Справочно-информационнного обслуживания.

 

Содержание темы:

1. Регистрация как составная часть технологии делопроизводства и информационно-поисковой системы по документам предприятия. Общие принципы и правила регистрации.

2. Назначение и основные цели регистрации.

3. Характеристика современных регистрационных форм. Состав реквизитов регистрационных форм и правила их заполнения.

4. Правила индексирования документов.

5. Взаимосвязь регистрации документов с организацией справочно-информационной работы. Принципы формирования информационно-поисковых систем в условиях традиционной системы работы с документами.

 

 

Рекомендуемые нормативные правовые документы и литература:

 

1. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Росархива от 27.11.2000 №68 // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2001 №4.

2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утвержденные постановлением Госстандарта России от 27.12.1998 №28.

3. Единая государственная система делопроизводства. Основные положения. М., 1975.

4. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, утвержденные приказом Главархива СССР от 23.05.1988 №33.

5. Артамонова И.Л. Организация делопроизводства в вузе (на примере Российского государственного гуманитарного университета) // Делопроизводство. 2000. №1. с.47-50.

6. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. М.: Издательство МЭИ, 2004.

7. Бурова Е.М. О системе «признаков», характеризующих этапы работы с документами // Делопроизводство. 1998. №2. с.13-17.

8. Быкова Т.А. Порядок организации и общие правила регистрации документов // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2003. №6. с.6-8.

9. Вялова Л.М. Регистрация документов // Секретарь-референт. 2003. №6. с.27-32.

10. Делопроизводство в системе государственной службы. М.: РАГС, 2000.

11. Делопроизводство: Учебник/ под общей редакцией профессора Т.В Кузнецовой. – 2-е издание, перераб. и док. – М.: МИ, ФЭР, 2006. – 560с.

12. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»», 2003.

13. Кузнецова Т.В. Регистрация – ключевой момент организации работы секретаря с документами // Секретарское дело. 1999. №4. с.3-6.

14. Организация работы с документами: Учебник. М.: Инфра – М, 2002.

15. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебное пособие. М.: Форум: Инфра – М, 2002.

16. Румянцева С.А. Регистрация документов // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2003. №4. с.39-47; №5. с.27-35.

17. Санкина Л.В. Делопроизводство: Справочное пособие. М.: МЦ ФЭР, 2002.

18. Стенюков М.В. Прием и обработка поступающих документов // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2002 №2. с.24-32.

19. Сокова А.Н. Пути воздействия государства на работу с документами в негосударственной сфере экономики // Делопроизводство. 2002. №2. с.9-12.

20. Энциклопедия секретаря / В.И. Андреева, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова и др. М.: МЦ ФЭР, 2004.

 

Методические рекомендации:

 

При изучении вопросов, входящих в данную тему, следует исходить из того, что регистрация документов – это, с одной стороны, составная часть технологии обработки документов, а с другой – неотъемлемая часть информационно-поисковой системы по документам предприятия.

Являясь технологической операцией, регистрация позволяет зафиксировать факт создания, отправления или получения документов. Это, в свою очередь, делает возможным учет документов, их поиск, а также осуществление контроля за сроками исполнения документов. Достижение этих целей возможно только при условии рационально организованной системы организации.

Поэтому, прежде всего, нужно изучить принципы и общие правила регистрации, закрепленные в действующих нормативно-методических документах. При рациональной организации регистрации важно учитывать и то, какая организационная форма делопроизводства (централизованная, децентрализованная или смешанная) принята на данном предприятии.

Одним из основных является правило, в соответствии с которым в пределах одного предприятия должна быть установлена единая система индексирования документов, т.е. присвоенная документам при регистрации условных обозначений – индексов, имеющих постоянное расположение составных частей. При этом важно понимать, как формируются индексы и какое назначение имеет каждая часть, входящая в их состав.

Особое значение имеет выбор регистрационной формы. Студенты должны не только знать современные виды регистрационных форм, но и понимать преимущества и недостатки каждой их них как при традиционной, так и при автоматизированной технологии обработке документов. При оценке возможности применения той или иной системы регистрации следует учитывать объем документооборота организации, количество и состав документов, требующих учета и контроля за их исполнением, наличие средств автоматизации отдельных делопроизводственных операций или программных продуктов для комплексной автоматизации документооборота.

Следует уделить внимание составу информации о документах, которая вносится в регистрационные формы, и правилам их заполнения. При изучении этого вопроса нужно исходить из того, что состав данных о документе напрямую связан с целями регистрации и зависит от того, к какому документопотоку относится документ: входящему, исходящему или внутреннему.

Таким образом студенты должны знать современные требования к организации регистрации документов и уметь обосновать предложения по организации регистрации в конкретном учреждении.

Являясь частью информационно-поисковой системы по документам предприятия, регистрация связана с организацией справочно-информационной работы и последующей обработкой документов. Поэтому логическим предложением данной темы является информационно-справочное обслуживание аппарата управления. Здесь ключевыми вопросами являются принципы построения информационно-поисковых систем (ИПС), порядок использования информации (баз данных) о документах в оперативной управленческой деятельности.

 

Вопросы и задания:

1. Регистрация документов – это:

 

а) внесение сведений о документе в регистрационные формы;

б) проставление на документе отметки о его поступлении в организацию;

в) запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;

г) проставление не документе даты отправки;

д) проставление на документе срока исполнения документа.

 

Из предложенных определений выберете то, что закреплено в действующих нормативных документах. В чем состоит назначение регистрации входящих документов; исходящих документов; внутренних документов?

 

 

2. В перечень сведений о документах, которые вносятся в регистрационные формы, входит следующее:

а) автор;

б) корреспондент;

в) название вида документа;

г) дата документа;

д) индекс документа;

е) дата поступления;

ж) входящий индекс документа;

з) заголовок документа или его краткое содержание;

и) резолюция;

к) срок исполнения;

л) исполнитель;

м) отметка об исполнении;

н) номер дела по номенклатуре;

о) количество листов.

 

Какие из перечисленных данных используются при регистрации входящих документов; исходящих документов; внутренних документов?

 

 

3. Регистрация – это основа учета документов. Какие статистические сводки о документах и документообороте можно составить на основе сведений, включенных в регистрационные формы?

 

 

4. В журнал регистрации входящих документов служба ДОУ организации внесла следующие графы: дата получения, входящий регистрационный номер, корреспондент, номер и дата документа, краткое содержание, резолюция руководителя организации, руководитель структурного подразделения, резолюция руководителя структурного подразделения, исполнитель.

Определите, соответствуют ли данные рекомендуемому составу реквизитов. Имеет ли служба     ДОУ право включать в регистрационные формы дополнительные реквизиты по своему усмотрению?

 

 

5. Чтобы избежать утраты документов, все поступающие в организацию документы регистрируются в журнале в секретариате руководителя и затем передаются под расписку в структурные подразделения. В структурных подразделениях на документы заводят карточки, куда переносят данные о номере документа, его дата, содержании и исполнителе. Для ведения справочной работы карточки помещают в ручную справочную картотеку.

Какие нарушения допущены при регистрации документов и организации информационно-справочной работы в данной организации?

 

6. Система регистрации документов в ООО «Кедр» имеет смешанную форму делопроизводства. Часть документов (поступившие на имя руководителя, приказы руководителя и т.п.) регистрируется в службе делопроизводства, часть – в структурных подразделениях.

При регистрации документов в службе делопроизводства всем без исключения документам присваивается индекс, который состоит из порядкового номера документа в определенной группе документации (например, входящих служебных писем) и литеры «Р», означающей «руководство», например: 35Р.

Индекс, который присваивается документам при их регистрации в структурных подразделениях, состоит из порядкового номера документа и индекса структурного подразделения, например: 2-123, 2-124 или 3-25, 3-28 и т.д.

В чем такой порядок индексирования не соответствует установленным требованиям? Какие информационно-поисковые задачи сложно решать при использовании таких регистрационных индексов?

 

 

7. Все поступающие в организацию по почте документы регистрируются централизованно инспектором службу ДОУ. Документы, переданные по электронной почте, поступают сразу в структурные подразделения, каждое из которых имеет свой электронный адрес. Эти документы не регистрируются, а сразу передаются исполнителям. В юридической службе организации находится факсимильный аппарат, по которому также пересылается часть документов. В юридической службе регистрируют только коммерческие договоры, остальные документы сразу передают в соответствующие подразделения. При составлении инструкции по делопроизводству в ней была закреплена сложившаяся ситуация.

Какие положения следует внести в инструкцию по делопроизводству, чтобы она регламентировала технологию регистрации электронных документов и факсограмм в соответствии с современными требованиями?

 

 

8. В ООО «Лотос» при традиционной (ручной) технологии делопроизводства используется карточная форма регистрации документов.

Инспектор по регистрации заносит сведения о входящих и исходящих документах в разные карточки, объясняя это современными правилами регистрации и удобством ведения справочной работы.

После регистрации входящего документа регистрационная карточка помещается в справочную картотеку входящей документации. Для регистрации исходящих документов, как инициативных, так и ответных, используется новая карточка, которая после регистрации исходящего документа помещается в отдельную справочную картотеку исходящей документации.

Какое правило регистрации инициативных и ответных документов нарушается инспектором по регистрации?

 

 

9. Для ведения справочной работы в секретариате руководителя организации сформирована одна ручная справочная картотека, состоящая из трех отделений (рубрик): для входящих, исходящих и внутренних документов. В отделении для входящих и исходящих документов карточки располагаются по корреспондентам и адресам соответственно. В отделении для внутренних документов рубрики соответствуют видам документов. При значительном объеме документооборота поиск нужной карточки затруднен и занимает много времени.

Назовите принципы формирования ручных справочных картотек, которые можно дополнительно применить систематизации карточек в данной справочной системе.

От чего зависит выбор схемы построения справочной системы?

 

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться: