание на следующее:

 

а) значимость управленческих функции, для реализации которых использовались документы;

б) в какой период появились или были использованы документы (создание организации, ее реорганизация, выполнение особых заданий и т.п.), их значение для организации;

в) отражают документы основную деятельность организации или реализацию одной конкретной задачи и поэтому могут использоваться в справочных целях;

г) что собой представляет документ: оригинал, дублетный экземпляр или копия;

д) повторяется ли информация в других документах. Если повторяется, то, в каких формах и объемах;

е) правильность оформления документа;

ж) реквизиты, удостоверяющие документы.

 

По каким критериям в данном случае проводилась оценка документов?

 

 

2. ООО «Молоди» возглавляет генеральный директор, который имеет двух заместителей: по экологическим и производственным вопросам. В структуру аппарата управления общества входят три функциональных подразделения: служба ДОУ, бухгалтерия и отдел кадров. Остальная часть коллектива – это инженерно-технические работники и рабочие разных специальностей, занимающиеся непосредственно производительной деятельностью.

Служба ДОУ представлена секретариатом, имеющим в своем составе четырех сотрудников: руководителя секретариата, двух секретарей и ответственного за архив общества.

Определите, кто из должностных лиц может войти в состав экспертной комиссии ООО «Молоди»? Кто может быть назначен председателем и секретарем комиссии?

 

 

3. Созданная в организации экспертная комиссия столкнулась с фактами неправильного определения сроков хранения ряда документов, небрежного оформления дел и подготовке их к передаче на архивное хранение, утраты значимых для организации документов.

Председатель экспертной комиссии запросил от руководителей структурных подразделений, в которых были документы подобные нарушения работы с документами, письменные объяснения о причинах утраты и порчи документов, невнимательного отношения к их сохранности.

Имеет ли право экспертная комиссия требовать от руководителей подразделений и должностных лиц организации, в которой она создана, составление объяснительных записок по поводу подобных нарушений? Каким документом должны закрепляться права экспертной комиссии конкретной организации?

 

 

4. После уничтожения ряда важных документов в ОАО «Недвижимость» было принято решение о регулярном проведении экспертизы ценности документов общества.

Советом директоров было предложено внести изменения, касающиеся создания и деятельности постоянно действующей экспертной комиссии, в устав предприятия. Изменения в устав были приняты на очередном общем собрании акционеров. Устав закреплял состав экспертной комиссии, ее задачи и регламент деятельности.

На основании данного решения была создана экспертная комиссия ОАО «Недвижимость». Руководство проведения экспертизы ценности документов было поручено Совету директоров, в обязанности которых вошло утверждение документов, образующихся в деятельности комиссии. Рассмотрение ежегодного отчета о проведенной работе.

Соответствует ли такой порядок создания и деятельности экспертной комиссии нормативным требованиям? Какие нормативные документы регламентируют в настоящее время вопросы организации и проведения экспертизы ценности документов на предприятиях и учреждениях?

 

 

5. В положении об экспертной комиссии учреждения, сформированные ее задачи, в числе которых:

а) проверка соблюдения правил оформления документов;

б) учет документов;

в) определение условий хранения документов;

г) проверка качества оформления дел;

д) учет дел с длительными сроками хранения;

е) отбор дел хранения;

ж) определение сроков хранения документов;

з) определение полноты сохранности документов учреждения.

 

Какие задачи, на ваш взгляд, не соответствуют назначению экспертной комиссии и не входят в понятие «экспертиза ценности документов»?

6. Председатель экспертной комиссии предприятия Кошмаков Н.М. обратился к руководству организации с просьбой увеличить ее количественный состав. Кошмаков Н.М. мотивировал свое обращение значительными объемами работы, т.к. членам комиссии приходится полностью просматривать каждое дело, включенное в номенклатуру, уделяя особое внимание делам с постоянными сроками хранения и переходящим на следующий год.

Соответствуют ли действия экспертной комиссии предприятия установленному порядку проведения экспертизы? Должна ли экспертная комиссия полностью просматривать все дела, и если должна, то какие?

 

 

7. Первая номенклатура дел была составлена в закрытом акционерном обществе «Звезда» 10 лет назад. Тогда же секретарем генерального директора по типовому перечню были определены сроки хранения документов. Сроки хранения некоторых документов, которые не содержались перечне, были установлены приблизительно и часто не соответствовали реальному значению документов. В последующие года номенклатура просто переписывалась, сроки хранения не уточнялись.

Изменилась ли к настоящему времени нормативно-методическая основа, позволяющая с достаточной степенью объективности устанавливать сроки хранения документов в акционерных обществах? Какие нормативные документы можно рекомендовать данному обществу для определения важности документов и соответствующих сроков хранения?

 

 

8. На заседании экспертной комиссии государственной организации был поставлен вопрос об установлении сроков хранения ряда документов, которые не вошли в типовые перечни. Кроме того, встал вопрос об изменении некоторых сроков. Решения комиссии об установлении и изменении сроков были зафиксированы протоколом заседания экспертной комиссии. На основании протокола руководитель организации издал приказ, которым зафиксировал установленные экспертной комиссией сроки хранения документов. Однако экспертно-проверочная комиссия муниципального архива, принимающего на хранение документы организации, отказался утверждать данное решение. Было указано на нарушение организацией процедуры и документирования решения данного вопроса.

Какие нарушения обнаружила экспертно-проверочная комиссия в действиях экспертной комиссии и руководителя организации?

 

 

9. На задании экспертной комиссии ЗАО «Лилия» должна была рассмотреть акт на уничтожение документов и истекшими сроками хранения и описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Однако описи дел ко дню заседания не были подготовлены, поэтому было решено рассмотреть их позднее на специальном заседании. Таким образом, комиссией был рассмотрен и согласован только акт на уничтожение документов, которые затем были переданы генеральному директору общества для утверждения.

К моменту рассмотрения описей документы, включение в акт, уже были переданы в контору вторсырья для их уничтожения. В акте от этом была сделана соответствующая запись.

Вправе ли было общество принимать решение о таком порядке действий?

 

 

10. В негосударственной коммерческой организации «Крокус» участие экспертной комиссии в подготовке документов, лежащих в основе систематизации, хранения и уничтожения документации, определяют следующим образом:

«При подготовке номенклатуры дел комиссия должна разработать классификационную схему; оказать помощь в составлении заголовка дел; согласовать составленную номенклатуру.

Кроме того, в обязанности экспертной комиссии должно входить составление на унифицированной форме акта на уничтожение документов, не подлежащих хранению. При этом если «Крокус» передает свои документы на хранение в государственный архив, то экспертная комиссия согласовывает акт и передает его на утверждение ЭПК архивного учреждения. Если же организация не заключает с архивом договор, ее экспертная комиссия визирует акт и передает его на утверждение руководителю организации».

Соответствуют ли эти обязанности экспертной комиссии обязанностям, которые установлены действующими нормативными документами?

 

 

Тема 11. Подготовка и передача дел в архив организации.

 

Содержание темы:

 

1. Нормативно-методические документы федеральных органов, содержащие требования к делам, сдаваемым в архив.

2. Основные требования к оформлению дел при их подготовке к передаче на дальнейшее хранении.

3. Описи дел. Правила составления и оформления описей.

4. Передача дел в архив организации.

 

Рекомендуемы нормативно правовые документы и литература:

 

1. Федеральный закон от 01.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // СЗ РФ.2004.№43.Ст.4169.

2. Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (в ред. от 29.12.2004) // СЗ РФ.1996.№1.Ст.1; 2005 №1.(ч.1).Ст.18.

3. Федеральный закон от 08.02.1998 №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. от 29.12.2004) // СЗ РФ.1998.№7.Ст.785; 2005. №1.(ч.1).Ст.18.

4. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.2000 №68 // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти.2001.№4.

5. Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 №03-33/пс//РГ 2003 26авг.

6. Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Ромсархива от 06.02.2002.

7. Пересечь типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000. (в ред. от 27.10.2003).

8. ГОСТ Р 51141-72. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.198 №28.

9. ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования, утв. постановлением Госстандарта СССР от 17.07.1972 №1411 (с изм. №1 от 13.10.1982).

10. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, утв. приказом Главархива СССР от 23.05.1988. №33.

11. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: описание документов и дел // Секретарское дело.1999.№4.С.80-85.

12. Альбрехт Б.В. Номенклатуры дел и их роль в организации работы с документами юридических лиц разных форм собственности // Секретарское дело.2004.№4.С.33-36.

13. Банасюкевич В.Д. Основные правила работы архивов организаций // Делопроизводство.2002.№4.С.4-6.

14. Быкова Т.А. Порядок подготовки документов к передаче в архив организации // Делопроизводство и документооборот на предприятии 2004 №4.С.6-21.

15. Быкова Т.А., Емышева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: учеб. пособие. М.: МИФИ, 1996.

16. Вялова Л.М. Делопроизводство для секретаря в вопросах и ответах. М.: МЦФЭР, 2004.

17. Делопроизводство в системе государственной службы. М.: РАГС, 2000.

18. Делопроизводство: учебник/под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой – 2-е., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006.-560с.

19. Кузнецова Т.К. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»», 2003.

20. Кузнецова Т.В. Положение о порядке и сроках хранения документов в акционерных обществах // Секретарское дело.2004.№1.С.5-9.

21. Организация работы с документами: учебник. М.: Инфра-М, 2002.

22. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): учеб. пособие. М.: Форум: Инфра-М, 2002.

23. Савин В.А. Об «Основных правилах работы архивов организаций» // Делопроизводство.2003.№4.С.4-14.

24. Санкина Л.В. Делопроизводство: справ. пособие.М.: МЦФЭР, 2002.

25. Энциклопедия секретаря / В.И. Андреева, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова и др. М.: МЦФЭР, 2004.

 

Методические рекомендации:

 

Тема посвящена завершающему этапу работы с документами в делопроизводстве – подготовке дел к передаче на дальнейшее хранение в архиве организации.

Основные требования к порядку работы с документами на этом этапе содержатся в нормативно-методических документах, разработанных архивными органами. С их проработки следует начинать изучение данной темы.

Студенты должны знать, что правила подготовки документов для передачи в архив организации касаются не всей документации. Так, дела с документами временных (до 10 лет) сроков хранения могут храниться в тех структурных подразделениях, где были сформированы, и по истечению срока хранения уничтожены. Та их часть, которая передается в архив, так же после окончания сроков хранения уничтожается. Поэтому правила подготовки дел распространяются только на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, которые обязательно должны передаться в архив организации. Важно понимать, что от соблюдения установленных в настоящее время требований во многом зависит будущая сохранность документации и возможность ее дальнейшего использования.

Подготовка дел предусматривает их полное оформление. Прежде всего, следует знать, что полное оформления дела складывается из ряда операций, таких, как подшивка дела или его перечней, нумерация листа и т.д. Каждая операция производится по соответствующим правилам, сформированным с учетом последующего хранения дел в архиве. Следует обратить внимание на форму и состав информации листа – заверителя дела и внутренней описи, их назначение. Кроме того, на данном этапе работы с документами предусматривается полное оформление обложек дел. Часть реквизитов выноситься на обложку дела при его заведении, поэтому нужно знать, какие сведения уточняются, корректируются или дополнительно вносятся при подготовке дел к передаче на архивное хранение.

Изучая данную тему, студент должен знать, какие виды описей составляются в современных организациях и каково конкретное назначение каждой из них, правила их составления и оформления.

Студенту следует обратить внимание на различия в формах разных видов описей, последовательность расположения дел в описи и т.д.

Также нужно знать, что при заполнении определенных граф описи, например графы «заголовок дела», опираются на номенклатуру дел. Кроме того, в номенклатуре зафиксированы сроки хранения документов. Это позволяет разделить дела в описи на отдельные категории по срокам хранения (для долговременного хранения).

Не менее важным вопросом является оформление описей. Описи дел постоянного и временного хранения оформляются в соответствии с требованиями нормативных документов. Следует обязательно учитывать то, что разные виды описи имеют свои особенности в оформлении и удостоверении. Поэтому нужно уметь определять состав должностных лиц, принимающих участие в составлении, визировании и согласовании этих документов.

 

Вопросы и задания:

 

1. При подготовке дел ЗАО «Полет» к передаче в архив общества обнаружились повреждения ряда документов. Поврежденные документы были изъяты, и на их место вложены листы бумаги, на которые перенесли ряд реквизитов поврежденных документов: название вида документа, его дату и номер, краткое содержание и т.д. Листы, содержащие сведения о документах, были подписаны секретарем директора общества Новиковой Е.М., которая отвечала за оформление дел.

Однако заведующая архивом отказалась принять дела с изъятыми документами и потребовала заменить поврежденные документы копиями.

Должна ли Новикова Е.М. выполнить требование? В каких случаях можно допускать хранение в архиве общества не подлинники, а копии документов и требуется ли, в этом случает их дополнительное оформление?

 

 

2. Проверяя дела с документами постоянных сроков хранения перед передачей в архив акционерного общества, инспектор по делопроизводству отдела Москвина И.А. обнаружила, что в одном из дел нет двух документов. Выяснилось, что документы выдавались одному из специалистов отдела во временное пользование и были им потеряны.

Москвина И.А. составила акт, в котором указала причину утраты документа. Однако руководитель отдела отказался подписывать акт, т.к. посчитал, что он не нужен. По его мнению, следовало вложить дело сохранившиеся копии утраченных документов и указать их наличие во внутренней описи.

Как следует поступить инспектору по делопроизводству в данном случает? В каком акте содержаться нормы, регулирующие порядок передачи в архив акционерного общества дел в случае утраты документов?

 

 

3. Большая часть входящих и исходящих документов организации представлена в электронной форме. При подготовке дел к передаче в архив встал вопрос о том, в каком виде их нужно сдавать и как подготовить.

Руководитель службы ДОУ Кондратьева Л.С. предложила перенести документы с жесткого диска компьютера на оптические диски и передать в архив. Однако, по мнению заведующей архивом Тучковой М.Е., электронные документы следовало перенести в традиционную бумажную форму, сформировать из них дела и оформить их в установленном порядке. Свой отказ принять на хранение документы в электронной форме она объяснила тем, что сложно определить сроки хранения таких документов, и не известно, по какой форме должна быть составлена их опись.

Какая форма описи должна использоваться в данном случае и как можно определить сроки хранения документов в электронной форме?

 

 

4. На основании докладной записки заведующей архивом Громовой Г.К. руководитель организации потребовал от секретаря одного из отделов Шаповаловой В.Г. представить письменные объяснения причины, по которой она нарушила график передачи документов в ведомственный архив.

Шаповалова В.Г. объяснила, что были допущены ошибки в нумерации нескольких дел. Несмотря на то, что ошибок было немного, ей пришлось просматривать дела, зачеркивая все номера листов и проставляя заново. Новая нумерация потребовала также замены заверительных надписей в делах, т.к. в них должно быть указано точное количество пронумерованных листов. Эти операции заняли очень много времени, поэтому график передачи дел в архиве был нарушен.

Можно ли посчитать такое объяснение обоснованным? Что следует предпринять, если обнаружились ошибки в нумерации листов дела?

 

 

5. Для передачи на хранение в архив организации секретарь руководителя Мирошниченко Н.В. подготовила дела, содержащие документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (от 5 до 10 лет) сроков хранения. Дела с истекшими сроками хранения были уничтожены, о чем был составлен соответствующий акт. Также были уничтожены картотеки с регистрационно-контрольными карточками на все эти документы (как уничтоженные, так и подготовленные к передаче в архив).

Все дела были подшиты Мирошниченко Н.В. в твердую обложку, листы документа пронумерованы. В каждом деле была составлена заверительная надпись, указывающая на общее количество листов включенных в него документов. Были полностью оформлены обложки дел.

Мирошниченко Н.В. внесла дела в две описи: в опись дел постоянного хранения – соответственная дела с документами постоянного хранения; в опись дел временного хранения - -вначале дел с документами со сроком свыше 10 лет, затем дела с документами со сроками хранения от 5 до 10 лет.

Определите, соответствует ли такой порядок подготовки установленным требованиям? Каким документом должна была руководствоваться Мирошниченко Н.В., выполняя работу?

 

 

6. Чтобы избежать утери документов, при оформлении дел секретарь подразделения Климова Т.М. подклеивала в каждую папку лист бумаги, на которой она вносила сведения о каждом подшитом деле документа. В состав сведений включались следующие реквизиты:

 

а) номер и дата документа;

б) краткое содержание;

в) корреспондент или адресат (для входящих и исходящих документов);

г) фамилия подписавшего документ должностного лица;

д) исполнитель.

 

В конце проставлялось общее количество включенных в дело документов.

Можно ли считать перечень этих сведений внутренней описью дела? На каком этапе работы с документами должна составляться внутренняя опись и в чем ее назначение?

 

7. Дело было сформировано в информационно-рекламном отделе закрытого акционерного общества «Консалтинг». Индекс информационно-рекламного отдела по классификатору подразделений ЗАО «Консалтинг» - 06.

В деле были сгруппированы протоколы заседания коллегиального исполнительного органа общества – правления. Заголовок была, помещался в номенклатуре дел под номером 10, там же был определен срок его хранения – постоянный.

Оформите обложку дела в соответствии с представленными данными и определите, какие дополнительные сведения необходимы для ее полного оформления. Какими документами определяются перечень сведений, выносимых на обложку дела, порядок их расположения и правила заполнения?

 

8. Структурным подразделениям в архив организации были переданы на хранение дела с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроками хранения. Дела передавались по двум описям: по описи дел постоянного хранения и по описи дел временного (свыше 10 лет) хранения.

Описи, сгруппированные в отдельное дело, хранились в архиве вместе с делами данного подразделения. После истечения сроков временного хранения соответствующие дела вместе с описями были уничтожены. Описи дел постоянного хранения вместе с делами были оставлены на постоянное хранение.

Определите, были ли соблюдены правила хранения описей дел в архиве организации.

 

9. ЗАО «Вымпел» не имеет внутренней организационной структуры. Объем его документооборота составляет около 5 тыс. документов в год. В секретариате, который является службой делопроизводства общества, считают, что в такой небольшой организации не обязательно составлять опись дел. Для передачи дел, законченных делопроизводством, на дальнейшее хранение в ЗАО «Вымпел» используют так называемую вписку из номенклатуры дел. В нее включают дела с постоянными и долговременными сроками хранения, делая их выборку из номенклатуры дел организации. Эта выписка хранится в архиве вместе с делами и является основным архивным учетным и справочным документом.

Является ли опись обязательным документом для любых организаций, в т.ч. для акционерных обществ? Может ли номенклатура дел заменить опись при решении задач учета и раскрытия содержания дел?

 

10. Составляя опись дел своего подразделения, секретарь перенесла в нее сведения из номенклатуры дел, ничего не меняя. В графу «индекс дела» были занесены присвоенные делам в номенклатуре индексы. Формулировки заголовком дел и очередность их расположения точно соответствовала номенклатуре дел. Также остались без изменения сроки хранения дел.

Каждое дело (заголовок дела) было внесено в опись под самостоятельным порядковым номеров. Если дело состояло и нескольких томов, их количество было указано в скобках под заголовком. Например:

5.03-05 «Переписка с компанией «Корн» о поставке продукции»

6.03-06 «Переписка с компанией «Снежана» о поставке продукции»

В графу «крайние даты» были внесены даты первого и последнего документа в деле или дата первого документа в первом томе и последнего документа в последнем томе, когда дело состояло из нескольких томов. Количество листов также подсчитывалось суммарно по всем томам дела.

Какие правила составления описи были нарушены в данном случае? Объясните, что означает требование составления описи дел на основе номенклатуры дел.

 

 

⇐ Предыдущая3456789101112Следующая ⇒

Поделиться: