Понятия «информация» и сущность документоведения.

Ресурсом, без которого невозможна деловая, управленческая, любая социально значимая деятельность, является информация. Важнейшей организационной формой представления информации является документированная информация. Наряду с традиционным бумажным документом все активнее используются документы электронные. Это ставит ряд проблем по классификации всего многообразия документов, используемых в социальной сфере и правоприменительной и нормотворческой практике, в т.ч. и терминологического характера.

Документирование формализует информацию по цели ее применения, при этом выделенной по содержанию информации придается определенная структурная форма ее представления. Системными характеристиками документа как объекта права являются определение функционально-целевых характеристик назначения документа, определение признаков его выделения из совокупности информации и способов фиксирования информации. Очевидно, что документированная информация, или документ, обладает как общими свойствами информации, так и специфическими характеристиками и признаками в зависимости от целевого назначения документа и области его применения. Под документом понимается письменный акт определенной формы - результат волевого действия любого лица, в котором выделенная по цели или назначению информация с реквизитами о событиях, состояниях, фактах, действиях и обстоятельствах, с которой связаны определенные правоотношения и/или юридические последствия и которая зафиксирована на материальном носителе в определенной организационной форме, структуре и формате, позволяющем человеку ее непосредственно или с помощью инструментально-технических или программно-аппаратных средств однозначно воспринимать и идентифицировать.
В литературе, в праве, нормотворческой и законодательной практике исследователи, законодатели, юристы и другие лица, затрагивая вопросы документационного обеспечения и документооборота, описывая или определяя форму тех или иных документов, как правило, формулируют специфические требования по внутренней структуре размещения содержательной информации и реквизитов. Следует отметить, форма документа складывается из физической формы и формата внешнего представления материального носителя, способа фиксации информации (внешняя форма) и формы представления данных и внутренней организационной структуры содержательной информации и реквизитов (внутренняя форма). Очевидно, что внешняя форма представления документа отражает собой его физически объективный и внешне воспринимаемый вид и ощущаемую форму (внешнее воспринимаемое состояние) как материального (или нематериального) объекта внешнего мира. Внутренняя организационная структура документа (его семантика) определяет форму и формат представления содержательной информации и реквизитов документа (логическая структура - разделы, связи, атрибуты и структура представления - страницы, строки, шрифты и т.д.). Все это, собственно, и позволяет однозначно воспринимать документ органами чувств человека и использовать его в правоотношениях, в документационном обеспечении управленческой и производственной деятельности, документообороте и правоприменительной практике. Очевидно также и то, что организация внутренней структуры документа строится с учетом того, что документ изготавливается человеком и для человека, т.е. потребителем содержательной информации документа является человек и его органы чувств, через которые человек воспринимает документ. Эти эргономические моменты в зависимости от целевого назначения выделяемой в документе информации и реквизитов также влияют на форму и формат документа.
Можно выделить следующие основные признаки документа, характеризующие его общее понятие.

1. Форма документа представляет единое сочетание физической формы материального носителя, способа фиксации и представления информационных данных или атрибутов (внешняя форма) и организационной формы структуры представления зафиксированной на материальном носителе информации (внутренняя форма).
2. Содержание документа заключает выделенную по определенной цели и/или назначению информацию с реквизитами, позволяющими ее отождествлять и идентифицировать с определенными субъектами, с наличием которой связаны определенные отношения или юридические последствия.
3. Волевой характер документа.

Таким образом, форму документа можно определить как совокупность содержательной информации и реквизитов, установленных в соответствии с целевой направленностью и характером правоотношений и расположенных в определенном порядке и формате на материальном носителе. Основные признаки документа, определяющие его родовое понятие, не только не исключают, но и предполагают дальнейшую классификацию отдельных видов документов. Разнообразие документов по форме и содержанию, специфика их применения как в общественных отношениях, так и отдельных отраслях права не дает возможности исходить при классификации только из одного какого-либо их признака. Поэтому мы полагаем, что в основу классификации документов следует положить как признаки, свойственные общему понятию документа, так и признаки, выявляющие особенности их применения в общественных отношениях и отдельных отраслях права. Такими признаками являются: целевое назначение; форма; характер правоотношений; субъектность; содержание; стадии изготовления; сроки действия; доказательственное значение

       4.Система документальных коммуникаций (СДК) как научное понятие.

Структуру системной целостности СДК как научного понятия образуют четыре основных понятийных элемента: коммуникация, информация, потребитель информации, документ. Прежде всего необходимо уточнить, в каких значениях используются эти понятия в контексте учебника. Коммуникация – это широко используемое в современной науке, содержательно очень богатое общенаучное понятие (почти философская категория), охватывающее все формы сообщения (наземные, воздушные, водные и др.), любые акты общения, связи, способы обмена информацией между двумя и более лицами, процессы сообщения информации с помощью средств массовых коммуникаций (печать, радио, телевидение, кинематограф и т. д.) численно большим аудиториям. Учитывая сказанное можно предложить следующее максимально общее определение: коммуникация – это связь между объектами, осуществляемая посредством движения. Или совсем кратко: коммуникация есть связь посредством движения. Информация – понятие, обладающее в современной науке вполне заслуженным статусом философской категории. В 40-х годах ХХ в. основатель кибернетики Н. Винер предложил первое, максимально простое,

почти шутливое определение: “Информация есть информация, а не вещество и не энергия” [18, с. 201]. В дальнейшем в специальной литературе был предложен целый ряд уже вполне философских определений информации, например: содержание сигнала, отраженное разнообразие, снятая неопределенность и др. Вместе с тем появились описательно-технологические, нарочито усложненные определения информации, например: “Фундаментальный, генерализационно-единый, безначально-бесконечный законопроцесс резонансно-сотового, частотно-квантового и нунсингулярного самоотношения, самоотражения, отношения, взаимодействия, взаимопревращения, взаимосохранения (в пространстве и во времени) энергии и движения на основе материализации и дематериализации в вакуумосферах и материосферах Вселенной” [103, с. 33]. Очевидно, что такого рода трактовки понятия “информация” трудно использовать применительно к библиографии. Поэтому в учебнике сначала понятие информации сужено до социальной информации, для определения которой взята формулировка, использованная в § 2 главы первой при характеристике когнитографической концепции библиографии: “информация – это передаваемое и/или воспринимаемое знание” (см. с.22). Именно в таком значении термин “информация” используется в учебнике. Потребитель информации – человек или коллектив, пользующиеся различными источниками информации в любых целях (научных, производственных, творческих, учебных и др.). Документ. Сегодня можно констатировать, что благодаря усилиям целого ряда ученых в отечественном библиографоведении прочно утвердилось в качестве одного из наиболее общих (исходных) и фундаментальных понятие документ. Прежде всего, следует иметь в виду две основные стороны документа – его идеальное содержание и его материальную форму. В рамках библиографической терминологии обе стороны важны, поэтому и в определении документа они должны присутствовать. Иначе говоря, возникает необходимость иметь две формулировки определения документа, выражающих один и тот же смысл, но с разных сторон: во-первых, со стороны содержания документа, во-вторых, со стороны его формы. Вот эти формулировки: 1. Со стороны содержания: документ – это некоторая социальная информация, зафиксированная (закрепленная) человеком на некотором материальном носителе, в целях ее хранения, распространения и использования. 2. Со стороны формы: документ – это некоторый материальный носитель, на котором человеком зафиксирована (закреплена) некоторая социальная информация в целях ее хранения, распространения и использования. Учитывая все сказанное, вполне понятен интерес, проявляемый специалистами к системе терминологических производных от “документа”. По этому поводу существуют разные точки зрения. Так, например, известный библиотековед Ю.Н. Столяров предлагает договориться об использовании двух основных терминологических производных – документный (состоящий из документов) и документальный (основанный на документах, подтвержденный документами [86, с. 151 – 152].

В настоящем учебнике (в отличие от двухэлементной системы Ю.Н. Столярова) используются четыре основных терминологических производных от “документа” в следующих значениях: – во-первых, документный в смысле, предложенном Ю.Н. Столяровым, т.е. состоящий из документов; – во-вторых, документированный (а не документальный, как у Ю.Н. Столярова) в смысле основанный на документах. Сравните: “хорошо документированная статья” и “хорошая документальная статья”. Разве не ясно, что в первом случае нужный смысл терминологически передан значительнее точнее и понятнее; – в-третьих, документарный, т. е. существующий, функционирующий, зафиксированный в форме документа. Например, документарная информация. – в-четвертых, документальный как наиболее широкий, обобщающий по отношению к предыдущим случаям терминоэлемент, с помощью которого образуются общие понятия, абстрактно отражающие любые отношения к документу, т. е. нечто, функционирующее в какой-то связи с документами: на основе, при помощи, посредством, в форме документов и т. д. Иначе говоря, все то более общее, что своим объемом и содержание не укладывается в смысловые рамки трех предложенных выше значений, может быть терминологически обозначено как “документальное”. Например, в библиотеке документным является ее фонд, документированной – библиографическая продукция библиотеки, документарным – информационное содержание той же продукции (документарная библиографическая информация) или часть ответов на запросы читателей (письменные справки), а сама библиотека, взятая в целом, – это документальная система, которая в свою очередь выступает в качестве компонента системы документальных коммуникаций. Эта четырехэлементная система терминологических производных от “документа” по возможности последовательно используется в ходе изложения материала в учебнике. Теперь, зная определения основных четырех понятий, выступающих в качестве элементов логической понятийной структуры СДК, можно эту структуру описать с помощью последовательного дихотомического деления объема исходного понятия “коммуникация”. Эта классификационная схема выглядит следующим образом: Рис. 1 Логическая структура понятия “система документальных коммуникаций” Коммуникации на первом уровне деления распадаются на социальные и несоциальные. Социальные коммуникации – это коммуникации в человеческом обществе, осуществляемые людьми и между людьми.

Несоциальные коммуникации – это коммуникации в животном мире и в неживой природе. Социальные коммуникации, в свою очередь (второй уровень деления), могут быть информационными и неинформационными. Информационные социальные коммуникации – это, в сущности, способ духовного общения между людьми, форма идеальных (в отличие от материальных, вещественных) связей в человеческом обществе. Неинформационные социальные коммуникации – это главным образом материальные (вещественные) средства сообщения, например, все виды транспорта. Наконец, информационные социальные коммуникации (третий уровень) могут быть документальными и недокументальными. В первом случае это такие информационные социальные коммуникации, которые осуществляются с помощью (посредством) документов. Недокументальные информационные социальные коммуникации осуществляются без (помимо) документов. Это, например, непосредственное устное общение между людьми. Теперь, если двигаться в обратном направлении от частного к общему, мы приходим к терминологически полной формулировке рассматриваемого понятия: документально – информационно – социальные коммуникации. Включение в эту формулировку слова “система” означает, что данный объект рассматривается с позиций системного подхода и субъективно априорно квалифицируется в качестве некоторой системной целостности, что, однако, не означает, что такая целостность обязательно свойственна ему в действительности. Таким образом, “система документальных коммуникаций” – это просто краткая форма (и ничего более), которая подразумевает научное понятие “система документально – информационно – социальных коммуникаций”.

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться: