Словарь терминов и сокращений из делопроизводства

(глоссарий)

 

«А»

Автобиография - документ, в котором автор приводит сведения о себе самом и своих родственниках.

Адресант - отправитель.

Аккредитив - документ, содержащий распоряжения кредитного учреждения другому о выплате держателю указанной в ней суммы.

Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

Анкета - документ, представляющий собой трафаретный текст с пропущенными строками для заполнения (прилагается к письму - заявке, письму - предложению).

Аннотация - краткое изложение первоисточника. АРМ - автоматическое рабочее место.

Архивная выписка - справка об имеющихся в документальных материалах архива сведениях, заверенная в установленном порядке.

Архивная справка - справка об имеющихся в документальных материалах архива сведениях по определенному вопросу, теме, предмету или библиографических сведениях, заверенная в установленном порядке.

Аспект - точка зрения, с которой производится поиск документа или извлечение из него необходимых сведений.

«Б»

Бланк - чистый лист с частично напечатанным текстом (реквизитами адресанта), логотипом и проблемами для текста.

«В»

Ведомость - перечень каких - либо данных (сведений), расположенных в определенном порядке (платежная, оборотная и т.д.).

Виза - подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом.

Внутренний адрес письма - наименование и адрес организации или фамилия и адрес лица, которому направлено письмо.

Внутренний документ - документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан.

Входящий документ - документ, поступивший в учреждение.

Выписка из документа - копия части текстового документа.

 

«Г»

Гарантийное письмо - письмо, представляющее собой гарантийное обязательство.

ГОСТ Р - государственный стандарт России.

График - текстовой документ, отражающий, как правило, план работы с точным показателем норм и времени выполнения.

Гриф - пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции («секретно», «срочно», «не подлежит оглашению», «лично»).

«Д»

Дата - важнейший реквизит документа. Само наличие этого реквизита указывает на официальный статус документа. Дата приводится при ссылке на документ. Состоит из числа, месяца и года составления или подписания документа указываются на нем арабскими цифрами.

Дежурный лист - талон для регистрации деловой корреспонденции.

Дело - 1) единица хранения письменных документов в архиве, помещенных в отдельную папку; 2) совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенных в твердую обложку и соответствующим образом оформленную.

Деловое (служебное) письмо - вид корреспонденции, направляемый от имени одной организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному лицу, и подписана одним лицом (такое лицо выступает в этом случае как юридическое, а не частное).

Делопроизводство - 1) сфера деятельности человека, связанная с разработкой и оформлением документов, организация их движения, учета и хранения. Равнозначен ему термин «документационное обеспечения управления» (ДОУ); 2) ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по документам в них; 3) совокупность работ связанных с созданием документов; их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением.

Депонирование документов - установленный порядок их хранения в Справочно-информационном фонде.

Директивный документ - документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов.

Доверенность - документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнения каких - либо действий от имени доверителя.

Договор - документ, закрепляющий соглашения двух или нескольких сторон.

Договорное письмо - один из видов сопроводительного письма, указывающего на факт отправки договора.

Докладная записка - документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Документ - 1) информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу; 2) средство закрепления различными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Документирование - процесс создания, исполнения и оформления документов.

Документооборот - 1) движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки; 2) количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за определенный период времени.

Досье - совокупность документов, относящихся к одному какому - либо делу.

ДСП - документ служебного пользования.

Дубликат - второй экземпляр документа, заменяющий утраченный подлинник.

 

 

«Е»

ЕГСД - Единая государственная система делопроизводства.

«3»

Заголовок письма - указание на содержание письма, выражается сочетанием в предложном падеже с предлогом «о»

Заявление - документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу (например, заявление о приеме на работу, заявление о предоставлении отпуска и т.д.)

Записка - краткое изложение какого - либо вопроса или пояснение содержания какого - либо документа, факта, события, например: служебная, памятная, докладная, объяснительная.

Запрос - коммерческий документ, представляющий собой обращения импортера к экспорту с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) или направлять предложение на поставку товару.

«И»

Извещение - документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и предлагающий принять в нем участие.

Инвентаризационная опись (ведомость) - перечень имущества учреждения, предприятия, организации или лица с указанием выявленного количества, состояния предметов, их стоимости.

Индексы - условные обозначения, присваемые документам в процессе учета (регистрации) и исполнения.

Индексация - проставление индекса.

Индекс дела - порядковый номер дела по номенклатуре и условное обозначение структурной части учреждения, проставления на обложке дела.

Инициативный документ - документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса.

Исходящий документ - документ, отправленный из учреждения.

 

 

«К»

Классификация документов - деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Классификационный индекс - условное обозначение (цифровое, буквенное, смешанное), присваиваемое классификационным делением схемы классификации и проставляемое на карточках систематического и других каталогов. Он может проставляться и на документах и делах.

Ключевая фраза - стандартное выражение, включающее речевое действие и представляющее собой важнейший информационный сегмент текста.

Ключевые слова - стандартные, клишированные фразы, формулирующие содержание документа.

Коммерческое письмо - название делового документа, принятого в коммерческой практике и подготовке или оформляющего сделку.

Консервация документа - предохранение документа от разрушающего действия внешней среды.

Контракт - договор об установлении, изменении или прекращении правовых отношений.

Контрольный лист - талон для индивидуальной регистрации документов, включающий резолюцию и тему письма.

Копия - точное воспроизведение реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенная.

Корреспондент - учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка.

Кредит - включаемая в смету сумма, в пределах которой разрешен расход на определенную потребность.

«Л»

Лимит - документ, определяющий предельный размер ассигнований денежных средств, материалов и т.д. из государственных фондов.

Лицевой счет - бухгалтерский документ, отражающий передачу какого -либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции, зданий и т.д.) определенной организации или лицу и содержащий денежные расчеты с ним.

Личное дело - дело, включающее документы о каком - либо лице (о его биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности).

«М»

Машиночитаемый текст - документ, использование которого требует применения специально предназначенных для этого технических средств.

«Н»

Накладная - документ, которым оформляются прием и отправка груза, перемещение или отпуск материальных ценностей.

Наряд - документ, содержащий сведения о распределении работ между рабочими - сдельщиками, учет выработки и расчет причитающейся им зарплаты.

Наряд - заказ - плановое задание руководителя учреждения подчиненному предприятию или руководителю предприятия, цеху о выполнении определенной работы.

Номенклатура - перечень наименований.

Номенклатура дел - систематизированный перечень, заголовок дел, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номер входящего письма - регистрационный номер документа, проставляемый адресатом.

Номер исходящего письма - регистрационный номер документа, проставляемый отправителем.

Нормативные документы - документы, в которых устанавливаются какие-либо правила, нормы.

Нормативы - документы, содержащие показатели затрат времени, материальных или денежных ресурсов, выпускаемой продукции, приходящиеся на какую - либо единицу (изделие, операцию).

Нормы - документ, содержащий сведения об установленных величинах чего-либо (нормы выработки, нормы выдачи чего-либо).

«О»

Объяснительная записка - документ, в котором работник предприятия объясняет причины невыполнения какого - либо распоряжения, приказа, инструкции, устного указания, а также нарушения правил.

Опись - юридически оформленный перечень документов.

Организационные документы - документы, определяющие статус (организационно - правовую форму) предприятия и порядок его работы.

Оригинал документа - 1) первоначальный экземпляр документа; 2) экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.

Особые отметки - степень открытости (секретности), срочность исполнения документов.

Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке и проведении работ, об итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу.

Отпуск - заверенная полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя.

Оферта - см. Приложение.

Официальные документы - документы, составленные учреждением или должностным лицом и оформление в установленном порядке.

*

Оформление дела - комплекс работ по описанию дела по обложке, по брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной подписи.

«П»

Письмо - обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между предприятиями и частными лицами.

Повестка - официальное обобщение частному лицу с предложением куда-либо прийти или учреждению - выслать своего представителя.

Подлинник - 1) первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный; 2) рукопись.

Подпись на документе - подпись должного лица или автора документа, удостоверяющая подлинность или заверяющая копию документа.

Поисковые данные документа - сведения о месте, хранения документа, включающие архивный шифр и ссылку на номера листа (страницы) документа.

Положение - 1) правовой акт, устанавливающий основные правила организации государственных органов, структурных подразделений, а также нижестоящих учреждений, организаций или предприятий; 2) свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления.

Предложение - письменное заявление от имени предприятия, адресованное другому предприятию, о готовности заключить с ним договор на определенных условиях; оферта.

Предметный каталог - каталог документов, содержащих сведения о предметах (фактах, событиях, географических наименованиях) и лицах, которые упоминаются в документах.

Предметный указатель - указатель основных предметных (тематических) обозначений, расположенных в алфавитном порядке.

Представления - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения.

Прейскурант - перечень видов работ, услуг, продукции, товаров и т. д. с указанием цен и расценок.

Претензионное письмо - письмо, отправленное виновной стороне в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного видов обязательств.

Презентация - 1) представление, предъявление переводного векселя лицу, обязанному совершить платеж; 2) общественное представление чего - либо нового с целью ознакомления или рекламы, жанр рекламного текста (письмо - презентация).

Приказ - 1) правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующий на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности; 2) документ, выдаваемый органами государственного и ведомственного арбитража на обязательное исполнение его решения.

 

Приказ - документ, излагающий основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период.

Программа - предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.

Проект документа - предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.

Протокол - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

ПЭВМ - персональное ЭВМ.

«Р»

Расписка - документ, подтверждающий получение каких - либо денежных или материальных ценностей.

Расписание - объявление о времени, месте и последовательности совершения чего-либо.

Распорядительные документы - документы, в которых фиксируется решение в учреждении административных и организационных вопросов.

Распоряжения - правовой акт, издаваемый по оперативным вопросам на предприятиях единолично заместителями первого руководителя, а также руководителями структурных подразделений.

Регистрационный штамп - штамп, содержащий следующую информацию: название учреждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое был помещен документ.

Регистрационная карточка - карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве.

Регистрационный номер документа - порядковый номер, присваемый входящему документу при его регистрации, являющийся частью делопроизводственного индекса или заменяющий его.

Регистрация документов - запись в учетных формах (журналах, карточках) кратких сведений о документе и проставление на документе индекса и даты регистрации.

 

Реестр - перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроизводстве учете и делопроизводстве (р. описей).

Резолюция на документе - письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.

Резолюция - решение, применяемое совещанием, съездом, конференцией и т.п. по обсуждаемому вопросу.

Реквизиты - обязательные элементы служебного документа.

Реквизит переменный - реквизит документа, наносимый при составлении документа.

Реквизит постоянный - реквизит документа, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка (трафарета) документа.

Рекламационное письмо - заявление об обнаружении недостачи, дефектов в полученной продукции или выполненной работе.

Реферат - краткое письменное изложение первоисточника.

Решение - 1) правовой акт, принимаемый коллегиальным органом или руководящей инстанцией государственного органа; 2) документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам разбора гражданского дела или спорного вопроса; 3) резолюция собрания, совещания.

«С»

Свободное предложение - предложение без обязательств. Если заказчик примет условия такого предложение, сделка считается заключенной.

Сдаточная опись (разг.) - опись документальных материалов, составленная учреждением при передачи дел в архив.

Сертификат - письменное свидетельство; документ, удостоверяющий какой - либо факт (сертификат качества).

Система документирования - принятый в учреждении порядок создания, оформления и исполнения документов.

Служебная записка - записка о выполнении какой - либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.

 

Сопроводительное письмо - письмо, указывающее на факт отправки приложенных к письму документов и других материальных ценностей.

Состав удостоверения - подпись и печать.

Спецификация - документ, содержащий подробную опись отправляемых деталей какого - либо изделия, конструкции и т. п.

Список - перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации.

Справка - документ, содержащий запрошенную информацию или подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справочно-информационный фонд - совокупность систематизированных произведений печати и неопубликованной научной и технической документации, использующихся в целях отраслевого информационного обслуживания.

Стандарт - нормативный документ, устанавливающий термины и их определения, требования к продукции, правила ее эксплуатации, хранения, перевозки, выполнения работ или оказания услуг.

Стандартизация - процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в данной области.

Стенограмма - дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществления методом стенографии.

Счет - документ, в котором указана причитающаяся за что-либо денежная сумма.

«Т»

Табель - перечень, каких-либо показателей, составленный в определенном порядке (например, Табель отчетности, Табель успеваемости).

Талон обратной связи - документ, уведомляющий о получении чего-либо (информации, материальных ценностей, документов).

Твердое предложение - предложение, оформляемое лишь для одного возможного заказчика (покупателя) с указанием срока, в течение которого поставщик связан этим предложением.

 

Тезаурус - словарь справочник, в котором перечисляются все лексические единицы информационно - поискового языка (дескрипторы) с их связями, а также синонимические дескрипторы и ключевые слова и словосочетания естественного языка.

Тезисы - краткое изложение текста документа или выступления.

Телеграмма (служебная) - вид документа, переданного по телеграфу.

Телекс - телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту).

Телетайп - телеграфный аппарат с клавиатурой типа пишущей машинки.

Текстовый документ - документ, содержание которого изложено по средствам любого вида письма.

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста по телефону.

Техническая документация - обобщающее название документов, отражающих результат проектирования, конструирования, инженерных изысканий и прочих работ по строительству зданий и сооружений, а также изготовлению изделий промышленного производства.

Технологическая документация - обобщающее название документов (чертежей, спецификаций и пр.), предназначенных для описания и оформления технологических процессов.

Типовые документы - тексты - аналоги, отражающие наиболее типичные социально - правовые отношения и воспроизводимые по образцам.

Либо

Типовые документы - (тексты аналоги) - 1) документы, отражающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам; 2) нормативные и распорядительные документ, определяющие порядок работы учреждения (Т. устав, Т структура) или отдельных ее сторон (Т. договор) и являющиеся образцами для составления учреждениями одноименных документов с учетом специфики их деятельности.

Трафаретизация - способ унификации текстов документов, состоящих в разделении содержащейся в них информации на постоянную (трафаретную) и закладываемую заранее, и переменную (индивидуальную для каждого отдельного документа).

 

Трафаретный документ - документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющие его конкретное содержание.

Трудовая книжка - документ, подтверждающий трудовую деятельность.

«У»

Указание - распорядительный документ, издаваемый на предприятиях преимущественно по вопросам информационно - методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов органов управления. Кроме того, это может быть документ, содержащий требования и необходимые разъяснения по отдельным вопросам проектирования и строительства.

Унификация - установление единообразного набора реквизитов, форматов бумаги и размещения реквизитов как в рамках одного документа, так и в масштабе документного образования.

Указатель - систематизированное перечисление наименований, имен, предметов со справочными данными о них.

«Ф»

Факс (телефакс) - телефонная факсимильная связь для передачи печатной информации, аппарат для приема факсимильной связи.

Факсимиле - 1)воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи (текста), сделанного от руки; 2) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить подпись на документах.

Физическое лицо - гражданин, обладающий гражданскими правами и подлежащий ответственности за нарушение гражданских обязанностей.

Формирование дел - группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой.

Формулировка - языковая формула, точно выражающая мысль или ее фрагмент и использующаяся в качестве эталона в деловых текстах, при ссылках.

Формуляр документа - совокупность (схема) расположенных в установленной последовательности реквизитов документа.

 

« X »

Характеристика - документ, выдаваемый администрацией предприятия, учреждения своему сотруднику.

«Ц»

Циркулярное письмо - письмо, направленное из одного источника в несколько адресов.

«Ш»

Шаблон - заранее разработанный тип документа.

 

«Э»

ЭВТ - электронно-вычислительная техника.

Экспедиция - специальный аппарат учреждения по приему документов.

Экспертиза ценностей документа - определение значения документов в целях их отбора на хранение и установления сроков хранения.

«Ю»

Юридическое лицо - учреждение, предприятие или организация, выступающее в качестве самостоятельного носителя гражданских прав и обязанностей.

«Я»

 

Языковая формула (документа) - слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной тест (документа) и закрепленное за конкретным видом документа. Так, языковой формулой гарантийного письма служит конструкция: «Оплата гарантируется. Наш расчет №... в... отделении... банка»; сопроводительного - «направляю...», «Высылаю...» и т.д.

 

 

⇐ Предыдущая3456789101112

Поделиться: